Có nên ứng dụng CNTT vào quản lý doanh nghiệp hay không?
Cách mạng CNTT chính là một bước tiến lớn trong lịch sử nhân loại, do vậy chúng ta có thể đưa ra câu trả lời ngay cho câu hỏi trên, sử dụng phần mềm là xu hướng tất yếu cho sự phát triển của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, thói quen làm việc bằng giấy tờ cùng những lo ngại không đáng có xoay quanh vấn đề dữ liệu thực, độ bảo mật, thậm chí là tính quá minh bạch của phần mềm,…, khiến CNTT vẫn chưa được áp dụng rộng rãi và trở thành công cụ hỗ trợ cho sự phát triển như sứ mệnh của nó.
Có 2 loại phần mềm cần thiết để quản lý doanh nghiệp thành công, một loại giúp bạn kiếm tiềm, loại còn lại giúp bạn tiết kiệm tiền (các công cụ chuyên nghiệp giúp bạn làm việc nhanh hơn, cần ít nhân viên mà vẫn tạo ra nhiều kết quả). Điều quan trọng là khi lựa chọn sử dụng phần mềm nào cho công việc bạn phải đánh giá để áp dụng đúng phần mềm cho đúng công việc. Ví dụ, CRM là quản lý quan hệ khách hàng (CRM Việt), ERP là quản lý nguồn lực (Asiasoft, faceworks), DMS là quản lý hệ thống phân phối (Mobiwork, Nazzy), Accounting chuyên về kế toán, hạch toán (Misa, Sapo),…Ngoài ra, cần đánh giá về chất lượng, sự tiện dụng trong sử dụng.
Như tất cả các triết lí trong công việc, phần mềm đóng vai trò là công cụ, đi kèm với nó là hướng dẫn sử dụng, quy trình sử dụng và áp dụng nó vào quy trình công việc của công ty sao cho hợp lý. Việc sử dụng phần mềm hiệu quả phụ thuộc vào nhiều yếu tố, ngoài việc lựa chọn phần mềm chất lượng, phù hợp, quan trọng hơn cả nhân viên có được đào tạo để sử dụng tốt không? Quy trình công việc có chính xác không, và đặc biệt Nhân viên của bạn có muốn sử dụng phần mềm? hay bạn có ép được họ sử dụng không?
Tôi biết một tập đoàn thủy sản ở Hà Lan có tổng cộng 28 công ty thành viên gồm 16 nhà máy chế biến và 12 công ty nuôi trồng, khai thác, vận chuyển và phân phối nằm rải rác khắp châu Âu, nhưng bộ máy quản lý và điều hành của họ ở Hà Lan chỉ có 12 người, bao gồm cả vị chủ tịch HĐQT và các Giám đốc, bởi họ đang sử dụng hệ thống phần mềm quản lý các công ty rất hữu hiệu và gọn nhẹ. Hệ thống này còn cung cấp cho họ các thông tin tổng hợp, phân tích và dự báo, thẩm định hiệu quả các dự án giúp họ có quyết định nhanh chóng.
Có thể bạn chưa tin, vậy hãy xem phân tích dưới đây để nhận ra sự hữu ích đến khó tin mà phần mềm có thể mang lại.
Có xu hướng phát triển sau phần mềm CRM, ERP, nhưng DMS lại tỏ ra ưu việt đối với các doanh nghiệp sản xuất và phân phối khi vừa có vai trò quản lý quan hệ khách hàng lại vữa giữ vai trò của một phần mềm kế toán trong quản lý công nợ, quản lý bán hàng.
Tuy nhiên, đặc thù rõ rệt nhất của phần mềm DMS vẫn là quản lý các vấn đề ngoài thị trường, bao gồm Giám sát định vị vị trí nhân viên bán hàng, đặt đơn hàng bằng ứng dụng trên di động, Quản lý hàng tồn ngoài thị trường và những biến động thị trường qua hình ảnh Trưng bày hàng hóa.
