Từ Quản lý KPIs Sales trên MobiWork DMS đến Tính lương tự động trên ERPNext: Quy trình liền mạch cho Doanh nghiệp phân phối

Mỗi cuối tháng, phòng Kế toán và Nhân sự của bạn mất bao nhiêu ngày để tổng hợp doanh số, chốt KPI và tính lương cho đội ngũ kinh doanh ngoài thị trường? Liệu có những sai sót nào đang âm thầm bào mòn lợi nhuận và làm giảm động lực của nhân viên?

Đây là thực trạng chung tại nhiều doanh nghiệp sản xuất và phân phối. Tồn tại một hố sâu ngăn cách giữa hoạt động của đội ngũ sales trên thị trường và hệ thống quản trị tại văn phòng. Nhưng giờ đây, hố sâu đó có thể được lấp đầy hoàn toàn.

Hãy tưởng tượng một quy trình nơi mọi dữ liệu KPI từ ứng dụng trên tay nhân viên sales trên MobiWork DMS tự động “chảy” về hệ thống ERPNext để tính toán lương thưởng chính xác chỉ trong vài cú nhấp chuột. Bài viết này sẽ phác thảo chi tiết quy trình liền mạch đó, chỉ ra cách công nghệ giải quyết dứt điểm các vấn đề cố hữu và mang lại lợi ích chiến lược cho doanh nghiệp của bạn.

1. Excel & những khó khăn khi doanh nghiệp tính lương thủ công

Trước khi đến với giải pháp, hãy cùng nhìn thẳng vào những vấn đề mà quy trình thủ công đang gây ra hàng ngày cho doanh nghiệp. Đây không chỉ là những phiền toái nhỏ, mà là những rào cản thực sự đối với sự phát triển.

– Dữ liệu rời rạc, thiếu tin cậy: Doanh số báo cáo qua Zalo, ảnh trưng bày gửi qua email, lịch trình viếng thăm nằm trong file Excel, đơn hàng ghi trên giấy… Dữ liệu phân mảnh ở khắp nơi, không nhất quán và cực kỳ khó kiểm chứng. Nhà quản lý phải ra quyết định dựa trên “niềm tin” thay vì “dữ liệu” xác thực.

– Sai sót con người là không thể tránh khỏi: Con người không phải là máy móc. Việc nhập liệu, sao chép, tổng hợp thủ công từ hàng chục file Excel luôn tiềm ẩn nguy cơ nhầm lẫn. Chỉ cần một con số sai, một lần áp dụng sai chính sách chiết khấu, là đủ để gây ra tranh cãi và thiệt hại tài chính.

– Thiếu minh bạch, gây tranh chấp: Khi lương thưởng không được tính toán trên một hệ thống rõ ràng, nhân viên sales không có cơ sở để đối chiếu. Mỗi kỳ lương lại là một vòng lặp: sales thắc mắc, kế toán phải lục lại file để giải trình, quản lý kinh doanh mất thời gian hòa giải. Việc này bào mòn niềm tin và động lực của đội ngũ.

– Lãng phí thời gian và nguồn lực: Phòng kế toán, nhân sự, và cả cấp quản lý kinh doanh phải tốn hàng giờ, thậm chí hàng ngày, để làm một công việc lặp đi lặp lại và không tạo ra giá trị gia tăng. Nguồn lực quý giá đó đáng lẽ phải được dành cho việc phân tích và xây dựng chiến lược.

– Ra quyết định chậm trễ: Lãnh đạo không thể có cái nhìn tức thời về hiệu suất của đội ngũ. Dữ liệu của tháng trước có khi đến giữa tháng sau mới có báo cáo hoàn chỉnh. Khi đó, mọi cơ hội để điều chỉnh chiến lược, hỗ trợ nhân viên yếu kém hay nhân rộng mô hình hiệu quả đều đã trôi qua.

2. Giải pháp hợp nhất MobiWork DMS & ERPNext – Giải pháp tự động hóa tính lương tốt nhất 

Để giải quyết tận gốc vấn đề, chúng ta cần một giải pháp tổng thể thay vì những công cụ chắp vá. Hãy hình dung về một hệ sinh thái nơi dữ liệu được chảy suốt không điểm dừng. Trong hệ sinh thái đó, MobiWork DMS và ERPNext là hai mảnh ghép hoàn hảo.

– MobiWork DMS – Cánh tay nối dài của nhà quản lý trên thị trường: Đây không chỉ là một phần mềm quản lý bán hàng. Nó là công cụ làm việc hàng ngày của sales, giúp ghi nhận mọi hoạt động tại điểm bán: check-in/check-out bằng GPS, lên đơn hàng trực tuyến, quản lý tuyến bán hàng, chụp ảnh trưng bày sản phẩm, thu thập thông tin đối thủ… Quan trọng nhất, MobiWork DMS là nguồn cung cấp dữ liệu đầu vào sạch, chính xác và theo thời gian thực cho việc đánh giá KPI.

