SaaS DMS là gì? Thế nào là 1 mô hình Saas DMS tiêu chuẩn?

Nếu bạn mới bắt đầu khám phá khái niệm SaaS DMS là gì? bài viết sau đây sẽ là nơi cung cấp kiến thức tổng quan chính xác nhất về SaaS DMS, giúp bạn hiểu và biết cách áp dụng giải pháp SaaS DMS tiêu chuẩn vào mô hình phân phối của doanh nghiệp. 

SaaS DMS là gì?

SaaS DMS là gì?

Trước khi đến với khái niệm SaaS DMS là gì, bạn cần hiểu về mô hình SaaS nói chung. 

SaaS (viết tắt của Software as a service) là mô hình phân phối dịch vụ phần mềm dựa trên công nghệ điện toán đám mây. Trong đó, nhà cung cấp không bán phần mềm mà bán dịch vụ trên phần mềm. Hiểu đơn giản, nếu như theo cách truyền thống, để sử dụng 1 phần mềm bạn cần tải về và cài đặt trong máy. Ví dụ vào những năm 2000, muốn cài Windows XP phải mua đĩa CD và cài trong 30 phút đến 1 tiếng. Nhưng với sự ra đời của SaaS bạn có thể truy cập ứng dụng thông qua trình duyệt internet. Trong 4 dịch vụ của Cloud computing (điện toán đám mây), SaaS là giải pháp phần mềm gần như được đóng gói hoàn chỉnh để cung cấp đến người dùng cuối qua Internet chỉ bằng vài thao tác đăng ký sử dụng.

SaaS DMS là hình thức triển khai phần mềm DMS theo mô hình SaaS. Các dữ liệu về hệ thống phân phối của doanh nghiệp sẽ được quản lý tập trung trên nền tảng điện toán đám mây. Nhà cung cấp dịch vụ SaaS DMS sẽ đảm nghiệm tất cả nghiệm vụ: Từ việc quản lý cơ sở hạ tầng, an toàn dữ liệu, bảo trì đến việc đảm bảo rằng phần mềm luôn sẵn sàng. Việc duy nhất bạn cần làm kết nối internet cho thiết bị và đăng nhập vào phần mềm DMS trên website hoặc app mobile để sử dụng ở mọi lúc, mọi nơi. 

Phần mềm SaaS DMS hoạt động như thế nào?

SaaS DMS hoạt động thông qua mô hình phân phối đám mây nên người dùng có thể truy cập phần mềm trên mọi thiết bị

SaaS DMS hoạt động thông qua mô hình phân phối đám mây. Có nghĩa là một phiên bản duy nhất của phần mềm DMS chạy trên máy chủ (server) sẽ phục vụ cùng lúc cho tất cả các khách hàng đăng ký hoặc đối tượng thuê. Mặc dù chạy trên cùng một phiên bản đám mây với cơ sở hạ tầng và nền tảng chung, dữ liệu từ các khách hàng khác nhau vẫn sẽ được quản lý tách biệt nên người dùng hoàn toàn an tâm về vấn đề riêng tư của dữ liệu. 

Nhà cung cấp sẽ cung cấp cho khách hàng quyền truy cập vào hệ thống thông qua Internet. Mỗi chức danh (đối tượng người dùng) sẽ có các chức năng và quyền hạn riêng trên phần mềm DMS. Ví dụ Admin, Giám sát, Kế toán bán hàng hay Sales,… sẽ có giới hạn truy cập dữ liệu khác nhau. 

Doanh nghiệp sản xuất – phân phối, nhà phân phối chỉ cần trả phí đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm để có quyền truy cập và sử dụng phần mềm. 

Như vậy, mô hình hoạt động tiếp cận đa người thuê điển hình của SaaS DMS cho phép nhà cung cấp dịch vụ phần mềm có thể chủ động bảo trì, cập nhật và sửa lỗi nhanh hơn trong khi không ảnh hưởng đến các chức năng quan trọng như bảo mật, tốc độ và quyền riêng tư của phiên bản dùng chung. 

