Tương lai của giám sát trưng bày – Con người hay Công nghệ?

Giám sát bán lẻ là nhiệm vụ quan trọng đối với mọi doanh nghiệp trong ngành phân phối bán lẻ. Thực tế cho thấy công việc này ẩn chứa không ít thách thức và khó khăn đối với cả nhà quản lý lẫn nhân viên ngoài thị trường. Thế nhưng giờ đây mọi thứ dường như trở nên dễ dàng hơn rất nhiều nhờ sự ra đời của các giải pháp hỗ trợ quản lý thông minh. 

Hầu hết các phần mềm kiểm toán bán lẻ hiện đại cung cấp thông tin theo thời gian thực cho bộ phận quản lý cũng như giúp xác định và giải quyết các vấn đề với việc sắp xếp và kiểm kê hàng hóa.

Phương pháp kiểm toán cửa hàng truyền thống

Với phương pháp này, một kiểm toán viên nội bộ sẽ thực hiện viếng thăm các cửa hàng bán lẻ. Tại điểm bán, họ thực hiện việc kiểm đếm và ghi lại tất cả các mặt hàng được trưng bày và tồn kho của cửa hàng. Toàn bộ quy trình làm việc này phát sinh một lượng đáng kể giấy tờ. Những tài liệu này, sau khi thu thập sẽ được đưa vào các công cụ phân tích. 

Rõ ràng, công đoạn chuyển giao này dẫn đến độ trễ thời gian đáng kể cho đến khi kết quả báo cáo đến được với nhà quản lý. Sự chậm trễ này làm chậm quá trình ra quyết định và có thể dẫn đến việc bỏ lỡ các cơ hội hành động hoặc thực hiện các biện pháp điều chỉnh kịp thời.

Ngoài ra do nhiều hạn chế, các quyết định quản lý khó có thể dựa 100% vào phương pháp kiểm toán truyền thống. Sự bao quát các cửa hàng không đầy đủ và thường xuyên, giới hạn thời gian làm việc của con người, nguồn lực hạn chế, và nhiều yếu tố khác dẫn đến sự thiếu hiệu quả của phương pháp kiểm soát tuân thủ bán lẻ truyền thống. 

Bối cảnh hiện tại

Ngày nay, bất kỳ nhân viên ngoài thị trường nào cũng có thể bắt đầu kiểm tra việc tuân thủ hướng dẫn trưng bày hàng hóa một cách dễ dàng chỉ bằng một chiếc máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh. Phần mềm cho phép nhân viên ngoài thị trường thực hiện kiểm tra và giám sát với hiệu quả của toàn bộ quy trình được nâng lên đáng kể. Công nghệ đã giúp các công ty quản lý lượng dữ liệu khổng lồ liên quan đến việc thực hiện kiểm toán cửa hàng.

Sau đây là những khía cạnh giúp bạn hiểu rõ hơn về việc thực hiện kiểm toán bán lẻ theo kiểu truyền thống khác biệt ra sao so với kiểm toán được thực hiện bằng phần mềm kiểm toán bán lẻ:

Kỹ thuật thu thập dữ liệu

Trước đây, thu thập dữ liệu hoàn toàn là công việc giấy bút. Các nhân viên thị trường ghé thăm các cửa hàng bán lẻ với các biểu mẫu, thu thập và nắm bắt thông tin qua giấy tờ. Việc thu thập dữ liệu vì thế bị giới hạn ở những gì có sẵn trên biểu mẫu. Toàn bộ quá trình đi thị trường này không hề khoa học, gây lãng phí và không mang lại hiệu quả. Với sự xuất hiện của phần mềm kiểm toán bán lẻ dưới dạng theo dõi kệ hàng, nhân viên thị trường có thể chụp ảnh, quay video và audio, và chụp lại mã vạch, … Phần mềm cũng cho phép nhân viên ngoài thị trường nhập thông tin vào toàn bộ bảng tính và đồng bộ hóa dữ liệu đồng thời để người quản lý nắm bắt được tình hình ngay lập tức.  

