Lộ trình triển khai phần mềm DMS tiêu chuẩn

Đối với các doanh nghiệp sản xuất & phân phối, quản lý một hệ thống phân phối là công việc hết sức phức tạp và nhiều khó khăn. Những rủi ro có thể xuất hiện ở bất cứ đâu, từ nhập – xuất hàng hóa, quản lý tồn kho, trưng bày sản phẩm cho đến thực hiện các chương trình khuyến mãi, trade marketing…. Tuy nhiên với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin, đặc biệt là giải pháp DMS với nền tảng là công nghệ điện toán đám mây – công nghệ di động đã góp phần nâng hiệu quả cho doanh nghiệp trong việc quản lý kênh phân phối, như theo dõi chính xác hàng tồn của từng nhà phân phối, quản lý chặt chẽ hệ thống khách hàng – nhân viên bán hàng – chương trình khuyến mãi, các chỉ tiêu bán hàng.

Mặc dù không hề phức tạp và ảnh hưởng đến nhiều bộ phận như giải pháp quản lý doanh nghiệp ERP, nhưng khi triển khai phần mềm quản lý hệ thống phân phối (DMS) vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro, mà phần lớn lý do khiến dự án đi đến thất bại là do chưa có kế hoạch triển khai rõ ràng.

Từ kinh nghiệm triển khai DMS thành công cho hàng trăm khách hàng quy mô từ vài chục đến vài nghìn nhân viên bán hàng, MobiWork nhận thấy thường lộ trình cơ bản để triển khai một hệ thống phần mềm DMS bao gồm:

1. Xác định mục tiêu của giải pháp

Điều đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định mình cần gì từ một giải pháp công nghệ nói chung và phần mềm DMS nói riêng. Nghe có vẻ kỳ lạ nhưng khi làm việc, chủ yếu với doanh nghiệp, nhà phân phối nhỏ, MobiWork nhận thấy hầu hết họ vẫn chưa nắm rõ được mục đích thực sự khi áp dụng DMS, chỉ trả lời chung chung “nhằm quản lý hệ thống phân phối tốt hơn” hay “hiện đại hóa công việc”. Điều này thường dẫn đến tình trạng, khi giải pháp công nghệ đi vào áp dụng thực tế sẽ khiến doanh nghiệp bị “vỡ mộng”.

Tính năng giám sát nhân viên bán hàng được nhiều doanh nghiệp quan tâm

Việc xác định mục tiêu cần cụ thể, rõ ràng. Nó phải dựa vào tình hình thực tế của công ty và phải đáp ứng được yêu cầu, dung hòa được lợi ích chung của tất cả các phòng ban tham gia vào hệ thống. Một số doanh nghiệp hướng đến việc thay đổi toàn bộ quy trình quản lý hệ thống phân phối hiện tại nên sẽ áp dụng toàn bộ các tính năng, đồng thời “may đo” thêm các tính năng mới phù hợp với đặc thù quản lý riêng. Số khác sẽ áp dụng những tính năng cơ bản:

• Quản lý thời gian làm việc, mức độ tuân thủ quy trình làm việc của đội ngũ nhân viên bán hàng, đi đúng và đủ lịch trình thăm viếng khách hàng.
• Quản lý được số liệu primary sales (công ty bán cho NPP) và secondary sales (NPP bán ra thị trường)
• Tự động hóa công việc của nhân viên bán hàng, giảm thời gian xử lý công việc giấy tờ sổ sách.
• Quản lý và theo dõi chặt chẽ các chương trình bán hàng, khuyến mãi và ngân sách cho các chương trình này. Không để xảy ra các trường hợp gộp hóa đơn để lấy riêng khuyến mãi của NPP và nhân viên bán hàng.

Đối với những khách hàng chưa xác định được mục tiêu áp dụng DMS, MobiWork thường dành thời gian tìm hiểu và đánh giá mô hình phân phối hiện tại của doanh nghiệp, từ đó đưa ra cách thức áp dụng để phát huy hết hiệu quả của một phần mềm hỗ trợ công việc.

2. Lựa chọn Nhà cung cấp

Doanh nghiệp cần xây dựng tiêu chí đánh giá để lựa chọn nhà cung cấp (NCC) có khả năng nhất, phù hợp nhất. Một số khuyến nghị MobiWork đưa ra:

