Ban giám đốc doanh nghiệp cần gì ở một hệ thống quản lý phân phối?
Đó có thể là thông tin về lượng hàng chưa đến tay người tiêu dùng, thông tin về độ phủ khách hàng trên từng khu vực, cashflow của doanh nghiệp, thông tin về kết quả phân phối của từng đối tác, sự hiệu quả của các chương trình khuyến mãi, chương trình trưng bày. Hoặc cũng có thể là thông tin công nợ nhà phân phối, các phản hồi từ thị trường. Đặc biệt hệ thống giúp tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa marketing, sales, supply chain, kế toán,… Nắm rõ thông tin từ các kênh phân phối giúp cho ban giám đốc kiểm soát được dòng máu (cashflow) trong doanh nghiệp mình.
Những giá trị hệ thống quản lý phân phối (Distribution Management System – DMS) mang lại không còn phải bàn cãi. Đó là lý do tại sao các doanh nghiệp lớn điển hình như: Mead Johnson, Miwon, Lotte, Unilever, P&G, Vinamilk, bia Sài Gòn, Calofic,… đã tạo ra nhiều lợi thế cạnh tranh từ hệ thống DMS. Với những thông tin hấp dẫn về sự thành công của phần mềm DMS ở các doanh nghiệp dẫn đầu ngành, các doanh nghiệp nhỏ hơn đã và đang (hoặc có kế hoạch) triển khai DMS cho theo kịp cạnh tranh thị trường.
Nhưng quá trình triển khai gặp khá nhiều thách thức, nếu không làm triệt để dự án kéo dài có thể ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Ở một số tình huống xấu, dự án phải đóng lại trong thất bại. Dưới đây là một vài tác nhân chính dẫn đến những thách thức trong việc triển khai hệ thống DMS.
1. Thiếu sự quyết liệt từ ban giám đốc
Đưa một hệ thống CNTT mới vào doanh nghiệp luôn đối diện với nhiều khó khăn. DMS thì có nhiều thách thức hơn vì nó có tầm ảnh hưởng rộng. Đầu tiên hệ thống mới có thể gây ảnh hưởng đến lợi ích của các thành viên chủ chốt trong công ty và gây lo lắng cho người dùng cuối như các salesman. Một thách thức lớn mà doanh nghiệp nào cũng phải đối mặt khi triển khai hệ thống DMS là sự phản đối của salesman do hệ thống mới làm minh bạch hoá thông tin và có thể đe doạ đến những thành viên làm việc không có quy tắc hoặc gây tâm lý bị kiểm soát cho các nhà phân phối,… Bởi tâm lý chung của nhiều người đi làm luôn sợ cái mới, sợ sự thay đổi, và sợ thất bại. Nhiều khi ban giám đốc quá bận rộn và không theo sát, tạo tính cấp bách để dẫn dắt sự thay đổi và hỗ trợ kịp thời cho dự án. Nhất là tâm lý “dùng cũng được không dùng cũng chẳng sao” thường thấy ở các doanh nghiệp nhỏ dẫn đến dự án áp dụng DMS dễ đi vào ngõ cụt.
2. Quy trình nghiệp vụ chưa sẵn sàng
Rất nhiều doanh nghiệp cứ nghĩ đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm sẽ tư vấn giúp mình về quy trình nghiệp vụ và không đặt ưu tiên tối ưu quy trình nghiệp vụ trước khi triển khai phần mềm. Vậy đâu là cơ sở để chọn nhà cung cấp giải pháp phù hợp? Đâu là điều kiện nghiệm thu tính năng đã triển khai đúng so với yêu cầu? Bản chất giải pháp phần mềm chỉ là công cụ để triển khai quy trình nghiệp vụ và chính sách hiện có trong doanh nghiệp. Vì vậy, nếu quản lý doanh nghiệp không dành thời gian ưu tiên việc tối ưu hoá quy trình nghiệp vụ, kết quả dự án thường thất bại vì có quá nhiều thay đổi, phạm vi dự án vượt ra ngoài kế hoạch ban đầu, nhà cung cấp giải pháp phần mềm đòi lấy thêm chi phí cho sự thay đổi.
Hãy dành thời gian để ưu tiên tối ưu hoá quy trình hiện có trước khi mời đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm đến.