Gắn thẻ địa lý đối với nhân viên ngoài thị trường

Với cách làm truyền thống, các nhà quản lý không biết các nhân viên kiểm soát kinh doanh (business inspectors) của mình ở đâu và họ có nộp báo cáo hay không. Nhưng với phần mềm kiểm toán bán lẻ, các nhà quản lý có thể theo dõi tất cả các hoạt động tại điểm bán theo thời gian thực. Người quản lý sẽ có đầy đủ thông tin về việc kiểm toán bán lẻ đã được thực hiện đúng hạn hay chưa. Một ứng dụng tiến hành kiểm toán cho phép người quản lý theo dõi các shopper và xác minh xem việc kiểm toán bán lẻ có được thực hiện tại địa điểm kiểm toán hay không. Các ứng dụng này tích hợp tính năng bắt GPS đối với mọi phản hồi của các nhân viên kiểm soát kinh doanh. 

Thông báo hoặc cảnh báo tới người quản lý

Trước đây, các nhân viên kiểm soát kinh doanh phải gọi điện thoại để thông báo sự bất thường hoặc tình huống phát sinh. Vì tất cả các quy trình đều là thủ công, do đó hầu hết các giao tiếp diễn ra qua điện thoại, các nhà quản lý cũng đưa ra chỉ dẫn cho các nhân viên kiểm soát kinh doanh của mình thông qua kênh này. Với sự ra đời của phần mềm kiểm toán bán lẻ, các nhà quản lý có thể thiết lập thông báo tự động về các sự kiện liên quan đến nhiệm vụ được giao cho nhân viên kiểm soát kinh doanh.

Báo cáo theo thời gian thực

Khi tất cả các báo cáo riêng lẻ được gửi đi, thì chỉ người quản lý mới có thể xử lý và tạo insights từ dữ liệu. Loại quy trình báo cáo như vậy có ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định và làm trễ các biện pháp điều chỉnh cần thiết. Với sự trợ giúp của phần mềm kiểm toán bán lẻ, giờ đây các nhà quản lý có thể truy cập vào các báo cáo theo thời gian thực với thông tin chi tiết giúp tăng tốc quá trình ra quyết định. Ứng dụng kiểm toán cho phép nhân viên thị trường thực hiện báo cáo bằng hình ảnh và video và đồng bộ hóa nó cùng một lúc. Điều này cũng giúp các nhà quản lý theo dõi mức độ tiến triển của công việc theo thời gian thực và liệu nó có theo đúng kế hoạch hay không.

THÁCH THỨC

Các doanh nghiệp bán lẻ thường xuyên cạnh tranh lẫn nhau và nó có thể dẫn đến cuộc chiến giá cả, buộc các đơn vị phải thực hiện kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho và các dữ liệu quan trọng khác.

Các kế hoạch kiểm toán nghèo nàn và kém hiệu quả khiến việc cạnh tranh trở nên khó khăn. Tâm lý chung của các công ty là họ không hài lòng với các giải pháp kiểm toán trên nền tảng web/phần mềm hiện tại và họ tin rằng ngành bán lẻ sẽ thu được lợi nhuận lớn nếu một giải pháp công nghệ toàn diện có thể cải thiện hiệu quả quy trình kiểm toán.

Thực thi tại điểm bán là một hoạt động đầy thách thức. Sự phức tạp trong trưng bày cửa hàng và tổ chức/sắp xếp kệ hàng giống như một bài toán phức tạp đối với các nhân viên ngoài thị trường. Các quy trình hành chính thủ công lặp đi lặp lại trở thành gánh nặng với nhiều nhân viên, ngăn cản họ thực hiện tốt nhất và làm những gì họ thực sự nổi trội – xây dựng không gian trưng bày và trải nghiệm khách hàng tuyệt vời.

Trước khi giải quyết một vấn đề, chúng ta cần nhận diện và hiểu rõ về nó. Dưới đây là 5 sự thiếu hiệu quả hàng đầu của nhóm thực thi hoạt động bán lẻ điển hình (retail execution team) hiện nay.

Nhân viên thị trường loay hoay với việc lên kế hoạch viếng thăm thay vì tối đa hóa thời gian trong cửa hàng

Ngày nay, không ít nhân viên thị trường dành quá nhiều thời gian cho việc lập kế hoạch và không có đủ thời gian viếng thăm cửa hàng. Trước khi gặp gỡ khách hàng, nhân viên thị trường chuẩn bị các agenda bao gồm các cuộc thảo luận trước đó với các nhà bán lẻ, các chương trình khuyến mãi trước đây tại cửa hàng và các vấn đề cụ thể về điểm bán. Phát triển các agenda này là một phần quan trọng của công việc đi thị trường, nhưng bên cạnh đó còn là việc xây dựng danh sách các chuyến viếng thăm theo lịch trình, lập kế hoạch tuyến viếng thăm, xem chỉ dẫn bản đồ để đến từng địa điểm và đánh giá dữ liệu bán hàng trong quá khứ. Tất cả những đầu việc này tiêu tốn rất nhiều thời gian, kể cả những nhân viên hiệu quả nhất.