• Doanh nghiệp phải có sự thấu hiểu sâu sắc về hệ thống phân phối trong mọi lĩnh vực như FMCG, dược phẩm, vật liệu xây dựng….
• Lượng khách hàng triển khai lớn, trong đó có các thương hiệu dẫn đầu thị trường. Điều này chứng tỏ NCC có bề dày kinh nghiệm triển khai và nhận được sự tin tưởng của nhiều khách hàng lớn uy tín.
• Khách hàng gắn bó lâu dài với giải pháp của NCC. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần thực hiện điều tra thị trường, tìm hiểu các doanh nghiệp đã triển khai giải pháp hiện nay còn sử dụng hay không? Hiệu quả như thế nào?
• Lộ trình tư vấn – đào tạo của NCC: Cách thức sắp xếp thời gian, địa điểm để tiến hành đào tạo nhân viên cách sử dụng phần mềm. Có hỗ trợ tại 3 miền? Chi phí cho mỗi lần đào tạo? Trong trường hợp lần đào tạo đầu tiên nhân viên vẫn không nắm bắt được, có hỗ trợ đào tạo lần 2?
• Khả năng hỗ trợ sử dụng của NCC trong quá trình triển khai và sau khi triển khai hoàn thiện. Bởi khả năng tiếp cận công nghệ thông tin của đội ngũ nhân viên bán hàng nói chung tương đối chậm, vì vậy họ cần được hỗ trợ thường xuyên trong quá trình đi thị trường.
• Triển khai dùng thử phần mềm của NCC. Trong khoảng thời gian này, doanh nghiệp có thể đánh giá được: tính hiệu quả – dễ sử dụng – tính ổn định. Tất nhiên phiên bản dùng thử của NCC thường chỉ dừng ở dạng “basic” tức là phiên bản dùng chung – chưa gắn với một mô hình phân phối cụ thể của doanh nghiệp nào. Việc dùng thử giai đoạn này chủ yếu đánh giá những tính năng cơ bản có phù hợp với doanh nghiệp trong tương quan so sánh với những NCC khác. Sau khi lựa chọn được NCC, cùng nhau xây dựng một bộ giải pháp thật sự hoàn chỉnh, chúng ta sẽ tiến hành dùng thử lần 2 với phiên bản được thiết kế – xây dựng riêng biệt.

3. Cùng xây dựng – hoàn chỉnh giải pháp với NCC

Khi đã lựa chọn được NCC giải pháp sẽ bước sang giai đoạn áp dụng các quy trình, nghiệp vụ quản lý vào hệ thống thực tế. Những nghiệp vụ – quy trình nào chưa đáp ứng hay cần thay đổi để có thể quản lý hiệu quả, NCC giải pháp phải điều chỉnh lại. Giai đoạn này rất cần kinh nghiệm cũng như sự tư vấn từ phía NCC giải pháp.

Đối với riêng phần mềm DMS, sẽ có một hệ thống tính năng tiêu chuẩn mà về cơ bản sẽ đáp ứng được nhu cầu, đặc biệt với các doanh nghiệp vừa – nhỏ. Đó là:

• Giám sát nhân viên bán hàng trên bản đồ GPS
• Sắp xếp và quản lý tuyến bán hàng
• Quản lý thông tin khách hàng
• Tự động hóa bán hàng trong việc đặt hàng – kiểm tồn kho – chụp ảnh trưng bày sản phẩm
• Kiểm soát thị trường, các chương trình trade marketing

Còn với các doanh nghiệp lớn, đặc biệt trong ngành hàng FMCG, hệ thống phân phối bao gồm nhiều cấp, có sự kết nối giữa nhà sản xuất – nhà phân phối – điểm bán lẻ và nhân viên bán hàng, thường việc xây dựng giải pháp hoàn chỉnh sẽ tốn nhiều thời gian hơn. Đồng thời doanh nghiệp lớn thường yêu cầu “may đo” thêm các tính năng áp dụng vào đặc thù hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ như Bia Sài Gòn trung tâm phát triển hình thức quản lý nhân viên bán hàng salesman và đội ngũ tiếp thị  – PG; hay Xổ số Vietlott xây dựng tính năng quản lý trang thiết bị tại từng điểm bán lẻ….

Tuy nhiên, với kinh nghiệm nhiều năm phát triển các tính năng, giải pháp cho các doanh nghiệp, MobiWork nhận thấy có rất nhiều rào cản trong giai đoạn “may đo” ảnh hưởng đến thời gian – hiệu quả triển khai. Đó là yêu cầu phát triển tính năng của công ty không rõ ràng, mô tả thường ở mức chung chung hay việc nội bộ doanh nghiệp không thống nhất về tính năng cần phát triển, phải sửa chữa nhiều lần. Chính vì vậy, khi xây dựng bảng mô tả các tính năng cần phát triển, doanh nghiệp cần đáp ứng tiêu chí:

• Có sự thống nhất từ các cấp lãnh đạo – phòng ban
• Mô tả tính năng cần rõ ràng, chi tiết và thực tế gắn với hệ thống phân phối của doanh nghiệp. Nếu có một ví dụ mẫu thì thời gian triển khai sẽ được rút ngắn
• Các tính năng không có sự xung đột với nhau về nghiệp vụ
• Tránh tư tưởng “con người nghĩ như thế nào – phần mềm sẽ chạy như thế đó”.
• Thường xuyên kiểm tra, phối hợp với NCC trong quá trình xây dựng. Giai đoạn này, giữa doanh nghiệp và NCC giải pháp cần phải có sự hợp tác nhịp nhàng để có được giải pháp quản lý tối ưu và hiệu quả.

