Phần mềm DMS là gì? Giải pháp quản lý phân phối kênh GT

Phần mềm DMS (Distribution Management System) là hệ thống quản lý kênh phân phối, giúp doanh nghiệp sản xuất và thương mại giám sát đội sales thị trường, kiểm soát độ phủ điểm bán, quản lý sell-in/sell-out, khuyến mãi và trưng bày trên kênh truyền thống (GT) theo thời gian thực – từ đó ra quyết định nhanh và chính xác hơn.

Vậy phần mềm DMS áp dụng phù hợp với những mô hình phân phối nào? Chi phí triển khai có quá cao với doanh nghiệp SME? Và giải pháp MobiWork DMS có điểm gì khác biệt? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn có câu trả lời đầy đủ – từ khái niệm, đối tượng sử dụng, tính năng, chi phí cho đến tiêu chí lựa chọn một phần mềm quản lý hệ thống phân phối phù hợp.

1. Phần mềm DMS là gì?

Phần mềm DMS là viết tắt của Distribution Management System – nghĩa là hệ thống quản lý kênh phân phối. Đây là phần mềm chuyên biệt hỗ trợ doanh nghiệp sản xuất và thương mại quản lý toàn bộ hoạt động phân phối hàng hóa trên kênh truyền thống GT (General Trade) thông qua đội ngũ nhân viên bán hàng ngoài thị trường (sales thị trường).

Khác với việc quản lý rời rạc bằng Excel hay giấy tờ, phần mềm DMS số hóa và kết nối toàn bộ diễn biến trên kênh phân phối – từ tuyến bán hàng, đơn hàng, tồn kho, công nợ đến chương trình khuyến mãi và trưng bày – đảm bảo hàng hóa đến tay người tiêu dùng nhanh chóng và chính xác nhất. Một số nhóm tính năng chính có thể kể đến: quản lý tuyến bán hàng; giám sát đội ngũ nhân viên; quản lý hoạt động bán hàng sell-in, sell-out; quản lý chương trình khuyến mãi – trưng bày. Mọi dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi và đưa ra quyết định kịp thời.

Nói ngắn gọn, một hệ thống DMS đóng vai trò là “trung tâm điều hành” cho toàn bộ mạng lưới phân phối, giúp doanh nghiệp nhìn thấy chính xác điều gì đang diễn ra ngoài thị trường thay vì chờ báo cáo thủ công cuối ngày.

2. Phần mềm DMS dùng cho các đối tượng nào?

a. Đối tượng áp dụng:

MobiWork DMS phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất và thương mại có những đặc điểm sau:

– Doanh nghiệp có hoạt động phân phối và bán hàng qua kênh GT, bán hàng trực tiếp đến các đại lý, cửa hàng tạp hóa, nhà thuốc, v.v.

– Doanh nghiệp có đội ngũ bán hàng ngoài thị trường (Sales thị trường), chuyên chăm sóc các khách hàng cũ và phát triển khách hàng mới (khách hàng là các đại lý, điểm bán…)

b. Đối tượng sử dụng phần mềm:

Phần mềm DMS quản lý đồng bộ 100% dữ liệu xuyên suốt chuỗi cung ứng từ Nhà sản xuất –  Nhà phân phối đến Đại lý/ Điểm bán lẻ nên các bộ phận sẽ trực tiếp sử dụng phần mềm DMS cụ thể là:

• Nhân viên bán hàng (Salesman)
• Giám sát bán hàng (SS)
• Cấp quản lý vùng/miền (RSM, ASM, TSM, NSM)
• Giám đốc kinh doanh
• Kế toán bán hàng, thủ kho
• Nhà phân phối
• Lãnh đạo công ty

Nhân viên Sales chăm sóc điểm bán.

c. Quy mô áp dụng:

MobiWork DMS phù hợp với mọi quy mô – từ tập đoàn lớn có hàng trăm sales đến nhà phân phối nhỏ chỉ với 3–5 nhân viên bán hàng. Doanh nghiệp có thể mua theo từng user và mở rộng dần khi cần.

d. Lĩnh vực triển khai phù hợp:

MobiWork DMS áp dụng cho tất cả các ngành có hoạt động phân phối qua kênh GT, bao gồm:

• Hàng tiêu dùng: Bánh kẹo, sữa, thực phẩm, gia vị….
• Bia, rượu, nước giải khát:Phân phối qua các kênh Ontrade, OffTrade
• Dược phẩm, hóa mỹ phẩm:Phân phối qua các kênh OTC đến nhà thuốc, hiệu thuốc.. thông qua đội ngũ Trình Dược viên
• Thiết bị điện, điện tử, điện lạnh: Phân phối qua các cửa hàng điện tử, siêu thị điện máy, và các cửa hàng chuyên ngành.
• Vật tư nông nghiệp, phân bón, thuốc thú y, thức ăn chăn nuôi: Phân phối qua các cửa hàng vật tư nông nghiệp, đại lý, và các cơ sở nông nghiệp.
• Vật liệu xây dựng
• Các ngành hàng phân phối khác

3. Mô hình phân phối phần mềm DMS đáp ứng

Phần mềm MobiWork DMS có thể áp dụng hiệu quả cho doanh nghiệp sản xuất & thương mại với các mô hình phân phối khác nhau. 