Ví dụ, trước đây mỗi ngày bạn đều phải gọi tới vài chục đại lý, siêu thị chỉ để kiểm tra nhân viên của mình có đến đó làm việc không? Hoặc bắt nhân viên phải đến nhà phân phối dùng máy bàn gọi về công ty khai báo. Như vậy rất phiền phức và tốn thời gian. Nay thay vì khai báo miệng rồi kiểm chứng, nhân viên bán hàng có thể khai báo trực tiếp trên ứng dụng DMS, phần mềm sẽ ghi nhận vì trí và báo về bản đồ số cho Quản lý. Bạn ở đâu cũng có thể theo dõi được lộ trình làm việc ngoài thị trường của nhân viên.
Đơn hàng bình thường được gửi về cho kế toán bằng SMS, Zalo, phone hoặc đơn giấy thì nay đến tay kế toán thu gọn chỉ còn nút “Duyệt” hay “Từ chối”. Trước kia đợi nhập lại rồi xử lý, đơn hàng có độ trễ ít cũng phải vài giờ nếu không muốn nói là vài ngày, thì nay chỉ còn là vài phút, ngay sau khi kế toán đối chiếu với các số liệu tồn kho, công nợ phần mềm cung cấp. Tất cả những phân tích trên đều cho thấy DMS đang giúp nhà Quản trị tiết kiệm thời gian và nhân sự.
Tóm lại, ở thời điểm này bạn không nên đặt câu hỏi Phần mềm có hỗ trợ Phát triển kinh doanh hay không? mà bạn nên đặt câu hỏi: Doanh nghiệp bạn nên áp dụng hay nên xây dựng hệ thống công nghệ thông tin như thế nào để đạt hiệu quả cao nhất và tốn ít chi phí nhất. Bởi ứng dụng CNTT chắc chẵn đã và đang trở thành xu hướng phát triển tất yếu của xã hội.
Một phần mềm quản lý cần phải đáp ứng những gì cho việc kinh doanh của bạn:
- Kiểm soát được vấn đề tồn kho một cách nhanh chóng, kịp thời. Nếu như tại một kho của bạn có quá nhiều hàng tồn, trong khi 1 kho khác lại thiếu hàng để bán thì cơ hội kinh doanh của bạn có vấn đề. Chưa kể là vấn đề hàng tồn rải rác ngoài thị trường rất khó kiểm soát và bạn không nắm được lượng tiêu thụ thực tế là bao nhiêu.
- Kiểm soát được các nguồn nhân lực nội bộ, bao gồm giám sát đội ngũ nhân viên thị trường.
- Đáp ứng một cách nhanh chóng, tức thời. VD: bạn muốn xem tình hình kinh doanh ngày hôm nay như thế nào mà bạn không có công cụ phần mềm thì bạn phải kêu bộ phận này tổng hợp, bộ phận kia kiểm kê như vậy sẽ có rất nhiều thời gian lãng phí. Bạn muốn biết nhân viên thị trường có viếng thăm khách hàng hay không bạn phải điện thoại cho khách hàng, …
- Tiết kiệm: để giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận (trong khi nguồn hàng của bạn và đối thủ là như nhau) thì việc tiết kiệm giúp bạn kinh doanh lãi nhiều hơn. Rõ ràng rằng, việc áp dụng phần mềm ngoài tiết kiệm thời gian bạn còn tiết kiệm được nhân lực tham gia hệ thống.
- Khi vấn đề kinh doanh tốt thì phần mềm này có đáp ứng được vấn đề mở rộng của bạn hay không? Thể hiện rõ rệt nhất với các doanh nghiệp sản xuất phân phối áp dụng phần mềm MobiWork DMS để mở rộng hệ thống phân phối, khiến cho mạng lưới này kinh doanh dễ dàng, linh hoạt.
- MobiWork ra mắt “Frappe HR” giải pháp quản trị nhân sự chuyên biệt cho lĩnh vực phân phối
- Con đường trở thành Giám đốc bán hàng vùng từ một Salesman
- 7 cách xây dựng niềm tin của khách hàng
- 6 ý tưởng để xây dựng đội ngũ bán hàng thành công
- 9 Kỹ năng bán hàng mà dân SALES nhất định phải biết
- Những sai lầm chết người của nhân viên sales, kinh doanh – Phần I
