MobiWork DMS + ERPNext: Giải Pháp Tích Hợp Sẵn “Chìa Khóa Trao Tay” Cho Quản Lý Phân Phối và Vận Hành Doanh Nghiệp

Dữ liệu từ kênh phân phối (phần mềm DMS) và dữ liệu vận hành tổng thể (hệ thống ERP) của doanh nghiệp có đang “nói hai thứ tiếng khác nhau” khi mà: 

– Dữ liệu bán hàng từ đội ngũ nhân viên thị trường và dữ liệu tồn kho, công nợ tại văn phòng luôn có độ trễ, khiến các báo cáo không phản ánh đúng thực tại?

– Việc tổng hợp, đối chiếu số liệu thủ công từ hai phần mềm riêng biệt đang tốn hàng giờ làm việc của nhân sự và luôn tiềm ẩn rủi ro sai số?

– Chủ doanh nghiệp có cảm thấy mình đang ra quyết định “cảm tính” thay vì dữ liệu chính xác, do thiếu một cái nhìn tổng quan theo thời gian thực về chuỗi cung ứng hàng hóa? 

Hậu quả là những quyết định kinh doanh thiếu chính xác, lãng phí nguồn lực và bỏ lỡ cơ hội tăng trưởng. Sự rời rạc giữa hệ thống DMS và hệ thống ERP như “gót chân Asin” kìm hãm sức cạnh tranh và khả năng bứt phá của doanh nghiệp. 

Đã đến lúc doanh nghiệp cần một “bộ não” trung tâm đủ mạnh, một hệ thống quản trị hợp nhất. Thấu hiểu điều đó, giải pháp tích hợp sẵn MobiWork DMS + ERPNext trên Cloud ra đời, mang đến câu trả lời toàn diện cho bài toán phức tạp này.

1. “Bức tranh xám” của việc vận hành các hệ thống rời rạc & những thách thức khách quan khi tích hợp hệ thống riêng lẻ

Việc trang bị đồng thời phần mềm Quản lý Phân phối (DMS) và phần mềm Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) là một bước tiến lớn của các doanh nghiệp phân phối. Tuy nhiên, khi hai hệ thống này hoạt động độc lập, một “bức tranh xám” về sự thiếu hiệu quả sẽ dần hiện rõ.

Dữ liệu phân mảnh – Quyết định thiếu cơ sở

Trên thực tế, dữ liệu bị cô lập ở hai hệ thống riêng biệt:

– Trên phần mềm DMS: ghi nhận tức thì mọi diễn biến thị trường: đơn hàng mới từ nhân viên sales, hình ảnh trưng bày, lộ trình di chuyển, tồn kho tại từng điểm bán.

– Trên hệ thống ERP: quản lý kế hoạch sản xuất/ mua hàng, tổng kho doanh nghiệp, công nợ khách hàng, báo cáo tài chính,… 

Vấn đề cốt lõi là khi hai dòng dữ liệu này không liên thông được với nhau, doanh nghiệp sẽ khó có thể đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời. Ví dụ, kế toán sẽ không thể thấy ngay lập tức doanh thu bán hàng ngoài thị trường để dự báo dòng tiền. Bộ phận kho vận không nắm được lượng tồn kho chi tiết tại các điểm bán để lên kế hoạch điều chuyển hàng hóa một cách tối ưu, dẫn đến tình trạng thừa – thiếu – khó kiểm soát hàng hóa.

Quy trình “đứt gãy” – Hiệu suất sụt giảm

Sự rời rạc về hệ thống tất yếu dẫn đến quy trình thủ công, đứt gãy. Nhân viên phải nhập liệu hai lần cho cùng một nghiệp vụ. Ví dụ, nhân viên sales tạo đơn hàng trên DMS, sau đó kế toán phải nhập lại đơn hàng đó vào phần mềm ERP để xuất hóa đơn và ghi nhận công nợ. Quy trình duyệt đơn hàng, kiểm tra hạn mức công nợ, xuất kho trở nên chậm chạp vì phải chờ đợi các bước đối chiếu thủ công giữa các bộ phận.

Những thách thức khách quan của bài toán tích hợp riêng lẻ 

Từ những rào cản này đã đặt ra yêu cầu tích hợp để đồng bộ và liên thông dữ liệu giữa các hệ thống của doanh nghiệp. Đồng nghĩa với việc, nhiều doanh nghiệp lựa chọn phương án tự triển khai dự án tích hợp phần mềm DMS và ERP. Tuy nhiên, đây là một bài toán phức tạp, tiềm ẩn nhiều thách thức khách quan:

– Chi phí và thời gian: Ngân sách cho một dự án tích hợp DMS và ERP không chỉ nằm ở chi phí viết code kết nối. Nó bao gồm chi phí khảo sát quy trình, phân tích dữ liệu, tùy chỉnh hệ thống, kiểm thử (testing), đào tạo và tối ưu. Toàn bộ quá trình này có thể kéo dài hàng tháng trời, làm lỡ những thời cơ kinh doanh quan trọng.

