Tự động hóa lực lượng bán hàng (SFA) là gì? Tại sao doanh nghiệp phân phối nên ứng dụng Tự động hóa lực lượng bán hàng? 

Mục đích cuối cùng của các chiến lược kinh doanh là phân phối hàng hóa tới tay người tiêu dùng và lực lượng bán hàng là yếu tố quan trọng, quyết định sự thành công hoặc thất bại của các chiến lược chiến lược kinh doanh. Nói một cách khác, lực lượng bán hàng là một phần quan trọng không thể thiếu giúp doanh nghiệp hoàn thành các chiến lược kinh doanh. 

Do đó, nhiệm vụ quản lý lực lượng bán hàng là hết sức quan trọng đối với sự thành công và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp. Nhà quản lý phải đảm bảo rằng nhân viên bán hàng, quản lý bán hàng, quản lý vùng,… và mọi nhân sự trong bộ phận kinh doanh phải nắm rõ vai trò của họ và đảm nhiệm vai trò đó một cách hiệu quả.

1. Tự động hóa lực lượng bán hàng là gì?

Tự động hóa lực lượng bán hàng là sử dụng các phần mềm công nghệ để loại bỏ các thao tác thủ công trong quy trình bán hàng của lực lượng bán hàng. Một phần mềm tự động hóa bán hàng (SFA) lý tưởng là một phần mềm đảm bảo: cung cấp quy trình làm việc hiệu quả; tối ưu hóa hoạt động bán hàng; quản lý hiệu suất làm việc của đội ngũ bán hàng; quản lý khách hàng; công nghệ AI thông minh hỗ trợ quản lý; và có khả năng dự báo. 

Nhưng đó chưa phải là tất cả bởi một số công cụ SFA còn tạo ra không gian làm việc cộng tác, cho phép doanh nghiệp và các nhà phân phối, đại lý của doanh nghiệp có thể trao đổi, làm việc trực tiếp cùng nhau. 

2. Tầm quan trọng của việc tự động hóa lực lượng bán hàng

Các khách hàng B2B (là nhà phân phối, đại lý, chủ điểm bán) ngày càng khắt khe hơn khi đối diện với các lời chào mời mua hàng của hàng chục, hàng trăm thương hiệu khác nhau. Theo đó, lực lượng bán hàng của doanh nghiệp bạn cần phải làm tốt hơn việc theo dõi khách hàng thông thường, chăm sóc tốt hơn, quan tâm nhiều hơn để khách hàng đồng ý phân phối sản phẩm của công ty bạn. Thực tế chứng minh, doanh nghiệp nào sở hữu lực lượng bán hàng nhiệt huyết, được đào tạo bài bản, có mục tiêu công việc rõ ràng, sẽ luôn nằm trong sự lựa chọn của khách hàng và ngược lại. 

Vì vậy, để doanh thu tăng trưởng theo cấp số nhân, doanh nghiệp của bạn bắt buộc phải quản lý lực lượng bán hàng hiệu quả. Ngày nay, việc quản lý lực lượng bán hàng đòi hỏi cần có công cụ tự động hóa bán hàng có độ tin cậy cao, cho phép bạn không chỉ chuẩn hóa các quy trình bán hàng mà còn thiết lập được KPI công việc của lực lượng bán hàng trên công cụ/ nền tảng đó. Điều này dẫn tới sự cộng tác toàn diện giữa doanh nghiệp và đội ngũ bán hàng, giúp nâng cao nỗ lực hoàn thành mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.

Với tư cách là chủ sở hữu thương hiệu, doanh nghiệp cần đảm bảo đội ngũ bán hàng phát huy được hết khả năng, hiệu suất làm việc thông qua việc giám sát hiệu quả, tuyển dụng và đào tạo bài bản. Lực lượng bán hàng không chỉ cần động lực làm việc mà còn phải rất am hiểu về thương hiệu của mình. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất bán hàng mà còn cả các phản hồi từ khách hàng/ đối tác của doanh nghiệp. Mọi nỗ lực thực hiện của nhân viên bán hàng phải phù hợp với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, và tự động hóa lực lượng bán hàng nhằm đảm bảo rằng các cá nhân, phòng ban liên quan đến hoạt động phân phối, bán hàng cùng nhau tạo ra doanh thu tối đa và hạn chế thất bại tối thiểu cho nhãn hàng.