Mô hình SaaS DMS tiêu chuẩn

Một mô hình SaaS DMS tiêu chuẩn là mô hình dịch vụ phần mềm DMS đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu sau:

• Customize: SaaS DMS có thể dễ dàng thực hiện một số tùy chỉnh đơn giản theo yêu cầu của khách hàng trong phạm vi không làm ảnh hưởng quá lớn đến giao diện hoặc logic sử dụng phần mềm phiên bản Cloud. Ví dụ có thể  bổ sung danh mục, điều chỉnh trong hệ thống báo cáo, mở rộng trường danh mục, thêm bộ lọc thông tin,… sao cho phù hợp với đa số người dùng. 
• Tích hợp: phần mềm SaaS DMS phải đáp ứng được năng lực sẵn sàng tích hợp với các giải pháp công nghệ thông tin khác bằng giao diện lập trình ứng dụng (API). Ví dụ tích hợp DMS với ERP thông qua API.
• Scale up: Mở rộng quy mô số lượng người dùng bất cứ lúc nào và đòi hỏi khả năng thu nạp lượng lớn dữ liệu phát sinh mỗi ngày.
• Phát triển App đến end user: Không chỉ tập trung phát triển phần mềm trên Web, xu hướng SaaS DMS hiện nay còn đang hướng đến hoàn thiện app cho người dùng cuối; thậm chí phát triển app mobile riêng theo yêu cầu. 
• Bảo mật và an toàn dữ liệu: phần mềm SaaS DMS cần quản lý được danh tính và truy cập, mã hóa dữ liệu, quét lỗ hổng phần mềm,… để bảo mật. Bên cạnh đó, nhà cung cấp SaaS DMS phải có nơi để lưu trữ back-up tránh mất dữ liệu của khách hàng.
• Cập nhật tự động: Bản cập nhật được thực hiện tự động bởi nhà cung cấp phần mềm SaaS DMS và hoàn toàn miễn phí cho phép khách hàng tận hưởng tính năng cải thiện mới mà không cần mua mới hay cài đặt lại ứng dụng.
• Khả năng tiếp cận linh hoạt: Vì được cung cấp dịch vụ thông qua internet nên người dùng có thể truy cập SaaS DMS từ bất kỳ vị trí nào với đa dạng loại thiết bị, ví dụ như di động, PC, laptop, tablet,… (miễn là đáp ứng cấu hình quy định của phần mềm).

Mời bạn xem thêm: Nên chọn SaaS DMS hay On-premise DMS cho DN phân phối?

Mô hình SaaS DMS tiêu chuẩn là vậy, nhưng thực tế tại Việt Nam không phải đơn vị cung cấp dịch vụ phần mềm DMS nào cũng thực hiện được đầy đủ các yêu cầu kể trên. 

MobiWork DMS – Đơn vị duy nhất cung cấp phần mềm SaaS DMS tiêu chuẩn tại Việt Nam

MobiWork Việt Nam là đơn vị duy nhất cung cấp phần mềm SaaS DMS tiêu chuẩn, đem đến Giải pháp quản lý hệ thống phân phối hiệu quả cho các doanh nghiệp sản xuất – phân phối.

Mô hình triển khai SaaS DMS phù hợp cho tất cả các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phân phối có đội ngũ sales đi thị trường; không phân quy mô áp dụng (DN lớn, SME hay nhà phân phối); không giới hạn lĩnh vực áp dụng (Dược phẩm – Hóa mỹ phẩm, FMCG, Vật liệu xây dựng, Thiết bị điện, Nông nghiệp – Nông dược, Chăn nuôi,…).

Các tiêu chuẩn của mô hình SaaS DMS MobiWork đang đáp ứng tốt:

1. Khả năng customize: 

Đối với phiên bản Cloud, phần mềm MobiWork DMS vẫn có thể đáp ứng được các yêu cầu tùy chỉnh của khách hàng. Nhờ đó, khách hàng sẽ được hỗ trợ nâng cấp/ điều chỉnh phần mềm theo 1 số yêu cầu đơn giản ngay trên cổng Cloud: dms.mobiwork.vn hoặc trên app mobile mà không cần thuê máy chủ riêng ảo (VPS).

