5 “nút thắt” trong phân tuyến bán hàng và cách tháo gỡ

Quy tắc phân chia tuyến bán hàng sẽ khác nhau tùy vào từng ngành hàng, từng doanh nghiệp hay thậm chí từng khu vực tỉnh thành, quận huyện. Bản thân việc phân chia tuyến cũng không phải chỉ đơn giản báo nhân viên A phụ trách khách hàng này, nhân viên B phụ trách khách hàng kia mà phải dựa trên sự tính toán về độ phủ, nghiên cứu thị trường cụ thể, sát sao. 

Trong quá trình tiếp xúc với hàng nghìn doanh nghiệp sản xuất – phân phối lớn nhỏ, MobiWork đúc rút được 5 “nút thắt” thường gặp trong quản lý tuyến bán hàng tại Việt Nam hiện nay:

• Xung đột tuyến bán hàng 
• Không thường xuyên cập nhật, điều chỉnh tuyến bán hàng theo tình hình thực tế
• Bỏ sót điểm bán cần viếng thăm 
• Tần suất viếng thăm không phù hợp
• Không kiểm soát, đánh giá đúng hiệu quả đi tuyến của nhân viên

Bài viết sau đây đặc biệt hữu ích với bộ phận Giám sát bán hàng (SS) và Trưởng nhóm kinh doanh (Sales Leader) để gợi ý cho bạn cách tháo gỡ những “nút thắt” trong quản lý và phân tuyến bán hàng.

Tuyến bán hàng là gì?

Tuyến bán hàng là gì?

Tuyến bán hàng là danh sách các điểm bán được phân bổ cho nhân viên bán hàng phụ trách, quy định số lượng cửa hàng phải đi viếng thăm, chăm sóc. Tùy vào đặc thù của từng ngành và cách quản lý của mỗi doanh nghiệp mà tuyến bán hàng sẽ được phân chia theo khu vực, theo cung đường, theo loại khách hàng hoặc theo tần suất viếng thăm.

Quản lý tuyến bán hàng có ý nghĩa lớn trong việc phân bổ nguồn lực, gia tăng cơ hội bán hàng tại các điểm bán. Đồng thời, còn giúp đánh giá, quản lý hiệu quả công việc của đội sales đi thị trường. Phân tuyến bán hàng sao cho tối ưu luôn là một bài toán hóc búa cho người giám sát, đòi hỏi cả trí tuệ, kinh nghiệm về thị trường và óc tư duy sắc bén. 

5 “nút thắt” thường gặp trong phân tuyến bán hàng

• Xung đột tuyến bán hàng 
• Không thường xuyên cập nhật, điều chỉnh tuyến bán hàng theo tình hình thực tế
• Bỏ sót điểm bán cần viếng thăm 
• Tần suất viếng thăm không phù hợp
• Không kiểm soát, đánh giá đúng hiệu quả đi tuyến của nhân viên

1. Xung đột tuyến bán hàng

Xung đột trong tuyến bán hàng thường thấy nhất là hiện tượng trùng tuyến, trái tuyến. 

• Trùng tuyến: Một tuyến bán hàng có nhiều nhân viên được giao phụ trách dẫn đến cùng một điểm bán có nhiều nhân viên đến viếng thăm, kiểm kê hàng tồn, giới thiệu sản phẩm,… gây tâm lý “khó chịu” cho chủ điểm bán, lãng phí nhân lực và khó quản lý hiệu quả làm việc của từng nhân viên.
• Trái tuyến: Hiện tượng trái tuyến xảy ra khi giám sát không sắp xếp danh sách các cửa hàng trên cùng một khu vực nhân viên bán hàng đang phụ trách. Ví dụ nhân viên A đang chỉ phụ trách đi tuyến ở huyện 1, nhưng giám sát lại phân thêm cho 1-2 điểm bán ở huyện 2 vốn thuộc phụ trách của người khác. Khoảng cách địa lý quá xa khiến nhân viên gặp khó khăn trong chăm sóc khách hàng. Tình trạng này hoàn toàn có thể xảy ra khi số lượng điểm bán lên đến vài nghìn, vài chục nghìn dẫn đến giám sát viên không bao quát được hết. 

