Cloud DMS và On premise DMS khác nhau thế nào?

Bạn đang cân nhắc tìm hiểu áp dụng giải pháp công nghệ vào quản lý hệ thống phân phối. Bạn lựa chọn phần mềm DMS, nhưng đến bước này lại băn khoăn giữa các hình thức dịch vụ của nhà cung cấp giải pháp. Bạn không biết nên chọn một giải pháp điện toán đám mây Cloud DMS hay một giải pháp mang tính cục bộ hơn trên On-premise DMS. Bài viết này sẽ giúp bạn làm rõ hơn sự khác biệt là lợi ích của hai hình thức dịch vụ này.

Cloud DMS và On-premise DMS là gì?

Cloud DMS còn gọi là SaaS hay dịch vụ phần mềm (Software-as-a-Service) được cung cấp dưới dạng dịch vụ. Với cách triển khai này, phần mềm DMS và các dữ liệu riêng biệt của mỗi công ty sẽ được quản lý tập trung bởi nhà cung cấp DMS  trên cùng một hệ thống máy chủ (nền tảng điện toán đám mây).

On-premise DMS được cài đặt trên hạ tầng kỹ thuật server riêng, và được quản lý bởi nhân viên IT của công ty. Công ty khi đó sẽ phải mua hẳn License của phần mềm để cài đặt trên máy chủ riêng.

Vậy Cloud DMS và On-premise DMS có những ưu nhược điểm gì? doanh nghiệp bạn nên áp dụng hình thức nào?

1. Chi phí sở hữu

Chi phí đầu tư ban đầu giữa hai hệ thống có sự cách biệt rõ rệt. Với hệ thống On-Premise DMS chi phí phần mềm chỉ chiếm khoảng 9% toàn bộ chi phí đầu tư, trong khi chi phí đó chiếm tới 68% trong hệ thống cloud DMS. Như vậy để có được một hệ thống On-premise DMS công ty cần mức đầu tư lớn thậm chí lên tới hơn 10 lần so với dịch vụ Cloud DMS.

Đấy là chưa kể với hệ thống On-premise yêu cầu công ty bạn phải có đội ngũ IT giàu kinh nghiệm, vững chuyên môn để đảm bảo hệ thống luôn sẵn sàng hoạt động 24/7. Riêng điều này đã tốn một khoản chi phí rất lớn của công ty. Trong khi với Cloud DMS mọi thứ trở nên dễ dàng hơn, không cần IT vẫn đảm bảo hệ thống của bạn hoạt động ổn định xuyên suốt. Công ty sẽ chỉ cần một Sales Admin hiểu về hệ thống để giúp bạn sát sao hơn trong quá trình vận hành.

2. Bảo trì và nâng cấp hệ thống

Bên cạnh vấn đề chi phí, hoạt động bảo trì và nâng cấp hệ thống cũng là đặc điểm giúp phân biệt tương đối rõ ràng hai hệ thống On-premise DMS và Cloud DMS.

Khi nhà cung cấp ra mắt các cải tiến và nâng cấp sản phẩm, giải pháp Cloud DMS sẽ tự động được cập nhật, bạn chắc chắn rằng sẽ luôn được sử dụng phiên bản DMS mới nhất và tốt nhất. Nhờ các thiết bị vận hành dựa trên hệ thống đám mây, các tích hợp và tùy chỉnh được thực hiện trước đây của bạn sẽ tự động duy trì khi phần mềm được nâng cấp mà không mất thêm bất kì khoản phí nào.

Trong khi đó việc nâng cấp, bảo trì hệ thống On-Premise DMS có phần phức tạp hơn bởi hệ thống thuê riêng, nhà cung cấp không thể tự động cập nhật được. Chỉ khi có yêu cầu và sự đầu tư của phía công ty bạn, nhà cung cấp mới tham gia bảo trì, nâng cấp hệ thống server và phần mềm. Việc làm này tốn một khoản chi phí tương đối lớn của công ty (chi phí bảo trì, nâng cấp cả phần cứng và phần mềm). Ngoài ra bạn sẽ mất thời gian trong việc tìm hiểu cân nhắc các nâng cấp phù hợp với hệ thống đã tủy chỉnh của mình, thời gian triển khai và đào tạo nhân viên thích nghi với cùng lúc một lượng lớn nâng cấp mới.

Đó là lí do nhiều công ty thường tránh nâng cấp phần mềm On-Premise DMS của họ mà chấp nhận sử dụng công nghệ đã lỗi thời. Trên thực tế, 2/3 số doanh nghiệp quy mô vừa và lớn đang vận hành trên phiên bản DMS cũ.

