Nhà phân phối là gì? Kinh nghiệm làm nhà phân phối

Kinh nghiệm làm nhà phân phối được tích lũy từ các chuyên gia, các hệ thống, doanh nghiệp phân phối lớn được nhiều startup học hỏi. Để trở thành nhà phân phối thành công, có chỗ đứng trên thị trường, các doanh nghiệp cần có năng lực và chiến lược phát triển bài bản. Cùng xem bài viết dưới để biết kinh nghiệm làm nhà phân phối cơ bản.

1. Nhà phân phối là gì?

Hiểu một cách đơn giản nhất, nhà phân phối là một đơn vị kết nối trung gian giữa các sản phẩm của doanh nghiệp sản xuất đến các đại lý, cửa hàng, người tiêu dùng. Nói theo nghĩa đen nhà phân phối chính là người mua hàng với số lượng lớn từ các công ty/doanh nghiệp sản xuất. Số lượng hàng mua sẽ được lưu trữ trong kho hàng sau đó bán lại cho các nhà phân phối nhỏ hơn hoặc các đại lý, cửa hàng với mức giá chênh lệch. 

Song song với việc cung cấp nguồn hàng, các nhà phân phối sẽ là đơn vị cung cấp thông tin kỹ thuật về sản phẩm, quy cách hàng hóa cũng như dịch vụ bảo hành (nếu có) đến các đơn vị nhỏ hơn. Điều này có nghĩa, thay vì phải đến trực tiếp doanh nghiệp sản xuất, các đại lý, cửa hàng, người tiêu dùng sẽ được cung cấp, truyền tải thông tin từ các nhà phân phối. 

Nhà phân phối có vai trò vô cùng quan trọng trong việc phát triển và phân phối hàng hóa/dịch vụ từ nhà sản xuất đến tay người tiêu dùng. Thông qua các nhà phân phối các doanh nghiệp sản xuất có thể kết nối với thị trường tốt hơn. Trong một số trường hợp nếu doanh nghiệp không giám sát, quản lý hàng hóa một cách chặt chẽ, nhà phân phối có thể nâng giá hoặc liên kết với các nhà phân phối khác để làm giá. Điều này sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận cũng như khả năng cạnh tranh và doanh thu bán hàng của các doanh nghiệp. 

2. Kinh nghiệm làm nhà phân phối

Muốn phát triển và có chỗ đứng trên thị trường, đạt doanh thu mục tiêu các đơn vị có thể tham khảo một số kinh nghiệm làm nhà phân phối từ các chuyên gia đi trước. Về cơ bản để trở thành một nhà phân phối các đơn vị cần chuẩn bị và đáp ứng một số điều kiện sau đây: 

2.1. Nguồn vốn kinh doanh

Một trong những điều kiện đầu tiên để trở thành nhà phân phối chính là vốn kinh doanh. Trong bất kỳ lĩnh vực hay quy mô kinh doanh nào, khi bắt đầu bạn đều cần phải chuẩn bị mức vốn nhất định. Tùy thuộc vào mức vốn mà các startup có thể hoạch định kế hoạch và quy mô kinh doanh. Đối với các bạn có nguồn vốn lớn, ổn định có thể đầu tư vào các mặt hàng cao cấp, giá trị lớn. Ngược lại với các bạn có mức vốn eo hẹp có thể chọn các mặt hàng tiêu dùng giá rẻ. 

Tiền vốn ban đầu được dùng để chi trả cho tất cả các khoản liên quan đến việc thành lập chuỗi phân phối. Cụ thể có thể bao gồm các khoản như: Mặt bằng, cơ sở vật chất hạ tầng, nhân công, tiền nhập hàng, chi phí quảng cáo, chi phí thủ tục giấy tờ,… Ngoài ra với các bạn mới kinh doanh còn cần một khoản vốn quay vòng nhất định để duy trì trong thời gian tạo ra lãi suất. 

