Báo cáo công nợ của đại lý, điểm bán dịp cuối năm

“Thanh toán sau”, “chậm trả”, “ghi nợ” là những thuật ngữ quen thuộc trong sản xuất, kinh doanh mà dù muốn hay không mọi doanh nghiệp cũng đều phải đối mặt. Đứng ở vị trí doanh nghiệp phân phối, ai cũng cũng mong muốn sớm thu hồi nợ. Nhưng với bên mua là đại lý/ điểm bán, họ thường muốn kéo dài thời gian trả để giữ tiền quay vòng vốn cho mình. Vì thế “thu hồi nợ” luôn là câu chuyện mâu thuẫn dài kỳ khó có hồi kết. Tùy vào đặc điểm từng khách hàng, doanh nghiệp nên có giải pháp thu hồi nợ khéo léo thông minh nhằm tránh “gây sốc”, “mất cả chì lẫn chài”. 

3 chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động thu hồi nợ

Công nợ phải thu bao gồm: tiền bán sản phẩm/ hàng hóa/ dịch vụ cung cấp cho khách hàng nhưng chưa thu lại được tiền. Kế toán công ty cần phải theo dõi và kiểm soát tốt tránh trường hợp nợ kéo dài, quá thời hạn trở thành nợ xấu, gây ra nhiều hệ lụy nghiêm trọng đối với quá trình hoạt động của doanh nghiệp. 

Để đo lường hoạt động thu hồi nợ có đang hiệu quả hay không, các công ty thường sử dụng 3 chỉ số cơ bản sau:

– Vòng quay các khoản phải thu. Công thức tính:

Vòng quay khoản phải thu = Doanh thu tín dụng ròng / Trung bình khoản phải thu

– Tỷ lệ các khoản phải thu trên doanh thu. Tỉ lệ này phản ánh quy mô công nợ của các đại lý/ điểm bán đối với doanh nghiệp. Tỷ lệ các khoản phải thu trên doanh thu càng lớn chứng tỏ số vốn của doanh nghiệp bị chiếm dụng càng nhiều.

– Sắp xếp tuổi nợ các khoản phải thu. Ví dụ, có thể chia công nợ theo phạm vi ngày quá hạn thành các nhóm như sau:

• Hiện tại: những công nợ chưa đến hạn thanh toán sẽ được cho vào nhóm này.
• Nhóm công nợ phải thu đã quá hạn từ 1-30 ngày.
• Nhóm công nợ quá hạn từ 31-60 ngày
• Nhóm công nợ quá hạn từ 61-90 ngày.
• Nhóm công nợ quá hạn hơn 90 ngày. Đây là nhóm có mức báo động cao nhất.

Các chỉ số trên cần đáp ứng được 03 tiêu chuẩn: nhất quán, chuẩn hóa, phải được thông báo chi tiết để mọi bộ phận liên quan nắm rõ, đặc biệt là đội ngũ sales thị trường – người trực tiếp làm việc với từng chủ đại lý/ điểm bán.
Từ đó, đòi hỏi doanh nghiệp cần có 1 giải pháp quản lý chuyên biệt để theo dõi sát sao, tránh bỏ sót nợ và ngăn chặn nợ xấu. Một số nhà quản lý sẽ nghĩ ngay đến phần mềm kế toán, nhưng đối với doanh nghiệp sản xuất – phân phối, nhà phân phối thì phần mềm kế toán thôi là chưa đủ để quản lý chặt chẽ công nợ của từng đại lý/ điểm bán.

Tính năng quản lý công nợ đại lý/ điểm bán trên phần mềm MobiWork DMS là trợ thủ đắc lực giúp bộ phận kế toán bán hàng, sales rep và lãnh đạo doanh nghiệp theo dõi sát sao tình hình công nợ cuối năm. 

Theo dõi báo cáo công nợ của đại lý, điểm bán dịp cuối năm 

Mobiwork DMS hỗ trợ theo dõi báo cáo công nợ theo từng khách hàng (đại lý/ điểm bán); theo từng nhân viên hoặc công nợ theo phiếu đặt hàng. 

Nhà quản lý có thể dễ dàng kiểm tra lịch sử giao dịch, mức nợ, thời hạn nợ, ngày tháng ghi nợ, sản phẩm,…của từng khách hàng. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ tải xuống báo cáo công nợ dạng excel khi muốn in tài liệu hoặc nhập file dữ liệu vào phần mềm kế toán để quản lý.

Cho phép bán hàng nợ cho khách hoặc không

Quay trở lại với đặc thù của các doanh nghiệp phân phối, mỗi ngày nhân viên thị trường tiếp nhận rất nhiều đơn hàng, vậy họ làm thế nào để theo dõi được hạn mức công nợ của khách hàng và biết được khách hàng nào có công nợ vượt mức cho phép, không đủ điều kiện để tiếp tục đặt hàng?

Với cách làm việc truyền thống, chắc hẳn nhân viên thị trường sẽ phải theo dõi gián tiếp qua kế toán công nợ hoặc được cung cấp một danh sách các khách hàng có công nợ sắp tới hạn mức cho phép. Tuy nhiên, cách làm này tạo nên nhiều sơ hở và bất cập trong quản lý, gây bất lợi cho nhân viên bán hàng và nhiều khó khăn cho kế toán viên.

Trong khi đó, áp dụng Mobiwork DMS không chỉ rút ngắn triệt để quy trình bán hàng bởi đặt ĐƠN HÀNG TRỰC TUYẾN bằng thiết bị di động, quan trọng hơn, việc tích hợp QUẢN LÝ CÔNG NỢ đã giải quyết hoàn toàn các lo ngại nói trên của doanh nghiệp phân phối. Nhân viên thị trường khi lên đơn hàng tại điểm bán có thể dựa vào hạn mức công nợ để đưa ra quyết định có nên bán hàng nợ cho khách hàng đó hay không.

Trong trường hợp chấp nhận bán nợ, phần chưa thanh toán sẽ được phần mềm chuyển thẳng tới mục “Ghi nợ/ghi có” trong báo cáo công nợ khách hàng. Kế toán viên hoàn toàn có thể quản lý công nợ tại đây hoặc xuất file và nhập lại vào phần mềm kế toán để quản lý. Thao tác phần mềm rất đơn giản, tốc độ cao, không phải rườm rà nhập từng công nợ như thủ công.

Như vậy, điểm nổi bật khi áp dụng Mobiwork DMS là sự vận hành xuyên suốt từ nhân viên bán hàng ngoài thị trường tới kế toán. Nếu chỉ quản lý công nợ trên phần mềm kế toán sẽ rất mất thời gian khi nhập lại từng đơn hàng, công nợ của từng khác hàng vào để quản lý, quan trọng hơn, nhân viên sales lực bất tòng tâm trong việc đưa ra quyết định khách hàng có được tiếp tục mua nợ hay không.

Đăng ký dùng thử phần mềm:

Bài viết liên quan:

• Bộ 6 “vũ khí” vàng giúp nhân viên sales thị trường chốt đơn nhanh
• Phần mềm DMS là gì?
• Hướng Dẫn Sử Dụng Route Plan Để Đi Tuyến Hiệu Quả Và Tăng Trưởng Doanh Thu
• Ưu đãi nhân đôi – Tiết kiệm vượt trội khi triển khai MobiWork DMS dịp 30/4
• Quản lý danh mục sản phẩm – Chìa khóa giúp tăng doanh số không phải ai cũng biết
• Dự báo bán hàng là gì? 7 sale forecast method tốt nhất dành cho nhà quản lý