Áp dụng phần mềm DMS, nhà phân phối “bị” quản lý hay “được” quản lý?

Không phải nhà phân phối nào cũng “vừa lòng” khi doanh nghiệp sản xuất áp dụng phần mềm DMS để quản lý hệ thống phân phối. Nguyên nhân chủ yếu là do họ vẫn còn nặng nề tâm lý “bị “ quản lý mà chưa hiểu rõ những lợi ích mình sẽ nhận được. Phần mềm MobiWork DMS với module “Mua hàng” sẽ là tính năng phục vụ riêng cho nhà phân phối.

Vai trò của nhà phân phối trong chuỗi cung ứng

Nhà phân phối (Distributor) là đơn vị trung gian trực tiếp kết nối hàng hóa của doanh nghiệp sản xuất với các đại lý và cửa hàng bán lẻ. Không ai có thể phủ nhận vai trò quan trọng của nhà phân phối trong sự phát triển chuỗi cung ứng.

Vai trò với doanh nghiệp sản xuất 

• Nhà phân phối không phải người làm thuê mà thực sự là đối tác của doanh nghiệp, chịu trách nghiệm đưa sản phẩm/ dịch vụ tiếp cận gần hơn đến thị trường mục tiêu. Hay nói cách khác là lo “đầu ra” cho sản phẩm của nhà sản xuất. 
• Nhà phân phối sẽ cung cấp kiến thức về thị trường địa phương, thông tin quan trọng về các đối thủ để doanh nghiệp chủ động hơn trong việc phát triển sản phẩm của đơn vị mình. 
• Nhà phân phối còn có vai trò phát triển hệ thống đại lý, cửa hàng bán lẻ để giúp sản phẩm của doanh nghiệp chiếm lĩnh được thị trường. 

Một nhà phân phối lý tưởng hội tụ đủ các yếu tố về thế mạnh tài chính, có kho hàng, có đội sales, sẵn sàng đầu tư cho kinh doanh sẽ là “cánh tay phải” đắc lực cho doanh nghiệp sản xuất. 

Vai trò với các đại lý và cửa hàng bán lẻ

• Nhà phân phối sẽ chia nhỏ lô hàng và đảm bảo cung cấp nguồn hàng theo yêu cầu của đại lý/ nhà bán lẻ.
• Phân phối hàng đến tận tay điểm bán trong khoảng thời gian ngắn. Với nhu cầu đề cao tính dịch vụ như hiện nay, thông thường nhà phân phối sẽ chịu trách nghiệm vận chuyển sản phẩm đến tận tay điểm bán. Tùy vào từng loại mặt hàng nhưng thời gian giao trung bình sẽ chỉ từ 1 – 5 ngày.
• Nhà phân phối chịu trách nhiệm cung cấp dịch vụ bảo hành sản phẩm (nếu có) thay cho các đại lý/ cửa hàng bán lẻ. 

Áp dụng phần mềm DMS, nhà phân phối “bị” quản lý hay “được” quản lý

Trong ngành phân phối, mô hình điển hình của dòng chảy sản phẩm sẽ bắt nguồn từ nhà sản xuất, đi qua khâu thu mua số lượng lớn của nhà phân phối để trữ trong kho. Các đại lý hoặc điểm bán lẻ sẽ nhập hàng từ nhà phân phối để bán cho người tiêu dùng cuối. 

Mô hình phân phối: Nhà sản xuất – Nhà phân phối – Điểm bán

Nói thì đơn giản như vậy, nhưng thực tế có 1001 vấn đề phức tạp phát sinh trong chuỗi cung ứng mà chỉ có những người trong cuộc mới thấu hiểu hết. 

