[Q&A] Sử dụng phần mềm Mobiwork DMS trong giai đoạn giãn cách xã hội

1. Thông thường tôi sẽ sử dụng phần mềm DMS để quản lý nhân viên bán hàng hoạt động ngoài thị trường. Nay dịch bệnh nên nhân viên phải làm việc ở nhà, vậy phần mềm MobiWork DMS có thể hỗ trợ gì cho nhân viên sales làm việc ở nhà?

Với “ vùng xanh” sales rep vẫn có thể đi tuyến chăm sóc điểm bán và sử dụng phần mềm DMS như bình thường. Tuy nhiên với “vùng đỏ”, hoạt động đi lại bị kiểm soát chặt, nhân viên sales phải làm việc ở nhà. Phần mềm MobiWork DMS cung cấp đầy đủ tính năng hỗ trợ công việc của sales làm việc tại nhà, khắc phục những khó khăn mà dịch bệnh và giãn cách mang lại.

Thứ nhất: Cập nhật thông tin nội bộ từ xa

Thông tin về chương trình khuyến mại, thông tin sản phẩm và các thông báo nội bộ trên phần mềm MobiWork DMS

Nhân viên sales không cần tham gia các cuộc họp đầu ngày tại nhà phân phối mà vẫn cập nhật đầy đủ các thông tin cần biết như:

• Thông tin sản phẩm: Sản phẩm được phép bán; thông tin tồn kho, lô date và hình ảnh sản phẩm
• Thông tin đơn hàng: Danh sách đơn hàng đã lập trong thời gian gần đây và trạng thái đơn hàng (chờ duyệt – đã duyệt – đã xuất hàng…)
• Chương trình khuyến mãi: Thông tin chi tiết các chương trình khuyến mãi mà công ty đưa ra.
• Danh sách khách hàng: Tra cứu thông tin khách hàng trên tuyến được phụ trách

Nắm rõ mọi thông tin trong tay một cách liền mạch, chính xác giúp sales xóa nhòa khoảng cách địa lý, nhanh chóng bắt nhịp công việc ngay cả khi không trực tiếp gặp mặt cấp quản lý, giám sát.  

Thứ hai: Cho phép lên đơn hàng ngoại tuyến 

Dù không thể đi thị trường chăm sóc điểm bán, nhưng nhân viên sales hoàn toàn có thể lên đơn hàng ngoại tuyến ngay trên app MobiWork DMS mà không cần đến check-in trực tiếp. Chi tiết tình trạng các đơn hàng đã lên như: chờ duyệt – đã duyệt – đã giao hàng đều được hiển thị trên phần mềm để sales nắm rõ.

Xem thêm: Sales ngồi nhà nhưng vẫn lên đơn hàng ngoại tuyến với MobiWork DMS

Thứ ba: Theo dõi hệ thống báo cáo cá nhân & tiện ích khác 

Báo cáo kết quả bán hàng: Kết quả bán hàng theo đơn đặt hàng, theo phiếu bán hàng, chỉ tiêu KPI, KPI sản phẩm trọng tâm, Báo cáo KH mới….Chỉ với app MobiWork DMS cài đặt trên điện thoại di động, nhân viên sales hoàn toàn có thể theo dõi các báo cáo về đơn hàng, doanh số, chỉ tiêu KPIs, tiến độ hoàn thành công việc của mình mà không cần mất thời gian tổng hợp, trình bày báo cáo trên excel. Cụ thể, báo cáo cá nhân của sales sẽ nhận được bao gồm:

• Hoạt động bán hàng: Báo cáo kết quả viếng thăm, nhật ký di chuyển, chấm công…
• Tổng hợp tháng: Tổng hợp điểm bán mới, theo dõi số đơn hàng/ngày, hiệu quả bán hàng/ tuyến,…

Ngoài ra, phần mềm MobiWork DMS cũng có thể linh hoạt ứng dụng như một phần mềm chấm công và quản lý công việc tại nhà thông qua tính năng check-in; check out ngoài sai số; cập nhật thông báo nội bộ từ xa, theo dõi tiến độ công việc,… giúp đảm bảo quyền lợi về ngày công làm việc và lương thưởng cho sales. 

2. Tôi là giám sát bán hàng, mỗi ngày, mỗi tuần tôi cần xem các báo cáo công việc để nắm tình hình làm việc tại nhà của nhân viên thì xem ở đâu?

Đối với cấp độ Giám sát có thể xem kết quả làm việc của nhân viên sales tại Module Báo cáo => Báo cáo giám sát. Trong đó có đầy đủ các loại báo cáo về Lịch sử thiết bị, báo cáo chấm công, Giám sát khắc phục vấn đề, Đơn đặt hàng, báo cáo doanh số, doanh thu, KPI của nhân viên,…. Phần mềm MobiWork DMS đều hỗ trợ đầy đủ. 

