Quản lý thông tin khách hàng – Việc làm nhỏ, lợi ích lớn

Quản lý thông tin khách hàng không chỉ là quản lý tên tuổi, địa chỉ, số điện thoại liên hệ mà nó bao gồm cả việc quản lý lịch sử đơn hàng, thói quen mua hàng, hạn mức công nợ, các vấn đề từng phát sinh cần được hỗ trợ liên quan đến khách hàng đó. Quản lý thông tin khách hàng liên quan mật thiết đến dịch vụ chăm sóc khách hàng và tỉ lệ tái đặt đơn. 

Quản lý thông tin khách hàng là gì?

Quản lý thông tin khách hàng là hoạt động diễn ra trong nội bộ doanh nghiệp nhằm kiểm soát toàn bộ dữ liệu khách hàng (customer Data) thu thập được trong quá trình tương tác với khách hàng để hình thành mối quan hệ kinh doanh. 

Quản lý thông tin khách hàng không chỉ là quản lý tên tuổi, địa chỉ, số điện thoại liên hệ mà nó bao gồm cả việc quản lý lịch sử đơn hàng, thói quen mua hàng, hạn mức công nợ, các vấn đề từng phát sinh cần được hỗ trợ liên quan đến khách hàng đó hoặc bất cứ thông tin nào có thể giúp ích cho việc tiếp thị/ bán hàng của doanh nghiệp.

Quản lý thông tin khách hàng là gì?

Thuở còn sơ khai, mọi thông tin liên quan đến khách hàng chỉ dừng lại ở mức cơ bản và nằm trên giấy tờ, sổ sách. Khi nền kinh tế phát triển, mọi lý luận về kinh tế dần thay đổi, chủ các doanh nghiệp bắt đầu chú trọng hơn đến khách hàng, mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng. Lúc đấy, sự chú tâm vào sản phẩm, lĩnh vực kinh doanh dần được san sẻ cho mối quan tâm về nhu cầu của khách hàng. Làm thế nào để hiểu được khách hàng, khiến cho khách hàng yêu thích và tìm đến mình luôn là nỗi trăn trở của nhiều doanh nghiệp.

Vai trò, lợi ích của quản lý thông tin khách hàng với doanh nghiệp phân phối kênh phân phối 

Với đặc thù riêng của ngành phân phối, quản lý thông tin khách hàng là yếu tố then chốt trong hoạt động kinh doanh để gia tăng lợi nhuận và đánh bại các đối thủ cạnh tranh.

• Tối ưu hiệu quả bán hàng, tăng doanh thu.
• Nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng, tăng tỉ lệ tái đặt đơn.
• Là cơ sở để thiết lập phân khúc khách hàng, từ đó tạo ra chiến lược sản phẩm phù hợp với nhu cầu, mong muốn của từng nhóm đối tượng khách hàng.
• Thắt chặt mối quan hệ kinh doanh và tăng tỷ lệ tương tác với khách hàng.
• Gia tăng số lượng khách hàng trung thành. 
• Tối ưu chi phí marketing bằng cách nhắm mục tiêu vào nhóm khách hàng tiềm năng sẽ tương tác với quảng cáo.

Phần mềm quản lý thông tin khách hàng

Khách hàng trực tiếp của các công ty sản xuất – phân phối được hiểu là nhà phân phối, đại lý, điểm bán chứ không phải người tiêu dùng cuối. Nên quản lý thông tin khách hàng của doanh nghiệp phân phối cũng tức là quản lý thông tin nhà phân phối, đại lý, điểm bán. 

Ngày nay, hoạt động quản lý thông tin khách hàng ngày càng “tinh vi” hơn nhờ sự hỗ trợ của nhiều loại phần mềm quản trị doanh nghiệp. Với riêng lĩnh vực sản xuất – phân phối phổ biến hơn cả là phần mềm DMS. 

Tính năng “Quản lý thông tin khách hàng” của phần mềm Mobiwork DMS đem lại những lợi ích bất ngờ cho hoạt động quản trị của doanh nghiệp phân phối:

• Tăng tỷ lệ khách hàng quay lại mua hàng, tiếp tục sử dụng dịch vụ
• Có được sự thỏa mãn của khách hàng đối với sản phẩm và dịch vụ ngay cả khi chưa mua hàng
• Cấp trên không trực tiếp làm việc vẫn lắng nghe được ý kiến, kịp thời tháo gỡ các khúc mắc của khách hàng
• Thực hiện các chương trình khuyến mãi, xúc tiến bán hàng phù hợp với từng nhóm khách hàng, từng điểm bản…

Tính năng “Quản lý thông tin khách hàng” trên phần mềm MobiWork DMS sẽ bao gồm các trường: 

• Thông tin chung
• Liên hệ
• Loại thanh toán
• Bảng giá sản phẩm
• Tuyến bán hàng
• Tồn kho sản phẩm
• Công việc
• Viếng thăm
• Hình ảnh
• Đặt hàng, Bán hàng, Trả hàng
• Công nợ
• Email marketing
• Trao đổi

1. Thông  tin chung

Toàn bộ thông tin cơ bản nhất liên quan đến khách hàng từ tên, địa chỉ, thông tin liên lạc, chức vụ,…đặc biệt, khách hàng được phân loại theo mức độ: thân thiết, cơ hội, tiềm năng, hợp đồng,… để phục vụ tốt hơn cho công tác tiếp thị.

Tính năng “Quản lý thông tin khách hàng” trên phần mềm MobiWork DMS

2. Liên hệ

Thông tin chi tiết của đầu mối liên hệ phía khách hàng. Công cụ này phục vụ tích cực cho hoạt động chăm sóc khách hàng nhằm kết nối khách hàng với doanh nghiệp.