– ERPNext – Bộ não trung tâm của doanh nghiệp: Không chỉ là một phần mềm kế toán. ERPNext là Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) toàn diện, tích hợp mọi phòng ban từ Nhân sự, Kế toán, Kho vận đến Bán hàng và Mua hàng trên một nền tảng duy nhất. Trong quy trình này, ERPNext là nơi chứa đựng các “luật chơi” (chính sách lương, thưởng, hoa hồng) và tự động thực thi việc tính toán dựa trên dữ liệu đầu vào.

– Ánh xạ dữ liệu chuẩn 100%: Nối liền hai phần mềm trên là một luồng dữ liệu tự động. Dữ liệu KPI đã được xác thực từ MobiWork DMS sẽ tự động chảy về ERPNext để thực hiện các tác vụ tính lương mà không cần bất kỳ sự can thiệp nào của con người.

3. Quy Trình Liền Mạch: Dữ Liệu KPI Từ Thị Trường “Chảy” Về Bảng Lương Như Thế Nào?

Đây là cách phần mềm hợp nhất MobiWork DMS và ERPNext hoạt động, biến những thao tác thủ công phức tạp thành một dòng chảy dữ liệu tự động.

– Bước 1: Cài đặt quy định – Xây dựng bộ KPI trên MobiWork DMS 

Nhà quản lý sẽ thiết lập các chỉ số đánh giá hiệu suất (KPI) đặc thù của ngành phân phối ngay trên hệ thống. Ví dụ:

• Doanh số bán ra (Sales Out).
• Số lượng đơn hàng thành công.
• Số điểm bán ghé thăm trên tổng số điểm bán trong tuyến (Tần suất viếng thăm).
• Số khách hàng mới (điểm bán mới) được tạo.
• Độ phủ sản phẩm (số điểm bán có bán sản phẩm A, B, C…).
• Việc thực thi các chương trình khuyến mãi, trưng bày sản phẩm.

– Bước 2: Sales Thực Thi & Ghi Nhận Dữ Liệu Tức Thì 

Nhân viên sales sử dụng ứng dụng di động MobiWork DMS để làm việc mỗi ngày. Mọi thao tác của họ – từ việc check-in tại cửa hàng, đặt một đơn hàng, đến chụp ảnh quầy kệ – đều được hệ thống tự động ghi nhận, định vị GPS và gắn với các chỉ số KPI tương ứng. Dữ liệu được xác thực ngay tại thời điểm phát sinh.

– Bước 3: Đồng Bộ Dữ Liệu Tự Động Sang ERPNext 

Đây là bước kết nối quan trọng. Thông qua quá trình ánh xạ dữ liệu tự động, các chỉ số KPI đã được MobiWork DMS tổng hợp và xác thực sẽ được đẩy sang hệ thống ERPNext theo một lịch trình định sẵn (ví dụ: cuối mỗi ngày hoặc cuối tháng), hoàn toàn không cần can thiệp thủ công.

– Bước 4: ERPNext Tự Động Tính Toán Lương Thưởng 

Hệ thống ERPNext đã được cấu hình sẵn các công thức và chính sách lương thưởng phức tạp của công ty. Khi nhận được dữ liệu KPI chuẩn hóa từ MobiWork DMS, phân hệ Nhân sự – Tính lương (HR & Payroll) của ERPNext sẽ tự động áp dụng các công thức này để tính toán chi tiết các khoản thu nhập cho từng nhân viên: Lương cứng, Thưởng doanh số, Thưởng KPI hiệu suất, Phụ cấp và các khoản khác.

– Bước 5: Rà Soát, Phê Duyệt & Gửi Phiếu Lương 

Tự động hóa không có nghĩa là mất kiểm soát. Phòng Kế toán và phòng Nhân sự chỉ cần vào hệ thống để rà soát lại bảng lương tổng thể đã được tính toán tự động, thực hiện các điều chỉnh cuối cùng (nếu có) và nhấn nút phê duyệt. Hệ thống có thể tự động tạo và gửi phiếu lương chi tiết đến email của từng nhân viên, đảm bảo sự minh bạch tuyệt đối.

Sơ đồ tích hợp hệ thống MobiWork DMS và ERPNext.

Xem thêm: Từ Đơn Hàng Trên MobiWork DMS Đến Báo Cáo Tài Chính Chính Xác Trên ERPNext: Tự Động Hóa Quy Trình Cho Doanh Nghiệp Vừa và Lớn

4. Lợi Ích Vượt Trội Dành Cho Lãnh Đạo

Việc áp dụng giải pháp tích hợp sẵn MobiWork DMS + ERPNext không chỉ là một cải tiến vận hành, mà nó còn mang lại những giá trị chiến lược to lớn cho doanh nghiệp:

– Minh Bạch & Chính Xác 100%: Loại bỏ hoàn toàn sai sót do con người, xây dựng niềm tin tuyệt đối cho đội ngũ. Dữ liệu là bằng chứng không thể chối cãi, mọi thắc mắc về lương thưởng đều có thể được giải quyết bằng vài cú nhấp chuột.