SFA mang lại doanh thu đầy hứa hẹn cho doanh nghiệp nhờ:

– Cải thiện hành vi bán hàng của lực lượng bán hàng

– Trao quyền cho nhân viên thông qua các quy trình làm việc hiệu quả

– Xác định và giải quyết nhanh chóng các khó khăn trong quá trình bán hàng

– Hỗ trợ hợp tác hiệu quả giữa doanh nghiệp và nhà phân phối/ đại lý/ cửa hàng bán lẻ

– Tối ưu hóa quy trình bán hàng làm cơ sở phát triển các chiến lược kinh doanh 

– Báo cáo trực quan, cho phép phát triển/ điều chỉnh/ thay thế các chiến lược kinh doanh hiệu quả hoặc không hiệu quả 

3. Tại sao Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm Tự động hóa Lực lượng Bán hàng

Tự động hóa lực lượng bán hàng (SFA) là ứng dụng công nghệ tự động hóa các quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng. Mục đích là kết hợp tự động hóa và việc cộng tác giữa các phòng ban, giảm thiểu các quy trình trùng lặp, đồng bộ thông tin, cùng hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp, từ đó nâng cao năng suất. 

Nếu không có một phần mềm tự động hóa bán hàng, doanh nghiệp sẽ gặp phải các vấn đề từ hành vi bán hàng của nhân sự cho tới sự chồng chéo các quy trình, thủ tục giấy tờ. 

Lý do mà bạn nên kết hợp SFA vào quy trình bán hàng của doanh nghiệp: 

Làm việc năng suất hơn

Tự động hóa giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót của cá nhân trong công việc. Lực lượng bán hàng có thể tập trung nhiều hơn vào hoạt động bán hàng thay vì để ý các nhiệm vụ thủ công như nhập dữ liệu, khi đó sẽ chốt được nhiều giao dịch hơn. Và khi đã chuẩn hóa các quy trình thủ công, thì các sai sót trong bán hàng sẽ dễ dàng được nhìn nhận hơn, từ đó giải quyết nhanh hơn, điều này có lợi cho cả doanh nghiệp và nhà phân phối.

Tự động hóa lực lượng bán hàng còn giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng tiềm năng hiệu quả hơn nhiều, từ giai đoạn khách hàng tiềm năng cho đến khi trở thành khách hàng hợp đồng. Đại diện bán hàng sẽ gặp gỡ, trao đổi và tương tác với các khách hàng tiềm năng nhanh hơn, bởi các khách hàng không phù hợp với tiêu chuẩn đã được công cụ hỗ trợ lọc ra trước đó.

Giảm tải áp lực cho đội ngũ bán hàng

Bằng việc chuẩn hóa quy trình bán hàng trên nền tảng công nghệ, doanh nghiệp có thể giảm chi phí, giảm khối lượng công việc, đồng thời giảm áp lực cho đội ngũ bán hàng và giúp họ có thể xử lý khó khăn tốt hơn mà không mất quá nhiều thời gian.

Phục vụ khách hàng tốt hơn

Khách hàng có thể đặt hàng thông qua các app đặt hàng trực tuyến và theo dõi đơn hàng từ bước ghi nhận đơn hàng, xử lý đơn hàng tới giao hàng thành công. Điều này nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp bởi các khách hàng đều rất hài lòng với quy trình đặt hàng và giao hàng nhanh chóng.

Đồng bộ thông tin

Thông tin về khách hàng, đơn hàng, sản phẩm, doanh thu sẽ được lưu trữ, cập nhật và đồng bộ theo thời gian thực. Doanh nghiệp tránh được việc làm thất thoát hay nhập sai thông tin. CÁc hoạt động cũng được xử lý đồng bộ, trơn tru hơn khi có một bộ dữ liệu đầy đủ, chính xác. Từ đó, giảm thiểu những rủi ro khi xử lý đơn hàng và quản lý hoạt động kinh doanh.

Tăng cường sự hợp tác 

Mục tiêu kinh doanh, quy trình bán hàng được biểu thị trực quan trong công cụ SFA, đảm bảo tất cả các phòng ban liên quan cùng tập trung vào cùng một mục tiêu thống nhất. Các quy trình bán hàng rõ ràng hơn, liền mạch, nối tiếp nhau hơn và các bộ phận hợp tác hiệu quả hơn nhờ những tính năng quản lý, thông báo, tự động cập nhật thông tin. Thời gian lưu truyền thông tin và trao đổi dữ liệu giữa các phòng ban nhanh hơn, tăng hiệu quả làm việc.

Nếu không có công cụ SFA cho phép cộng tác trên cùng một nền tảng, sẽ có nhiều khả năng xảy ra thông tin sai lệch, sự chậm trễ và sai sót, dẫn đến lộ trình tiếp cận thị trường kém hiệu quả và cuối cùng là doanh số bán hàng thấp.