4. Triển khai dùng thử

Sau khi giải pháp đã hoàn chỉnh, toàn bộ dữ liệu đã được đưa lên hệ thống, doanh nghiệp cần trải qua bước “dùng thử” để đánh giá hiệu quả, tính ổn định và hiệu chỉnh lại trước khi triển khai diện rộng cho tất cả các NPP. Để việc triển khai thử nghiệm được hiểu quả, giảm thiểu được các rủi ro khi triển khai hệ thống trên diện rộng thì các vấn đề sau cần phải quan tâm:

– Lựa chọn khu vực áp dụng: Bao gồm tất cả các cấp từ nhân viên – giám sát – kế toán – NPP (nếu có) – giám đốc

– Lựa chọn NPP thử nghiệm: lựa chọn những NPP có đầy đủ các quy trình và tương đối lớn để đánh giá mức độ đáp ứng của hệ thống.

– Lựa chọn thời điểm triển khai và thời gian triển khai thử nghiệm: thường tránh triển khai thử nghiệm vào những dịp cuối năm vì NPP thường rất bận rộn không tập trung vào thử nghiệm hệ thống. Thời gian triển khai thử nghiệm cần phải dài, đủ để đánh giá toàn bộ các quy trình nghiệp vụ trên hệ thống.

5. Áp dụng toàn hệ thống

Sau quá trình triển khai dùng thử, doanh nghiệp và NCC cần đánh giá hiệu quả việc áp dụng DMS, bao gồm:

• Đánh giá tất cả các quy trình nghiệp vụ thực hiện trên hệ thống.
• Đánh giá mức độ đáp ứng, tính khả thi của giải pháp.
• Xác định phương pháp triển khai và khung thời gian cần thiết để triển khai 1 NPP. Từ đó đánh giá, hiệu chỉnh hệ thống trước khi triển khai diện rộng

Tuy nhiên, để có thể triển khai trên phạm vi rộng doanh nghiệp cần phải có một kế hoạch cực kỳ cụ thể và thông báo rộng rãi đến toàn bộ nhân viên, các phòng ban. Bởi một thực tế là rất nhiều doanh nghiệp đã phải từ đó các sản phẩm công nghệ sau khi xây dựng xong, không phải vì phần mềm không hiệu quả mà đến từ chính nội bộ của công ty, ví dụ sự phản đối của đội ngũ nhân viên. Dưới đây là một số lưu ý:

1. Doanh nghiệp cần chuẩn hóa mọi dữ liệu: Nhà phân phối, điểm bán, nhân viên, thông tin sản phẩm kèm hình ảnh, giá bán, các chương trình khuyến mãi
2. Xây dựng đội ngũ nhân sự phụ trách, đầu mối triển khai dự án. Tức là phải cần có salesadmin, IT để quản lý mọi công việc chung, xử lý mọi vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện và báo cáo cho ban lãnh đạo.
3. Xây dựng quy chế riêng, quy định nội bộ trước khi phần mềm chính thức áp dụng. Quy định cần nêu rõ: các giai đoạn triển khai (làm quen phần mềm – đổ dữ liệu lên hệ thống – sử dụng chính thức); các mức thưởng – phạt. Đặc biệt doanh nghiệp cần phải cho nhân viên hiểu rõ việc sử dụng phần mềm nhằm nâng cao năng suất làm việc, không phải giám sát – can thiệp vào công việc cá nhân.
4. Chính sách hỗ trợ nhân viên khi triển khai giải pháp công nghệ. Ví dụ như trợ giúp về chi phí mua thiết bị di động; chi phí mua gói dữ liệu…
5. Chuẩn bị ngân sách cho dự án

Trên đây là lộ trình cơ bản để triển khai một giải pháp công nghệ nói chung và phần mềm DMS nói riêng. Tất nhiên sẽ có rất nhiều vấn đề phát sinh từ giai đoạn tìm hiểu cho đến khi chính thức được áp dụng vào hệ thống của doanh nghiệp mà không thể đề cấp hết trong phạm vi bài viết. Vì vậy, nếu doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu sử dụng giải pháp DMS, hãy liên hệ với MobiWork để được tư vấn – giải đáp mọi thắc mắc.

Đăng ký ngay để dùng thử miễn phí phần mềm DMS – giải pháp giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả phân phối hàng hóa mỗi ngày.

• Kết Nối Đột Phá: Dinh Dưỡng Việt Tín Cùng MobiWork Dẫn Đầu Quản Lý Phân Phối
• Từ quản lý thủ công đến chuyển đổi số: Hành trình của Thanh Sơn với MobiWork DMS
• Trí Việt Phát Foods: kiến tạo hương vị vẹn tròn niềm tin
• Quản trị thông minh: cách Dược Đông Á sử dụng MobiWork DMS để tối ưu hóa hệ thống phân phối
• Giấy Tiến Hiếu – Thương hiệu 20 năm tuổi và “bước tiến” chuyển đổi số cùng MobiWork DMS
• CEO Tháng 5 Lương Thị Mai Anh kể chuyện “ra đời” bia thủ công ngon nhất cho người Việt và quan điểm kinh doanh “không đứng núi này trông núi nọ”