Tích hợp MobiWork DMS và ERP – “Phép cộng” hoàn hảo trong tối ưu hệ thống quản lý phân phối

Trong cuộc sống hiện nay, dù chúng ta thích hay không thích nhắc đến thì quá trình chuyển đổi số vẫn đang diễn ra từng ngày, từng giờ. Các doanh nghiệp phải thích ứng, gắn với chuyển đổi số và ngày càng có nhiều lựa chọn hơn trong việc triển khai các giải pháp công nghệ. Một trong những vấn đề được nhắc đến rất nhiều là việc sử dụng một giải pháp tích hợp tổng thể, gói gọn nhiều tính năng hay sử dụng một hệ thống các phần mềm chuyên biệt hóa, xử lý theo từng đặc thù riêng? Và với những doanh nghiệp sản xuất phân phối áp dụng sẽ áp dụng chuyển đổi số như thế nào?

Nhu cầu tích hợp phần mềm DMS và ERP

Thực tế của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp

Công nghệ thông tin đang hiện diện và đóng vai trò quan trọng không thể thiếu trong quá trình quản trị, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Sự phát triển và việc chuyển dần từ phương thức hoạt động truyền thống sang giao dịch điện tử đã tạo nên bước ngoặt thay đổi mô hình và cách thức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Được coi là một trong những giải pháp tối ưu để quản lý doanh nghiệp nhưng thực tế không phải tất cả các doanh nghiệp đều có thể áp dụng công nghệ vào quản lý doanh nghiệp một cách “khôn ngoan”. Điều tiên quyết là lựa chọn các giải pháp công nghệ thực sự hợp lý. 

Với riêng các doanh nghiệp phân phối thì hệ thống DMS trở thành một giải pháp cần thiết giải quyết nhu cầu này. Được kỳ vọng mang lại sự thay đổi về hiệu quả quản lý kênh phân phối, hiệu quả quản lý nhân viên bán hàng, rút ngắn thời gian đáp ứng đơn hàng và cuối cùng là nâng cao sự thoả mãn của khách hàng. Đến nay nhờ tiến bộ về công nghệ, hạ tầng mạng, DMS trở thành phương án mà bất kỳ doanh nghiệp nào có nhu cầu quản lý hệ thống phân phối đều có thể tiếp cận.

Bất cập của doanh nghiệp khi cùng lúc ứng dụng nhiều phần mềm quản lý

Hiểu một cách khái quát, nếu như trước đây, doanh nghiệp sản xuất phân phối sẽ sử dụng cùng một lúc phần mềm DMS và ERP để mang lại giải pháp quản lý tối ưu, khả năng quản lý hệ thống nhằm thực hiện việc quản trị doanh nghiệp một cách tự động và hiệu quả. Tuy nhiên, bộ máy làm việc của doanh nghiệp sẽ không bao giờ tách biệt độc lập mà thường xuyên có sự trao đổi, cộng tác và liên kết dữ liệu với nhau.

Đơn cử, để phân phối hàng hoá ra bên ngoài, một đội ngũ bán hàng sẽ được tổ chức, có nhiệm vụ tiếp cận các chủ cửa hàng, đại lý và chào mời sản phẩm theo các bước định sẵn. Quá trình này còn bao gồm nhiều bước như xử lý các vấn đề về giá bán, khuyến mại, số lượng hàng hoá đang có sẵn tại cửa hàng và tại công ty, xem xét công nợ của cửa hàng có đang ở mức cho phép… Nếu chốt đơn hàng thành công, nhân viên bán hàng sẽ phải thao tác trên phần mềm, gửi đề xuất đến bộ phận tiếp nhận đơn hàng, và cuối cùng là làm việc với bộ phận kế toán – tài chính để được duyệt xuất hàng. 

Việc sử dụng nhiều ứng dụng và thiếu tính tương thích, dữ liệu bị phân mảnh có thể cản trở khả năng tương tác giữa các bộ phận. Cụ thể như:

• Dữ liệu không đồng bộ: Dữ liệu phải import, export từ phần mềm này sang phần mềm kia mới xử lý được. Trường hợp mẫu import không xử lý được phải nhập liệu bằng tay gây lãng phí thời gian. 
• Dễ xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu: Do nghiệp vụ xử lý bán hàng của từng phần mềm là không giống nhau dẫn tới dữ liệu ở các hệ thống có thể chênh lệch với nhau. (Nếu dùng song song 2 phần mềm khả năng xảy ra là 90%)
• Hệ thống báo cáo không toàn diện: Người dùng buộc phải tổng hợp thủ công từ DMS lên ERP để có được báo cáo toàn diện về hệ thống kinh doanh

Quá trình sử dụng từng ứng dụng riêng lẻ này vẫn mang lại kết quả, tuy nhiên xét về mặt hiệu quả thì vẫn đang là vấn đề đau đầu đối với các doanh nghiệp. Đó cũng chính là lý do việc tích hợp giữa phần mềm DMS và ERP trở thành nhu cầu tất yếu với các doanh nghiệp sử dụng đồng thời hai hệ thống này.

MobiWork DMS – “Phép cộng” hoàn hảo trong việc tối ưu hệ thống quản lý phân phối

Dịch vụ tích hợp DMS và ERP của MobiWork như thế nào?