3. Khả năng tiếp cận và hiệu quả của hệ thống được cải thiện

Cloud DMS thường mang lại năng suất tốt hơn so với các giải pháp của on-premise DMS. Ngay từ đầu, cấu trúc phần mềm cloud DMS được thiết kế nhằm mang đến năng suất tối đa, đảm bảo hoạt động ổn định với một lượng lớn cơ sở dữ liệu phát sinh mỗi ngày.

Nếu có sự tăng trưởng vượt bậc trong công việc kinh doanh, cloud DMS sẽ tự động điều chỉnh và cung cấp các nguồn lực bổ sung tức thời để đáp ứng sự tăng trưởng này không khiến hệ thống bị quá tải. Chắc chắn, bộ phận IT của bất kì công ty nào cũng khó có khả năng đạt được những kết quả tức thời như vậy.

Không chỉ cloud DMS có thể cung cấp năng suất làm việc tốt hơn và khả năng tiếp cận lớn hơn, mà ngay cả tính bảo mật cũng ưu việt hơn. Vì đây là khả năng cốt lõi của các nhà cung cấp nên họ phải luôn đảm bảo an ninh hệ thống được ưu tiên hàng đầu. Tuy nhiên, nếu công ty bạn chỉ yên tâm về tính bảo mật khi nó hoàn toàn nằm trong tay mình thì một hệ thống On-premise DMS lại phù hợp hơn.

4. Tốc độ triển khai

Để triển khai DMS thông thường đều đòi hỏi thời gian và kế hoạch một cách cẩn thận, nhưng cloud DMS lại cung cấp những lợi thế rất rõ ràng khi bạn xét đến tốc độ triển khai của nó. Vì cloud DMS không yêu cầu thêm bất kì phần cứng nào, do vậy doanh nghiệp của bạn không phải tốn thời gian mua sắm và thiết lập cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin đạt chuẩn. Với cloud DMS, bạn có thể dễ dàng triển khai trên nhiều khu vực, chi nhánh và bộ phận trong một khoảng thời gian ngắn. Các triển khai Cloud DMS thường mất từ ​​1-3 tháng để thực hiện so với thời lượng 3-5 tháng thông thường trên hệ thống on-premise DMS.

Hơn thế nữa, khi công ty muốn mở rộng thêm người dùng, bạn chỉ cần liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ và ngay lập tức được mở rộng hệ thống, thêm mới người dùng. Việc làm này đôi khi khó khăn hơn với hệ thống On-premise nếu lượng người bạn muốn thêm mới tương đối lớn, rất có thể bạn phải đầu tư thêm hệ thống máy chủ.

Việc triển khai một hệ thống DMS thành công dựa vào rất nhiều yếu tố, không chỉ ở phần mềm mà còn ở cả nội tại doanh nghiệp, quy trình kinh doanh và mức độ hợp tác của toàn hệ thống. Tuy nhiên, để tối ưu hết mọi rủi ro và khiến bạn có một khoản đầu tư “đáng đồng tiền bát gạo” thì việc cân nhắc sử dụng Cloud DMS hay một hệ thống On-premise DMS là vô cùng quan trọng. Nhất là trong thời đại công nghiệp 4.0 ngày nay, các hệ thống Cloud Computing ngày càng tỏ ra ưu việt hơn và trở thành xu hướng ứng dụng của các doanh nghiệp trong khi một hệ thống cài đặt trên hạ tầng kỹ thuật riêng lại là tương đối cứng nhắc, dễ lỗi thời và chi phí vô cùng tốn kém.

Là một nhà quản trị thông minh, hãy chọn cho công ty bạn một hệ thống DMS phù hợp. Trong trường hợp bạn vẫn còn băn khoăn về quyết định của mình, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và trải nghiệm miễn phí nền tảng Cloud DMS hiện đại nhất của MobiWork.

• Tại sao doanh nghiệp cần một giải pháp DMS đúng nghĩa để quản lý kênh phân phối hiệu quả?
• Chi phí ẩn trong DMS: Những cạm bẫy ngân sách bạn không thể bỏ qua
• Giám sát bán hàng bằng di động
• MobiWork DMS: Giải Quyết Nỗi Đau Chuyển Đổi Số Với Gói Miễn Phí 100% Tích Hợp DMS và ERP
• Tổng kết Webinar: Quản trị doanh nghiệp phân phối toàn diện và chuyên sâu với Mobiwork Next
• [MobiWork DMS] Có gì mới trong phiên bản nâng cấp Quý II năm 2024 – Mời bạn khám phá