2.2. Giấy phép, hồ sơ pháp lý

Một kinh nghiệm làm nhà phân phối được các chuyên gia đi trước chia sẻ chính là hoàn tất thủ tục, hồ sơ, giấy tờ pháp lý theo quy định của pháp luật. Bên cạnh nguồn vốn thì giấy tờ pháp lý là yếu tố không thể thiếu. Một nhà phân phối cần đăng ký các giấy tờ kinh doanh hợp pháp tại các đơn vị, cơ quan có thẩm quyền. 

Bất kể với mặt hàng hay quy mô kinh doanh nào việc hoàn tất giấy tờ, thủ tục là vô cùng quan trọng. Đây được xem là yếu tố bắt buộc đối với tất cả các đơn vị nhà phân phối. Trước khi tiến hành thành lập doanh nghiệp, các đơn vị nên tìm hiểu hồ sơ, thủ tục giấy tờ, tránh mất nhiều thời gian và công sức. 

2.3. Nắm bắt được thị trường

Kinh nghiệm làm nhà phân phối tiếp theo chính là am hiểu về thị trường. Muốn thành công, các nhà phân phối bắt buộc phải tìm hiểu về thị hiếu của người tiêu dùng, nhu cầu và sức mua của thị trường đối với sản phẩm/dịch vụ hàng hóa mà mình đang cung cấp. 

Đây chính là điều kiện tiên quyết giúp nhà phân phối thành công, đạt mục tiêu doanh số. Cụ thể nhà phân phối cần đặt ra các câu hỏi như: 

• Nhu cầu mua sản phẩm trên thị trường có cao hay không?
• Đâu là sản phẩm có nhu cầu mua cao nhất trên thị trường hiện nay?
• Đối tượng khách hàng tiềm năng của mình là ai?
• Phân khúc thị trường của sản phẩm là gì?
• Nhân khẩu học đối tượng khách hàng tiềm năng?
• Đâu là đối thủ cạnh tranh trên thị trường?
• Nên phân phối trên thị trường chung hay thị trường ngách?
• Tiêu chí lựa chọn sản phẩm của người tiêu dùng là gì

3.Kinh nghiệm quản lý sell in và sell out cho nhà phân phối

Hoạt động quản lý sell in và sell out đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với nhà phân phối. Hoạt động sell in, sell out bao gồm nhiều công việc, quy trình phức tạp đòi hỏi các nhà phân phối phải có chiến lược bài bản. Cụ thể:

3.1. Sell in 

• Hoạt động 1: Đặt mua hàng từ nhà sản xuất
• Hoạt động 2: Thanh toán và theo dõi chính sách trả thưởng 
• Hoạt động 3: Thống kê số lượng hàng tồn kho

3.2. Sell out

Quá trình quản lý sell out của nhà phân phối cần sự tham gia của nhiều bộ phận, nhân sự trong doanh nghiệp. Mỗi bộ phận sẽ đảm nhiệm công việc khác nhau và kết hợp với nhau nhằm tạo ra chuỗi phân phối mượt mà đến từng điểm bán lẻ. 

• Nhân viên bán hàng ngoài thị trường có nhiệm vụ mở thêm các điểm bán mới và chăm sóc các điểm bán cũ.
• Giám sát bán hàng có nhiệm vụ: Xây dựng kế hoạch phát triển thị trường quản lý đội sales, , phân tuyến bán hàng, quản lý trưng bày, quản lý danh sách điểm bán, chương trình khuyến mãi, quản lý đơn hàng.
• Kế toán bán hàng có nhiệm vụ: Quản lý khách hàng, xét duyệt đơn hàng/ trả hàng, quản lý trả thưởng, quản lý kho hàng và công nợ điểm bán,…
• Người đứng đầu nhà phân phối có nhiệm vụ: Kiểm soát toàn bộ hoạt động phân phối hàng hóa trên thị trường và theo dõi hiệu quả làm việc của nhân viên.

