Trung gian phân phối – cầu nối giữa nhà sản xuất với người tiêu dùng

Trung gian phân phối đóng vai trò then chốt cho cả bên bán (doanh nghiệp sản xuất – phân phối) và bên mua (người tiêu dùng). Nhờ các mối quan hệ, kinh nghiệm cũng như khả năng tiếp cận thị trường… các trung gian sẽ giải quyết được bài toán phân phối hóc búa mà nhiều doanh nghiệp gặp phải. Hay nói cách khác, trung gian phân phối là “mắt xích” lo đầu ra cho sản phẩm của nhà sản xuất.

Trung gian phân phối là gì?

Thông thường, dòng chảy của sản phẩm sẽ đi từ nhà sản xuất đến nhà phân phối, đại lý đến điểm bán lẻ và cuối cùng mới đến tay người tiêu dùng cuối. Trừ nhà sản xuất và người tiêu dùng cuối, các bộ phận còn lại đều được gọi chung là trung gian phân phối. 

Hiểu như vậy, trung gian phân phối là tất cả những cá nhân, tổ chức tham gia làm cầu nối giữa nhà sản xuất và người tiêu dùng trong vấn đề phân phối sản phẩm. 

Sơ đồ cơ bản của 1 kênh phân phối gián tiếp 

Mô hình phân phối 2 cấp

Mô hình phân phối 3 cấp

Phân loại trung gian phân phối

Có các loại trung gian phân phối sau:

• Nhà bán sỉ/ bán buôn (wholesaler): Là các trung gian mua sản phẩm, hàng hóa của nhà sản xuất sau đó bán cho các trung gian khác hoặc cho các khách hàng công nghiệp.
• Nhà bán lẻ (Retailer): Họ là những đơn vị mua sản phẩm từ nhà sản xuất hoặc nhà bán sỉ/ bán buôn; sau đó bán lại cho người dùng cuối. Đây là những người hiểu rõ nhu cầu và ước muốn của khách hàng nhất. Họ có hệ thống cửa hàng phong phú và đa dạng, đảm bảo tính sẵn sàng của hàng hóa để tạo điều kiện tốt nhất cho người mua.
• Đại lý và môi giới: Là các trung gian có quyền thay mặt cho nhà sản xuất bán sản phẩm. Tuy nhiên khác với 2 hình thức trên ở chỗ, đại lý – môi giới không có quyền sở hữu sản phẩm.
• Nhà phân phối: Là các trung gian phân phối trên thị trường công nghiệp, hoặc các nhà bán buôn
• Cò mồi (Agent & Broker): Những người làm nhiệm vụ tìm kiếm, lôi kéo các đơn vị phân phối. Họ có thể xuất hiện ở bất kỳ đâu trong dòng chảy phân phối (hợp tác với doanh nghiệp sản xuất hoặc các nhà bán sỉ/bán buôn).

Ngoài ra, dựa vào tính chất đặc điểm, cũng như vai trò của các loại hình trung gian phân phối mà thường có các dạng sau:

• Trung gian thương mại: Các trung gian như bán buôn, nhà bán lẻ bỏ tiền ra mua hàng hóa rồi bán lại kiếm lời.
• Trung gian đại lý: Các trung gian như nhà môi giới, đại diện của nhà sản xuất, đại lý bán hàng thì tìm kiếm khách hàng, thay mặt nhà sản xuất đàm phán các điều kiện mua bán
• Trung gian hỗ trợ: Các công ty vận chuyển, kho hàng, ngân hàng, quảng cáo hỗ trợ cho nhà sản xuất trong quá trình sản xuất.

Logistic – Thành phần quan trọng trong hệ thống phân phối

Vai trò và chức năng của trung gian phân phối là gì?

