Cách lên đơn hàng và kiểm kê hàng tồn bằng Barcode cho sales nhà phân phối trên một phần mềm duy nhất

Khi thêm sản phẩm để đặt đơn hoặc tìm sản phẩm để kiểm hàng tồn, thay vì phải nhập tay dãy mã số dài (9 – 14 số hoặc cả chữ và số) thì với cấu hình quét mã vạch (Barcode) trên phần mềm MobiWork DMS, Sales chỉ cần dùng điện thoại di động thao tác quét mã sản phẩm để truy xuất thông tin hàng hóa. Đây là tính năng mới được phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của người dùng. 

Truy xuất thông tin hàng hóa bằng Barcode 

Barcode là gì?

Barcode là gì?

Barcode (mã vạch) là hình thức mã hóa thông tin sản phẩm dưới dạng mắt người có thể nhìn thấy được, máy móc có thể hiểu được. Chúng thường được in trên bề mặt phẳng của sản phẩm. Trên thực tế, Barcode được hiển thị dưới dạng các sọc đen và trắng đan xen (Barcode 1 chiều) hoặc dạng ma trận (mã QR) (Barcode 2 chiều).

Sự sắp xếp các sọc đen, trắng hay mã ma trận này tuân theo một quy tắc mật mã nhất định vì vậy đảm bảo không có sản phẩm nào trùng Barcode với sản phẩm nào. Đây là hình thức quản lý hàng hóa phát triển từ rất sớm và được sử dụng cho tới hiện nay.

Lợi ích của truy xuất thông tin sản phẩm bằng Barcode trong khi đi tuyến bán hàng

• Tiết kiệm thời gian cho người bán (Salesman): Nhận dạng tự động thay thế ghi chép bằng giấy tờ hoặc nhập dữ liệu bằng tay giúp nhân viên bán hàng rút ngắn đáng kể thời gian thêm mới sản phẩm để đặt đơn, kiểm hàng tồn, dẫn đến tăng hiệu suất công việc.
• Thỏa mãn yêu cầu của người mua (Cửa hàng/ NPP): Do tính hiệu suất, chính xác, thông tin nhanh, quét sản phẩm bằng Barcode giúp nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng cho chủ Cửa hàng/ NPP về mặt thời gian nhanh, số l­ượng hàng chính xác, lựa chọn chủng loại hàng đa dạng,…

Lên đơn hàng nhanh hơn bằng Barcode

Nếu như trước kia, khi thêm sản phẩm để đặt đơn hàng, Sales cần tìm kiếm thông tin hàng hóa trong các quyển catalogue hoặc “áng chừng” theo trí nhớ, sau đó mới thông báo cho chủ cửa hàng/ đại lý phân phối về tên sản phẩm, chủng loại, giá bán buôn, giá bán lẻ,.. cuối cùng sau khi xác nhận lại chính xác đơn hàng thì mới có thể tiến hành đặt đơn gửi về bộ phận kế toán xét duyệt. Phương pháp thủ công không những làm tăng độ trễ đơn mà còn tiềm ẩn nhiều nguy cơ sai số, thiếu chính xác.

Khắc phục tình trạng trên, hiện nay đã có nhiều nhà phân phối ứng dụng quản lý hàng hóa bằng mã vạch. Quản lý hàng hóa bằng mã vạch luôn được đi kèm với các thiết bị đọc mã vạch cho phép chi tiết hóa về sản phẩm thông qua những phần mềm chuyên biệt. 

Thiết bị đọc mã vạch phổ biến nhất chúng ta thường thấy là máy quét mã vạch cầm tay giống như tại các siêu thị hay sử dụng. Thế nhưng với doanh nghiệp phân phối có lực lượng nhân viên bán hàng ngoài thị trường đông đảo lên đến vài chục, vài trăm thì việc trang bị cho mỗi nhân viên một máy quét mã vạch cầm tay chỉ để truy xuất thông tin sản phẩm lại là điều khó khăn. 

Để giải quyết bài toán này, phần mềm MobiWork DMS mới cho ra mắt tính năng quét sản phẩm bằng Barcode. Nhà quản lý không cần tốn kém thêm bất kỳ cho phí nào mà chỉ cần cài đặt phần mềm MobiWork DMS trên chính chiếc điện thoại di động thông minh của các nhân viên bán hàng. Tính năng này sẽ hỗ trợ đắc lực cho các nhân viên đi thị trường truy xuất thông tin sản phẩm để lên đơn hàng nhanh chóng hơn, thuận tiện hơn. 

Quản lý hàng tồn tại điểm bán bằng Barcode 

Quản lý hàng tồn tại điểm bán là một trong những công việc thuộc quy trình đi tuyến của nhân viên bán hàng nhằm giúp Doanh nghiệp kiểm soát được số lượng hàng tồn đang nằm ngoài thị trường, từ đó, có kế hoạch, sản xuất, kinh doanh phù hợp. Đây là công việc rất quan trọng nhưng cũng tốn rất nhiều thời gian của salesman. 