4. Các tiêu chí lựa chọn nhà phân phối từ các nhà sản xuất

Nhà phân phối chính là cánh tay nối dài giúp phân bổ sản phẩm từ nhà sản xuất ra thị trường. Đây cũng là mô hình phân phối hàng hóa/dịch vụ phức tạp nhất hiện nay. Muốn hàng hóa có độ phủ trên thị trường, thu được lợi nhuận cũng như tăng uy tín và thương hiệu, khi lựa chọn nhà phân phối, nhà sản xuất thường áp dụng các tiêu chí sau đây: 

• Không mâu thuẫn quyền lợi: Nhà phân phối độc quyền
• Khả năng về tài chính: Nhà phân phối phải có khả năng tài chính đáp ứng được nhu cầu đầu tư cho hàng hoá, công nợ, cơ sở vật chất, hạ tầng. 
• Kinh nghiệm làm nhà phân phối: Lựa chọn nhà phân phối đã có kinh nghiệm kinh doanh hoặc phân phối hàng hoá trong cùng lĩnh vực.
• Bộ phận phân phối độc lập: Có bộ phận bán hàng riêng biệt, chỉ phục vụ cho lợi ích của nhà sản xuất.
• Khả năng hậu cần: Nhà phân phối phải có hệ thống giao nhận từ các kho đến tất cả cửa hàng trong khu vực được chỉ định đúng thời hạn.
• Kho chứa hàng: Nhà phân phối phải có đủ chỗ để chứa hàng, bảo đảm không để thiếu hụt hàng trong bất kỳ trường hợp nào.
• Khả năng quản lý: Nhà phân phối phải điều hành, quản lý được các bộ phận hỗ trợ cho phân phối như: kế toán, hậu cần, tin học,…
• Tư cách pháp nhân: Nhà phân phối phải là một pháp nhân theo luật pháp Việt Nam, có chức năng phân phối hàng hoá.
• Sự nhiệt tình, tinh thần hợp tác

5. Giải pháp DMS dành cho Nhà phân phối

Một trong những kinh nghiệm làm nhà phân phối dành cho các startup cũng như các doanh nghiệp lớn chính là sử dụng giải pháp phần mềm thông minh. Phần mềm quản lý hệ thống phân phối từ MobiWork được thiết kế thuần việt dành cho các doanh nghiệp SMEs. Phần mềm mang đến các tính năng tự động như: 

5.1. Báo cáo tự động

• Báo cáo doanh số: Báo cáo doanh số chi tiết theo ngày, tổng hợp theo ngày, theo hóa đơn, theo hàng hóa, theo khách hàng.
• Báo cáo đặt hàng: Báo cáo đặt hàng, theo hóa đơn, theo hàng hóa, theo nguyên liệu hay chi tiết theo hàng hóa.
• Báo cáo lợi nhuận
• Báo cáo kho: Báo cáo hàng tồn kho, xuất nhập tồn, hủy hàng, xuất kho, chuyển kho nội bộ
• Báo cáo nhập hàng: Kiểm soát số lượng hàng hóa nhập, báo cáo nhập theo hàng hóa hoặc báo cáo nhập tổng hợp theo nhà cung cấp.
• Báo cáo thu chi: Theo dõi tổng hợp tình hình thu chi của cửa hàng theo các giao dịch như: Thanh toán tiền nhập hàng, khách hàng thanh toán tiền mặt, trả nợ nhà cung cấp, các khoản thu chi khác theo thời gian.
• Tra cứu hóa đơn: Tra cứu chi tiết mọi loại hóa đơn cũng như tra cứu lịch sử các hóa đơn.

5.2. Quản lý công nợ

Có hai loại công nợ: Công nợ nhà cung cấp và công nợ khách hàng.

Báo cáo công nợ: Hệ thống tự động số hóa toàn bộ số liệu về công nợ, nhắc nhở việc thu hồi nợ. Báo cáo công nợ thống kê công nợ từ chi tiết đến tổng hợp theo từng nhà cung cấp, từng khách hàng.

