MobiWork DMS + ERPNext: Giải pháp hoàn chỉnh cho Doanh nghiệp sản xuất (hoặc thương mại) và phân phối nào? 

Sự “đứt gãy” giữa hoạt động bán hàng ngoài thị trường và hệ thống quản trị nội bộ (tài chính, kho vận, sản xuất) là rào cản lớn nhất, kìm hãm sự tăng trưởng của các doanh nghiệp sản xuất/ thương mại và phân phối. Thách thức lớn nhất không chỉ nằm giữa các phòng ban tại trụ sở chính, mà là khoảng cách về thông tin giữa hoạt động tại văn phòng (back-office) và đội ngũ ngoài thị trường (frontline). Dữ liệu từ hàng trăm ngàn điểm bán—bao gồm đơn hàng, tồn kho, hoạt động của đối thủ, hiệu quả trưng bày—chính là nguồn thông tin sống còn của doanh nghiệp. Khi dòng dữ liệu này bị gián đoạn do các quy trình thủ công và hệ thống rời rạc, doanh nghiệp không chỉ hoạt động kém hiệu quả, mà còn đang tự đặt mình vào thế bị động, mất dần lợi thế cạnh tranh vào tay những đối thủ nhanh nhạy hơn. 

Giải pháp tích hợp MobiWork DMS – nền tảng tự động hóa và quản lý kênh phân phối hàng đầu, và ERPNext – hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp mã nguồn mở linh hoạt, tạo nên một hệ sinh thái quản trị đồng bộ. Đây không chỉ là một giải pháp công nghệ, mà là một đòn bẩy chiến lược.

Bài viết sau đây, các chuyên gia của MobiWork sẽ phân tích sâu các ngành hàng cụ thể mà giải pháp MobiWork DMS + ERPNext có thể phát huy tối đa sức mạnh, giúp các CEO và chủ doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng nhất để đưa ra quyết định đầu tư.

1. Sức mạnh cộng hưởng từ giải pháp tích hợp MobiWork DMS + ERPNext

Để tồn tại và phát triển, nguồn dữ liệu của doanh nghiệp không thể vận hành trên các “ốc đảo” riêng lẻ. Việc tích hợp giữa giải pháp quản lý hệ thống phân phối (DMS) và hệ thống hoạch định nguồn lực (ERP) là một bước tiến tất yếu để tạo ra một tổng thể doanh nghiệp khỏe mạnh và thống nhất. 

– MobiWork DMS – “Cánh tay nối dài” trên thị trường: Giá trị của MobiWork DMS vượt xa việc tự động hóa các tác vụ bán hàng. Nền tảng này tái định vị chiến lược cho toàn bộ đội ngũ kinh doanh, nâng cao vai trò của họ từ việc ghi nhận đơn hàng đơn thuần sang thu thập thông tin thị trường một cách có hệ thống và cấu trúc.

– ERPNext – “Bộ não” vận hành doanh nghiệp: ERPNext đảm nhiệm vai trò quản trị tổng thể mọi nguồn lực bên trong doanh nghiệp: từ Tài chính – Kế toán, Mua hàng, Quản lý Kho tổng, Sản xuất, cho đến Nhân sự. Hệ thống này chuẩn hóa và tự động hóa các quy trình back-office, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong toàn bộ luồng vận hành nội bộ.

– Khi “Cánh tay” và “Bộ não” hợp nhất: Sự tích hợp tạo ra một dòng chảy dữ liệu liền mạch từ nhân viên bán hàng về phòng kế toán, kho vận, sản xuất và ban lãnh đạo. Nó loại bỏ hoàn toàn độ trễ và sai sót do nhập liệu thủ công, mang lại tầm nhìn 360 độ về hiệu suất kinh doanh, từ hiệu quả của một nhân viên bán hàng đến lợi nhuận trên từng đơn hàng, giúp các quyết định chiến lược được đưa ra nhanh hơn và chính xác hơn.