– Mô hình 2 cấp: Doanh nghiệp sản xuất → Bán hàng trực tiếp đến đại lý qua đội ngũ sales.

– Mô hình 3 cấp hoặc nhiều cấp: Doanh nghiệp sản xuất → Bán hàng qua nhà phân phối cấp 1 → Bán hàng đến đại lý cấp 2 → Bán hàng đến điểm bán.

Phía trên cùng sẽ luôn là Công ty sản xuất (Manufacturer) hoặc Công ty thương mại, cung cấp hàng hóa xuống cho Nhà phân phối & bán buôn (Wholesale & Distribution). Sau đó, hàng hóa sẽ tiếp tục được đẩy xuống điểm bán/ đại lý cấp 1, cấp 2 (agent) và cuối cùng đến tay người tiêu dùng.

Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp mà số lượng thành viên tham gia vào mô hình phân phối sẽ khác nhau. Đối với doanh nghiệp, tập đoàn lớn, bán hàng trên phạm vi cả nước thông thường sẽ có mô hình nhiều cấp, bán hàng tới các nhà phân phối cấp tỉnh, hoặc huyện, nhằm giảm tải khối lượng công việc cho đội sales. Còn đối với doanh nghiệp nhỏ hoặc nhà phân phối, thường sẽ bán hàng trực tiếp xuống các đại lý. 

Dưới đây là một số mô hình phân phối trong các ngành hàng mà Phần mềm MobiWork DMS có thể xử lý

– Mô hình phân phối chung: Thường gặp trong ngành hàng tiêu dùng – FMCG; ngành đồ uống …

– Ngành Dược phẩm: Hành vi người tiêu dùng chịu sự tác động gần như “tuyệt đối” của các trung gian phân phối như Bác sĩ, Y tá, Dược Sĩ hay chủ nhà thuốc….

– Ngành Vật tư nông nghiệp – Nông dược (Phân bón, thức ăn chăn nuôi, thuốc thú y, thuốc trừ sâu….)

4. Tính năng của phần mềm MobiWork DMS

a. Dành cho Nhà quản lý

– Quản lý toàn diện nhân sự và hoạt động bán hàng trên kênh phân phối GT: Toàn bộ diễn biến, hoạt động của nhân viên sales, sell in – sell out 

– Quản lý tuyến bán hàng: Dễ dàng định nghĩa và phân bổ các tuyến bán hàng cho đội ngũ bán hàng (Sales) theo các khu vực cụ thể. Mỗi tuyến bán hàng có thể được sắp xếp theo các đại lý hoặc điểm bán, giúp đội ngũ Sales dễ dàng theo dõi và chăm sóc khách hàng.

– Quản lý đội ngũ bán hàng ngoài thị trường: theo dõi chính xác vị trí và lộ trình di chuyển của nhân viên bán hàng và các hoạt động của nhân viên bán hàng, giúp đánh giá năng suất làm việc và tối ưu hóa việc phân bổ công việc

– Quản lý hoạt động bán hàng: Phần mềm giúp số hóa toàn bộ quy trình đặt hàng, duyệt đơn, giao – nhận giữa doanh nghiệp, nhà phân phối và đại lý. Nhà phân phối chủ động lên đơn qua cổng thông tin, người dùng có thể theo dõi tiến độ đơn hàng và tình trạng giao hàng theo thời gian thực.

– Quản lý chương trình khuyến mãi: Được thiết kế riêng cho nhu cầu quản lý hoạt động khuyến mãi – trả thưởng trong kênh bán hàng truyền thống Đảm bảo quyền lợi cho từng đại lý, điểm bán; hạn chế tình trạng trục lợi của nhân viên kinh doanh. MobiWork DMS đáp ứng 95% các loại hình khuyến mãi trên kênh phân phối GT. Phần mềm giúp đo lường và phân tích chi tiết chi phí khuyến mãi, doanh số bán hàng, và hiệu quả của các chương trình khuyến mãi trên từng khu vực hoặc điểm bán, từ đó đưa ra quyết định tối ưu.

