7 loại báo cáo đặc thù cần có dành cho doanh nghiệp phân phối

Dưới áp lực liên tục phải giám sát hiệu suất và mọi quy trình hoạt động trên kênh phân phối, Nhà Quản Lý/ Lãnh Đạo doanh nghiệp sẽ thường xuyên lâm vào tình trạng “khủng hoảng báo cáo”. Trong hàng trăm báo cáo cấp dưới gửi lên, Nhà Quản Lý làm sao đọc hiểu và biến những con số, biểu đồ khô khan đó trở nên “biết nói” để ra quyết định kinh doanh đúng đắn? Và đâu là những loại báo cáo quan trọng cần được phân tích kỹ lưỡng? Bài viết sau đây sẽ cung cấp cho Nhà Quản Lý 7 loại báo cáo đặc thù cần có dành riêng cho doanh nghiệp phân phối. 

I. Báo cáo giám sát nhân viên bán hàng ngoài thị trường

Báo cáo giám sát nhân viên bán hàng ngoài thị trường là báo cáo phản ánh kết quả làm việc của từng nhân viên bán hàng (Sales Rep) khi đi tuyến chăm sóc các đại lý/ điểm bán. 

Ý nghĩa cao nhất của báo cáo giám sát nhân viên bán hàng không phải để kiểm soát, kìm kẹp nhân viên như nhiều người vẫn lầm tưởng mà mục đích là để cấp quản lý dễ dàng theo dõi, kịp thời hỗ trợ team sales hướng tới mục tiêu doanh thu được đề ra. 

Báo cáo giám sát nhân viên bán hàng ngoài thị trường sẽ bao gồm những loại báo cáo sau, được sắp xếp theo mức độ cần thiết từ cao xuống thấp: 

1. Báo cáo khai báo vị trí, thời gian 
2. Báo cáo giám sát công việc 
3. Báo cáo viếng thăm khách hàng 
4. Báo cáo chấm công
5. Báo cáo KPI
6. Báo cáo thống kê hình ảnh 
7. Báo cáo nhân viên sử dụng fake GPS 
8. Báo cáo lịch sử thiết bị 
9. Thống kê thi (Kiểm tra kiến thức của nhân viên sales về sản phẩm phụ trách. Báo cáo này thường xuất hiện ở những doanh nghiệp phân phối dược phẩm, vật tư y tế, sữa, thực phẩm dinh dưỡng,..)
10. Báo cáo kết quả thi 

Giao diện Báo cáo giám sát viếng thăm khách hàng trên phần mềm MobiWork DMS

Trong đó, từ số 1 đến số 5 là 5 loại báo cáo được quan tâm nhiều nhất.  

1. Báo cáo khai báo vị trí, thời gian làm việc được thu thập và tổng hợp dựa vào dữ liệu check-in, check-out tại điểm bán của sales. Từ đó, bộ phận Giám sát (Sales Supervisor) sẽ biết được nhân viên của mình đang đi đâu, làm gì? Thời gian chăm sóc mỗi điểm bán kéo dài bao lâu? Có tuân thủ tuyến được phân hay không?

2. Báo cáo giám sát công việc sẽ cho Nhà Quản Lý thấy thông tin về mức độ hoàn thành công việc được giao của từng nhân viên, check list đầu việc nào chưa thực hiện. Từ đó, đánh giá hiệu suất làm việc của từng sales một cách công bằng, minh bạch.

3. Báo cáo viếng thăm khách hàng xem khách hàng nào đã viếng thăm, khách hàng nào chưa viếng thăm. Nếu đã viếng thăm thì vào thời gian, địa điểm nào, có lên đơn, ghi tồn không? Hoặc nếu chưa viếng thăm thì xem lý do giải trình để có kế hoạch quay lại chăm sóc. 

4. Báo cáo chấm công: Với đặc thù phần lớn thời gian làm việc ngoài thị trường của nhân viên bán hàng, rất khó để kiểm soát chấm công cố định như bộ phận ngồi tại văn phòng. Vì thế, sales rep sẽ có cơ chế tính ngày công riêng. Báo cáo chấm công của đội ngũ sales sẽ dựa vào số giờ làm việc, số giờ đi trễ/ về sớm, tổng hợp ngày công tháng. 