1. Giảm chi phí phân phối cho nhà sản xuất: Thực tế đã chứng minh, hầu như không có một nhà sản xuất nào có thể tự tổ chức được mạng lưới phân phối riêng do chi phí quá lớn. Ngay cả với những doanh nghiệp đa quốc gia, tập đoàn lớn như Unilever, Coca cola, Tân Hiệp Phát, Vinamilk, P&G có tiềm lực tài chính vững mạnh cũng phải dựa vào những nhà phân phối/ đại lý bán lẻ truyền thống tại Việt Nam để khai thác tối đa thị trường. Những có trung gian phân phối mà các doanh nghiệp sẽ tập trung nhiều nguồn lực hơn vào các khâu trong dây chuyền, nâng cao chất lượng – giá trị sản phẩm.
2. Tăng phạm vi tiếp cận khách hàng, giảm đầu mối tiếp xúc cho nhà sản xuất và cho khách hàng: Nhờ có mạng lưới phân phối phủ khắp các tỉnh thành, len lỏi vào từng ngóc ngách tại các khu vực nông thôn, thành thị mà sản phẩm của nhà sản xuất có thể dễ dàng tiếp cận người tiêu dùng hơn. Khách hàng cũng chỉ cần tiếp xúc với một vài điểm bán lẻ là có thể nhanh chóng sở hữu sản phẩm của các nhà sản xuất khác nhau. Đồng thời, nhà sản xuất cũng chỉ cần làm việc với một số nhà phân phối tại các tỉnh là có thể bán được sản phẩm cho nhiều khách hàng.
3. Tái đầu tư nhanh chóng: Khi mua đứt bán đoạn, các trung gian phân phối sẽ gián tiếp chia sẻ rủi ro hàng hóa với nhà sản xuất. Lúc đó, doanh nghiệp sản xuất không phải quá lo lắng về đầu ra sản phẩm đồng thời có vốn để quay vòng sản xuất, tái đầu tư vào chu kỳ tiếp theo.
4. Chia sẻ thông tin thị trường: Nhà phân phối, điểm bán lẻ lại là những người hiểu rõ phong tục tập quán, pháp luật, thói quen mua hàng của các địa phương.
5. Cầu nối cho cung và cầu: Nhiều khi bên bán không biết bên mua ở đâu và ngược lại. khi đó nhà phân phối trung gian là “bà mối” giúp cho cung và cầu gặp nhau. Ở đây, trung gian phân phối đóng vai “chuyên gia bán hàng cho nhà sản xuất” và vai “đại lý mua hàng” cho người tiêu dùng.
6. Chia sẻ rủi ro với nhà sản xuất: Việc phân phối sản phẩm qua các trung gian được thực hiện trên cơ sở các hợp đồng (thường là có thời hạn). Do đó, nếu tại địa bàn nào đó kinh doanh không thuận lợi, doanh nghiệp có thể nhanh chóng xử lý hàng hóa và rút khỏi thị trường mà không lo phải giải quyết các vấn đề như cơ sở vật chất, phương tiện, nhân lực dư thừa do ngừng hoạt động. Vì vậy, phương thức kinh doanh qua trung gian phân phối giúp doanh nghiệp mở rộng hoặc thu hẹp hoạt động kinh doanh một cách linh hoạt, nhanh chóng.

Kết nối xuyên suốt các thành phần trung gian phân phối 

Trung gian phân phối là mắt xích quan trọng để sản phẩm đến được tay người tiêu dùng đồng thời hỗ trợ nhiều hơn cho nhà sản xuất nhằm giảm chi phí, hạn chế rủi ro. Tuy nhiên, để bộ phận này hoạt động hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp cần có chính sách hợp tác và cách thức quản lý phù hợp. 

Vài chục năm trước khi phần mềm DMS chưa phổ biến, các mắt xích phân phối thưởng liên hệ với nhau bằng cách gọi điện, nhắn tin rồi mới nhập dữ liệu bằng tay vào excel; sales lên đơn hàng cho điểm bán bằng sổ sách, giấy tờ, 1 ngày 1 lần hoặc 1 tuần 1 lần mới tổng hợp thành báo cáo nên độ trễ đơn hàng cao, luôn chạy theo sau nhịp độ thực tế của thị trường. Chưa kể đến tình trạng dữ liệu ảo, nhân viên ảo, điểm bán ảo,… xảy ra thường xuyên như cơm bữa.

Từ năm 2021 nhìn lại, chúng ta gọi đó là phương thức làm việc thủ công. Tuy không thể phủ nhận nó có 1 số ưu điểm như dễ làm, không tốn nhiều chi phí triển khai nhưng đến thời đại 4.0, phương thức làm việc ấy không còn phù hợp với thị trường. Yếu tố công nghệ được nêu ra như 1 lợi thế cạnh tranh sống còn giữa các doanh nghiệp phân phối. Ai quản trị vận hành kênh phân phối tốt hơn người đó thắng cuộc. Vì vậy phần mềm DMS trở nên phổ biến hơn. 