– Rủi ro về chuyên môn: Tích hợp thành công đòi hỏi đối tác triển khai phải am hiểu sâu sắc cả nghiệp vụ đặc thù của ngành phân phối (trên DMS) và nghiệp vụ vận hành lõi của doanh nghiệp (trên ERP). Bất kỳ sự thiếu kinh nghiệm nào cũng có thể dẫn đến một hệ thống chắp vá, hoạt động thiếu ổn định và dữ liệu sai lệch.

– Bảo trì và nâng cấp: Khi một trong hai hệ thống (DMS hoặc ERP) cập nhật phiên bản mới, kết nối tích hợp hiện tại có nguy cơ bị phá vỡ, đòi hỏi doanh nghiệp phải tiếp tục đầu tư chi phí để bảo trì và chỉnh sửa.

2. MobiWork DMS + ERPNext: Giải pháp “chìa khóa trao tay” – Sức mạnh cộng hưởng

Thay vì để doanh nghiệp phải tự mình giải quyết bài toán tích hợp phức tạp, MobiWork mang đến một giải pháp vượt trội: MobiWork DMS + ERPNext tích hợp sẵn trên Cloud.

Sức mạnh của “chìa khóa trao tay”

Đây không phải là hai phần mềm được “kết nối” với nhau sau khi doanh nghiệp mua về. Đây là một giải pháp quản trị hợp nhất, được đóng gói sẵn trên nền tảng Cloud của MobiWork, nơi dữ liệu của MobiWork DMS và ERPNext đã được các chuyên gia ánh xạ và thiết lập để luân chuyển liền mạch.

Lợi ích cốt lõi rất rõ ràng: Doanh nghiệp chỉ cần “mở khóa” và sử dụng ngay. Loại bỏ hoàn toàn chi phí, thời gian và rủi ro của một dự án tích hợp riêng lẻ.

Sức mạnh cộng hưởng từ hai nền tảng hàng đầu

Sự kết hợp này tạo ra một dòng chảy dữ liệu thông suốt, tự động từ thị trường về văn phòng:

– MobiWork DMS – “Cánh tay nối dài” ngoài thị trường:

• Tự động hóa bán hàng (SFA): Nhân viên sales đặt đơn hàng, kiểm tồn kho tại điểm bán, check-in/check-out, ghi nhận hình ảnh trưng bày… tất cả trên một ứng dụng di động duy nhất.
• Giám sát & Quản lý: Quản lý có thể theo dõi lộ trình, hiệu suất của đội ngũ sales theo thời gian thực.
• Dữ liệu thị trường tức thì: Mọi dữ liệu đơn hàng, doanh số, độ phủ được cập nhật ngay về hệ thống.

– ERPNext – “Bộ não” vận hành tại trung tâm:

• Đồng bộ tức thì: Đơn hàng từ DMS được xử lý và tự động chuyển sang ERPNext để bộ phận kế toán và kho vận xử lý.
• Quản lý Kho vận & Sản xuất/Mua hàng: Hệ thống tự động trừ tồn kho tổng, quản lý đa kho, và đưa ra gợi ý sản xuất/mua hàng khi tồn kho dưới mức an toàn.
• Quản lý Tài chính – Kế toán: Công nợ của khách hàng được ghi nhận tự động ngay khi đơn hàng được duyệt. Cung cấp báo cáo tài chính, báo cáo dòng tiền hợp nhất và chính xác.

MobiWork DMS tích hợp sẵn ERPNext đảm bảo dữ liệu real-time – từ khâu sản xuất/mua hàng, lưu kho cho tới khi sản phẩm giao tới kho nhà phân phối/điểm bán – giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất vận hành, kiểm soát tốt chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng trên chuỗi cung ứng. 

Mô hình tích hợp giải pháp MobiWork DMS và ERPNext

Xem thêm: Tại sao giải pháp Tích hợp sẵn của MobiWork DMs được xây dựng trên nền tảng ERPNext?

3. Chuyển đổi dữ liệu thành lợi thế cạnh tranh: Lợi ích chiến lược cho CEO và chủ doanh nghiệp

Việc trang bị giải pháp MobiWork DMS + ERPNext tích hợp sẵn không chỉ là một sự nâng cấp về công nghệ, đó là một khoản đầu tư chiến lược mang lại lợi thế cạnh tranh bền vững: 

– Một nguồn dữ liệu duy nhất: Nhà lãnh đạo có ngay bức tranh toàn cảnh 360 độ về “sức khỏe” doanh nghiệp trên một dashboard duy nhất – từ hiệu suất của từng nhân viên sales đến bức tranh tài chính tổng thể.