Các tính năng customize thường gặp là mở rộng thông tin, thêm mới bộ lọc, thêm trường dữ liệu đưa vào báo cáo,… Ngoài ra, MobiWork cũng có thể đáp ứng được các yêu cầu tùy chỉnh về CTKM mới, module mới, báo cáo mới, tên miền app riêng,…

2. Hệ thống Open API tích hợp 

MobiWork xây dựng hệ thống Open API ngay trên bản SaaS DMS. Khách hàng có thể tự tiến hành kết nối với hệ thống công nghệ thông tin của doanh nghiệp hay các phần mềm như ERP, Kế toán đang sử dụng. Các trường dữ liệu sẽ bao gồm: khách hàng, sản phẩm, viếng thăm, đơn hàng, tồn kho,…

Danh sách Open API của MobiWork sẽ ra mắt vào quý III/ 2022 để các khách hàng tự kết nối và sử dụng miễn phí. Khách hàng chỉ phải trả phí trong trường hợp muốn nhận tư vấn thêm, hỗ trợ tích hợp hoặc tích hợp tự động. 

3. Linh hoạt mở rộng quy mô sử dụng (Scale up)

Phần mềm MobiWork DMS triển khai linh hoạt theo nhu cầu quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp, không bắt buộc khách hàng mua theo gói user cố định; không giới hạn quy mô áp dụng (chỉ cần tối thiểu 2 user trở lên để triển khai giải pháp). Khi nhân viên sales nghỉ việc, giám sát có thể có thể chuyển giao tài khoản cho nhân viên mới trong khi giữ nguyên dữ liệu và lịch sử chăm sóc điểm. Trường hợp muốn mở rộng quy mô nhân sự, nhà quản lý chỉ cần mua thêm số lượng tài khoản tương ứng. 

Nhờ hoạt động trên nền tảng đám mây, phần mềm MobiWork DMS luôn hoạt động ổn định dù khách hàng thay đổi quy mô kênh phân phối hay gia tăng đột biến các hoạt động viếng thăm, đặt đơn trên hệ thống vào các ngày lễ, tết,…Được biết, trung bình hệ thống DMS của MobiWork đang xử lý 50.000+ đơn hàng và 1.000.000+ lượt khai báo vị trí mỗi ngày. 

4. Thế mạnh phát triển App đến người dùng cuối

Nắm bắt xu hướng phát triển app mobile trên nền tảng điện toán đám mây, MobiWork DMS đang cung cấp app DMS phục vụ từng đối tượng người dùng. Cụ thể bao gồm: 

• App dành riêng cho Sales Rep đi phát triển thị trường, lên đơn hàng, chăm sóc đại lý/ điểm bán; 
• App quản lý chung diễn biến kênh phân phối dành cho admin/ lãnh đạo doanh nghiệp; 
• App MobiWork Retail dành cho đại lý/ điểm bán đặt hàng trực tiếp đến nhà cung ứng;
• App quản lý nhân viên bán hàng dành riêng cho Sale sup đang dần được hoàn thiện trong năm 2022. 

Bên cạnh đó, MobiWork còn phát triển app mobile riêng cho khách hàng có nhu cầu. Ví dụ tên miền riêng, logo riêng, tiêu đề riêng trong phiếu đặt hàng hoặc email thông báo, thay đổi giao diện app,…

5. Cam kết bảo mật và an toàn dữ liệu 

Khách hàng khi lựa chọn triển khai phần mềm MobiWork DMS theo mô hình SaaS DMS hoàn toàn yên tâm về vấn đề bảo mật và an toàn dữ liệu: 

• Cơ chế bảo mật xác thực tài khoản khi truy cập bao gồm: mật khẩu cấp hai, yêu cầu phê duyệt đăng nhập, thời gian hiệu lực của mật khẩu,…
• Quản lý phân quyền truy cập người dùng theo tính năng sử dụng và đếm thao tác (thêm, sửa, xóa, phê duyệt, nhập, xuất dữ liệu…) trên các loại dữ liệu (sản phẩm, khách hàng, đơn hàng, kho hàng v.v..) của người dùng.
• Dữ liệu được ghi nhật ký khi sửa, xóa và khả năng khôi phục các bản ghi xóa tránh mất dữ liệu.
• Các trang web truy cập và dữ liệu trao đổi giữa server và client được mã hóa (TLS, SHA256)
• Hệ thống được định kỳ quét, kiểm tra và các lỗ hổng bảo mật mới nhất của các phần mềm sử dụng thông qua các ứng dụng pentest của bên thứ 3.