– Quản lý trưng bày: MobiWork DMS cho phép quản lý và giám sát hình ảnh trưng bày sản phẩm tại các điểm bán, giúp đảm bảo việc trưng bày đúng tiêu chuẩn và thu hút khách hàng. Chấm điểm hoạt động trưng bày: Nhà quản lý có thể đánh giá hiệu quả hoạt động trưng bày tại từng điểm bán qua các báo cáo và điểm số cụ thể.

– Quản lý khách hàng: Quản lý tập trung thông tin các đại lý điểm bán hàng, định vị trên bản đồ. Ghi nhận chính xác lịch sử mua hàng, công nợ của từng đại lý. Hệ thống báo cáo toàn diện, giúp nắm bắt tình hình tăng trưởng khách hàng theo từng khu vực, ngành hàng

– Theo dõi tồn kho và chuỗi cung ứng: DMS giúp kiểm soát tồn kho tại từng kho, từng điểm bán, từng nhóm sản phẩm. Dữ liệu được cập nhật liên tục giúp điều phối hàng hóa kịp thời. Doanh nghiệp cũng dễ dàng theo dõi toàn bộ chuỗi cung ứng từ kho trung tâm đến điểm bán.

b. Dành cho Nhân viên kinh doanh ngoài thị trường

– Ứng dụng di động dành riêng cho đội ngũ bán hàng: Giao diện đơn giản và dễ sử dụng: Ứng dụng di động của MobiWork DMS được thiết kế với giao diện dễ sử dụng, giúp nhân viên bán hàng tiết kiệm thời gian và công sức trong việc cập nhật thông tin, tạo đơn hàng, và theo dõi tiến độ công việc. Cập nhật dữ liệu tức thì: Nhân viên bán hàng có thể nhập liệu và cập nhật đơn hàng ngay tại điểm bán, dữ liệu sẽ được đồng bộ ngay lập tức với hệ thống mà không cần phải nhập lại thông tin sau.

– Phát triển điểm bán mới trực tiếp trên di động: Nhân viên bán hàng có thể tìm kiếm và phát triển điểm bán mới ngay trên ứng dụng di động. Các thông tin về điểm bán sẽ được lưu trữ và đồng bộ lên hệ thống quản lý.

– Chuẩn hóa quy trình bán hàng: MobiWork DMS cung cấp một quy trình chuẩn cho nhân viên bán hàng bao gồm các bước như check-in, kiểm tồn, trưng bày, bán hàng, ghi chú, khảo sát, và check-out, giúp đảm bảo chất lượng công việc và tiết kiệm thời gian.

– Đặt hàng ngay trên di động: Nhân viên có thể áp dụng các chương trình khuyến mãi phù hợp với đơn hàng ngay trong quá trình tạo đơn hàng, giúp tối ưu hóa chiến lược bán hàng.

– Báo cáo dành riêng cho sales: Nhân viên bán hàng có thể theo dõi tiến độ bán hàng, số lượng đơn hàng đã thực hiện, và các chỉ tiêu bán hàng khác ngay trên ứng dụng di động, giúp cải thiện hiệu suất làm việc và đạt được mục tiêu bán hàng.

5. So sánh: quản lý thủ công/Excel và phần mềm DMS

Nếu doanh nghiệp đang quản lý kênh phân phối bằng Excel hoặc giấy tờ, bảng dưới đây cho thấy khác biệt rõ rệt khi chuyển sang phần mềm DMS:

6. Chi phí & các gói phần mềm DMS

MobiWork cung cấp nhiều hình thức để phù hợp với từng quy mô doanh nghiệp. Với bản Cloud (SaaS), doanh nghiệp không phải đầu tư hạ tầng phần cứng, không tốn chi phí bảo trì server, nâng cấp hay duy trì đội IT thường trực, và có thể mua thêm theo từng user khi mở rộng.

– MobiWork DMS Private: thuê phần mềm hàng năm trên máy chủ riêng, phù hợp doanh nghiệp lớn cần tích hợp ERP/CRM/HRM hoặc có nghiệp vụ khuyến mãi, báo cáo phức tạp.

– Tích hợp ERP & phát triển thêm tính năng: MobiWork đã triển khai nhiều dự án tích hợp DMS với ERPNext, Odoo, SAP, Oracle NetSuite, Bravo và các hệ thống kế toán, HRM, CRM, webshop.