5. Báo cáo KPI là bức tranh tổng quát về năng suất làm việc của từng nhân viên qua từng tháng. Báo cáo KPI thường bao gồm các trường thông tin sau: Số khách hàng viếng thăm, tần suất viếng thăm, số giờ viếng thăm, số khách hàng mới, số khách hàng đặt hàng, số đơn hàng, doanh số,… 

II. Báo cáo chương trình bán hàng 

Đối với 1 doanh nghiệp phân phối, doanh thu đến từ chương trình bán hàng là máu để nuôi doanh nghiệp. Vì vậy các công ty luôn luôn đòi hỏi phát triển nhiều loại hình chương trình bán hàng đa dạng, dày đặc, thay đổi liên tục. Kéo theo đó, yêu cầu về hệ thống báo cáo các chương trình bán hàng cũng rất khắt khe. 

Báo cáo chương trình bán hàng sẽ bao gồm các 2 loại báo cáo chính là: Báo cáo khuyến mại và Báo cáo trưng bày.

1. Báo cáo khuyến mại

Báo cáo khuyến mại là 1 trong những loại báo cáo phức tạp bậc nhất của doanh nghiệp phân phối. Hệ thống báo cáo khuyến mại có thể lên đến hàng chục tương ứng với hàng chục loại hình chương trình khuyến mại được triển khai. 

Giao diện Báo cáo chương trình khuyến mại trên phần mềm MobiWork DMS

Báo cáo khuyến mại theo hình thức mua một sản phẩm 

• Mua sản phẩm – đạt số lượng – chiết khấu SP (%)
• Mua sản phẩm – đạt số lượng – tặng sản phẩm
• Mua sản phẩm – đạt số lượng – tặng tiền
• Mua sản phẩm – đạt số tiền – chiết khấu SP (%)
• Mua sản phẩm – đạt số tiền – tặng sản phẩm
• Mua sản phẩm – đạt số tiền – tặng tiền
• Tổng tiền hàng – chiết khấu đơn hàng (%)
• Tổng tiền hàng – tặng sản phẩm
• Tổng tiền hàng – tặng tiền

Báo cáo khuyến mại theo hình thức mua nhiều sản phẩm

• Mua nhiều sản phẩm – đạt số tiền – tặng một hoặc nhiều sản phẩm
• Mua nhiều sản phẩm – đạt số tiền – chiết khấu SP (%)
• Mua nhiều sản phẩm – đạt số tiền – tặng tiền
• Mua nhiều sản phẩm – đạt số lượng – tặng một hoặc nhiều sản phẩm
• Mua nhiều sản phẩm – đạt số lượng – chiết khấu SP (%)
• Mua nhiều sản phẩm – đạt số lượng – tặng tiền
• Tổng tiền hàng – tặng một hoặc nhiều sản phẩm
• Tổng tiền hàng – chiết khấu đơn hàng (%) (Loại mua nhiều sản phẩm)
• Tổng tiền hàng – tặng tiền (Loại mua nhiều sản phẩm)

Báo cáo khuyến mại theo hình thức mua nhóm sản phẩm

• Mua nhóm sản phẩm – đạt số lượng – chiết khấu SP (%)
• Mua nhóm sản phẩm – đạt số lượng – tặng một hoặc nhiều sản phẩm
• Mua nhóm sản phẩm – đạt số lượng – tặng tiền
• Mua nhóm sản phẩm – đạt số tiền – chiết khấu SP (%)
• Mua nhóm sản phẩm – đạt số tiền – tặng một hoặc nhiều sản phẩm
• Mua nhóm sản phẩm – đạt số tiền – tặng tiền

Ngoài ra, cũng có thể phân chia báo cáo khuyến mại theo những tiêu chí khác như:

• Báo cáo khuyến mại theo nhân viên phụ trách
• Báo cáo khuyến mại theo nhóm/ loại khách hàng 
• Báo cáo khuyến mãi theo khu vực

2. Báo cáo trưng bày

Báo cáo trưng bày là hình thức tổng kết hiệu quả của các chương trình trưng bày được doanh nghiệp triển khai. Dữ liệu đầu vào của báo cáo trưng bày đến từ thông tin thu thập qua bộ phận audit thuê ngoài hoặc qua hoạt động đi tuyến của sales. 