Đánh giá tuân thủ trưng bày hàng hóa không hiệu quả 

Việc đánh giá tuân thủ hướng dẫn trưng bày thường rất tốn thời gian, nó yêu cầu việc nhập liệu thủ công, tỉ mỉ để đảm bảo rằng các sản phẩm trên kệ hoàn toàn khớp với hướng dẫn trưng bày. Và ngay cả với tất cả những công việc đó, hầu hết các thương hiệu tiêu dùng không để ý tới hiệu quả của các chương trình khuyến mãi và hướng dẫn trưng bày vì họ không có visibility (độ nhận diện tại điểm bán) về những gì người tiêu dùng đang nhìn thấy hoặc cách họ tương tác với việc trưng bày.

Nhân viên ngoài thị trường và vấn đề backlogs

Mọi vấn đề xảy ra đối với nhóm thực thi hoạt động bán lẻ đều tác động đến lợi nhuận của công ty. Các quy trình hiện đang sử dụng có thể ngăn các tổ chức nhận diện vấn đề và cập nhật dữ liệu mà họ cần để chủ động giải quyết các vấn đề. Trong các giai đoạn và sự kiện bán hàng quan trọng, việc thiếu đi insight có thể cản trở nghiêm trọng hiệu suất của cửa hàng và có khả năng làm giảm doanh số bán hàng trong cả năm. Rất ít người tiêu dùng trì hoãn việc mua hàng khi gặp phải tình huống hết hàng, họ sẽ nhanh chóng chuyển sang một thương hiệu khác. Biết được sự thật rằng bạn mất doanh số bán hàng trong khi trong kho vẫn còn hàng chẳng hề mang lại sự thoải mái và không có gì đảm bảo rằng hàng tồn kho của bạn sẽ được lên kệ vào lần tới.

Các quyết định không được đưa ra dựa trên dữ liệu tốt nhất 

Và thậm chí sau khi tổng hợp bằng phần mềm, nhiều công ty kết thúc với hàng tấn dữ liệu vật lý chưa được xử lý phân tán trên các vị trí địa lý khác nhau. Điều này tạo ra độ trễ dài giữa các lần viếng thăm cửa hàng và sự sẵn có của báo cáo và tạo cơ hội phát sinh các lỗi tiềm ẩn.

GIẢI PHÁP –  Con người kết hợp với Công nghệ

Con người kết hợp với công nghệ chính là giải pháp cho tương lai hoạt động giám sát bán lẻ. Phương pháp truyền thống sử dụng con người để thực hiện kiểm toán tuân thủ gặp phải không ít vấn đề. Các giải pháp hiện tại cải thiện hiệu quả nhưng độ trễ thời gian giữa việc thu thập dữ liệu trên kệ và xử lý dữ liệu để có được insights vẫn tồn tại. Các công ty cần một giải pháp toàn diện làm tăng độ tin cậy của dữ liệu và giảm độ trễ thời gian giữa đầu vào (hình ảnh, video từ giá) và đầu ra (thông tin chi tiết hữu ích từ dữ liệu). Và AI (trí tuệ nhân tạo) là một cứu cánh tuyệt vời.

Tìm hiểu thêm:

Bài viết liên quan:

• MobiWork DMS: Giải Quyết Nỗi Đau Chuyển Đổi Số Với Gói Miễn Phí 100% Tích Hợp DMS và ERP
• Tích hợp Intercom, MobiWork DMS nâng cao chất lượng hỗ trợ khách hàng
• Sử dụng nhiều phần mềm chuyên biệt hay một phần mềm tổng thể? Giải pháp nào cho quản trị doanh nghiệp?
• Kinh nghiệm tích hợp phần mềm DMS và ERP ngành dược phẩm của MobiWork
• Tích hợp MobiWork DMS và ERP – “Phép cộng” hoàn hảo trong tối ưu hệ thống quản lý phân phối
• Tích hợp phần mềm DMS và phần mềm ERP cần những gì?