Top 10 câu hỏi phổ biến xung quanh phần mềm SaaS DMS

Ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn giải pháp Saas DMS để tối ưu quản lý hệ thống phân phối. Tuy nhiên, không ít người dùng vẫn chưa thực sự hiểu đúng về giải pháp này. Bài viết sau đây của MobiWork sẽ đem đến cho bạn câu trả lời đầy đủ về top 10 câu hỏi phổ biến xung quanh phần mềm SaaS DMS. 

Phần mềm SaaS DMS là ​​gì?

SaaS DMS là hình thức triển khai phần mềm DMS theo mô hình SaaS (Software as a Service). Các dữ liệu về hệ thống phân phối của doanh nghiệp như khách hàng, đơn hàng, tuyến nhân viên, danh mục sản phẩm,.. sẽ được quản lý tập trung trên nền tảng điện toán đám mây. Nhà cung cấp dịch vụ SaaS DMS sẽ đảm nghiệm tất cả nghiệm vụ: Từ việc quản lý cơ sở hạ tầng, an toàn dữ liệu, bảo trì đến việc đảm bảo rằng phần mềm luôn sẵn sàng cho bạn sử dụng.

SaaS DMS và Cloud DMS đâu là cách gọi chính xác?

Could đề cập đến một tập hợp các công nghệ cơ sở hạ tầng vô cùng phức tạp. 4 loại dịch vụ Cloud Computing (Điện toán đám mây) mà chúng ta thường gặp là: 

• SaaS – Software as a Service
• PaaS – Platform as a Service
• IaaS – Infrastructure as a Service
• FaaS – Function-as-a-Service. 

Trong đó, SaaS là dịch vụ được nhiều người biết đến và được ứng dụng phổ biến nhất. SaaS DMS là ứng dụng DMS được triển khai dựa trên mô hình SaaS. Vậy nên sử dụng  khái niệm SaaS DMS sẽ chính xác hơn Cloud DMS. 

Nên chọn SaaS DMS hay On-premise DMS?   

SaaS DMS hay On-premise DMS khác nhau ở 2 điểm chính sau:

– Mô hình vận hành: 

+ SaaS DMS phân phối dịch vụ phần mềm dựa trên công nghệ điện toán đám mây. Trong đó, nhà cung cấp không bán phần mềm mà bán dịch vụ trên phần mềm. Dữ liệu được quản lý tập trung trên cùng một hệ thống máy chủ, có thể truy cập từ xa qua internet. 

+ On-premise DMS là hình thức mua hẳn License (Giấy phép) của phần mềm để cài đặt trên máy chủ riêng đặt tại cơ sở hạ tầng của đơn vị, quản lý thông qua bộ phận IT và thuộc quyền kiểm soát của doanh nghiệp đó.

– Phương thức thanh toán: 

+ Hệ thống SaaS DMS được thanh toán định kỳ 6 tháng hoặc 1 năm, không yêu cầu người dùng phải trả thêm phí bảo trì máy chủ, nâng cấp phần cứng và duy trì đội ngũ CNTT nội bộ.

+ Chi phí sở hữu On-premise DMS trả một lần duy nhất (Giá từ 300 triệu – 3 tỷ tùy nhà cung cấp). Khi doanh nghiệp mua giấy phép vĩnh viễn cho phần mềm, phần mềm sẽ thuộc sở hữu riêng của doanh nghiệp nên không cần trả phí thuê bao hằng tháng như mô hình Saas DMS.

Nên chọn SaaS DMS hay On-premise DMS? Trả lời một số câu hỏi sau về doanh nghiệp của bạn để giúp bạn xác định xem SaaS DMS có phải là lựa chọn tốt nhất hay không:

• Doanh nghiệp của bạn có mô hình phân phối chuyên biệt như thế nào so với những doanh nghiệp khác cùng ngành?
• Các phần mềm SaaS DMS đang cung cấp trên thị trường có đáp ứng đủ các yêu cầu quản lý doanh nghiệp cần không?
• Doanh nghiệp của bạn có mong muốn tùy chỉnh phần mềm SaaS DMS không? Với mức độ tùy chỉnh bao nhiêu?
• Doanh nghiệp của bạn có sẵn sàng chi trả cùng 1 lúc khoản thanh toán lớn để mua License và duy trì bộ phận IT nội bộ không?