3. Thường ngày tôi yêu cầu nhân viên đến check-in chăm sóc điểm bán đều phải có ghi chú vấn đề phát sinh gắn với từng khách hàng. Hiện nay nhân viên làm việc ở nhà thì làm sao để nhân viên không đến điểm bán vẫn ghi chú được vấn đề để tôi nắm bắt?

Phần mềm MobiWork DMS cho phép nhân viên lên đơn hàng ngoại tuyến và thao tác ghi chú vấn đề phát sinh gắn với từng điểm bán. 

Với nhân viên bán hàng, sử dụng app MobiWork DMS, vào mục Viếng thăm tìm thông tin SĐT đại lý/ điểm bán cần chăm sóc, gọi điện để chăm sóc và lên đơn hàng bằng tính năng lên đơn hàng ngoại tuyến. Đồng thời nhân viên ghi chú vấn đề phát sinh nếu có tại phần ghi chú

Với cấp quản lý/ giám sát: Vào Mục Viếng thăm và bấm “Xem ghi chú”

4. Có nhân viên sales của tôi đang bị đi cách ly, tôi muốn chuyển tuyến bán hàng cho nhân viên mới chăm sóc thì làm thế nào?

Hướng dẫn cách luân chuyển tuyến bán hàng

Bước 1: Truy cập tính năng Quản lý tuyến trên web, lựa chọn Danh Mục – Phân Quyền, Chỉ Tiêu

Bước 2: Giao diện hiển thị tuyến bán hàng của nhân viên, trên giao diện có thể tìm kiếm theo bộ lọc tuyến, thêm mới tuyến bán hàng, nhân viên phụ trách trên tuyến, số điểm bán có trong tuyến…

Bước 3: Bấm mở chi tiết tuyến bán hàng của nhân viên

Bước 4: Bấm Sửa, sau đó bấm Mở chi tiết tuyến

Bước 5: Lựa chọn tab Khách hàng, ấn Thêm để hiển thị lựa các lựa chọn Thêm khách hàng vào tuyến

Bước 6: Để xóa khách hàng khỏi tuyến của nhân viên, tích chọn vào ô vuông phía đầu tên của khách hàng đó chọn Xóa khách hàng

Bước 7: Quay lại mục Thông tin chung, thay đổi lại thông tin về Mã Tuyến, Tên Tuyến, lựa chọn Phòng Nhóm, và Nhân Viên phụ trách tuyến đó. Sau đó ấn Lưu

5. Tôi đang sử dụng phần mềm MobiWork DMS để hỗ trợ chấm công tại nhà cho nhân viên sales. Làm thế nào để gia hạn check in, check out ngoài sái số theo khoảng cách mong muốn

Hướng dẫn cấu hình cho check-in, check-out ngoài sai số trên phần mềm MobiWork DMS 

Bước 1 : Vào ” Danh mục ” chọn “cây đơn vị” tiếp theo vào “Quản trị” chọn “thông tin tổ chức”

Bước 2 : Vào danh mục ” Cấu hình” tìm đến mục “Khai báo vị trí ngoài sai số” và điều chỉnh ” cho phép ”

Bước 3: Bấm ” Lưu ” để hoàn thành

Ngày 3/8/2021, MobiWork đã tổ chức thành công Hội thảo trực tuyến “Những vấn đề thường gặp trong quá trình sử dụng DMS – Giai đoạn giãn cách xã hội” nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp phân phối đang là khách hàng của MobiWork vững bước vượt qua thời kì dịch bệnh khó khăn.

Video record Hội thảo Hỗ trợ trực tuyến 

Đăng ký dùng thử phần mềm:

Bài viết liên quan:

• MobiWork DMS + ERPNext: Giải pháp hoàn chỉnh cho Doanh nghiệp sản xuất (hoặc thương mại) và phân phối nào? 
• MobiWork DMS + ERPNext: Giải Pháp Tích Hợp Sẵn “Chìa Khóa Trao Tay” Cho Quản Lý Phân Phối và Vận Hành Doanh Nghiệp
• Hướng Dẫn Sử Dụng Route Plan Để Đi Tuyến Hiệu Quả Và Tăng Trưởng Doanh Thu
• Bộ 6 “vũ khí” vàng giúp nhân viên sales thị trường chốt đơn nhanh
• Review các phần mềm ERP mà MobiWork DMS đã tích hợp: Đâu là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp phân phối?
• Phần mềm DMS là gì?