– Ra quyết định dựa trên dữ liệu tức thời: Không còn độ trễ. Nắm bắt ngay lập tức một sản phẩm đang bán chạy đột biến tại một khu vực để điều phối hàng hóa, hoặc nhận diện một điểm bán có công nợ quá hạn để tạm ngưng cung cấp. Mọi quyết định đều được ban hành trên cơ sở dữ liệu thực tế.

– Tối ưu hóa vòng quay vốn: Quản lý tồn kho chính xác từ tổng kho đến từng điểm bán giúp giảm lượng hàng tồn đọng, tăng tốc độ luân chuyển hàng hóa và tối ưu hóa hiệu quả sử dụng vốn.

– Nền tảng vững chắc để tăng trưởng: Một hệ thống hợp nhất, đồng bộ và sẵn sàng mở rộng chính là bệ phóng để doanh nghiệp tự tin chinh phục những mục tiêu lớn hơn: mở rộng kênh phân phối, ra mắt sản phẩm mới, hay nhân bản mô hình kinh doanh.

4. Giải pháp MobiWork DMS tích hợp sẵn ERPNext trên Cloud dành cho ai?

Giải Pháp MobiWork DMS tích hợp sẵn ERPNext trên cloud là lựa chọn hoàn hảo cho các doanh nghiệp SME có ngân sách hạn chế nhưng vẫn mong muốn sở hữu một hệ thống quản trị chuyên sâu, kết nối toàn diện từ kênh phân phối tới quản trị vận hành nội bộ. 

Đối tượng áp dụng:

– Doanh nghiệp sản xuất & phân phối: Các công ty sản xuất cần quản lý quy trình sản xuất kết hợp với hệ thống phân phối đa kênh sẽ được hưởng lợi từ khả năng liên kết dữ liệu thị trường với quản trị nội bộ.

– Doanh nghiệp thương mại & phân phối: Các doanh nghiệp thương mại, đặc biệt là những doanh nghiệp có mạng lưới đại lý, cửa hàng hoặc hệ thống bán hàng đa kênh, có thể tận dụng hệ thống để đồng bộ hóa dữ liệu, kiểm soát tồn kho và tối ưu hóa đơn hàng.

Lĩnh vực & ngành nghề triển khai: 

Giải pháp tích hợp của MobiWork không giới hạn trong một ngành nghề cụ thể mà phù hợp với mọi lĩnh vực sản xuất và thương mại phân phối, bao gồm:

– Thực phẩm & Hàng tiêu dùng

– Bia, Rượu & Nước giải khát

– Dược phẩm, Hóa mỹ phẩm & Thiết bị y tế

– Thiết bị điện dân dụng & Gia dụng

– Vật tư nông nghiệp & Nông dược

– Vật liệu xây dựng

– Các lĩnh vực khác

Với khả năng linh hoạt và phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh, Giải Pháp MobiWork DMS tích hợp sẵn ERPNext trên Cloud là công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực quản trị và cạnh tranh trên thị trường.

Quan trọng hơn cả, đối với các doanh nghiệp vừa và lớn, có yêu cầu tùy chỉnh tính năng sâu rộng hoặc chính sách bảo mật riêng, đội ngũ MobiWork DMS hoàn toàn có kinh nghiệm triển khai tích hợp ERPNext trên máy chủ riêng của doanh nghiệp (VPS) biến hệ thống trở thành một lợi thế cạnh tranh được “may đo” riêng, thay vì bị giới hạn trong khuôn khổ của một nhà cung cấp phần mềm duy nhất.

Xem thêm: Giải pháp MobiWork DMS tích hợp ERPNext

Tích hợp MobiWork DMS + ERPNext không chỉ là một công cụ, đó là một quyết định chiến lược giúp doanh nghiệp loại bỏ lãng phí, tăng tốc độ và dẫn đầu trong cuộc đua thị phần. Đừng để sự rời rạc của dữ liệu cản bước tăng trưởng của bạn.

Hãy để các chuyên gia của MobiWork cho thấy giải pháp “chìa khóa trao tay” này có thể thay đổi cách doanh nghiệp vận hành như thế nào.

Nhận DEMO và tư vấn chuyên sâu 1:1 tại đây

Bài viết liên quan:

• MobiWork DMS + ERPNext: Giải Pháp Tích Hợp Sẵn “Chìa Khóa Trao Tay” Cho Quản Lý Phân Phối và Vận Hành Doanh Nghiệp
• Hướng Dẫn Sử Dụng Route Plan Để Đi Tuyến Hiệu Quả Và Tăng Trưởng Doanh Thu
• Bộ 6 “vũ khí” vàng giúp nhân viên sales thị trường chốt đơn nhanh
• Review các phần mềm ERP mà MobiWork DMS đã tích hợp: Đâu là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp phân phối?
• Phần mềm DMS là gì?
• Dịch Vụ Hỗ trợ MobiWork DMS: Hơn Cả Một Giải Pháp, Mà Là Một Đối Tác Tin Cậy