– Tiết Kiệm Chi Phí Vận Hành: Giảm ít nhất 90% thời gian và công sức cho công tác tổng hợp, tính lương. Giải phóng nhân sự phòng kế toán và nhân sự để họ tập trung vào những công việc phân tích tài chính và hoạch định chiến lược có giá trị cao hơn.

– Tăng Cường Hiệu Suất Sales: Khi chính sách lương – thưởng – phạt công bằng và minh bạch, nhân viên sẽ tập trung toàn lực vào việc bán hàng thay vì lo lắng hay tranh cãi về thu nhập. Họ thấy rõ nỗ lực của mình được ghi nhận xứng đáng và kịp thời, tạo động lực mạnh mẽ để hoàn thành mục tiêu được công ty giao phó.

– Ra Quyết Định Dựa Trên Dữ Liệu: Lãnh đạo có trong tay Dashboard trực quan, cập nhật theo thời gian thực về hiệu suất của từng cá nhân, từng đội nhóm, từng khu vực kinh doanh. Dễ dàng nhận ra ai là người làm tốt nhất, ai chưa đủ tập trung trong công việc để đưa ra quyết định điều chỉnh nhanh chóng và chính xác.

– Nền Tảng Vững Chắc Để Mở Rộng: Khi quy trình quản lý KPI Sales và tính lương đã được tự động hóa nhờ giải pháp hợp nhất MobiWork DMS + ERPNext, việc mở rộng quy mô đội ngũ bán hàng hay thị trường trở nên đơn giản hơn bao giờ hết mà không lo hệ thống quản lý bị quá tải hay đổ vỡ.

5. Doanh nghiệp nào nên áp dụng giải pháp tự động hóa quản lý KPIs Sales đến tính lương ngay lập tức?

Nếu doanh nghiệp của bạn có một trong những đặc điểm sau, thì giải pháp tích hợp sẵn MobiWork DMS và ERPNext chính là “chìa khóa vạn năng” dành cho bạn:

– Hoạt động trong các ngành FMCG (hàng tiêu dùng nhanh), Dược phẩm, Vật liệu xây dựng, Thức ăn chăn nuôi, Hàng gia dụng, Nông nghiệp, Thiết bị công nghiệp…

– Sở hữu đội ngũ nhân viên kinh doanh ngoài thị trường từ 15 người trở lên.

– Áp dụng chính sách lương thưởng phức tạp, dựa trên nhiều chỉ số KPI khác nhau.

– Ban lãnh đạo đang mệt mỏi với sự thiếu hiệu quả của việc quản lý thủ công và mong muốn xây dựng một hệ thống vận hành bài bản, chuyên nghiệp để phát triển bền vững.

6. Kết Luận

Chuyển đổi từ một quy trình thủ công, rời rạc sang một hệ thống tự động, liền mạch và thông minh không còn là một lựa chọn xa xỉ, mà là một yêu cầu tất yếu để tồn tại và cạnh tranh trong bối cảnh hiện đại. Việc tích hợp sẵn hệ thống MobiWork DMS và ERPNext không chỉ là một cải tiến về công cụ, mà là một bước đi chiến lược, đặt nền móng cho sự tăng trưởng hiệu quả, minh bạch và bền vững cho các doanh nghiệp phân phối. 

Đã đến lúc biến dữ liệu bán hàng thành động lực tăng trưởng, thay vì là gánh nặng vận hành. Hãy hành động ngay hôm nay. Liên hệ với chúng tôi để nhận tư vấn 1-1 về giải pháp tích hợp MobiWork DMS và ERPNext, giải pháp “đo ni đóng giày” cho mô hình và bài toán vận hành của doanh nghiệp bạn.

Đăng ký tại đây.

Bài viết liên quan:

• Chi phí và Lợi ích Khi Triển Khai Giải Pháp Liền Mạch MobiWork DMS + ERPNext Cho Doanh Nghiệp Trên 200 Nhân Sự
• Từ Quản lý KPIs Sales trên MobiWork DMS đến Tính lương tự động trên ERPNext: Quy trình liền mạch cho Doanh nghiệp phân phối
• Từ Đơn Hàng Trên MobiWork DMS Đến Báo Cáo Tài Chính Chính Xác Trên ERPNext: Tự Động Hóa Quy Trình Cho Doanh Nghiệp Vừa và Lớn
• Tối Ưu Hóa Quản Lý Kho Hàng Đa Kênh, Đa Điểm Với MobiWork DMS và ERPNext: Nói không với tồn kho ảo, thất thoát hàng hóa!
• [THÔNG BÁO] Về việc cập nhật hệ thống MobiWork DMS theo sự thay đổi Đơn vị hành chính mới của Nhà nước
• MobiWork DMS + ERPNext: Giải pháp hoàn chỉnh cho Doanh nghiệp sản xuất (hoặc thương mại) và phân phối nào?