2. Không thường xuyên cập nhật, điều chỉnh tuyến bán hàng theo tình hình thực tế

Re-route (định lại tuyến bán hàng) là công việc cần được tiến hành thường xuyên

Re-route (định lại tuyến bán hàng) là công việc cần được tiến hành thường xuyên,  liên tục để cập nhật tuyến mới phù hợp hơn với thay đổi thực tế của thị trường như số lượng điểm bán/ nhà phân phối thay đổi: thêm mới hoặc từ bỏ, hay sự thay đổi trong thói quen mua sắm của người tiêu dùng. 

Để định lại quyến bán hàng, SUP (Supervisor: người quản lý, người giám sát) cần “xông pha” đi khảo sát tình hình thực tế của từng điểm bán/ cửa hàng; ghi chép lại “đường đi nước bước” trong phương thức giao hàng, thói quen mua hàng, thời gian mở cửa (Ví dụ: có điểm bán mở cửa từ 6h sáng nhưng cùng có điểm bán 9h sáng mới mở cửa) và theo dõi tần suất đặt đơn của từng điểm bán,… )

Công việc này tiêu tốn nhiều thời gian và công sức nên thay vì cần thực hiện 1 tháng 1 lần thì nó thường bị bỏ qua hoặc 5 – 6 tháng mới làm một lần. Một trong những hậu quả là xảy ra tình trạng nhân viên ảo – cửa hàng ảo – đơn hàng ảo khó kiểm soát. 

3. Bỏ sót điểm bán cần viếng thăm

Nhân viên sales rất hay mắc phải lỗi bỏ sót điểm do nhiều nguyên nhân. Ví dụ như đầu ngày đi tuyến thì điểm bán đóng cửa nên sales sẽ đi chăm sóc các điểm bán khác trước, cuối ngày do nhiều việc nên quên quay lại điểm bán ban đầu xem họ mở cửa hàng chưa. Giám sát do chưa quản lý chặt chẽ được danh sách khách hàng nên không phát hiện ra điểm bán bị bỏ sót chưa được chăm sóc. Hậu quả dễ dẫn nhất là điểm bán rơi vào tay đối thủ cạnh tranh. 

4. Tần suất viếng thăm không phù hợp

Tần suất viếng thăm là số lần nhân viên bán hàng ghé thăm cửa hàng. Tần suất viếng thăm quá dày hoặc quá thưa ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng chăm sóc khách hàng của sales. 

Cách xác định tần suất viếng thăm khách hàng chuẩn: 

Xác định tần suất thăm viếng thường được dựa trên chỉ tiêu doanh số và nhu cầu của vùng lãnh thổ cũng như các đặc điểm của khách hàng trong khu vực đó. Thể hiện bởi các tần suất: 

F8 = 1 tuần 2 lần phù hợp cho điểm bán có doanh số lớn nhưng mặt bằng lại nhỏ;

F4 = 1 tuần 1 lần phù hợp với hầu hết các điểm bán tập trung ở khu vực đô thị hoặc ven đô có doanh thu tương đối tốt. 

F2 = 2 tuần 1 lần phù hợp với điểm bán không có sức tiêu thụ tốt (chỉ số sell out khá thấp)

F1 = 1 tháng 1 lần phù hợp với điểm bán không trọng điểm.

Phổ biến và tốt nhất là tần suất F4. Tần suất đi thị trường phù hợp sẽ thay đổi tùy vào từng ngành hàng, chương trình khuyến mãi đang triển khai, cũng như năng lực của đội ngũ sales.

Với những doanh nghiệp có vài chục sales và hàng trăm điểm bán, việc kiểm soát tần suất viếng thăm theo cách “thủ công” khá vất vả, chủ yếu phụ thuộc vào báo cáo trên giấy tờ của sales cung cấp. 

5. Không kiểm soát, đánh giá đúng hiệu quả đi tuyến của nhân viên

Nhân viên bán hàng là mắt xích rất quan trọng trong hệ thống phân phối. Thế nhưng với đặc thù phần lớn thời gian làm việc ngoài thị trường nên nhà quản lý rất khó để kiểm soát được thời gian, vị trí làm việc thực tế của sales. Đánh giá không đúng hiệu quả đi tuyến của nhân viên dẫn đến nhân viên tích cực, chăm chỉ cũng hưởng lương thưởng “đánh đồng” với nhân viên kém nhiệt tình khiến đội ngũ sales bị xuống tinh thần gây ảnh hưởng đến doanh số công ty. Đây là tình trạng rất hay gặp phải và cũng là “bài toán đau đầu” không của riêng doanh nghiệp nào. 