Việc MobiWork lựa chọn tích hợp sâu với ERPNext là một quyết định chiến lược, dựa trên sự thấu hiểu nhu cầu của các doanh nghiệp sản xuất và phân phối tại Việt Nam. ERPNext là một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) mã nguồn mở, nổi bật với sự linh hoạt, khả năng tùy biến cao và chi phí đầu tư hợp lý. Những đặc tính này làm cho ERPNext trở thành sự bổ sung hoàn hảo cho MobiWork DMS, cho phép xây dựng một giải pháp toàn diện với tổng chi phí sở hữu (TCO) tối ưu, phù hợp với cả các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn.  

Xem thêm: MobiWork DMS + ERPNext: Giải Pháp Tích Hợp Sẵn “Chìa Khóa Trao Tay” Cho Quản Lý Phân Phối và Vận Hành Doanh Nghiệp

2. MobiWork DMS + ERPNext: Giải pháp “đo ni đóng giày” cho ngành hàng nào?

Sức mạnh của nền tảng tích hợp MobiWork DMS và ERPNext không phải là một giải pháp chung chung, mà thể hiện rõ nét nhất khi giải quyết những bài toán đặc thù của từng ngành hàng. Trong mọi kịch bản, MobiWork DMS luôn đóng vai trò chủ đạo tại tiền tuyến, là nơi khởi nguồn của dòng dữ liệu chiến lược, sau đó được đẩy về ERPNext để hoàn tất quy trình xử lý tại hậu cần, tạo ra những điểm đột phá trong vận hành.

2.1. Ngành Hàng tiêu dùng nhanh (FMCG)

Bài toán ngành: Ngành FMCG có mạng lưới phân phối cực kỳ rộng lớn và phức tạp, chủ yếu qua kênh truyền thống (GT) với hàng trăm ngàn cửa hàng tạp hóa, đại lý bán lẻ trên toàn quốc. Đặc thù của ngành là vòng đời sản phẩm ngắn, tốc độ bán hàng nhanh, áp lực về độ phủ thị trường và các chương trình khuyến mãi, trưng bày (trade marketing) diễn ra liên tục.

– Quản lý hệ thống phân phối đa kênh, đa cấp, độ phủ cực lớn.

– Quản lý tuyến bán hàng, đơn hàng, doanh số của trăm ngàn nhân viên sales 

– Đo lường hiệu quả nhiều chương trình khuyến mãi, trưng bày (trade marketing) diễn ra liên tục.

– Cạnh tranh gay gắt tại điểm bán (POS)

Giải pháp từ MobiWork DMS + ERPNext: Trường hợp sử dụng

– MobiWork DMS: MobiWork DMS là công cụ chiến lược cho đội ngũ sales. Nền tảng giúp quản lý tuyến bán hàng thông minh, cho phép đặt đơn hàng tức thì trên di động, và giám sát hiệu suất sales. Quan trọng hơn, nó biến salesman thành nhà tình báo thị trường, cho phép chụp ảnh trưng bày sản phẩm và ghi nhận hoạt động của đối thủ cạnh tranh ngay tại điểm bán

– ERPNext: Đơn hàng cùng dữ liệu thị trường từ MobiWork DMS được tự động đẩy về ERPNext. Hệ thống sẽ ngay lập tức xử lý lệnh xuất kho, lên kế hoạch giao vận, và ghi nhận doanh thu, công nợ.

– Điểm đột phá: Chính dữ liệu bán hàng và tồn kho điểm bán theo thời gian thực từ MobiWork DMS là yếu tố đầu vào quyết định, giúp hệ thống ERPNext có thể dự báo nhu cầu một cách chính xác. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng “cháy hàng” trong các đợt cao điểm hoặc tồn kho quá lớn gây đọng vốn, từ đó tối ưu hóa dòng tiền và tăng tốc độ quay vòng hàng hóa

2.2. Ngành Dược phẩm và Thiết bị y tế

Đặc điểm ngành: Kênh phân phối ngành dược phẩm cũng rất đa dạng, bao gồm kênh ETC (bệnh viện, phòng khám) và OTC (nhà thuốc). Ngành này chịu sự quản lý chặt chẽ của nhà nước, đòi hỏi việc quản lý sản phẩm theo lô, date (hạn sử dụng) phải cực kỳ chính xác. Đội ngũ trình dược viên (Medical Representatives) cần được trang bị kiến thức chuyên sâu và kỹ năng bán hàng đặc thù.