7. Khách hàng tiêu biểu

MobiWork DMS hiện là một trong những phần mềm DMS được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng, với hàng loạt thương hiệu lớn như: Tập đoàn Hoa Sen, Tân Á Đại Thành, Tập đoàn Đại Việt, Sao Thái Dương, Miwon, Dược Hà Tây, Morinaga, Vikoda, Elmic, … 

Bên cạnh các thương hiệu lớn, hàng nghìn doanh nghiệp SME và nhà phân phối cũng đang sử dụng MobiWork – dù chỉ có 10 sales, đội ngũ MobiWork vẫn tư vấn và hỗ trợ triển khai giải pháp DMS phù hợp. Một số khách hàng tiêu biểu theo ngành:

• Hàng tiêu dùng: Miwon, Morinaga, Đại Việt, Bánh kẹo Bảo Hưng, CAC, Hùng Cường…
• Bia – rượu – nước giải khát: Sapporo, Thạch Bích, Bia Hà Nội, Vikoda, Bia Camel…
• Dược phẩm, hóa mỹ phẩm: Sao Thái Dương, Master Tran, Dược Khoa, Dược Đông Á, Nhân Hưng…
• Thiết bị điện, điện tử, điện lạnh: Elmich, Sopoka, A. O. Smith, Schneider, KIP, Mutosi…
• Vật tư nông nghiệp, thức ăn chăn nuôi: Hồng Hà Feed, Dabaco, Toàn Thắng Vet, Sông Gianh…

Xem chi tiết khách hàng triển khai

8. Phần mềm DMS của MobiWork khác gì các giải pháp khác?

Tập trung phát triển giải pháp DMS: Khác với những doanh nghiệp DMS trên thị trường, MobiWork Việt Nam tập trung tối đa nguồn nhân lực vào phát triển phần mềm DMS, thay vì phân tán phục vụ nhiều giải pháp khác nhau. 

Bản SaaS cho mọi doanh nghiệp: MobiWork phát triển cổng Cloud dms.mobiwork.vn, cho phép mua theo từng user (có thể thêm 1–2 user khi cần), không tốn chi phí hạ tầng, bảo trì hay nâng cấp.

Uy tín nhà cung cấp: gần 10 năm cung cấp giải pháp cho hơn 2.000 doanh nghiệp tại Việt Nam, trong đó có nhiều doanh nghiệp lớn — minh chứng cho năng lực triển khai và tư vấn hướng áp dụng phù hợp cho từng mô hình.

Tích hợp với ERP & Phát triển thêm tính năng: Gần 10 năm qua, MobiWork đã triển khai hàng chục dự án tích hợp DMS với ERP, HRM, CRM, Kế toán, Webshop cho doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực như: ERPNext, Odoo, SAP, oracel Netsuite, bravo….. 

Tham khảo tại đây: Đối tác tích hợp của MobiWork DMS

Chế độ làm việc offline (khi không có mạng 3G/internet)

Nhân viên sales khi đi thị trường có thể làm việc với app MobiWork DMS ngay cả khi không có 3G, wifi. Phần mềm có cơ chế làm việc offline, sẽ lưu lại tất cả các dữ liệu về đơn hàng, thời gian, GPS và tự động đồng bộ về hệ thống ngay khi điện thoại có có mạng. 

Chính sách hỗ trợ sau bán hàng

Một trong những ưu điểm được khách hàng đánh giá vượt trội là đội ngũ hỗ trợ sau bán hàng. Vì là đơn vị chỉ tập trung phát triển ứng dụng DMS nên đội ngũ chuyên viên tư vấn hiểu biết sâu về phần mềm cũng như hệ thống phân phối. Có thể giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng cho các đối tượng: Sales, SUP, ASM, Sale Admin, Kế toán…, 

Xem thêm: Dịch vụ hỗ trợ của MobiWork DMS

9. Câu hỏi thường gặp về phần mềm DMS

Hỏi: DMS là viết tắt của từ gì?

Đáp: DMS là viết tắt của Distribution Management System – hệ thống quản lý kênh phân phối, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn bộ hoạt động phân phối hàng hóa trên kênh truyền thống (GT).

Hỏi: Phần mềm DMS khác gì phần mềm CRM?

Đáp: CRM tập trung quản lý quan hệ khách hàng và cơ hội bán hàng; DMS tập trung vào vận hành kênh phân phối: tuyến bán hàng, giám sát sales thị trường, độ phủ điểm bán, sell-out, khuyến mãi và trưng bày. Với doanh nghiệp phân phối GT, DMS sát nghiệp vụ hơn.

Hỏi: Chi phí triển khai phần mềm MobiWork DMS là bao nhiêu?