Báo cáo trưng bày thông thường sẽ bao gồm 3 loại báo cáo:

• Báo cáo thống kê danh sách chương trình trưng bày giúp Nhà Quản Lý có cái nhìn bao quát về các chương trình đang chạy, sẽ bao gồm các trường thông tin: Tên chương trình; Thời gian hiệu lực; Trạng thái (đang hoạt động hay dừng hoạt động); Sửa biểu mẫu; Cấu hình phân quyền (chủ sở hữu, giám sát, kế toán, nhân viên…); Khách hàng áp dụng; Quy định số lượng hình ảnh tối thiểu phải chụp;…
• Báo cáo thống kê hình ảnh là báo cáo tổng hợp hình ảnh đã thu thập được gắn với các điểm bán. Báo cáo thống kê hình ảnh là cơ sở thực tế để bộ phận giám sát và audit chấm điểm trưng bày, kiểm soát xem điểm bán đã tuân thủ đúng quy định hay chưa..
• Báo cáo chấm điểm trưng bày giúp Nhà Quản Lý đánh giá cụ thể hoạt động trưng bày tại từng điểm bán xem số lượng sản phẩm có mặt trên quầy kệ, có đủ nhãn mác, đúng giá thành và sắp xếp ngay ngắn, thu hút hay không. Hiện nay nhiều doanh nghiệp phân phối đã chuyển sang dùng phần mềm DMS tích hợp AI (trí tuệ nhân tạo) vào chấm điểm trưng bày để loại bỏ chi phí thuê bộ phận audit ngoài mà vẫn cho kết quả chấm điểm nhanh chóng, chính xác.

Mời bạn xem thêm: Giám sát chương trình trưng bày hàng hóa

III. Báo cáo doanh thu 

Báo cáo doanh thu hay còn gọi là Báo cáo lãi lỗ là bản tổng kết và lưu giữ các nội dung liên quan đến hoạt động đặt hàng, bán hàng, doanh số của doanh nghiệp. Số liệu và chứng từ trong báo cáo doanh thu đến từ các đơn đặt hàng, trả hàng của điểm bán, nhà phân phối. 

Để sở hữu hệ thống Báo cáo doanh thu minh bạch, chính xác, các doanh nghiệp thường nhờ đến sự hỗ trợ của các phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm quản lý kênh phân phối DMS. Dữ liệu sau khi được phần mềm xử lý sẽ trực quan hóa thành dạng biểu đồ, Nhà Quản Lý dễ dàng thấy được bức tranh tăng trưởng chi tiết theo từng ngày, từng tháng, từng quý,…

Giao diện Báo cáo lịch sử phiếu bán hàng trên phần mềm MobiWork DMS

Báo cáo doanh thu bao gồm:

1. Báo cáo đặt hàng

• Báo cáo đặt hàng theo khách hàng/  theo sản phẩm/  theo nhân viên 
• Báo cáo tổng hợp đặt hàng 
• Báo cáo lịch sử đơn hàng 
• Đối chiếu xuất/ bán theo đơn hàng
• Báo cáo độ bao phủ theo đơn đặt hàng

2. Báo cáo bán hàng 

• Báo cáo bán hàng theo khách hàng/  theo sản phẩm/  theo nhân viên 
• Báo cáo tổng hợp bán hàng
• Đối chiếu xuất theo phiếu bán 
• Báo cáo lịch sử đơn bán 
• Báo cáo tổng hợp trả hàng 
• Báo cáo độ bao phủ theo đơn bán hàng 