• Nhìn từ góc độ của doanh nghiệp sản xuất, sẽ rất khó để quản lý hết được hàng trăm, hàng nghìn điểm bán lẻ khắp cả nước nên buộc lòng nhà sản xuất phải dựa vào thông tin do nhà phân phối cung cấp. Nhưng không hiếm trường hợp, nhà sản xuất phải đối mặt với tình trạng nhà phân phối “xào nấu dữ liệu” (data-cooking) điểm bán để khai tăng doanh số, kiếm tiền chiết khấu cao hơn. Chưa kể đến tình trạng nhà phân phối tự ý phá giá, tự ý triển khai trương chương trình khuyến mãi khác đi so với thỏa thuận. 
• Ngược lại, nhà phân phối cũng có những nỗi khổ của riêng mình. Ví dụ tiêu biểu như việc do công tác quản lý của doanh nghiệp sản xuất còn thiếu chặt chẽ nên dẫn đến sự cạnh tranh không lành mạnh giữa các nhà phân phối. Thay vì bán đúng giá, đúng hàng hóa chính hãng như cam kết, một số nhà phân phối lại bán rẻ hơn cho các đại lý/ điểm bán khác nhằm “cướp khách”. Thậm chí, còn bán hàng trộn hoặc “rút lõi” sản phẩm vì ham lợi nhuận, gây ảnh hưởng không nhỏ đến uy tín của các nhà phân phối làm ăn chân chính khác. 

5 năm gần đây, với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin, nhiều doanh nghiệp sản xuất đã mạnh dạn chuyển đổi số, áp dụng phần mềm DMS để quản lý hệ thống phân phối, chấm dứt tình trạng nhiễu loạn thông tin như trên. 

Phần mềm MobiWork DMS – Giải pháp quản trị hệ thống phân phối

Áp dụng công nghệ tự động vào quản lý thì chắc chắn con người sẽ nhàn hơn nhưng cũng buộc phải “trung thực hơn” vì máy móc không biết nói dối. Khi doanh nghiệp áp dụng phần mềm DMS vào hệ thống, các nhà phân phối “có tâm” sẽ nói họ “được” quản lý chứ không phải “bị” quản lý bởi những lợi ích nhận được quá rõ ràng:

• Thứ nhất, mọi thông tin đều thống nhất và minh bạch. Từ thông tin về sản phẩm (mã sản phẩm, tên, ngành hàng, đặc điểm, giá cả, số lượng,…) đến thông tin về các chương trình bán hàng, chương trình khuyến mãi đều được thông báo nhanh chóng, đúng người, đúng thời điểm.
• Thứ hai, tự động kết xuất báo cáo mà không lo nhầm lẫn. Mọi dữ liệu về hoạt động mua hàng, bán hàng, trả hàng, tồn kho,… đều được lưu trữ, tự động tổng hợp bằng báo cáo thông minh, có nhật ký hệ thống nên kết quả đều chính xác, tiết kiệm công sức làm báo cáo thủ công. 
• Thứ ba, đặt đơn mua hàng/ đơn trả hàng chỉ bằng vài thao tác trên phần mềm. Với tính năng Mua hàng trên phần mềm MobiWork DMS, nhà phân phối chỉ cần tạo yêu cầu mua hàng hoặc phiếu trả hàng mua, điền các trường thông tin theo mẫu cấu hình sẵn và click gửi nhà sản xuất. 

Mua hàng – tính năng mới trên phần mềm MobiWork DMS dành riêng cho nhà phân phối 

Module Mua hàng mới được cập nhập miễn phí trên phần mềm MobiWork DMS (phiên bản Cloud) là tính năng phục vụ riêng cho nhà phân phối. 

1. Phiếu yêu cầu mua hàng

Nếu như trước kia nhà phân phối trong hệ thống DMS chỉ được cấp tài khoản tương đương với kế toán nhà sản xuất để tự tạo đơn đặt hàng, dẫn đến nhà sản xuất không phân biệt được đâu là đơn hàng của nhà phân phối, đâu là đơn của sales đặt cho điểm bán. 

Tính năng Mua hàng được phát triển trên phần mềm MobiWork DMS sẽ giúp tách riêng đơn của nhà phân phối. Khi có nhu cầu mua hàng, nhà phân phối tạo yêu cầu mua hàng gửi về kế toán nhà sản xuất. Đơn sau khi được duyệt, nhà sản xuất sẽ xuất hàng chuyển về kho nhà phân phối. Toàn bộ trạng thái đơn hàng đang ở khâu nào (chờ duyệt, đã duyệt hay nhập kho) sẽ hiển thị trên hệ thống cho phép nhà phân phối theo dõi. 