Đáp: MobiWork DMS có gói SaaS từ 700.000đ/tài khoản/năm (Basic), cùng gói Standard và Pro cho tính năng đầy đủ; ngoài ra có bản Private thuê máy chủ riêng. Chi phí cụ thể tùy quy mô đội sales – liên hệ để nhận báo giá.

Hỏi: Doanh nghiệp nhỏ dưới 10 sales có nên dùng DMS không?

Đáp: Có. MobiWork DMS hỗ trợ mua theo từng user, phù hợp cả doanh nghiệp/nhà phân phối chỉ dưới 10 sales, giúp kiểm soát tuyến, đơn hàng và độ phủ ngay từ quy mô nhỏ.

Hỏi: Phần mềm DMS phù hợp với ngành nào?

Đáp: Các ngành phân phối qua kênh GT: hàng tiêu dùng (FMCG), bia – rượu – nước giải khát, dược phẩm & hóa mỹ phẩm, thiết bị điện – điện tử, vật tư nông nghiệp – thức ăn chăn nuôi, vật liệu xây dựng…

Hỏi: Phần mềm MobiWork DMS có dùng được khi không có mạng không?

Đáp: Có. Ứng dụng MobiWork DMS có cơ chế offline: sales vẫn ghi nhận đơn hàng, GPS, thời gian khi không có 3G/wifi và tự động đồng bộ khi có mạng trở lại.

Hỏi: Triển khai phần mềm DMS mất bao lâu?

Đáp: Với bản SaaS đã chuẩn hóa cho ngành phân phối Việt Nam, doanh nghiệp có thể go-live nhanh; thời gian cụ thể tùy độ phức tạp như tích hợp ERP, chương trình khuyến mãi hay báo cáo đặc thù.

Hỏi: MobiWork DMS khác gì các phần mềm DMS khác trên thị trường?

Đáp: MobiWork tập trung chuyên sâu vào DMS thay vì phân tán nhiều sản phẩm, có bản Cloud (SaaS) mua theo user, hơn10 năm kinh nghiệm với 2.000+ doanh nghiệp, chế độ offline và đội hỗ trợ am hiểu hệ thống phân phối.

10. Khi doanh nghiệp lớn hơn: từ MobiWork DMS đến MBW Next

Khi quy mô mở rộng, doanh nghiệp thường gặp bài toán dữ liệu phân mảnh giữa bán hàng, kho vận và tài chính. MBW Next – kế thừa và phát triển từ nền tảng MobiWork DMS – là giải pháp quản trị hợp nhất, kết nối các phân hệ Kế toán – Phân phối – Vận hành – Sản xuất trên một nền tảng duy nhất, giúp doanh nghiệp có bức tranh 360° và ra quyết định chiến lược. Đây là lộ trình nâng cấp tự nhiên sau khi đã kiểm soát tốt kênh phân phối bằng MobiWork DMS.

Tìm hiểu giải pháp MBW Next

Kết luận

Trong bối cảnh thị trường phân phối ngày càng cạnh tranh, phần mềm DMS là bước khởi đầu cần thiết để kiểm soát đội sales thị trường, độ phủ điểm bán và hiệu quả các chương trình khuyến mãi trên kênh GT. Với gần 10 năm phát triển DMS chuyên sâu, được hơn 2.000 doanh nghiệp tin dùng, MobiWork DMS sẵn sàng tư vấn giải pháp phù hợp với quy mô của bạn – dù chỉ 10 sales hay hàng trăm sales, dù bạn cần bản SaaS cloud hay bản Private có khả năng tích hợp ERP.

Nếu doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn và triển khai phần mềm DMS phục vụ chuyển đổi số kênh phân phối, vui lòng liên hệ Hotline 1900 400 008 hoặc đăng ký ngay bên dưới.

Bài viết liên quan:

• Chuyển đổi mô hình kinh doanh & xây dựng kênh GT từ đầu: Khi dữ liệu là nền móng, không phải “bức tường vá sau”
• Giải mã bài toán Tích điểm – Trả thưởng phức tạp trong ngành dược: Từ quản lý thủ công sang tự động hóa với MobiWork DMS
• [Case Study] Giảm 95% sai sót trong vận hành khuyến mãi: Bài học từ doanh nghiệp phân phối ngành Sữa
• Nâng cấp tính năng Chấm điểm Trưng bày bằng AI trên MobiWork DMS Cloud
• Số hóa hoạt động đào tạo & Chuẩn hóa năng lực đội ngũ Trình dược viên nhờ ứng dụng MobiWork DMS
• Chương trình khuyến mại kênh GT là gì? Tổng hợp 68 chương trình khuyến mại phổ biến và cách tối ưu hiệu quả triển khai