3. Thống kê bán hàng

• Thống kê bán hàng theo khách hàng 
• Thống kê bán hàng theo loại khách hàng 
• Thống kê bán hàng theo nhóm khách hàng 
• Thống kê bán hàng theo khu vực
• Thống kê bán hàng theo kênh phân phối
• Thống kê bán hàng theo khách hàng theo loại thanh toán
• Thống kê bán hàng theo chu kỳ lấy hàng
• Thống kê bán hàng theo sản phẩm 
• Thống kê bán hàng theo nhãn hiệu 
• Thống kê bán hàng theo ngành hàng
• Thống kê bán hàng theo nhà cung cấp
• Thống kê bán hàng theo nhóm bán hàng 
• Thống kê bán hàng theo nhân viên 

4. Tổng hợp trong tháng 

• Theo dõi đơn hàng theo ngày
• Theo dõi sản lượng theo ngày
• Hiệu quả bán hàng trên tuyến
• Hiệu quả làm việc của nhân viên 
• Tổng hợp khách hàng mới
• Tổng hợp khách hàng đã đặt hàng
• Tổng hợp khách hàng không nhận hàng 
• Tổng hợp không viếng thăm
• Tổng hợp phân tích KPI
• Tổng hợp doanh số và viếng thăm của khách hàng
• KPI sản phẩm trọng tâm
• KPI ngành hàng
• KPI nhãn hiệu

Sở hữu bộ báo cáo doanh thu đầy đủ như trên, Nhà Quản Lý như có “chiếc chìa khóa vàng” để mở ra bí quyết scale up kênh phân phối thành công nhờ đo lường được các chỉ số quan trọng như: Tỉ lệ chuyển đổi (Conversion rate); tỉ lệ hoàn trả (Reat of return), tỉ lệ giữ chân khách hàng (Customers retention rate); tỉ lệ đơn hàng hoàn hảo (perfect order rate) và số liệu về giá trị đơn hàng theo thời gian,… 

IV. Báo cáo sản phẩm

Báo cáo sản phẩm là tất cả những dữ liệu liên quan đến sản phẩm. Dữ liệu đầu vào của báo cáo sản phẩm phụ thuộc vào danh sách sản phẩm hiện có của công ty và các thiết lập liên quan đến combo sản phẩm bán ra. 

Giao diện Báo cáo danh sách sản phẩm trên phần mềm MobiWork DMS

Báo cáo sản phẩm tập hợp các báo cáo nhỏ hơn bao gồm:

1. Báo cáo danh sách sản phẩm

• Thông tin định danh sản phẩm: Tên, mã, lô date, nhóm danh mục, trọng lượng. màu sắc, nguồn gốc, chất liệu, đơn vị tính,…
• Giá nhập, giá bán buôn, giá bán lẻ, chiết khấu,…
• Trạng thái sản phẩm còn hay hết,.. 
• Sản phẩm nào đang bán chạy. 

Mẫu Báo cáo danh sách sản phẩm có các trường thông tin khá linh hoạt do phụ thuộc vào đặc thù từng ngành hàng hoặc sự quy định của mỗi doanh nghiệp. 

2. Báo cáo combo sản phẩm 

• Báo cáo combo sản phẩm theo nhân viên phụ trách
• Báo cáo combo sản phẩm theo nhóm/ loại khách hàng 
• Báo cáo combo sản phẩm theo khu vực
• Báo cáo combo sản phẩm theo loại đơn hàng

Báo cáo combo sản phẩm liên quan chặt chẽ với Báo cáo khuyến mãi hoặc chính sách giá ưu đãi, được thiết lập dựa trên quy định riêng của mỗi doanh nghiệp. Báo cáo combo sản phẩm giúp Nhà Quản Lý dễ dàng đo lường hiệu quả kết hợp giữa sản phẩm A và sản phẩm B hay sản phẩm A và sản phẩm C đem loại doanh thu tốt hơn. Từ đó có chiến lược kinh doanh phù hợp. 

3. Báo cáo độ phủ sản phẩm 

Báo cáo độ phủ sản phẩm là báo cáo đo lường mức độ “có mặt” của sản phẩm đang hiện hữu tại các điểm bán trong cùng 1 hệ thống phân phối. Báo cáo độ phủ sản phẩm được cấu thành từ 2 chỉ số chính là ND – Numeric Distribution (Số lượng sản phẩm tồn tại tại điểm bán) và WD – Weighted Distribution (Tổng giá trị sản phẩm của nhãn hàng có mặt tại điểm bán).