Trên đây là 5 “nút thắt” thường gặp trong phân tuyến bán hàng của doanh nghiệp sản xuất – phân phối hiện nay. Điểm chung, những khó khăn đều xuất phát từ nguyên nhân do phương thức quản lý chưa phù hợp, thiếu yếu tố “số hóa”, tự động hóa.

Giải pháp phân tuyến bán hàng hiệu quả 

Bước sang thế kỷ mới cùng với nhiều thách thức đến từ dịch bệnh Covid-19, thị trường cạnh tranh khốc liệt và làn sóng hội nhập mạnh mẽ khiến nhiều doanh nghiệp nhận ra: Chỉ có ứng dụng công nghệ vào quản trị – vận hành thì mới mong trụ vững và phát triển. Đặc biệt trong ngành phân phối bán lẻ, phần mềm DMS sẽ trở thành giải pháp phổ biến hơn cả. Cụ thể, với phần mềm DMS, doanh nghiệp có thể giải quyết “bài toán” phân tuyến bán hàng hiệu quả.

Hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây, công nghệ GPS và bản đồ số Phần mềm DMS giúp thay thế 100% thao tác thủ công bằng cách tự động phân tuyến bán hàng thông minh.  

1. Phân tuyến bán hàng tự động

Phân tuyến bán hàng tự động bằng phần mềm MobiWork DMS

Đối với Doanh nghiệp đã có danh sách điểm bán, Giám sát chỉ cần upload dữ liệu lên, phần mềm DMS sẽ tự động đưa ra lộ trình di chuyển tối ưu nhất cho sales chỉ sau vài phút xử lý thông tin. Sau đó, Giám sát gán tên tài khoản của nhân viên vào tuyến cần đi và phân công ngày thực hiện cụ thể. Sẽ không có chuyện bị trùng tuyến, trái tuyến như cách quản lý “thủ công”. 

Quy trình chung là vậy nhưng thực tế mỗi một phần mềm DMS có một quy trình thao tác riêng, ưu điểm riêng nên để tiện cho việc đối chiếu, trong bài viết này sẽ lấy ví dụ về tính năng Phân tuyến bán hàng thông minh trên phần mềm MobiWork DMS. 

Trên phần mềm MobiWork DMS hỗ trợ nhập/ xuất excel danh sách điểm bán nên các thao tác khá nhanh và đơn giản. Ngoài ra có thể sao chép tuyến bán hàng để thêm khách hàng từ tuyến khác; thêm mới tuyến bán hàng; gán nhiều tuyến cho 1 nhân viên; đổi tuyến bán hàng từ nhân viên này sang nhân viên khác. Như vậy, trong trường hợp nhân viên cũ nghỉ việc, giám sát chỉ cần luân chuyển toàn bộ dữ liệu tuyến bán hàng cho nhân viên mới bằng cách gán tên nhân viên đó. 

2. Dễ dàng định lại tuyến bán hàng (Re-Route)

Mobiwork DMS hỗ trợ thiết lập báo cáo khách hàng mới, cấp lãnh đạo có thể theo dõi được lượng khách hàng mới phát sinh mỗi ngày. Độ phủ của khách hàng tại từng khu vực được thể hiện sinh động trên bản đồ số, từ đó có thể nhận ra khu vực nào đang “làm ăn” tốt, mặt hàng nào đang bán chạy trên thị trường,… Tất cả đều hướng tới một mục đích kiện toàn hệ thống phân phối cho doanh nghiệp.

3. Không bao giờ bỏ sót điểm bán cân viếng thăm 

Tuyến bán hàng sau khi được Giám sát thiết lập sẽ được cập nhật vào thiết bị di động của từng nhân viên. Danh sách tuyến được hiển thị một cách trực quan và sắp xếp theo khoảng cách để tiện hơn cho việc di chuyển. Công cụ hỗ trợ tìm đường được tích hợp trên phần mềm giúp nhân viên bán hàng dễ dàng tìm được cung đường thuận tiện nhất.