Bài toán: 

– Truy xuất nguồn gốc và quản lý lô, date

– Kiểm soát hàng tồn kho theo lô, date tại các nhà thuốc

– Yêu cầu tuân thủ các tiêu chuẩn (GPP, GDP) 

– Chính sách giá và chiết khấu phức tạp

– Quản lý trình dược viên

Giải pháp từ MobiWork DMS + ERPNext:

– MobiWork DMS: MobiWork DMS là công cụ làm việc không thể thiếu của trình dược viên. Nó không chỉ giúp giám sát lộ trình mà còn là một Quản lý khách hàng di động, quản lý chi tiết thông tin nhà thuốc, phòng khám, lịch làm việc. Đặc biệt, trình dược viên có thể đặt đơn hàng kèm theo yêu cầu cụ thể về lô/date mong muốn ngay trên ứng dụng, đáp ứng nhu cầu chính xác của khách hàng

– ERPNext: Yêu cầu đơn hàng kèm thông tin lô/date từ MobiWork DMS được chuyển về ERPNext. Hệ thống sẽ tự động kiểm tra các điều kiện trong kho, đảm bảo tuân thủ nguyên tắc FEFO (Hết hạn trước – Xuất trước) trước khi xuất hàng, đồng thời quản lý tồn kho chi tiết theo từng lô/date.

Điểm đột phá: hờ khả năng ghi nhận yêu cầu lô/date ngay tại điểm bán của MobiWork DMS, toàn bộ chuỗi cung ứng được đảm bảo khả năng truy xuất nguồn gốc sản phẩm 100% từ kho tổng đến tận tay khách hàng. Đây là một yêu cầu pháp lý và là yếu tố xây dựng niềm tin cốt lõi với người tiêu dùng mà nền tảng của MobiWork giúp doanh nghiệp đáp ứng một cách hoàn hảo.  

2.3. Ngành Vật liệu xây dựng (VLXD)

Đặc điểm ngành: Ngành VLXD có chuỗi cung ứng đa dạng, từ nhà sản xuất đến các nhà phân phối lớn, đại lý cấp 1, cấp 2, cửa hàng nhỏ lẻ và đặc biệt là kênh dự án (cung cấp trực tiếp cho các công trình, nhà thầu). Sản phẩm thường cồng kềnh, đòi hỏi logistics phức tạp và chính sách giá, chiết khấu linh hoạt theo khối lượng và đối tượng khách hàng (đại lý khác với nhà thầu).

Bài toán: 

– Sản phẩm đa dạng, cồng kềnh, quản lý tồn kho theo nhiều đơn vị tính (viên, hộp, mét vuông…).

– Quản lý khách hàng đa dạng: đại lý cấp 1, cửa hàng nhỏ lẻ, nhà thầu, dự án.

– Chính sách giá và công nợ cực kỳ phức tạp, thay đổi theo từng đối tượng khách hàng và quy mô đơn hàng.

– Quản lý giao vận và công nợ gối đầu là bài toán đau đầu.

Giải pháp từ MobiWork DMS + ERPNext:

– MobiWork DMS: Nhân viên thị trường có thể đến tận công trình hoặc cửa hàng để lên đơn hàng. Sức mạnh của MobiWork DMS là hệ thống sẽ tự động áp dụng đúng chính sách giá và chiết khấu đã được thiết lập sẵn cho từng nhóm khách hàng, loại bỏ hoàn toàn việc tính toán thủ công. Công nợ cũng được ghi nhận và theo dõi tức thời ngay trên ứng dụng

– ERPNext:  Đơn hàng với giá và chiết khấu chính xác được đẩy về ERPNext để lên kế hoạch giao vận tối ưu, quản lý kho đa đơn vị tính và theo dõi công nợ tổng thể của từng khách hàng/dự án.