Hiện tại, MobiWork DMS đã cung cấp dịch vụ tích hợp với nhiều mô hình ERP phổ biến như SAP, Oracle Netsuite, Bravo, Odoo,…

Tùy vào đặc thù của từng ngành hàng – lĩnh vực, quy trình bán hàng hay nhu cầu quản lý mà dữ liệu tích hợp sẽ có sự khác nhau giữa các doanh nghiệp. Với kinh nghiệm triển khai cho nhiều doanh nghiệp, tập đoàn lớn, thông thường nội dung – quy trình tích hợp dữ liệu sẽ bao gồm:

1. Master Data (Dữ liệu gốc)

• Sản phẩm: Danh mục cơ bản: Tên sản phẩm, nhãn hiệu, đơn vị tính, nhà cung cấp, ngành hàng, giá thành…
• Khách hàng: Danh mục cơ bản: Thông tin nhân viên, hồ sơ, phòng ban, khu vực phụ trách…
• Nhân sự: Danh mục cơ bản: Thông tin cá nhân, thông tin liên hệ, phòng ban, khu vực phụ trách…
• Kho hàng: Danh mục cơ bản: Tên kho, loại kho, sản phẩm, nhà cung cấp, loại sản phẩm,…

2. Sale Data

• Kho hàng: Việc tích hợp cả các phiếu nhập – xuất – chuyển kho vừa giúp nhân viên bán hàng tra cứu thông tin tồn kho vừa giúp nhận biết đơn hàng trên DMS đã xuất hàng.
• Đơn hàng: Nhân viên lên đơn hàng trên DMS, hệ thống sẽ tự động đẩy về ERP để xử lý đơn. Trạng thái đơn hàng sẽ được cập nhật lại về DMS sau khi đơn được xử lý xong.
• Khuyến mãi: Doanh nghiệp có quyền thiết lập, định nghĩa và áp dụng các chương trình khuyến mãi cho đơn hàng trên cả DMS và ERP.
• Công nợ khách hàng: Dữ liệu công nợ khách hàng trên ERP sẽ được cập nhật sang DMS để nhân viên bán hàng kiểm soát công nợ hiện tại, hỗ trợ hoạt động kinh doanh.

Mẫu quy trình tích hợp đơn hàng giữa MobiWork DMS và ERP

Các phương pháp để tích hợp DMS và ERP?

MobiWork DMS áp dụng nhiều phương án tích hợp khác nhau tùy thuộc vào mục đích, yêu cầu hay công nghệ của đối tác tích hợp.

1. Tích hợp qua DataBase trung gian
2. Tích hợp bằng file ( XML, Excel)
3. Tích hợp qua dịch vụ (Rest, WCF…)

Giải pháp DMS có thể do đơn vị trong nước sản xuất, cung cấp và tư vấn triển khai, vừa có thể do đơn vị nước ngoài cung cấp nhưng có công ty đại diện ở trong nước triển khai. Điểm khác biệt nằm ở 2 điểm. Đầu tiên, về giá cả thì giải pháp của nhà cung cấp nước ngoài thường cao hơn khá nhiều. Thứ hai, về khả năng chỉnh sửa, với các giải pháp nước ngoài cung cấp doanh nghiệp sẽ phải chờ đợi lâu hơn so với trong nước. 

MobiWork DMS có nền tảng core tự built nên dễ dàng hơn trong việc tích hợp, giúp đẩy nhanh tiến độ dự án với mức chi phí hợp lý. Vậy nên doanh nghiệp cần phải cân nhắc dựa trên khả năng ngân sách của mình, hoặc lĩnh vực mình hoạt động, để đảm bảo tiến độ triển khai.

Quy trình tích hợp DMS và ERP

Bước 1: Khách hàng sử dụng MobiWork DMS yêu cầu tích hợp

Bước 2: Tổ chức họp thống nhất 3 bên: MobiWork, Khách hàng và đơn vị cung cấp ERP cho khách hàng

• Phương pháp tích hợp là gì?
• Tích hợp những gì?
• Tích hợp trong bao lâu?

Bước 3: MobiWork và đơn vị cung cấp ERP tổ chức tích hợp

Bước 4: Thiết lập hệ thống Test để kiểm tra sự ổn định, độ chính xác của dữ liệu

Bước 5: Triển khai áp dụng thử và mở rộng áp dụng trên toàn hệ thống

Qua bài viết này, MobiWork hy vọng rằng bạn đã có thêm một số thông tin về việc tích hợp giữa DMS và ERP. 

Bài viết liên quan:

• MobiWork DMS: Giải Quyết Nỗi Đau Chuyển Đổi Số Với Gói Miễn Phí 100% Tích Hợp DMS và ERP
• Tích hợp Intercom, MobiWork DMS nâng cao chất lượng hỗ trợ khách hàng
• Sử dụng nhiều phần mềm chuyên biệt hay một phần mềm tổng thể? Giải pháp nào cho quản trị doanh nghiệp?
• Kinh nghiệm tích hợp phần mềm DMS và ERP ngành dược phẩm của MobiWork
• Tích hợp MobiWork DMS và ERP – “Phép cộng” hoàn hảo trong tối ưu hệ thống quản lý phân phối
• Tích hợp phần mềm DMS và phần mềm ERP cần những gì?