Quản lý hàng tồn kho tại điểm bán bằng Barcode sẽ giúp tiết kiệm thời gian hơn, định danh sản phẩm chính xác hơn thay vì nhập dữ liệu bằng tay.

Phần mềm MobiWork DMS với tính năng mới: quét sản phẩm bằng Barcode sẽ cho phép người dùng kiểm kê số lượng hàng hóa và tình trạng của hàng hóa nhanh chóng, thuận tiện nhờ việc sử dụng mã vạch.

Tính năng quét sản phẩm bằng Barcode của MobiWork DMS hoạt động thế nào?

Tính năng mới này của MobiWork DMS dành cho những nhà phân phối có nhu cầu quản lý hàng hóa bằng mã vạch. 

Đầu tiên, Nhà quản lý tạo mã sản phẩm theo các trường tùy chọn có sẵn trong “cấu hình quét mã vạch”. Có thể tùy chọn trường Barcode trong sản phẩm theo mã sản phẩm, tên sản phẩm, mô tả hoặc màu.  

Tiếp theo, chọn trường loại Barcode. MobiWork DMS có sẵn các loại Barcode thông dụng đáp ứng đủ nhu cầu của mọi ngành hàng phân phối như: QR_CODE; DATA_MATRIX; UPC_A; UPC_E; EAN_8; EAN_13; CODE_39; CODE_93; CODE_128; ITF; PDF_417; AZTEC,…

MobiWork DMS có sẵn các loại Barcode thông dụng đáp ứng đủ nhu cầu của mọi ngành hàng phân phối

Sau khi Nhà quản lý cài đặt cấu hình quét mã vạch xong cho các sản phẩm của Doanh nghiệp, nhân viên bán hàng ngoài thị trường có thể dùng chính chiếc điện thoại của mình, nhấn vào “Quét mã” để tìm kiếm nhanh sản phẩm. 

Nguyên lý hoạt động của tính năng trên là dùng cell phone camera (máy ảnh của điện thoại di động) để thu được hình ảnh kỹ thuật sau đó phần mềm sẽ phân tích điểm ảnh để giải mã được mã vạch. 

Ưu điểm quét sản phẩm bằng Barcode của phần mềm MobiWork DMS

• Truy xuất thông tin hàng hóa tốc độ cao giúp lên đơn hàng nhanh chóng, tiết kiệm thời gian kiểm hàng tồn ngay tại điểm bán, đẩy mạnh hiệu quả đi tuyến của mỗi nhân viên.
• Nâng cao chất lượng dịch vụ giúp khách hàng (Điểm bán/ NPP) hài lòng bởi không phải chờ đợi lâu. 
• Quét sản phẩm bằng mã vạch cho độ chính xác cao, giảm thiểu tối đa lỗi nhầm lẫn sản phẩm, nhầm đơn hàng, thừa/ thiếu sản phẩm. 
• Với giao diện thân thiện, cấu hình linh hoạt, dễ sử dụng, tất cả các loại điện thoại chỉ cần có chức năng chụp ảnh đều có thể sử dụng được tính năng này nên Nhà quản lý cũng không tốn thêm chi phí đầu tư thiết bị mới cho nhân viên. 

Với MobiWork DMS, chủ Doanh nghiệp sẽ có thể vừa giám sát được nhân viên đi thị trường theo thời gian thực, vừa quản lý được hệ thống phân phối của mình lại vừa quét được mã vạch sản phẩm bằng chính chiếc điện thoại di động nhân viên đang sử dụng mỗi ngày. Tất cả các tính năng ưu việt trên đều chỉ nằm gọn trong một phần mềm duy nhất: MobiWork DMS.

Đăng ký dùng thử phần mềm:

Bài viết liên quan:

• Top 3 Doanh nghiệp Thức ăn chăn nuôi tiêu biểu Việt Nam đã tin dùng MobiWork DMS: Dabaco, Hồng Hà Feed, De Heus,… 
• MobiWork DMS có tích hợp được với hệ thống HRM hay không? Thách thức và lợi ích mang lại cho Doanh nghiệp phân phối là gì?
• Lợi ích “kép” từ tích hợp MobiWork DMS với Oracle ERP để quản lý doanh nghiệp
• Tích Hợp DMS và Phần mềm Bảo Trì POSM: Tối Ưu Hóa Sự Kết Nối Giữa Đội Sales và Kỹ Thuật cho doanh nghiệp Phân phối
• Tích hợp DMS và CRM: Giải pháp quản lý & chăm sóc khách hàng toàn diện cho Doanh nghiệp
• Cánh tay nối dài của SAP ERP: Tích hợp MobiWork DMS để quản lý hiệu quả kênh GT