Phần mềm MobiWork DMS hoạt động như thế nào trong hệ thống TTPP Dược phẩm Vimedimex?

Ngày 24/9/2020, Vimedimex đã cắt băng khánh thành TTPP Dược phẩm đầu tiên tại Hà Nội. Đây là dấu ấn quan trọng mở ra những bước tiến đầu tiên trên nấc thang mới của hoạt động thiết lập hệ thống kênh phân phối dược phẩm mang thương hiệu Vimedimex tại 63 tỉnh thành.

Hệ thống TTPP Dược phẩm Vimedimex hoạt động theo mô hình bán buôn, bán lẻ, đấu thầu tại bệnh viện địa phương. Trong đó, phần mềm MobiWork DMS sẽ phụ trách quản trị kênh bán buôn cho Vimedimex. 

Quy trình hoạt động của phần mềm MobiWork DMS trong hệ thống TTPP Dược phẩm Vimedimex 

Giải pháp MobiWork DMS sẽ kết nối liên thông các thành phần thuộc kênh phân phối bán buôn của Vimedimex trên một nền tảng duy nhất, tự động hóa quy trình xử lý dữ liệu, xử lý đơn hàng giúp tiết kiệm thời gian, loại bỏ thao tác làm việc thủ công không cần thiết. 

Cụ thể, quy trình xử lý đơn hàng trên kênh bán buôn sẽ được thực hiện theo các bước sau:

Thứ nhất, tổng hợp đơn đặt hàng

Sau khi tiếp nhận yêu cầu từ phía đại lý, nhân viên kinh doanh, trình dược viên có thể tiến hành đặt đơn hàng ngay trên app mobile và phân hệ Web DMS.

Đối với giao diện trên Mobile, Trình Dược viên và Nhân viên kinh doanh sẽ thêm mới đơn hàng bằng cách thực hiện viếng thăm khách hàng theo quy trình chuẩn như sau: 

• Bước 1: Thực hiện khai báo vị trí bằng cách mở phần mềm MobiWork DMS được cài trên điện thoại di động và nhấn check in. Phần mềm sẽ tự động lấy vị trí theo GPS của thiết bị. 
• Bước 2: Chụp ảnh đại lý hoặc hình ảnh trưng bày sản phẩm. Hình ảnh được ghi nhận trên phần mềm sẽ gắn liền với các lần viếng thăm của nhân viên.
• Bước 3: Thực hiện thêm mới đơn hàng bằng cách tích chọn đúng sản phẩm, số lượng, phần mềm sẽ tự động áp dụng chương trình khuyến mãi hiện hành phù hợp. 
• Bước 4:  Check-out khỏi đại lý

Đối với giao diện Web, Dược sỹ và nhân viên giao dịch có thể dễ dàng tạo đơn hàng mới, chọn sản phẩm, khách hàng hay áp dụng chương trình khuyến mãi tương ứng theo các bước như sau:

• Bước 1: Từ giao diện bán hàng chọn “phiếu đặt hàng”
• Bước 2: Cập nhật thông tin khách hàng: Nhân viên kinh doanh của Vimedimex chỉ cần gõ bất kỳ thông tin nào của đại lý, hệ thống sẽ sẽ tự gợi ý. 
• Bước 3: Chọn “Tìm kiếm nâng cao” để tìm sản phẩm cần bán
• Bước 4:  Tích chọn chương trình khuyến mãi phù hợp nếu có.
• Bước 5: Chọn “Lưu” để hoàn thành đơn hàng.

Thứ hai, kiểm tra tình trạng thanh toán và xác nhận đơn hàng

Sau khi thêm mới đơn hàng, nhân viên kinh doanh sẽ nhận thanh toán từ phía các đại lý dưới dạng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Đồng thời, toàn bộ đơn đặt hàng sẽ được tự động chuyển về phòng kho vận để xác nhận và xử lý.

Thủ kho thực hiện kiểm tra về tên thuốc, mã thuốc, số lượng sản phẩm tương ứng có trong kho trong module báo cáo tồn kho hiện tại trên phần mềm DMS và xác nhận đơn hàng khi hoàn tất. 