Áp dụng phần mềm quản lý hệ thống phân phối DMS là giải pháp được nhiều doanh nghiệp áp dụng để kiểm soát tốt hơn tình hình bán hàng của các thành phần trung gian phân phối. 

Phần mềm DMS cho phép kết nối xuyên suốt NSX với các thành phần trung gian phân phối, quản lý đồng bộ kênh bán hàng trên một nền tảng duy nhất:

• Phân tuyến bán hàng và quản lý hiệu quả làm việc của nhân viên sales 
• Quản lý NPP/ đại lý/ điểm bán 
• Quản lý hoạt động bán hàng trên kênh phân phối theo thời gian thực
• Quản lý các chương trình bán hàng (chương trình khuyến mãi, trưng bày, trả thưởng,…)
• Quản lý tồn kho thị trường, tồn kho nhà cung ứng  

Ngoài ra với tính năng Mua hàng trên phần mềm MobiWork DMS sẽ là công cụ đắc lực giúp nhà phân phối đặt hàng trực tuyến cho nhà sản xuất. Khi có nhu cầu mua hàng, nhà phân phối tạo yêu cầu mua hàng gửi về kế toán nhà sản xuất. Nhà sản xuất sau khi duyệt đơn sẽ xuất hàng chuyển về kho nhà phân phối. Toàn bộ trạng thái đơn hàng đang ở khâu nào (chờ duyệt, đã duyệt hay nhập kho) sẽ hiển thị trên hệ thống cho phép nhà phân phối theo dõi sát sao. 

Xem thêm: Áp dụng phần mềm DMS, nhà phân phối “bị” quản lý hay “được” quản lý?

Cũng trong phần mềm MobiWork DMS, tháng 10/2021, MobiWork mới ra mắt module app đặt hàng cho phép điểm bán lẻ đặt hàng trực tiếp cho nhà cung ứng (NSX hoặc NPP).

Sản xuất ra một sản phẩm tốt là điều kiện cần trong khi đó khai thác hiệu quả được hệ thống phân phối là điều kiện đủ để doanh nghiệp thâm nhập được vào thị trường, tiếp cận khách hàng tiềm năng. Trong dòng chảy sản phẩm từ khi nhà máy sản xuất đến tay người tiêu dùng không thể thiếu thành phần trung gian phân phối. Mong rằng những chia sẻ của MobiWork trong bài viết này sẽ hữu ích với bạn đọc. 

Ứng dụng phần mềm DMS nâng cao hiệu quả quản lý trung gian phân phối

Việc ứng dụng phần mềm DMS trong quản lý hệ thống phân phối không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hơn các kênh bán hàng mà còn nâng cao hiệu quả quản lý các trung gian phân phối. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả tối ưu, việc tích hợp phần mềm DMS với một hệ thống ERP (như ERPNext) là một bước tiến quan trọng trong việc đồng bộ hóa quy trình và dữ liệu.

Trong bối cảnh hiện đại, nhiều doanh nghiệp phân phối đang tích hợp giải pháp DMS với ERPNext để giải quyết những thách thức về sự chậm trễ trong báo cáo, quản lý tồn kho, hoặc theo dõi đơn hàng. Việc kết hợp này giúp cho tất cả các thông tin về tồn kho, đơn hàng, doanh thu, và các chương trình khuyến mãi được cập nhật và đồng bộ theo thời gian thực. Điều này không chỉ cải thiện hiệu quả làm việc của các trung gian phân phối mà còn giúp các doanh nghiệp sản xuất và nhà phân phối nắm bắt thông tin chính xác, giảm thiểu sai sót và thiếu sót trong việc ra quyết định.

Hệ thống tích hợp giữa MobiWork DMS và ERPNext giúp tối ưu hóa việc phân phối và điều phối các đơn hàng của nhà phân phối, đồng thời giúp các doanh nghiệp cung cấp thông tin minh bạch về tình trạng đơn hàng, tiến độ giao hàng và các hoạt động bán hàng tại điểm phân phối. Điều này giúp giảm thiểu tình trạng dữ liệu ảo hoặc điểm bán ảo, mang lại một hệ thống phân phối hiệu quả và đáng tin cậy.

Khi nào doanh nghiệp nên áp dụng giải pháp tích hợp DMS với ERP?