3. Giao dự án sai đối tượng
Dự án xây dựng và triển khai hệ thống phần mềm DMS ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Người đảm nhận vai trò trưởng dự án ngoài có kỹ năng quản lý dự án thì đòi hỏi phải hiểu rõ mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, kiến thức về hệ thống phân phối, có kỹ năng dẫn dắt sự thay đổi, và quan trọng là có tầm ảnh hưởng đến các bộ phận nghiệp vụ liên quan. Nhiều lãnh đạo xem DMS là một phần của hệ thống thông tin và giao cho trưởng bộ phận công nghệ thông tin (CNTT) làm trưởng dự án. Hạn chế của lựa chọn này là liệu rằng trưởng bộ phận CNTT có hiểu biết rõ về chiến lược kinh doanh, kiến thức nghiệp vụ về DMS, và khả năng lãnh đạo các phòng ban nghiệp vụ khác? Mặc dù người làm CNTT thường có kỹ năng quản lý dự án rất tốt và có hiểu biết sâu sắc về nền tảng công nghệ DMS. Trong khi nếu giao trưởng dự án cho bộ phận kinh doanh thì họ có thể làm tốt các hạn chế mà người CNTT gặp phải, nhưng họ có thể gặp khó khăn ở kỹ năng quản lý dự án. Việc giao dự án sai người có thể gây thêm nhiều thách thức cho việc triển khai DMS.
4. Năng lực nhà cung cấp phần mềm kém
Các nhà cung cấp phần mềm luôn vẽ lên một bức tranh màu hồng khi chào mời giải pháp. Và họ luôn khéo léo để kéo sự chú ý vào những điểm mạnh mà phần mềm của họ có được thay vì tập trung vào những yêu cầu quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp. Chính vì vậy có những dự án đã đi vào hoạt động một thời gian người dùng cuối mới bắt đầu than vãn: phần mềm không đáp ứng quy trình họ đang làm, hoặc phần mềm yêu cầu quá nhiều thao tác hơn thực tế mà họ đang làm. Hậu quả là nhiều trường hợp phải huỷ dự án và mời nhà cung cấp khác đến triển khai.
Cách tiếp cận thông minh là luôn có một danh sách các câu hỏi để đánh giá năng lực của nhà cung cấp, và khả năng đáp ứng của các tính năng so với quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp. Cẩn thận hơn, bạn có thể gửi phiếu khảo sát đến các doanh nghiệp đã triển khai giải pháp của nhà cung cấp phần mềm đang chọn để đánh giá về quy trình triển khai, dịch vụ chăm sóc khách hàng.
5. Sự phối hợp không đồng bộ của nhiều bộ phận chức năng
Hệ thống DMS đòi hỏi sự phối hợp giữa bộ phận CNTT, Sales, Marketing, Logistic, Sản xuất,… Nhiều khi không định rõ vai trò trách nhiệm của mỗi bộ phận trên một quy trình chung sẽ dẫn đến các bộ phận đùn đẩy nhau trong việc phối hợp. Đặc biệt với các doanh nghiệp lớn có chi nhánh và nhà phân phối (NPP) cùng tham gia vào hệ thống DMS, khi ấy đòi hỏi cấu hình cây đơn vị của phần mềm phải có phân quyền rõ ràng, đảm bảo tính bảo mật thông tin giữa các chi nhánh, NPP. Điều này không phải nhà cung cấp phần mềm DMS nào cũng làm được.
Đây là lý do tại sao phần hệ thống hoá quy trình và trưởng dự án phải có tầm ảnh hưởng đến các bộ phận liên quan.
6. Chính sách đào tạo người dùng cuối
Nhiều doanh nghiệp than rằng: “Tỉ lệ nghỉ việc của salesman lớn hơn 30% sau khi triển khai DMS”. Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến sự việc này. Khi chưa áp dụng hệ thống phần mềm DMS, salesman thích đi bán thì bán, thích cafe thì cafe, có thể tạo dữ liệu ảo để đạt KPIs,… Nhưng khi sử dụng DMS tất cả các hoạt động của salesman được giám sát chặt chẽ: yêu cầu check-in, chụp hình, quản lý khu vực chỉnh lộ trình đi tuyến, nhất cử nhất động của salesman đều được giám sát chặt chẽ,… salesman cảm thấy mất tự do và đó là một trong những lý do chính họ xin nghỉ việc.