MobiWork DMS – Giải pháp quản trị hệ thống phân phối số 1 hiện nay

5.3. Quản lý kho

Theo kinh nghiệm làm nhà phân phối từ các chuyên gia việc quản lý kho hàng được xem là quy trình khó khăn nhất. Từ việc xuất/trả hàng đến hàng tồn kho,… khiến việc kiểm soát kho trở nên khó khăn. Giải pháp DMS mang đến các tính năng ưu việt cho các nhà cung cấp như: 

• Trả hàng nhà cung cấp
• Nhập hàng tồn đầu kỳ
• Xuất kho
• Nhập kho
• Hủy hàng
• Cân chỉnh số lượng tồn (Kiểm kho) 
• Chuyển kho nội bộ
• In mã vạch

5.4. Thu chi

Phần mềm sẽ tự động ghi lại số liệu nhập hàng đầu kỳ như: Nợ tiền nhà cung cấp nào; Nợ vào thời gian nào; Số tiền là bao nhiêu,… Cũng như số liệu về cho người mua nợ lại tiền hàng.

5.5. Đơn hàng

Khi khách đặt hàng các đơn hàng sẽ được tự động hiển thị. Tính năng này giúp đáp ứng nhu cầu của các nhà phân phối/đại lý thường có khách hàng đặt hàng trước, thanh toán sau. 

5.6. Hóa đơn

Tính năng hóa đơn giúp theo dõi thông tin chi tiết của từng đơn hàng cũng như lịch sử hóa đơn. 

6. DMS tích hợp ERPNext dành cho doanh nghiệp Sản xuất & Phân phối

Với những doanh nghiệp vừa sản xuất, vừa phân phối – đặc biệt trong ngành tiêu dùng nhanh (FMCG), vật tư tiêu hao, gia dụng, thực phẩm… – việc tách biệt giữa hệ thống quản lý kênh phân phối (DMS) và hệ thống vận hành sản xuất – tài chính (ERP) đang tạo ra “khoảng trống dữ liệu” nguy hiểm khiến thông tin quản trị bị rời rạc và đứt gãy, gây ra quyết định chậm trễ.

Đó là lý do MobiWork đã tích hợp DMS với ERPNext – một trong những nền tảng ERP mã nguồn mở mạnh mẽ nhất hiện nay – tạo nên giải pháp liên thông toàn trình: từ kế hoạch sản xuất – mua hàng → nhập kho → phân phối → thu hồi công nợ → báo cáo tài chính – tất cả trên một hệ thống duy nhất.

Quản lý đồng bộ chuỗi giá trị doanh nghiệp sản xuất – phân phối

6.1. Từ đơn hàng đến sản xuất – không cần lặp lại dữ liệu

Khi sales tạo đơn hàng tại điểm bán qua MobiWork DMS, hệ thống ERPNext tự động ghi nhận nhu cầu nguyên vật liệu, lập kế hoạch sản xuất, theo dõi định mức (BOM), quản lý công đoạn, tiến độ và kiểm soát đầu ra thành phẩm.

Không còn mất thời gian chuyển dữ liệu giữa các phòng ban. Một đơn hàng bán ra sẽ kéo theo toàn bộ vận hành phía sau được kích hoạt theo đúng luồng.

6.2. Mua hàng chính xác theo dự báo tiêu thụ thực tế

ERPNext phân tích tồn kho, sản lượng tiêu thụ từng vùng từ DMS để lên kế hoạch mua hàng thông minh: đặt hàng nhà cung cấp theo từng SKU – từng khu vực – từng thời điểm. Tránh dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa, tối ưu tồn kho và chi phí vận hành.

6.3. Báo cáo tài chính theo từng kênh phân phối – từng điểm bán

Doanh thu từ kênh GT, MT, TMĐT, cửa hàng – tất cả được tổng hợp trên ERP. Công nợ khách hàng, dòng tiền, lợi nhuận gộp theo vùng, theo SKU, theo tuyến bán – đều có thể xuất báo cáo theo thời gian thực.