Việc áp dụng giải pháp tích hợp giữa MobiWork DMS và ERPNext sẽ mang lại những lợi ích đặc biệt trong các trường hợp sau:

Khi doanh nghiệp có mạng lưới phân phối rộng lớn: Nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều trung gian phân phối, đại lý và điểm bán lẻ trải dài trên nhiều địa phương, việc áp dụng phần mềm DMS giúp quản lý dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác. Tuy nhiên, việc tích hợp DMS với ERPNext giúp đồng bộ hóa dữ liệu của tất cả các kênh phân phối vào một nền tảng duy nhất, giảm thiểu rủi ro lỗi dữ liệu và tiết kiệm thời gian.

Khi cần nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho: Khi các sản phẩm được phân phối qua nhiều kênh trung gian, việc kiểm soát tồn kho có thể trở nên khó khăn và gây lãng phí. Giải pháp tích hợp DMS với ERPNext giúp nhà phân phối và nhà sản xuất có cái nhìn toàn diện và chính xác về tồn kho, giúp duy trì sự cân bằng giữa cung và cầu, giảm thiểu tình trạng thiếu hoặc thừa hàng.

Khi doanh nghiệp muốn cải thiện tốc độ và độ chính xác của quy trình đặt hàng: Việc áp dụng giải pháp DMS giúp tự động hóa quá trình đặt hàng và theo dõi tình trạng đơn hàng trong thời gian thực. Khi tích hợp với ERPNext, doanh nghiệp có thể duyệt đơn, điều chỉnh giá cả, và kiểm soát quy trình thanh toán trực tiếp trên nền tảng, giúp nâng cao độ chính xác và giảm thiểu sai sót.

Khi doanh nghiệp cần sự minh bạch trong báo cáo và phân tích dữ liệu: Việc tích hợp giải pháp DMS với ERPNext không chỉ giúp cập nhật dữ liệu ngay lập tức mà còn tạo ra các báo cáo chi tiết về doanh thu, tồn kho, và hiệu suất bán hàng. Các doanh nghiệp phân phối có thể đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu chính xác, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh và cải thiện chiến lược tiếp thị.

Kết luận

Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh và đòi hỏi sự linh hoạt, việc tối ưu hóa quy trình quản lý trung gian phân phối là điều vô cùng quan trọng. Phần mềm DMS mang lại nhiều lợi ích trong việc kết nối và quản lý các thành phần trong hệ thống phân phối. Tuy nhiên, để khai thác tối đa tiềm năng của phần mềm DMS, việc tích hợp với hệ thống ERP như ERPNext là một giải pháp mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp đồng bộ hóa mọi quy trình, từ quản lý đơn hàng, tồn kho, đến các chương trình khuyến mãi và báo cáo phân tích.

Khi doanh nghiệp áp dụng giải pháp tích hợp này, không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn giúp tối ưu hóa việc điều phối và quản lý toàn bộ mạng lưới phân phối, giảm thiểu rủi ro và gia tăng sự hài lòng của khách hàng. Vì vậy, nếu bạn là doanh nghiệp phân phối đang tìm kiếm một giải pháp toàn diện, sự kết hợp giữa ERPNext và MobiWork DMS chắc chắn là lựa chọn hoàn hảo để giúp bạn vươn tới thành công bền vững trong kỷ nguyên số.

Hãy khám phá ngay giải pháp tích hợp ERPNext và MobiWork DMS để nâng cao hiệu quả quản lý và thúc đẩy sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp phân phối của bạn.

Trường hợp, anh/ chị muốn tìm hiểu và nhận tư vấn về phần mềm MobiWork DMS – Quản lý hệ thống phân phối, vui lòng liên hệ Hotline 0901508000 hoặc đăng ký dùng thử tại đây:

Bài viết liên quan:

• Phần mềm DMS là gì?
• Ưu đãi nhân đôi – Tiết kiệm vượt trội khi triển khai MobiWork DMS dịp 30/4
• Quản lý danh mục sản phẩm – Chìa khóa giúp tăng doanh số không phải ai cũng biết
• Dự báo bán hàng là gì? 7 sale forecast method tốt nhất dành cho nhà quản lý
• Xây dựng kênh phân phối cho sản phẩm mới như thế nào?
• 10 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho đơn giản dành cho nhân viên kho