– Điểm đột phá: Nền tảng của MobiWork giúp minh bạch hóa hoàn toàn chính sách giá và công nợ, giảm thiểu sai sót và thất thoát do con người. Ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan, chính xác về dòng tiền và hiệu quả kinh doanh của từng kênh (đại lý vs. dự án), từ đó đưa ra các quyết sách kinh doanh phù hợp và kịp thời

2.4. Ngành Bia – Rượu – Nước giải khát

Đặc điểm ngành: Tương tự ngành FMCG, ngành Bia – rượu – nước giải khát có tốc độ bán hàng cực nhanh, độ phủ thị trường rộng lớn và cạnh tranh khốc liệt. Điểm khác biệt nằm ở việc quản lý tài sản có giá trị như vỏ chai, két nhựa, bình nước, tủ lạnh, kệ trưng bày tại điểm bán. Hoạt động khuyến mại diễn ra với tần suất dày đặc và đa dạng hình thức.

Bài toán:

– Quản lý tài sản thế chấp (vỏ chai, két nhựa) 

– Quản lý tài sản, công cụ dụng cụ tại điểm bán (tủ lạnh, kệ) 

– Tốc độ xử lý đơn hàng và giao vận

– Đo lường hiệu quả các chương trình khuyến mại 

– Quản lý hàng trả về, hàng hỏng.

Giải pháp từ MobiWork DMS + ERPNext:

– MobiWork DMS: Sales có thể kiểm kê tồn kho, kiểm tra hạn sử dụng sản phẩm tại điểm bán, đặt hàng mới và ghi nhận hàng trả về ngay trên ứng dụng. Chụp ảnh và tạo ghi chú quản lý tình trạng các tài sản (tủ mát, quầy, kệ).

– ERPNext: Tự động ghi nhận đơn hàng mới và cả yêu cầu trả hàng từ MobiWork DMS. Lên kế hoạch sản xuất dựa trên dự báo bán hàng và vòng đời sản phẩm. Quản lý kho với các quy tắc xuất hàng nghiêm ngặt và xử lý hàng hỏng/hết hạn. Quản lý tài sản và khấu hao tài sản tự động.

– Điểm đột phá: Giảm thiểu tỷ lệ hàng hỏng/hết hạn, tối ưu hóa vòng quay hàng tồn kho. Việc quản lý hiệu quả các tài sản đầu tư ngoài thị trường giúp doanh nghiệp đảm bảo lợi tức đầu tư (ROI) và tăng cường hình ảnh thương hiệu.

2.5. Ngành Vật tư nông nghiệp và Thức ăn chăn nuôi

– Đặc điểm ngành: Hệ thống phân phối thường đi từ nhà sản xuất đến các đại lý cấp 1, cấp 2 rồi đến các cửa hàng vật tư nông nghiệp hoặc trực tiếp đến các trang trại, hộ chăn nuôi quy mô lớn. Thị trường chịu ảnh hưởng lớn bởi yếu tố mùa vụ. Nhân viên kinh doanh thị trường đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn kỹ thuật cho bà con nông dân.

Bài toán:

– Quản lý địa bàn kinh doanh rộng lớn và phức tạp

– Khó kiểm soát hiệu suất làm việc của sales thị trường

– Quản lý “công nợ cuối vụ” và “bán hàng gối vụ” là bài toán sống còn

– Quản lý chính sách giá/ chiết khấu đa tầng, đa dạng

– Quản lý sản phẩm theo mùa vụ, giai đoạn.

Giải pháp từ MobiWork DMS + ERPNext:

– MobiWork DMS: Tối ưu tuyến bán hàng và giám sát lộ trình đi tuyến của Sales. Nắm bắt thông tin khách hàng, lịch sử mua hàng, thông tin kỹ thuật của từng sản phẩm để tư vấn chính xác. Tạo đơn hàng, tự động áp dụng khuyến mãi, chiết khấu đã được thiết lập sẵn. 