4. Tự động hóa lực lượng bán hàng bắt đầu như thế nào?

Bước 1: Phân loại hành động

Bạn cần ghi lại tất cả các hoạt động của đội ngũ bán hàng, chỉ tập trung vào việc tự động hóa các hoạt động lặp đi lặp lại, không tự động hóa quá mức, tránh lấn át khả năng sáng tạo trong công việc của lực lượng bán hàng.

Bước 2: Cập nhật dữ liệu lên hệ thống SFA

Sau khi phân loại hành động hoàn tất, hãy xác định các thông tin liên quan tới các hành động này. Vì phần lớn thông tin là không có sẵn trên ngân hàng dữ liệu hoặc ở hệ thống hiện tại của bạn, do đó để hoàn thành cập nhật dữ liệu lên phần mềm sẽ tiêu tốn một chút thời gian.

Bước 3: Xác định chiến lược của bạn

Bước tiếp theo là doanh nghiệp phải tìm ra cách kết hợp các quy trình và dữ liệu khách hàng hiện có vào hệ thống SFA. Chiến lược này phải liền mạch để cả lực lượng bán hàng và khách hàng của bạn nắm bắt. Xem xét các yếu tố như nhà cung cấp SFA, các tính năng sẽ hiệu quả nhất cho mục đích của bạn và cách các quy trình hiện tại của bạn sẽ tích hợp với nền tảng/phần mềm mới này như thế nào. 

Ngoài ra, hãy nghĩ đến việc xác định mục tiêu của bạn một cách rõ ràng trên nền tảng và cho phép người quản lý thực hiện công việc quản lý đội ngũ bán hàng của họ tốt hơn. Khi mọi người cùng thống nhất với nhau về mục tiêu kinh doanh, việc hợp lý hóa các hoạt động, thông tin liên lạc và giải quyết vấn đề sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Bước 4: Lựa chọn công cụ SFA thông minh

Bước cuối cùng và quan trọng nhất là thuê hoặc mua ứng dụng để nâng cao năng lực bán hàng và quản lý đội nhóm bán hàng của bạn. Hãy ghi nhớ tất cả các bước trên và nhớ rằng không phải phần mềm nào cũng phù hợp cho mọi doanh nghiệp, bạn phải đưa ra lựa chọn đúng đắn để đảm bảo tự đồng hóa phải diễn ra thành công trong dài hạn.

Điều quan trọng là không dừng lại một công cụ tự động hóa mà phải là công cụ tự động hóa có thể thích ứng tốt với các yêu cầu phát triển và thay đổi của một ngành hành – chính là trú trọng tới khả năng mở rộng và tích hợp của nền tảng đó. Hãy ưu tiên các nền tảng có thể mở rộng và kết nối với các nền tảng khác để có thể đáp ứng được các nhu cầu ngày càng tăng như mạng lưới kênh phân phối, lãnh thổ bán hàng, quy trình bán hàng, đội ngũ bán hàng, … Khả năng tích hợp linh hoạt của một phần mềm biểu thị doanh nghiệp luôn chuẩn bị sẵn sàng trước mọi thử thách và thay đổi của thị trường.

5. Ưu và nhược điểm của SFA

Giải pháp SaaS là giải pháp tốt nhất cho các nhược điểm nêu trên. Giải pháp SaaS tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình lưu trữ và phân phối ứng dụng từ xa. Với mô hình SaaS, doanh nghiệp không cần cài đặt ứng dụng thông qua phần cứng hoặc phần mềm, bảo trì hay nâng cấp. Đồng thời, chỉ cần thiết bị có kết nối mạng là có thể dễ dàng truy cập vào ứng dụng mọi lúc, mọi nơi.

Ngoài ưu điểm kể trên, SaaS còn mang đến cho người dùng nhiều lợi ích khác: tiết kiệm chi phí, khả năng sử dụng linh hoạt, tự động cập nhật ứng dụng, tự động lưu trữ dữ liệu, … 

6. SFA kết hợp CRM: gấp đôi thành công

Phần mềm CRM được sử dụng sau khi bán hàng thành công để giữ chân, quản lý và làm hài lòng khách hàng. Thông tin khách hàng được thu thập và lưu trữ để sử dụng cho chăm sóc khách hàng lâu dài, tạo uy tín và niềm tin đối với khách hàng.

