Quản lý công nợ – Một phần mềm kế toán là chưa đủ

posted on

8 Tháng Tám, 2016

lượt xem

800

Quản lý công nợ – một phần mềm kế toán là chưa đủ

Đối với một đại lý, việc nợ tiền nhà phân phối là chuyện khó tránh khỏi, thậm chí xảy ra thường xuyên đối với một số đại lý đặc thù. Nhà phân phối lúc này phải nắm rõ được tình trạng công nợ của từng khách hàng. Tuy nhiên, không phải nhà phân phối nào cũng nắm được cách quản lý công nợ hiệu quả, chính xác và kịp thời. Đặc biệt với đặc tính có nhiều nhân viên đi thị trường của doanh nghiệp phân phối, việc quản lý công nợ, cho phép đặt hàng khi còn nợ hay không là vấn đề bức thiết khó giải quyết nhất.

Quản lý công nợ nếu thao tác thủ công và cảm tính, số liệu công nợ có thể bị nhầm lẫn, thậm chí dẫn đến hao hụt tài chính doanh nghiệp. Nhân viên thị trường không nắm được tình trạng nợ của khách hàng dẫn đến việc cho đặt hàng chịu ồ ạt, lượng tiền chết tăng dần do nợ ứ đọng, doanh nghiệp loay hoay trong vấn đề thu hồi vốn. Lúc này, phần mềm sẽ là bộ não tỉnh táo nhất ghi lại công nợ, giúp nhân viên thị trường có thể theo dõi được hạn mức công nợ trên từng khách hàng. Được biết đến là một trong những phần mềm quản lý hệ thống phân phối tốt nhất, Mobiwork DMS đã không ngừng nâng cấp nhằm tạo ra các phiên bản ngày càng tốt hơn, hỗ trợ tối đa cho các doanh nghiệp phân phối. Việc tích hợp tính năng QUẢN LÝ CÔNG NỢ được coi là một trong những nâng cấp đáng chú ý nhất của Mobiwork DMS. Ngay khi cập nhật tính năng này, Mobiwork DMS đã được đông đảo khách hàng đón nhận và dành tặng không ít lời khen ngợi. Hầu hết các doanh nghiệp đều cho rằng, việc nâng cấp tính năng công nợ đã kiện toàn hơn các chức năng DMS của Mobiwork, khiến cho Mobiwork DMS thực sự trở thành phần mềm quản lý nhà phân phối số 1 Việt Nam.

Báo cáo công nợ khách hàng

Quản lý công nợ luôn là vấn đề quan trọng trong quản lý tài chính của mỗi doanh nghiệp, bởi nó liên quan trực tiếp đến nguồn vốn doanh nghiệp dùng để vận hành sản xuất kinh doanh. Nếu chỉ quản lý công nợ theo phương thức thủ công, dựa vào giấy tờ sổ sách hoặc bảng tính excel ghi nợ thì rất dễ dẫn đến trường hợp bỏ sót công nợ khách hàng, khó theo dõi để nhắc nhở, đôn đốc hay đòi nợ.

Mobiwork DMS hỗ trợ theo dõi, báo cáo công nợ trên từng khách hàng, tổng công nợ khách hàng, công nợ theo từng nhân viên. Người quản lý có thể dễ dàng kiểm tra lịch sử giao dịch, mức nợ, thời hạn nợ, ngày tháng ghi nợ, sản phẩm,…của từng khách hàng. Cái hay của phần mềm này ở chỗ quản lý có thể dễ dàng theo dõi công nợ của khách hàng này đến từ những đơn hàng nào, chi tiết ra sao. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ tải xuống báo cáo công nợ dạng excel khi người quản lý muốn in tài liệu hoặc nhập file dữ liệu vào phần mềm kế toán để quản lý.

[Giao diện web] Báo cáo công nợ theo khách hàng

[Giao diện web] Báo cáo công nợ theo nhân viên

Vậy câu hỏi đặt ra sẽ là tại sao doanh nghiệp phân phối đã sử dụng phần mềm kế toán để quản lý công nợ, vẫn cần phải sử dụng thêm phần mềm quản lý nhà phân phối Mobiwork DMS ?

Cho phép bán hàng nợ cho khách hoặc không

Quay trở lại với đặc thù của các doanh nghiệp phân phối, mỗi ngày nhân viên thị trường tiếp nhận rất nhiều đơn hàng, vậy họ làm thế nào để theo dõi được hạn mức công nợ của khách hàng và biết được khách hàng nào có công nợ vượt mức cho phép, không đủ điều kiện để tiếp tục đặt hàng?

Với cách làm việc truyền thống, chắc hẳn nhân viên thị trường sẽ phải theo dõi gián tiếp qua kế toán công nợ hoặc được cung cấp một danh sách các khách hàng có công nợ sắp tới hạn mức cho phép. Tuy nhiên, cách làm này tạo nên nhiều sơ hở và bất cập trong quản lý, gây bất lợi cho nhân viên bán hàng và nhiều khó khăn cho kế toán viên.

Trong khi đó, áp dụng Mobiwork DMS không chỉ rút ngắn triệt để quy trình bán hàng bởi đặt ĐƠN HÀNG TRỰC TUYẾN bằng thiết bị di động, quan trọng hơn, việc tích hợp QUẢN LÝ CÔNG NỢ đã giải quyết hoàn toàn các lo ngại nói trên của doanh nghiệp phân phối. Nhân viên thị trường khi lên đơn hàng tại điểm bán có thể dựa vào hạn mức công nợ để đưa ra quyết định có nên bán hàng nợ cho khách hàng đó hay không.

[Giao diện di động] Đặt đơn hàng có hạn mức công nợ

Trong trường hợp chấp nhận bán nợ, phần chưa thanh toán sẽ được phần mềm chuyển thẳng tới mục “Ghi nợ/ghi có” trong báo cáo công nợ khách hàng. Kế toán viên hoàn toàn có thể quản lý công nợ tại đây hoặc xuất file và nhập lại vào phần mềm kế toán để quản lý. Thao tác phần mềm rất đơn giản, tốc độ cao, không phải rườm rà nhập từng công nợ như thủ công.
Như vậy, điểm nổi bật khi áp dụng Mobiwork DMS là sự vận hành xuyên suốt từ nhân viên bán hàng ngoài thị trường tới kế toán, nếu chỉ quản lý công nợ trên phần mềm kế toán sẽ rất mất thời gian khi nhập lại từng đơn hàng, công nợ của từng khác hàng vào để quản lý, quan trọng hơn, nhân viên sales lực bất tòng tâm trong việc đưa ra quyết định khách hàng có được tiếp tục mua nợ hay không.