Thứ ba, in phiếu xuất và trình duyệt

Trên phân hệ Web của phần mềm DMS, thủ kho in phiếu xuất thuốc bằng cách vào module bán hàng => chọn kho hàng => tích chọn đúng mã đơn cần in => chọn in. Phần mềm MobiWork DMS hỗ trợ tùy chọn in theo mẫu phiếu A4 hoặc A5. 

Sau khi thủ kho in 2 bản phiếu xuất thuốc, ký tên và trình Trưởng phòng kho vận, Giám đốc TTPP ký duyệt xuất thuốc. 

Thứ tư, xét duyệt phiếu xuất thuốc

Giám đốc TTPP xét duyệt phiếu xuất thuốc sau khi kiểm tra tính hợp lệ của phiếu: Thông tin đầy đủ, rõ ràng, không tẩy xóa; ghi rõ tên thuốc gắn với hàm lượng và đơn vị tính; đảm bảo thuốc nằm trong danh mục thuốc bảo hiểm và theo đơn đặt hàng. 

Thứ năm, phòng kho vận cung cấp thuốc 

Phiếu xuất thuốc được chuyển đến phòng kho vận, lưu 1 bản, bản còn lại chuyển cho đại lý cấp đặt hàng. Thủ kho cung cấp thuốc theo đúng số lượng trong đơn và  giao cho bộ phận vận chuyển tiến hành đóng gói và giao hàng. 

Thứ sáu, giao hàng và xuất hóa đơn điện tử

Bộ phận vận chuyển thuốc phòng kho vận sẽ có nhiệm vụ giao thuốc đến tay các đại lý cấp 1, cấp 2. Tại đây, đại lý kiểm tra đúng tên thuốc, đủ số lượng và ký vào sổ giao nhận cùng nhân viên vận chuyển. Đồng thời, nhân viên thao tác trên phần mềm bằng điện thoại để đổi trạng thái đã giao hàng.

Ngoài ra, dữ liệu về các đơn hàng được tạo ra trên MobiWork DMS sẽ tự động được đẩy lên hệ thống ERP – Phần mềm quản trị tổng thể cho doanh nghiệp. Từ đó, hệ thống ERP sẽ tiến hành xử lý và xuất hóa đơn điện tử gửi về email cho từng đại lý. Các đại lý có thể nhanh chóng kiểm tra thông tin hóa đơn ngay trên mở email vừa nhận được. 

Các nhóm tính năng khác của phần mềm MobiWork DMS trong hệ thống TTPP Dược phẩm Vimedimex

MobiWork DMS là giải pháp chuyên biệt dành riêng cho những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất – phân phối như dược phẩm Vimedimex. Với MobiWork DMS, Vimedimex không những kiểm soát tốt hoạt động phân phối hàng hóa, vật tư tới các Trung tâm phân phối tại khắp 63 tỉnh thành mà còn nâng cao hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên bán hàng, trình dược viên ngoài thị trường. 

Nhóm tính năng quản lý hoạt động bán hàng: Bên cạnh việc xử lý đơn hàng “thần tốc” từ thêm mới đơn hàng trong 3 giây đến việc phê duyệt phiếu bán hàng, phiếu xuất kho nhanh chóng, phần mềm MobiWork DMS còn giúp Vimedimex quản lý tốt các chương trình khuyến mãi, trả thưởng, chương trình trưng bày, quản lý danh mục sản phẩm,danh sách các đại lý trên cả nước, quản lý công nợ, thiết lập KPI,… Mọi hoạt động trên kênh phân phối được số hoá bằng công nghệ tân tiến, hiện đại giúp giảm thiểu tối đa thời gian xử lý công việc cho nhân viên. 

Nhóm tính năng quản lý nhân viên kinh doanh, trình dược viên: Với đặc thù hệ thống phân phối phủ rộng khắp cả nước, Vimedimex sở hữu lực lượng nhân viên kinh doanh, trình dược viên rất hùng hậu. Để quản lý hiệu quả cũng như hỗ trợ kịp thời cho bộ phận này không phải là điều dễ dàng. Phần mềm MobiWork DMS giúp Vimedimex thiết lập tuyến bán hàng thông minh trên phân hệ web và tự động đẩy về thiết bị di động của từng nhân viên. Đồng thời, tất cả hoạt động phát triển kênh đại lý, chăm sóc khách hàng của nhân viên kinh doanh, trình dược viên đều được ghi nhận theo thời gian thực. Từ đó, cấp quản lý có thể kiểm soát được công việc của nhân viên từ xa, đánh giá đúng năng lực và hiệu quả công việc của mỗi người.