– ERPNext: Tự động nhận đơn hàng từ MobiWork DMS để hạch toán doanh thu và công nợ một cách chính xác. Các báo cáo công nợ đa chiều giúp ban lãnh đạo đưa ra cảnh báo sớm về các khoản nợ xấu. Quản lý đa kho, tồn kho và lên kế hoạch nhập hàng/sản xuất dựa trên dữ liệu bán hàng thực tế từ MobiWork DMS, tối ưu cho nhu cầu mùa vụ.

– Điểm đột phá: Minh bạch hóa và kiểm soát chặt chẽ dòng tiền – công nợ theo thời gian thực. Ban lãnh đạo có thể ngồi tại văn phòng nhưng nắm được tình hình công nợ của một trang trại ở vùng xa chỉ sau vài cú nhấp chuột. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro tài chính, tăng tốc độ quay vòng vốn và biến đội ngũ sales thành những nhà quản lý công nợ hiệu quả ngay trên địa bàn của mình.

3. Những luồng quy trình vàng được khai thông

– Quy trình “Đặt hàng -> Giao hàng -> Thu công nợ” hoàn toàn tự động: Luồng dữ liên thông từ MobiWork DMS và ERPNext, doanh nghiệp không cần can thiệp thủ công, giảm thiểu tối đa sai sót và rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng.

– Quy trình “Quản lý tồn kho” thông minh: Tồn kho tại điểm bán (do MobiWork DMS ghi nhận) và tồn kho tổng (do ERPNext quản lý) được đối chiếu, đồng bộ, giúp đưa ra quyết định sản xuất/nhập hàng sát với thực tế thị trường nhất.

– Quy trình “Trade Marketing & Bán hàng” đồng nhất: Chính sách giá được thiết lập trên ERPNext, chính sách khuyến mãi được thiết lập trên MobiWork DMS đều được tự động áp dụng cho nhân viên bán hàng trên MobiWork DMS, đảm bảo tính nhất quán và dễ dàng kiểm soát.

– Quy trình “Báo cáo quản trị” 360 độ: Dữ liệu từ hai hệ thống được tổng hợp, cho phép CEO xem các báo cáo đa chiều: từ hiệu suất của một sales trên một tuyến đường, đến lợi nhuận gộp của cả một khu vực.

Kết luận

Việc vận hành kênh phân phối trên những hệ thống dữ liệu rời rạc giống như việc lái một con tàu lớn mà không có la bàn đồng bộ. Doanh nghiệp có thể vẫn tiến về phía trước, nhưng chậm chạp, lãng phí tài nguyên và luôn tiềm ẩn rủi ro đi chệch hướng.

Với các CEO và chủ doanh nghiệp trong ngành hàng FMCG, Dược phẩm & Thiết bị y tế, Đồ uống & nước giải khát, Vật tư nông nghiệp & Thức ăn chăn nuôi, Vật liệu xây dựng, v.v… thì dự kết hợp giữa MobiWork DMS và ERPNext không chỉ là trang bị một công cụ mới, mà là thiết lập một nền tảng quản trị vững chắc, minh bạch và thông minh. Đây là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp loại bỏ các “điểm mù” trong vận hành, ra quyết định dựa trên dữ liệu tin cậy và tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường. 

Nhận DEMO và tư vấn chuyên sâu 1:1 tại đây

Bài viết liên quan:

• MobiWork DMS + ERPNext: Giải pháp hoàn chỉnh cho Doanh nghiệp sản xuất (hoặc thương mại) và phân phối nào? 
• MobiWork DMS + ERPNext: Giải Pháp Tích Hợp Sẵn “Chìa Khóa Trao Tay” Cho Quản Lý Phân Phối và Vận Hành Doanh Nghiệp
• Hướng Dẫn Sử Dụng Route Plan Để Đi Tuyến Hiệu Quả Và Tăng Trưởng Doanh Thu
• Bộ 6 “vũ khí” vàng giúp nhân viên sales thị trường chốt đơn nhanh
• Review các phần mềm ERP mà MobiWork DMS đã tích hợp: Đâu là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp phân phối?
• Phần mềm DMS là gì?