3. Loại thanh toán

Lựa chọn loại hình thanh toán tùy thuộc vào tính chất và cách thức làm việc của mỗi doanh nghiệp. Một số loại hình thanh toán đã mặc định sẵn như trong hình minh họa, ngoài ra doanh nghiệp hoàn toàn có thể bổ sung thêm các hình thức thanh toán khác tùy theo nhu cầu sử dụng.

4. Bảng giá sản phẩm

Cho phép định giá theo từng khách hàng, mỗi khách hàng có một mức giá riêng tùy theo chính sách của doanh nghiệp. Khi nhân viên thị trường đặt đơn hàng, giá sẽ được chiếu theo bảng giá của từng khách hàng.

5. Tuyến bán hàng

Điểm nổi bật trong quản lý thông tin khách hàng tại hệ thống Mobiwork DMS là có thể quản lý theo tuyến bán hàng. Khi vào thông tin một khách hàng bạn hoàn toàn có thể biết được khách hàng đó do ai tiếp quản, các hoạt động tư vấn triển khai đến đâu, có gặp phải vấn đề gì không. Việc quản lý tuyến bán hàng thông minh quyết định trực tiếp tới vận mệnh của doanh nghiệp, nhất là đối với các doanh nghiệp có địa bàn phân phối rộng, quản lý đội ngũ sales lớn.

6. Tồn kho sản phẩm

Cho biết lượng hàng tồn tại điểm bán, đại lý đó là bao nhiêu. Từ đó nhà quản lý có thể theo dõi được sức tiêu thụ tại mỗi điểm bán cụ thể để kịp thời điều chỉnh chiến lược kinh doanh phù hợp.

7. Công việc

Giao việc theo khách hàng nhằm gia tăng chất lượng dịch vụ, là cầu kết nối giữa khách hàng và doanh nghiệp. Đồng thời tính năng này cũng giúp nhân viên bán hàng quản lý công việc dễ dàng hơn, tránh trường hợp vì quá bận bỏ sót công việc.

8. Viếng thăm

Quản lý lịch sử viếng thăm khách hàng, giúp nhà quản lý và nhân viên sales theo dõi được tình hình triển khai, quá trình chào hàng đối với từng khách hàng.

Quản lý thông tin khách hàng – Hoạt động chăm sóc khách hàng của sales

9. Hình ảnh

Theo dõi hình ảnh trưng bày sản phẩm tại từng điểm bán, đại lý nhằm quản lý thực trạng trưng bày hàng hóa có sạch đẹp, có được vị trí dễ tiếp cận khách hàng. Từ đó giúp doanh nghiệp kịp thời đưa ra các chương trình khuyến mại xúc tiến bán hàng tại các điểm bán “ế ẩm”

10. Đặt hàng, bán hàng, trả hàng

Quản lý thông tin khách hàng – Đặt hàng, bán hàng, trả hàng

Quản lý, theo dõi được lịch sử các giao dịch mua bán hàng hóa của doanh nghiệp với khách hàng.

Đặt hạn mức công nợ cho mỗi khách hàng, quá hạn mức đó Mobiwork DMS sẽ tự động thông báo có cho phép khách hàng đó tiếp tục đặt hàng hay không. Tính năng này giúp nhân viên thị trường dễ dàng hơn trong việc đưa ra quyết định có bán hàng nợ cho khách hay không.

Quản lý thông tin khách hàng – Quản lý công nợ

12. Email marketing

Lưu lại lịch sử các chiến dịch gửi thư tiếp thị của doanh nghiệp tới từng khách hàng. Từ đó, nhà quản lý có thể theo dõi và đánh giá được hiệu quả hoạt động marketing của doanh nghiệp.

Lưu trữ lại tất cả các giao dịch đã xảy ra và toàn bộ các đánh giá hay yêu cầu của khách hàng, các vấn đề phát sinh là vô cùng cần thiết. Điều này sẽ giúp cho việc tìm hiểu hoặc so sánh nhu cầu khách hàng hiện tại và những nhu cầu khách hàng trong tương lai một cách tốt hơn, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh, giám sát khắc phục vấn đề cho doanh nghiệp

Quản lý thông tin khách hàng – Xử lý vấn đề phát sinh kịp thời

Như vậy, tính năng “Quản lý thông tin khách hàng” trên phần mềm MobiWork DMS đã tương đương với phần mềm CRM. Hơn thế nữa, phần mềm DMS còn đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản lý chuyên biệt của doanh nghiệp phân phối. Các trường dữ liệu này hoàn toàn có thể được mở rộng, bổ sung thêm sao cho phù hợp với nhu cầu riêng biệt của từng đơn vị. Có thể khẳng định rằng, đây chính là“điểm khác biệt hoàn hảo” mà chỉ Mobiwork DMS mới có.

Đăng ký dùng thử phần mềm:

Bài viết liên quan:

• Tổng kết Webinar: Quản trị doanh nghiệp phân phối toàn diện và chuyên sâu với Mobiwork Next
• [MobiWork DMS] Có gì mới trong phiên bản nâng cấp Quý II năm 2024 – Mời bạn khám phá
• Dịch vụ xây dựng báo cáo BI DashBoard chuyên sâu cho doanh nghiệp phân phối ngay trên nền tảng MobiWork DMS
• [Mới] Nâng cấp Báo cáo quản trị thông minh – BI Dashboard trên hệ thống MobiWork DMS
• Business Intelligence (BI) là gì? Quản trị hệ thống phân phối toàn diện với BI Dashboard có trong phần mềm MobiWork DMS
• Ra mắt giải pháp MBW ERP quản trị doanh nghiệp toàn diện và chuyên sâu cho lĩnh vực phân phối