Quản lý hàng tồn ngoài thị trường: Quản lý chính xác số lượng hàng tồn tại từng đại lý cấp 1, cấp 2 cụ thể tới từng mặt hàng. Đây sẽ là cơ sở để cấp quản lý theo dõi được luồng hàng luân chuyển bên ngoài thị trường, tốc độ tiêu thụ ra sao. 

Hệ thống báo cáo: MobiWork DMS cung cấp hệ thống báo trực quan, chi tiết về kết quả giám sát nhân viên bán hàng, trình dược viên, giám sát hoạt động bán hàng, quản lý tồn kho, quản lý công nợ khách hàng,…giúp các cấp lãnh đạo có thể theo dõi sát sao tình hình kinh doanh của TTPP mọi lúc, mọi nơi.

Tích hợp phần mềm MobiWork DMS với phần mềm ERP của Oracle Netsuite 

Hệ thống phần mềm ERP của Oracle netsuite được Vimedimex xây dựng theo mô hình tích hợp các module chức năng trên một nền tảng duy nhất, đảm bảo truy xuất thông tin tức thời, phục vụ quá trình phân tích, xử lý, đồng bộ dữ liệu nhanh hơn. Phần mềm MobiWork DMS tích hợp với phần mềm ERP tại các module về dữ liệu đơn hàng, dữ liệu khách hàng, dữ liệu sản phẩm, dữ liệu tồn kho, công nợ khách hàng, chương trình khuyến mãi…. Dữ liệu giữa hai phần mềm sẽ được tích hợp theo 2 chiều hoặc chỉ 1 chiều tùy vào dạng dữ liệu. 

Ví dụ, với dữ liệu đơn hàng sẽ được tự động chuyển từ phần mềm DMS sang ERP. Từ dữ liệu về đơn hàng đó, hệ thống ERP sẽ tiến hành xử lý và hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử cho từng khách hàng.

Với dữ liệu sản phẩm sẽ chuyển đổi 1 chiều từ ERP sang DMS: Khi nhân viên tiến hành thêm mới hoặc update thông tin về sản phẩm, mọi dữ liệu như bảng giá, mô tả công dụng, hình ảnh,… sẽ được cập nhật sang MobiWork DMS để nhân viên kinh doanh/ trình dược viên cập nhật, phục vụ cho hoạt động viếng thăm đại lý.  

Như vậy, với trung tâm phân phối tại 63 tỉnh thành và các đại lý cấp 1, cấp 2 như nhà thuốc, bệnh viện, phòng khám, giải pháp MobiWork DMS đóng vai trò then chốt trong phân phối Dược phẩm của Vimedimex. Bởi không những phần mềm sẽ phụ trách quản lý vận hành kênh bán buôn mà còn là “mắt xích” quan trọng kết nối với các phần mềm khác trong hệ thống nền tảng công nghệ của các TTPP. 

Đăng ký ngay để dùng thử miễn phí phần mềm DMS.

Bài viết liên quan:

• Thương hiệu Wesser – bước ngoặt quản trị hệ thống phân phối trong đầu năm 2021
• Lasuco Group hiện đại hóa hệ thống phân phối bằng phần mềm MobiWork DMS
• Vimedimex triển khai phần mềm MobiWork DMS quản trị kênh bán buôn của trung tâm phân phối dược phẩm tại 63 tỉnh thành
• Phần mềm MobiWork DMS hoạt động như thế nào trong hệ thống TTPP Dược phẩm Vimedimex?
• [Cafebiz] – Bánh kẹo Hải Châu ‘làm mới” hệ thống phân phối với giải pháp DMS
• Dabaco Group hoàn thiện “bức tranh” phân phối với “mảnh ghép” MobiWork DMS