3 bước cơ bản không thể thiếu trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Kỷ nguyên chuyển đổi số mang đến nhiều công cụ, giải pháp cho các doanh nghiệp. Thay vì quản lý hàng tồn kho theo cách thủ công hoặc định kỳ, các phần phần mềm quản lý hàng tồn kho dựa trên điện toán đám mây giúp quy trình kiểm kê hàng tồn kho trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. 

Các công cụ này mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và khách hàng của họ. Nhà quản lý có thể nắm bắt số lượng hàng tồn kho theo thời gian thực. Công cụ phần mềm cũng giúp doanh nghiệp theo dõi các kênh bán hàng, địa điểm cửa hàng và đơn vị tiền tệ một cách chính xác nhất. 

MobiWork DMS sẽ cung cấp 3 bước cơ bản cần biết trong quy trình kiểm kê, kiểm soát hàng tồn kho đến các bạn qua bài viết sau đây. 

Kiểm kê hàng tồn kho là gì?

Kiểm kê hàng tồn kho là quá trình kiểm tra, so sánh và điều chỉnh giữa số lượng hàng hóa thực tế trong kho và số lượng hàng hóa trên sổ sách. Trong quá trình kinh doanh khó có thể tránh khỏi việc thất thoát, nhầm lẫn hàng hóa. Việc áp dụng các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho giúp nhà quản lý điều chỉnh số liệu hàng hóa trên sổ sách khớp với số lượng hàng thực tế trong kho. 

Kiểm kê hàng hóa định kỳ giúp tìm ra nguyên nhân chênh lệch hàng hóa từ đó đưa ra các biện pháp điều chỉnh và giải quyết nhanh chóng. Kiểm kê là công đoạn không thể thiếu trong quy trình quản lý hàng tồn kho tại các doanh nghiệp nhất là các nhà bán lẻ. Kiểm kê cũng giúp hạn chế số lượng hàng tồn, cung cấp dữ liệu hàng hóa, từ đó giúp quản lý điều chỉnh nhập hàng hoặc xuất hàng phù hợp.

Có ba phương pháp kiểm kê hàng tồn kho được sử dụng phổ biến bao gồm: 

• Kiểm kê khi phát sinh chênh lệch
• Kiểm kê theo nhóm hàng được thực hiện định kỳ hàng ngày hoặc hàng tuần, giúp số liệu hàng hóa luôn sát với thực tế
• Kiểm kê toàn bộ cửa hàng theo định kỳ hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm. 

Kiểm kê hàng tồn kho mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

3 bước cơ bản trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Hầu hết các doanh nghiệp bán lẻ thành công trên thế giới đều sử dụng phần mềm quản lý xuất nhập kho trong việc quản lý tồn kho trên kênh phân phối. Kiểm kê hàng tồn chính là cách để doanh nghiệp kiểm soát khối lượng, số lượng hàng hóa, từ đó có các giải pháp kinh doanh hiệu quả hơn. 

Một quy trình kiểm kê hàng tồn kho chuẩn thường bao gồm 3 bước sau.

Khả năng hiển thị hàng tồn kho theo thời gian thực

Đây không phải là số lượng dữ liệu mà bạn có mà là những việc bạn phải làm. Nếu muốn gia nhập hàng ngũ các doanh nghiệp phát triển nhanh nhất thế giới, các công ty, doanh nghiệp cần có khả năng hiển thị hàng tồn kho cần thiết. Đây chính là số liệu giúp doanh nghiệp tin tưởng vào số lượng cũng như địa điểm hàng tồn kho của mình. 

Nếu doanh nghiệp sử dụng chiến lược đa kênh, hầu như không thể cập nhật và đồng bộ hóa số lượng và địa điểm hàng tồn kho theo cách thủ công. Thiếu khả năng hiển hàng tồn kho thường dẫn đến tình trạng hết hàng, tồn đọng, bế tắc trong phương hướng kinh doanh và lợi nhuận có thể bị ảnh hưởng. Số lượng và vị trí hàng tồn kho của doanh nghiệp phải được cung cấp một cách chính xác, trung thực sau mỗi kỳ kế toán kiểm kê. 

Các bước trong quy trình quản lý, kiểm kê hàng tồn kho

Ngoài ra, tính minh bạch được xem là một thách thức dành cho doanh nghiệp với dữ liệu thực tế có thể chênh lệch so với số liệu trên sổ sách. Thông qua các số liệu này doanh nghiệp có thể phân tích và đưa ra các quyết định quan trọng. 

Ví dụ: Tính minh bạch của dữ liệu có thể gây ảnh hưởng đáng kể độ chính xác của việc thực hiện bán hàng, giao hàng, do đó làm giảm lợi nhuận.

Khả năng hiển thị hàng tồn kho được nâng cao cũng giúp nhà quản lý theo dõi tốt hơn tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho. Đây là một chỉ số quan trọng để đánh giá điều kiện, tình trạng kinh doanh của doanh nghiệp. Thông qua các chỉ số này ban lãnh đạo có thể quyết định điều chỉnh giảm giá sản phẩm hoặc nhập thêm hàng mới trong tương lai nhằm cải thiện lợi nhuận. 