CEO và CFO không cần chờ cuối tháng mới biết tình hình. Mỗi ngày, mỗi tuần đều có thể theo dõi biên lợi nhuận, tốc độ tiêu thụ, chi phí vận hành – để đưa ra điều chỉnh tức thì.

6.4. Quản lý bán hàng đa kênh – kho đa điểm – giá linh hoạt

Với multi-warehouse và price list đa tầng của ERPNext, doanh nghiệp có thể:

• Thiết lập giá bán khác nhau theo vùng, theo kênh.
• Kiểm soát hàng tồn kho theo từng chi nhánh, từng xe vansale, từng điểm tập kết.
• Đồng bộ đơn hàng DMS – Web – TMĐT về một nơi, không bị sai lệch thông tin.

6.5. Tích hợp thực thi thị trường – ra quyết định chiến lược

DMS cho bạn biết: đội ngũ Sales có chăm điểm bán hay không, trưng bày có đúng không, chương trình khuyến mãi có triển khai chuẩn không.

ERP cho bạn biết: chương trình đó tạo ra bao nhiêu doanh thu? Có lãi không? Mỗi điểm bán mang lại bao nhiêu tiền lời thực tế? Chính sách chiết khấu có đang ăn vào lợi nhuận?

Việc kết nối DMS + ERP giúp CEO chuyển từ “quản lý vận hành” sang “tư duy chiến lược” – nhìn số để ra quyết định, không còn phán đoán bằng cảm tính.

Giải pháp tích hợp MobiWork DMS & ERPNext giúp doanh nghiệp sản xuất – phân phối kết nối toàn bộ dữ liệu thị trường, kho vận, tài chính trong một luồng thống nhất. Không còn copy dữ liệu giữa các hệ thống. Không còn “chết chìm” trong file Excel. Chỉ còn quyết định nhanh – dựa trên dữ liệu thực – tại thời điểm thực.

7. Kết luận

Trở thành một nhà phân phối thành công không đơn giản là “có hàng – có khách”, mà là cả một hành trình bài bản: từ việc hiểu rõ thị trường, xây dựng mạng lưới phân phối hiệu quả, quản lý tốt tồn kho – công nợ – đơn hàng, đến khả năng phối hợp chặt chẽ với nhà sản xuất.

Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh, xu hướng chuyển đổi số đang trở thành “đòn bẩy” bắt buộc đối với các nhà phân phối hiện đại. Việc ứng dụng phần mềm DMS giúp doanh nghiệp kiểm soát được kênh phân phối, giám sát hoạt động đội ngũ bán hàng, quản lý sell-in/sell-out chính xác theo thời gian thực.

Và quan trọng hơn, nếu nhà phân phối cũng đồng thời là nhà sản xuất hoặc có mô hình kinh doanh tích hợp, thì giải pháp DMS kết hợp ERPNext từ MobiWork sẽ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru từ đầu vào đến đầu ra, liên thông toàn bộ chuỗi cung ứng – tài chính – bán hàng – kho vận chỉ trên một nền tảng duy nhất.

Dù bạn là startup mới bước vào lĩnh vực phân phối, hay là nhà phân phối lâu năm muốn tối ưu lại vận hành – thì một hệ thống quản trị hiện đại sẽ luôn là điểm tựa quan trọng cho tăng trưởng bền vững.

Trên đây là một số kinh nghiệm làm nhà phân phối dành cho các startup cũng như các doanh nghiệp. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp ích cho bạn!

Bài viết liên quan:

• Phần mềm DMS là gì?
• Ưu đãi nhân đôi – Tiết kiệm vượt trội khi triển khai MobiWork DMS dịp 30/4
• Quản lý danh mục sản phẩm – Chìa khóa giúp tăng doanh số không phải ai cũng biết
• Dự báo bán hàng là gì? 7 sale forecast method tốt nhất dành cho nhà quản lý
• Xây dựng kênh phân phối cho sản phẩm mới như thế nào?
• 10 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho đơn giản dành cho nhân viên kho