Tôi có thể tùy chỉnh phần mềm SaaS DMS không?

SaaS DMS thường bị hiểu lầm là thiếu tính linh hoạt, kén doanh nghiệp áp dụng triển khai bởi quan điểm “không phải doanh nghiệp nào cũng vừa vặn với cùng 1 chiếc áo may sẵn”. Nhưng thực tế, cần hiểu đúng về bản chất của giải pháp này: SaaS DMS đích thực là dịch vụ phần mềm DMS được đóng gói hoàn chỉnh nhưng không có nghĩa là đóng khung cố định. Như vậy, phần mềm SaaS DMS vẫn có thể tùy chỉnh linh hoạt để phù hợp với đặc thù của từng doanh nghiệp. 

Cụ thể, với phần mềm SaaS DMS của MobiWork vẫn có khả năng tùy chỉnh như cung cấp những app mobile riêng cho từng đơn vị nếu khách hàng có yêu cầu; tùy chỉnh logo, tên miền theo tên công ty; thay đổi giao diện viếng thăm hay đặt hàng;  khả năng tùy chỉnh về báo cáo, quy trình bán hàng, khuyến mãi,… Tất cả những thay đổi này MobiWork có thể viết riêng cho từng đối tượng khách hàng nhưng vẫn nằm trên hệ thống SaaS DMS chung.

Mời bạn xem thêm: Viết lại định nghĩa về SaaS DMS đích thực dành cho doanh nghiệp phân phối Việt

Tôi có thể mở rộng số lượng người dùng và dữ liệu lưu trữ trên phần mềm SaaS DMS không?

Phần mềm SaaS DMS cung cấp khả năng mở rộng quy mô số lượng người dùng bất cứ lúc nào và thu nạp lượng lớn dữ liệu phát sinh mỗi ngày. 

• Trường hợp quy mô nhân sự tăng lên, doanh nghiệp chỉ cần mua thêm số lượng tài khoản SaaS DMS tương ứng.
• Trường hợp nhân viên bán hàng cũ nghỉ việc, bạn có thể có thể chuyển giao tài khoản cho nhân viên mới trong khi giữ nguyên dữ liệu và lịch sử chăm sóc điểm. 
• Trường hợp quy mô kênh phân phối hay gia tăng đột biến các hoạt động viếng thăm, đặt đơn trên hệ thống vào các ngày lễ, tết,…bạn không cần lo lắng vì SaaS DMS vẫn có thể hoạt động ổn định nhờ phát triển trên nền tảng đám mây. Ví dụ, với SaaS DMS của MobiWork, trung bình hệ thống DMS đang xử lý 50.000+ đơn hàng và 1.000.000+ lượt khai báo vị trí mỗi ngày.

Ai có thể truy cập vào dữ liệu của tôi trên SaaS DMS?

Nhận dạng và quản lý truy cập là vấn đề cơ bản để bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp của bạn. Đây là một hệ thống các thủ tục, chính sách, công nghệ để quản lý vòng đời và quyền lợi của thông tin người dùng điện tử. 

Khi được hỏi câu này, nhà cung cấp SaaS DMS sẽ có thể mô tả cho bạn về cách họ thiết lập “hàng rào bảo vệ” để ngăn mọi người truy cập trái phép vào dữ liệu ra sao. Họ cũng sẽ trao quyền cho bạn để dễ dàng quản lý người dùng theo cách tuân thủ chính sách nội bộ thông qua các tính năng như: 

• Đăng nhập một lần (SSO)
• Truy cập dựa trên vai trò
• Chính sách mật khẩu tùy chỉnh 
• Xác thực hai yếu tố

Thế nhưng thực tế, ngoài nhân viên công ty bạn, những người duy trì phần mềm phía nhà cung cấp cũng có thể xem dữ liệu. Vì vậy, điều quan trọng là cần làm rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của bên nhà cung cấp trong việc xem sao chép hoặc gửi email thông tin khách hàng trái phép. 