Do vậy, trước khi hệ thống DMS được triển khai thì việc đào tạo nâng cao nhận thức luôn cực kỳ quan trọng. Bên cạnh đó đội dự án cần truyền đạt cho salesman biết những giá trị mà hệ thống mới có thể hỗ trợ cho họ, để họ hiểu phần mềm DMS là công cụ hỗ trợ bán hàng và nâng cao doanh số.
7. Đừng bỏ quên phần hồn của chỉ số
Khi đã sẵn sàng cho một hệ thống DMS đi vào hoạt động, biết được sales đi đâu, bán hàng cho ai, bán những gì, đơn hàng được cập nhật theo thời gian thực,…
Tuy nhiên, câu hỏi đặt ra là: như vậy đã đủ?
Tất cả đều chưa làm đủ, hệ thống DMS chỉ đem về thông tin một cách tức thời, minh bạch và hỗ trợ công việc của doanh nghiệp. Có những trường hợp sau khi ứng dụng DMS sự thật về doanh nghiệp mới được “lột trần”, doanh nghiệp sẽ vẫn cảm thấy thiếu, thậm chí cảm thấy phần mềm chẳng giúp ích gì cả. Vậy để có thể tạo nên những “cú hích” trong kinh doanh việc cần làm khi nhận các báo cáo từ DMS là:
- So sánh hiện trạng được chỉ ra trong các báo cáo với thời gian trước đó, xem có gì khác lạ và khác với biên độ bao nhiêu. Ở một biên độ nào đó, theo kinh nghiệm chúng ta sẽ thấy đó là vấn đề. Ví dụ: bình thường mức dao động cho phép là 5% thì tất cả những gì vượt quá 7% là bất thường và cần được tìm hiểu.
- Kể cả đã phán đoán nhiều khả năng vấn đề là gì cũng không nên khăng khăng vội. Hãy đặt ra mọi câu hỏi với tất cả các địa bàn để xem câu trả lời ở từng nơi với các đặc thù khác nhau là gì. Bước này là quan trọng nhất vì nó không giới hạn vấn đề trong những định kiến của riêng một cá nhân nào. Và quan trọng hơn, là huy động được trí tuệ tập thể, từ những người ở cấp thấp nhất (hàng ngày va chạm với thực tế) tới cấp cao nhất (vốn quen định hướng vĩ mô) trong hệ thống.
- Gom lại các nguyên nhân và chọn ra điểm chung của toàn địa bàn lớn, chỉ tập trung vào những lý do chung, xử lý các lý do mang tính đặc thù của riêng địa bàn sau.
- Đưa ra giải pháp và sau đó áp dụng thử, nếu thành công thì triển khai trên toàn bộ các địa bàn. Đồng thời coi nó là nguyên tắc hành xử chuẩn cho các biến động tương lai.
Như vậy, con số cũng chỉ là công cụ, phần hồn của chỉ số vẫn phải nằm trong những cái đầu lão luyện, đã quá quen với việc thực tế được mô hình hóa thành những con số. Có như vậy thì câu chuyện mới sáng rõ, chúng ta biết phải làm gì tiếp theo và hệ thống quản lý DMS lúc này mới thực sự có ý nghĩa.
Đăng kí ngay để được tư vấn và DÙNG THỬ MIỄN PHÍ phần mềm DMS mà Mead JohnSon, Miwon, Lotte Việt Nam, nước khoáng Thạch Bích, Elovi, BT Group, cơ điện lạnh Đại Việt, Sanaky, Ferroli Asean, Sao Thái Dương, Dược Nhân Hưng, Dược Trà Vinh, Dược 2/9, phân bón Sông Gianh,…đang sử dụng.
- Áp dụng công nghệ trong quản lý trưng bày hàng hóa
- Trưng bày hàng hóa tại điểm bán – cuộc chiến không hồi kết
- Trưng bày hàng hóa – sự pha trộn giữa khoa học và nghệ thuật
- Để trung thu là tết của chính doanh nghiệp bạn
- Trung thu – Doanh nghiệp nên lấy “tốc độ” làm thế mạnh
- Ứng dụng công nghệ vào quản trị doanh nghiệp