Báo cáo độ phủ sản phẩm là 1 trong những báo cáo quan trọng nhất để đo lường hiệu quả kênh phân phối:

• Báo cáo độ phủ sản phẩm cho Nhà Quản Lý biết sản phẩm của công ty đang bày bán tại những đâu?; Khu vực nào dồi dào tiềm năng bán hàng nhưng chưa có mặt sản phẩm hoặc có nhưng độ phủ thưa thớt?; Khu vực nào đang có độ phủ tốt nhưng doanh thu còn thấp?… 
• Cung cấp cái nhìn chính xác về tiềm năng thị trường, nhằm đưa ra những kế hoạch phát triển, mở rộng điểm bán hợp lý. 
• Là chìa khóa để thuyết phục nhà đầu tư, bởi nó là minh chứng cho thấy nhãn hàng có tiềm năng hay không, đã tiếp cận được bao nhiêu % thị trường.

V. Báo cáo khách hàng 

Báo cáo khách hàng của doanh nghiệp phân phối là tập hợp các thông tin, dữ liệu liên quan đến điểm bán, đại lý hoặc nhà phân phối. Sales là người trực tiếp đi mở mới, chăm sóc điểm bán nên cũng sẽ đóng vai trò như cầu nối để truyền đạt và tiếp nhận dữ liệu về khách hàng. 

Giao diện Báo cáo khách hàng mới trên phần mềm MobiWork DMS

Báo cáo khách hàng sẽ bao gồm:

• Báo cáo công nợ phải thu và công nợ phải trả
• Báo cáo trả thưởng
• Báo cáo KPI khách hàng 
• Báo cáo khách hàng mới
• Báo cáo viếng thăm lần đầu 
• Báo cáo khách hàng trùng
• Báo cáo khảo sát 

Một hệ thống báo báo khách hàng đầy đủ sẽ giúp Nhà Quản Lý sẽ nhìn thấy sự tăng trưởng ổn định trong doanh thu của từng cửa hàng; tốc độ mở mới và xóa bỏ trạng “điểm bán ảo” và “xào nấu dữ liệu” đơn hàng để hưởng lại cá nhân. 

Với đặc thù của ngành phân phối, 1 phần mềm CRM thôi là chưa đủ để quản lý khách hàng hiệu quả. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp có xu hướng tìm đến phần mềm quản lý chuyên biệt hơn dành riêng cho ngành phân phối – phần mềm DMS. 

Mời bạn xem thêm: Quản lý nhà phân phối, điểm bán với phần mềm DMS

VI. Báo cáo kho 

Báo cáo kho là tập hợp các thông tin, số liệu về hoạt động xuất nhập tồn kho giúp doanh nghiệp quản lý tốt hàng hóa, điều tiết sản xuất. Từ đó, giúp doanh nghiệp luôn cân đối được số lượng hàng hóa trong kho, không để tình trạng cháy hàng hay đọng hàng, ngâm vốn quá nhiều.

Giao diện Báo cáo xuất nhập tồn kho hàng trên phần mềm MobiWork DMS

Hệ thống Báo cáo kho thường sẽ bao gồm những loại báo cáo sau: 

• Báo cáo nhập xuất tồn kho hàng
• Báo cáo thống kê hàng xuất không theo phiếu bán 
• Báo cáo tổng hợp phiếu kho
• Báo cáo tồn sản phẩm theo khách hàng
• Báo cáo tổng hợp tồn thị trường
• Báo cáo độ phủ hàng tồn 

2 chỉ số quý giá nhất không phải ai cũng biết đến khi nhìn vào dữ liệu báo cáo kho là: 

– Sell Through Rate (tạm dịch: Tỷ lệ bán thông qua hay Tỉ lệ co rút) là tỉ số giữa số lượng hàng bán ra trên tổng số hàng có sẵn. Đây là cách tốt nhất để đánh giá hoạt động phân phối có hiệu quả hay không, cho phép Nhà Quản Lý nắm được tốc độ lưu thông hàng hóa trên kênh phân phối để lên kế hoạch nhập vào hay bán ra.