Một gợi ý là bạn có thể tổ chức thực hiện các bài kiểm thử thâm nhập. Kiểm thử thâm nhập là một phương pháp để các Doanh nghiệp kiểm tra xem hệ thống dữ liệu có được bảo mật tốt hay không. Nhà cung cấp dịch vụ Saas DMS nào sẵn lòng cho phép khách hàng thực hiện thử nghiệm như vậy cho thấy họ tương đối tự tin về khả năng bảo mật của mình.

Dữ liệu của tôi có an toàn trên đám mây không?

Khi sử dụng mô hình Saas DMS, dữ liệu doanh nghiệp sẽ được lưu trữ trên máy chủ đám mây (Cloud Server), người dùng truy cập vào tệp dữ liệu thông qua Internet. Để tránh tình trạng mù mờ về thông tin, nhà cung cấp phần mềm có trách nghiệm cho bạn biết chính xác nơi dữ liệu đang được lưu trữ và cách chúng được bảo vệ. 

Các phương pháp để bảo mật dữ liệu trên Cloud Server bao gồm: Tường lửa (firewall), phát hiện thâm nhập, mã hóa, mã thông báo, công nghệ tokenization, mạng riêng ảo và tránh kết nối internet công cộng. 

Trong đó, mã hóa dữ liệu là một trong những phương pháp bảo mật phổ biến và hiệu quả nhất, được nhiều tổ chức, cá nhân tin tưởng. Bạn cần yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ mã hóa dữ liệu của doanh nghiệp mọi lúc và còn cần cung cấp cho bạn quyền kiểm soát tối đa với các tùy chọn để quản lý khóa mã hóa của riêng bạn.

Trong trường hợp doanh nghiệp của bạn ngừng sử dụng dịch vụ từ nhà cung cấp SaaS DMS, cần làm rõ xem nhà cung cấp sẽ hỗ trợ bạn trong quá trình chuyển đổi, trả dữ liệu của doanh nghiệp khi kết thúc hợp đồng như thế nào. 

Điều gì xảy ra nếu nhà cung cấp SaaS DMS của tôi ngừng kinh doanh?

Hầu hết các nhà cung cấp SaaS DMS đều trả trước 1 khoản cho công ty lưu trữ dữ liệu của họ để duy trì hoạt động hiệu quả. Khoản phí trả trước này như 1 cam kết bảo đảm dữ liệu của bạn vẫn có thể truy cập được trong 1 khoảng thời gian nhất định nếu có điều gì đó xảy ra với nhà cung cấp SaaS DMS. 

Nên tìm hiểu kỹ 1 vài yếu tố trước khi quyết định lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ phần mềm DMS hay bất kì phần mềm nào cho doanh nghiệp:

• Kinh nghiệm và uy tín của nhà cung cấp SaaS DMS
• Nhà cung cấp SaaS DMS đó có đang tăng trưởng về số lượng khách hàng và quy mô công ty hay không?
• Lộ trình phát triển sản phẩm trong tương lai của nhà cung cấp SaaS DMS.

Một điều quan trọng nữa đó là đảm bảo hợp đồng có điều khoản quy định rõ ràng rằng bạn có thể xuất dữ liệu từ nhà cung cấp phần mềm – đây là một tiêu chuẩn phổ biến hiện nay. Điều khoản này cũng nên đề cập đến tần suất và định dạng bạn có thể truy cập dữ liệu của mình.

SaaS DMS có thể sử dụng khi mất kết nối Internet không? 

Không có phần mềm công nghệ nào hoàn hảo tuyệt đối và SaaS DMS cũng như vậy. Hạn chế chính của SaaS DMS là ​​phải phụ thuộc vào kết nối internet. Người dùng sẽ không sử dụng được khi bị mất Internet. Tuy nhiên, trừ trường hợp doanh nghiệp của bạn nằm ở vùng hẻo lánh, sóng yếu, còn lại kết nối với tốc mạng cơ bản như hiện nay đã đủ cho phần mềm SaaS DMS vận hành ổn định. 