Mặt khác, phần mềm Tự động hóa lực lượng bán hàng giúp tự động hóa công việc bán hàng để lực lượng bán hàng của bạn hoàn thành công việc dễ dàng hơn. SFA hỗ trợ cộng tác giữa các nhóm nội bộ và cộng tác với tất cả các bên liên quan trên kênh phân phối của doanh nghiệp, mang lại quy trình làm liền mạch, nhanh chóng và hiệu quả. Phần mềm SFA cũng ghi lại thông tin để phục vụ phân tích, dự báo, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đặt hàng, theo dõi đơn hàng cho đến khi đơn hàng được giao thành công.

Tích hợp SFA với CRM chính là việc kết hợp lợi ích của cả hai giải pháp. Điều này cho phép doanh nghiệp đẩy nhanh việc thu hút khách hàng mới và duy trì lâu dài các mối quan hệ sau khi chúng được thiết lập. Đồng bộ tất cả thông tin khách hàng của doanh nghiệp trên một nền tảng công nghệ sẽ làm tăng thêm năng suất và hiệu quả trong công việc. 

– SFA giúp nhân viên thị trường tối ưu hóa công việc bán hàng trong khi CRM chủ yếu tập trung vào quan hệ khách hàng. SFA xem xét những thay đổi trong hành vi của lực lượng bán hàng còn CRM xem xét hành vi của khách hàng.

– Phần mềm tự động hóa lực lượng bán hàng rất quan trọng trong việc thúc đẩy hiệu suất làm việc của đội ngũ bán bán hàng giúp họ đạt mục tiêu là bán sản phẩm cho càng nhiều khách hàng càng tốt. Còn CRM tập trung vào việc giữ cho khách hàng hài lòng với sản phẩm/ dịch vụ thông qua các mối quan hệ bền vững.

7. Tại sao MobiWork DMS là phần mềm SFA hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn?

MobiWork DMS là nền tảng SaaS DMS tiêu chuẩn duy nhất tại Việt Nam hiện nay, chúng tôi giới thiệu tới các doanh nghiệp giải pháp hỗ trợ quản lý hệ thống phân phối vượt xa khả năng tự động hóa đơn giản. MobiWork DMS bao gồm các tính năng: quản lý lực lượng bán hàng trên bản đồ số, quản lý thông tin khách hàng, quản lý chương trình Trade Marketing, quản lý tồn kho, công nợ, đo lường độ phủ, thị phần … và hệ thống 80+ báo cáo realtime cho các nhà quản lý nắm bắt tình hình kinh doanh theo thời gian thực. Ngoài ra tính năng MobiWork Retail cho phép nhà phân phối/ đại lý của nhãn hiệu tìm kiếm và đặt hàng trực tiếp với nhà sản xuất. Các nhà phân phối/ đại lý có thể theo dõi các chương trình khuyến mãi trước khi đặt hàng, trao đổi trực tiếp với nhà sản xuất và theo dõi chi tiết đơn hàng, lựa chọn thời gian giao hàng. 

Giao diện thân thiện với người dùng, phù hợp với tất cả các bên liên quan từ: nhà quản lý, lực lượng bán hàng, nhà phân phối/đại lý. Có thời gian triển khai nhanh chóng và khả năng tích hợp với nhiều nền tảng khác như: nền tảng kế toán, hệ thống ERP, sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, Sendo…), tóm lại bạn có thể tạm biệt mọi lo ngại về khả năng tích hợp của phần mềm này. 

Đặc biệt, MobiWork DMS có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu sử dụng và nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Mức giá tùy chỉnh các tính năng cũng rất cạnh tranh trên thị trường. 

Để được tư vấn 1-1 và trải nghiệm Free giải pháp MobiWork DMS trong 14 ngày, mời quý doanh nghiệp liên hệ tới hotline 090 150 8000 hoặc để lại thông tin đăng ký theo Form bên dưới. 

Đăng ký dùng thử phần mềm:

Bài viết liên quan:

• Bộ 6 “vũ khí” vàng giúp nhân viên sales thị trường chốt đơn nhanh
• Phần mềm DMS là gì?
• Hướng Dẫn Sử Dụng Route Plan Để Đi Tuyến Hiệu Quả Và Tăng Trưởng Doanh Thu
• Dịch Vụ Hỗ trợ MobiWork DMS: Hơn Cả Một Giải Pháp, Mà Là Một Đối Tác Tin Cậy
• Ưu đãi nhân đôi – Tiết kiệm vượt trội khi triển khai MobiWork DMS dịp 30/4
• Câu chuyện Kinh Đô “bán mình” cho Mondelez để nuôi giấc mơ lớn và hành trình quay trở lại để cạnh tranh với chính mình