– Out of stock là tình trạng hàng hóa không có sẵn để bán. Nếu bạn thường phải đối mặt với tình trạng này, hãy xem lại cách quản lý kho và quản lý chuỗi cung ứng.

VII. Báo cáo thị trường và đối thủ cạnh tranh 

Giao diện Báo cáo thống kê thị phần trên phần mềm MobiWork DMS

Báo cáo thị trường sẽ bao gồm rất nhiều chỉ số, bảng biểu, dữ liệu, nếu biết cách khai thác, Nhà Quản Lý sẽ tìm được nhiều insight quý giá. Trong ngành phân phối, 3 loại báo cáo về thị trường cần quan tâm là:

1. Báo cáo thị phần 

Báo cáo thị phần – Market share report là tỷ lệ phần trăm thị trường doanh nghiệp đã chiếm lĩnh được. Hay thực chất nó là sự phân chia thị trường của doanh nghiệp đối với các đối thủ cạnh tranh trong ngành.

Báo cáo thống kê thị phần thường được biểu diễn dưới dạng biểu đồ tròn hoặc biệt đồ cột giúp Nhà Quản Lý đánh giá tiềm năng của thị trường cũng như hiệu quả các chiến lược kinh doanh, marketing của doanh nghiệp. 

2. Báo cáo độ phủ

Báo cáo độ phủ – Coverage report là tỉ lệ phần trăm giữa số lượng điểm bán đang kinh doanh sản phẩm của công ty so với số lượng điểm bán trên toàn khu vực (tỉnh thành, quận huyện, vùng miền hoặc trên cả nước)

Báo cáo độ phủ giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác hiệu quả phân phối sản phẩm tại từng khu vực, từng địa phương. Dòng sản phẩm nào đang có mức độ bao phủ tốt nhất? Khu vực nào có tiềm năng nhưng sản phẩm vẫn chưa tạo được dấu ấn?

Báo cáo độ phủ thường được biểu diễn dưới dạng bản đồ nền hoặc bản đồ nhiệt (headmap). 

Trên đây, MobiWork đã cung cấp cho bạn đọc 7 loại báo cáo đặc thù cần có dành cho doanh nghiệp phân phối. Sở hữu 1 bảng dashboard nơi các nguồn thông tin đổ về được tự động phân tích và trực quan hóa là mong muốn của bất kì Nhà Quản Lý/ Nhà Lãnh Đạo nào. Bạn có thể tạo báo cáo bằng những công cụ miễn phí như Excel hay Google Shee. Hoặc nếu muốn sở hữu hệ thống báo cáo tự động, chuyên nghiệp, doanh nghiệp có thể tìm đến sự hỗ trợ của một phần mềm chuyên biệt hơn – phần mềm DMS đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản lý từ cơ bản đến phức tạp của doanh nghiệp phân phối.

Đăng ký dùng thử phần mềm:

Bài viết liên quan:

• Top 3 Doanh nghiệp Thức ăn chăn nuôi tiêu biểu Việt Nam đã tin dùng MobiWork DMS: Dabaco, Hồng Hà Feed, De Heus,… 
• MobiWork DMS có tích hợp được với hệ thống HRM hay không? Thách thức và lợi ích mang lại cho Doanh nghiệp phân phối là gì?
• Lợi ích “kép” từ tích hợp MobiWork DMS với Oracle ERP để quản lý doanh nghiệp
• Tích Hợp DMS và Phần mềm Bảo Trì POSM: Tối Ưu Hóa Sự Kết Nối Giữa Đội Sales và Kỹ Thuật cho doanh nghiệp Phân phối
• Tích hợp DMS và CRM: Giải pháp quản lý & chăm sóc khách hàng toàn diện cho Doanh nghiệp
• Cánh tay nối dài của SAP ERP: Tích hợp MobiWork DMS để quản lý hiệu quả kênh GT