Tối ưu hóa nhờ thông tin thông minh

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chính xác có thể loại bỏ các phỏng đoán trong việc mở rộng quy mô kinh doanh giảm thiểu nguy cơ mắc sai lầm. Với khả năng hiển thị thời gian thực, nhà quản lý có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu về:

• Đặt hàng
• Sắp xếp lại
• Kênh bán hàng
• Địa điểm
• Nhà kho
• Dự báo nhu cầu
• Tạp vụ
• Phân bổ
• Tính thời vụ
• Khả năng sinh lời

Nhà quản lý có thể làm tất cả công việc với tốc độ cần thiết để duy trì tính cạnh tranh trong thị trường đang phát triển. Có thể kết hợp mô hình định lượng và định tính hay kết hợp cơ sở dữ liệu bán hàng lịch sử với các lực lượng kinh tế và thị trường hiện tại để dự báo tốt hơn nhu cầu và phân bổ hàng tồn kho cho phù hợp. Với hệ thống phù hợp, doanh nghiệp sẽ có những hiểu biết cần thiết về thị trường, khách hàng mục tiêu để đưa ra các quyết định thông minh hơn và có lợi hơn. 

Phần mềm quản lý hàng tồn kho giúp giải quyết các khó khăn cho doanh nghiệp

Tự động hóa chuỗi cung ứng tích hợp

Với phần mềm quản lý xuất nhập kho, doanh nghiệp không còn lo lắng thiếu hàng hóa hay thiếu hàng tồn kho. Với các tính năng tự động hóa, phần mềm sẽ thông báo và báo cáo bổ sung trong thời gian thực. 

Ví dụ: Nếu số lượng của một mặt hàng tồn kho giảm xuống dưới giá trị sắp xếp lại, tự động hóa có thể ngay lập tức nhắc nhở bạn rằng mặt hàng đó cần được sắp xếp lại. 

Với tích hợp chính xác, việc bổ sung hàng hóa cũng có thể được tự động hóa hoặc các cảnh báo bổ sung. Doanh nghiệp cũng có thể được kiểm tra số lượng hàng tồn dựa trên dự báo nhu cầu và sau đó sắp xếp lại, hoặc bổ sung thêm.

Đối với khả năng hiển thị hàng tồn kho ở nhiều địa điểm, định tuyến đơn hàng được thực hiện tự động khớp với số lượng hàng tồn trong kho gần với khách hàng nhất. Gửi đơn đặt hàng theo cách này giúp tiết kiệm thời gian, tăng tốc độ hoàn thành đơn hàng và giảm chi phí vận chuyển.

Cuối cùng, quy trình kiểm kê hàng tồn kho tự động hóa giúp cải thiện trải nghiệm khách hàng và tăng khả năng giữ chân người dùng thông qua các email xác nhận đơn hàng tự động. Hệ thống doanh nghiệp chọn có thể tích hợp với nhà cung cấp dịch vụ email, cho phép cập nhật thông tin về trạng thái vận chuyển đơn hàng cho khách hàng. Và gửi email với chiết khấu, ưu đãi và cơ hội bán kèm dành cho khách hàng.

Khi doanh nghiệp phát triển và hoàn thiện quy trình quản lý hàng tồn kho, điều cần thiết là phải chọn một hệ thống có thể tích hợp nhiều liên kết trong chuỗi cung ứng của mình. Từ kiểm soát kho thực tế đến vận chuyển, thương mại điện tử, hậu cần, kế toán và hơn thế nữa. Mục đích là tích hợp và tự động hóa càng nhiều thành phần chuỗi cung ứng càng tốt, từ đó cải thiện độ chính xác, tốc độ và chi phí của hàng tồn kho cho doanh nghiệp. 

Kết luận

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho là bước không thể thiếu trong quản lý hàng tồn kho tại các doanh nghiệp. Chỉ khi quy trình trình này được thực hiện định kỳ, thường xuyên và tự động hóa với các công cụ phần mềm, doanh nghiệp mới có thể kiểm soát tốt lượng hàng tồn kho.

Việc áp dụng các phần mềm quản lý hàng tồn kho thông minh, tự động chính là giải pháp giúp hạn chế lãng phí, tiết kiệm thời gian và tăng doanh thu bán hàng cho các nhà bán lẻ. 

Đăng ký dùng thử phần mềm:

Bài viết liên quan:

• Tổng kết Webinar: Quản trị doanh nghiệp phân phối toàn diện và chuyên sâu với Mobiwork Next
• [MobiWork DMS] Có gì mới trong phiên bản nâng cấp Quý II năm 2024 – Mời bạn khám phá
• Dịch vụ xây dựng báo cáo BI DashBoard chuyên sâu cho doanh nghiệp phân phối ngay trên nền tảng MobiWork DMS
• [Mới] Nâng cấp Báo cáo quản trị thông minh – BI Dashboard trên hệ thống MobiWork DMS
• Business Intelligence (BI) là gì? Quản trị hệ thống phân phối toàn diện với BI Dashboard có trong phần mềm MobiWork DMS
• Ra mắt giải pháp MBW ERP quản trị doanh nghiệp toàn diện và chuyên sâu cho lĩnh vực phân phối