Quan trọng hơn, MobiWork DMS cung cấp thông tin cụ thể về từng tuyến: lịch sử mua hàng của điểm bán, công nợ, tồn kho, hay các thông tin về sản phẩm mới, chương trình khuyến mại và các báo cáo viếng thăm khách hàng ngay trên di động. Như vậy nhân viên bán hàng sẽ chủ động hoàn toàn trong việc quản lý và theo dõi các tuyến bán hàng mà mình phụ trách.

Ngoài ra nhân viên bán hàng có thể lọc được danh sách những điểm bán chưa được viếng thăm trong ngày nhằm tránh tình trạng bỏ sót điểm bán trong tuyến bán hàng.

4. Chia tần suất viếng thăm khách hàng trên tuyến cho nhân viên

Mỗi tuyến bán hàng sẽ cần tần suất viếng thăm khác nhau. Phần mềm DMS cho phép Admin chia tần suất viếng thăm linh hoạt trên một tuyến hoặc nhiều tuyến cùng lúc chỉ với các thao tác đơn giản trên giao diện website. 

5. Giám sát chính xác hiệu quả đi tuyến của từng nhân viên 

Quản lý nhân viên đi tuyến bán hàng

Nhân viên khi viếng thăm điểm bán sẽ thao tác khai báo check-in, check-out trên phần mềm. Nhà quản lý sử dụng máy tính hoặc điện thoại di động để nắm bắt được các dữ liệu sau: 

• Thời gian bắt đầu/ kết thúc viếng thăm từng điểm bán của từng nhân viên;
• Vị trí làm việc cập nhật theo thời gian thực; nhìn vào vị trí trên bản đồ số Giám sát có thể biết nhân viên của mình đang di chuyển hay đứng yên;
• Toàn bộ nhật ký hoạt động của sales được lưu lại trong mục lịch sử viếng thăm cho phép Giám sát dễ dàng tra cứu, đối chiếu: số km di chuyển trong ngày, thiết bị di động đang sử dụng, cung đường di chuyển từ vị trí khách hàng đầu tiên đến khách hàng cuối cùng,…
• Theo dõi phần trăm pin hiện còn, thời gian đồng bộ dữ liệu cuối cùng, nhắn tin nội bộ trên phần mềm để hỗ trợ giải quyết vấn đề phát sinh ngay lập tức.

Ngoài ra, lộ trình viếng thăm khách hàng của nhân viên luôn được lưu lại và hiển thị sinh động, trực quan trên bản đồ số. Nhà quản lý có thể theo dõi cung đường di chuyển từ vị trí khách hàng đầu tiên đến khách hàng cuối cùng của nhân viên, nhờ đó không bao giờ bị bỏ sót điểm bán. 

Như vậy, có thể nói, ứng dụng phần mềm DMS là giải pháp chuyên biệt và hữu hiệu nhất cho các doanh nghiệp phân phối muốn tháo gỡ khó khăn trong phân tuyến bán hàng, quản lý nhân viên sales,… Nếu như đang tìm kiếm và băn khoăn về đơn vị cung cấp phần mềm DMS uy tín trên thị trường, bạn có thể tham khảo phần mềm MobiWork DMS do Công ty CP Công nghệ MobiWork Việt Nam phát triển. 

Đăng ký dùng thử phần mềm:

Bài viết liên quan:

• Top 3 Doanh nghiệp Thức ăn chăn nuôi tiêu biểu Việt Nam đã tin dùng MobiWork DMS: Dabaco, Hồng Hà Feed, De Heus,… 
• MobiWork DMS có tích hợp được với hệ thống HRM hay không? Thách thức và lợi ích mang lại cho Doanh nghiệp phân phối là gì?
• Lợi ích “kép” từ tích hợp MobiWork DMS với Oracle ERP để quản lý doanh nghiệp
• Tích Hợp DMS và Phần mềm Bảo Trì POSM: Tối Ưu Hóa Sự Kết Nối Giữa Đội Sales và Kỹ Thuật cho doanh nghiệp Phân phối
• Tích hợp DMS và CRM: Giải pháp quản lý & chăm sóc khách hàng toàn diện cho Doanh nghiệp
• Cánh tay nối dài của SAP ERP: Tích hợp MobiWork DMS để quản lý hiệu quả kênh GT