Nhiều người so sánh điểm này với các phần mềm lắp đặt tại chỗ (On-premise software) và tin rằng On-premise đáng tin cậy hơn. Tuy nhiên thực tế, ngay cả phần mềm tại chỗ cũng có thể bị mất điện, lỗi phần cứng và một loạt các rủi ro khác. 

Ngày nay, để khắc phục vấn đề internet, MobiWork DMS đã phát triển chức năng ngoại tuyến (offline). App MobiWork DMS có thể làm việc ngay cả khi không có 3G/ 4G/ Wifi. Cơ chế làm việc offline cho phép nhân viên sales thị trường lưu lại tất cả các dữ liệu về đơn hàng, thời gian, GPS và tự động đồng bộ về hệ thống ngay khi điện thoại có có mạng. Đây cũng là 1 trong những ưu điểm vượt trội của app MobiWork DMS được nhiều người dùng đánh giá cao hơn so với những nhà cung cấp DMS khác trên thị trường. 

Đơn vị nào tại Việt Nam cung cấp giải pháp SaaS DMS uy tín nhất hiện nay?

MobiWork Việt Nam là đơn vị duy nhất cung cấp giải pháp SaaS DMS tiêu chuẩn, uy tín nhất hiện nay. Phần mềm MobiWork DMS hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây đem đến giải pháp quản lý hệ thống phân phối hiệu quả cho các doanh nghiệp sản xuất – phân phối Việt. 

Mời bạn xem thêm: MobiWork DMS – Viết lại định nghĩa về SaaS DMS đích thực dành cho doanh nghiệp phân phối Việt

Điểm khác biệt của MobiWork DMS nằm ở khả năng customize ngay trên nền tảng SaaS DMS. Doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ nâng cấp/ điều chỉnh phần mềm theo 1 số yêu cầu đơn giản ngay trên cổng Cloud: dms.mobiwork.vn hoặc trên app mobile mà không cần thuê máy chủ riêng ảo (VPS). 

Cụ thể, nền tảng SaaS DMS của MobiWork có khả năng cung cấp những app mobile riêng cho từng đơn vị nếu khách hàng có yêu cầu; có thể tùy chỉnh logo, tên miền theo tên công ty; thay đổi giao diện viếng thăm hay đặt hàng;  khả năng tùy chỉnh về báo cáo, quy trình bán hàng, khuyến mãi,… Tất cả những thay đổi này MobiWork có thể viết riêng cho từng đối tượng khách hàng nhưng vẫn nằm trên hệ thống SaaS DMS chung.

Mong rằng bài viết trên đây của MobiWork đã giúp bạn hiểu hơn về phần mềm SaaS DMS. Nếu như cần hỗ trợ liên quan đến các dịch vụ về SaaS DMS, vui lòng liên hệ MobiWork qua hotline 090 150 8000 để được tư vấn trực tiếp.

Đăng ký dùng thử phần mềm:

Bài viết liên quan:

• Review giải pháp Amis CRM và MobiWork DMS: Lựa chọn tối ưu để quản lý kênh phân phối hiệu quả
• Tại sao doanh nghiệp cần một giải pháp DMS đúng nghĩa để quản lý kênh phân phối hiệu quả?
• Chi phí ẩn trong DMS: Những cạm bẫy ngân sách bạn không thể bỏ qua
• MobiWork DMS – Bí quyết thành công của các “ông lớn” ngành Dược Việt Nam
• Top 3 Doanh nghiệp Thức ăn chăn nuôi tiêu biểu Việt Nam đã tin dùng MobiWork DMS: Dabaco, Hồng Hà Feed, De Heus,… 
• MobiWork DMS có tích hợp được với hệ thống HRM hay không? Thách thức và lợi ích mang lại cho Doanh nghiệp phân phối là gì?