Trên phần mềm MobiWork DMS, admin nhà phân phối tạo phiếu yêu cầu mua hàng gửi về kế toán nhà sản xuất

2. Phiếu trả hàng mua

Nếu làm việc theo cách truyền thống, quy trình trả hàng hoàn tiền cho nhà phân phối phải trải qua rất nhiều bước và nhiều thủ tục. Ví dụ cần chuẩn bị hóa đơn mua hàng tương ứng, đơn yêu cầu đổi/ trả hàng đã điền đủ thông tin, thẻ thành viên, chứng minh thư hoặc thẻ căn cước công dân của nhà nhân phối. Sau đó mới đến bước nộp hồ sơ, xét duyệt, gặp mặt và gọi điện trao đổi rất nhiều lần để đàm phán lại, tính toán lại tiền hoa hồng, tiền thưởng và các lợi ích kinh tế khác,… Tóm lại, đổi/ trả hàng đã mua theo phương thức làm việc truyền thống trước kia chưa bao giờ là một quy trình đơn giản, tiêu tốn nhiều thời gian, công sức, đôi khi còn làm “sứt mẻ” mối quan hệ hợp tác giữa nhà sản xuất và nhà phân phối.

Với tính năng cập nhật phiếu trả hàng đã mua trên phần mềm MobiWork DMS, giờ đây, admin nhà phân phối chỉ cần ngồi tại chỗ và gửi yêu cầu. Khi có sự tham gia của công nghệ, quy trình xử lý sẽ tinh gọn, nhanh chóng hơn nhiều. 

Tương tự như cách tạo phiếu yêu cầu mua hàng, nếu nhà phân phối muốn trả lại hàng đã mua thì chỉ cần tạo phiếu trả hàng trên phần mềm MobiWork DMS và gửi về kế toán nhà sản xuất.

Ưu điểm của tính năng Mua hàng phần mềm MobiWork DMS 

• Làm rõ vị trí của nhà phân phối trong hệ thống. Phân biệt đơn hàng của nhà phân phối sẽ tách riêng được báo cáo sell in, sell out minh bạch hơn. 
• Rút ngắn thời gian đặt hàng của nhà phân phối, thời gian tiếp nhận và xử lý đơn hàng của kế toán doanh nghiệp sản xuất.
• Cho phép tìm kiếm nhanh theo tên sản phẩm hoặc theo mã yêu cầu. 
• Bộ lọc thông minh cho phép lọc theo trạng thái đơn (chờ duyệt, đã duyệt, từ chối,…), lọc theo trạng thái in (đã in, chưa in) 

• Hỗ trợ xuất dữ liệu nhanh chóng dưới dạng excel 
• Hỗ trợ in theo mẫu A4, A5.
• Riêng với phiếu trả hàng sẽ có chức năng chọn tạo phiếu mới hoặc tạo phiếu từ phiếu đã đặt mua hàng giúp quản lý thuận tiện, không lo nhầm lẫn. 

Hướng dẫn admin nhà phân phối dễ dàng gửi yêu cầu mua hàng/ trả hàng trên MobiWork DMS

Bước 1: Chọn module Mua hàng. Click chọn yêu cầu mua hàng hoặc phiếu trả hàng đã mua 

Bước 2: Tạo mới đơn và điền các trường thông tin cần thiết trong cấu hình mẫu có sẵn 

Bước 3: Click lưu và đóng

Phần mềm MobiWork DMS sẽ giúp doanh nghiệp sản xuất tiếp nhận, quản lý và xử lý yêu cầu mua hàng/ trả hàng từ nhà phân phối theo một quy trình khép kín, tự động hóa. Từ đó, kiểm soát tập trung được hoạt động xuất nhập tồn kho, cũng như xử lý nhanh các yêu cầu từ nhà phân phối.

Đăng ký dùng thử phần mềm:

Bài viết liên quan:

• Phần mềm DMS là gì?
• Ưu đãi nhân đôi – Tiết kiệm vượt trội khi triển khai MobiWork DMS dịp 30/4
• Câu chuyện Kinh Đô “bán mình” cho Mondelez để nuôi giấc mơ lớn và hành trình quay trở lại để cạnh tranh với chính mình
• 3 chiến lược nâng cao năng lực cạnh tranh trong phân phối sản phẩm
• 10 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho đơn giản dành cho nhân viên kho
• Những nội dung cơ bản về tổ chức và quản lý kênh phân phối