6. Tự động nâng cấp

Là một phần mềm SaaS DMS tiêu chuẩn nên các phiên bản nâng cấp của MobiWork DMS đều được tự động cập nhật. Khách hàng không cần cài đặt lại phần mềm và không làm gián đoạn quá trình sử dụng. 

Ngoài ra, MobiWork DMS còn liên tục cập nhật thêm những tính năng mới miễn phí cho cổng Cloud để năng cấp trải nghiệm người dùng như kết nối DMS và sàn TMĐT, xem báo cáo độ phủ dưới dạng bản đồ nhiệt, quét mã Barcode, thêm mới tính năng “mua hàng” cho NPP, cài đặt lịch xuất báo cáo tự động,…

7. Khả năng tiếp cận linh hoạt và bền bỉ 

• Cơ chế làm việc online: Khách hàng có thể truy cập vào phần mềm MobiWork DMS trên website hoặc app mobile thông qua mạng internet. 
• Cơ chế làm việc offline: app MobiWork DMS có thể làm việc ngay cả khi không có 3G/ 4G/ Wifi. Cơ chế làm việc offline cho phép nhân viên sales thị trường lưu lại tất cả các dữ liệu về đơn hàng, thời gian, GPS và tự động đồng bộ về hệ thống ngay khi điện thoại có có mạng. Đây cũng là 1 trong những ưu điểm vượt trội của app MobiWork DMS được nhiều người dùng đánh giá cao hơn so với những nhà cung cấp DMS khác trên thị trường. 

Mô hình triển khai SaaS DMS phù hợp cho tất cả các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phân phối có đội ngũ sales đi thị trường; không giới hạn lĩnh vực và quy mô doanh nghiệp áp dụng (DN lớn, SME hay nhà phân phối); không giới hạn lĩnh vực áp dụng (Dược phẩm – Hóa mỹ phẩm, FMCG, Vật liệu xây dựng, Thiết bị điện, Nông nghiệp – Nông dược, Chăn nuôi,…).

MobiWork DMS đang là phần mềm DMS phổ biến nhất trên thị trường hiện nay nhờ sở hữu hơn 1000+ khách hàng là doanh nghiệp sản xuất – phân phối. Trong đó hàng loạt thương hiệu lớn có thể kể đến như: Tập đoàn Hoa Sen, Tập đoàn Tân Á Đại Thành, Tập đoàn Đại Việt, Sao Thái Dương, MiWon, Richy, Dược Trà Vinh, Tập đoàn Elmich, Mỹ phẩm Sài Gòn, Phân bón Hà Lan… 

Bên cạnh những thương hiệu lớn, hàng nghìn doanh nghiệp SME và nhà phân phối cũng đang là khách hàng của MobiWork. 

Nếu đang là doanh nghiệp sản xuất – phân phối, nhà phân phối có đội ngũ sales thị trường muốn tìm hiểu triển khai phần mềm DMS theo mô hình SaaS DMS tiêu chuẩn, vui lòng liên hệ Hotline tư vấn: 090 150 8000 hoặc đăng ký tại link sau:

Bài viết liên quan:

• Tổng kết Webinar: Quản trị doanh nghiệp phân phối toàn diện và chuyên sâu với Mobiwork Next
• [MobiWork DMS] Có gì mới trong phiên bản nâng cấp Quý II năm 2024 – Mời bạn khám phá
• Dịch vụ xây dựng báo cáo BI DashBoard chuyên sâu cho doanh nghiệp phân phối ngay trên nền tảng MobiWork DMS
• [Mới] Nâng cấp Báo cáo quản trị thông minh – BI Dashboard trên hệ thống MobiWork DMS
• Business Intelligence (BI) là gì? Quản trị hệ thống phân phối toàn diện với BI Dashboard có trong phần mềm MobiWork DMS
• Ra mắt giải pháp MBW ERP quản trị doanh nghiệp toàn diện và chuyên sâu cho lĩnh vực phân phối