Tối ưu hóa quy trình xử lý đơn hàng thông qua tích hợp MobiWork DMS và MISA AMIS

Trong quản trị vận hành doanh nghiệp phân phối, Quy trình xử lý đơn hàng là yếu tố cốt lõi ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ cung ứng và dòng tiền. Tuy nhiên, thực trạng phổ biến tại nhiều doanh nghiệp hiện nay là sự phân mảnh dữ liệu giữa hệ thống quản lý kênh phân phối (DMS) và phần mềm kế toán.

Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các vấn đề tồn tại trong mô hình vận hành rời rạc và đánh giá hiệu quả khi triển khai tích hợp đồng bộ giữa MobiWork DMS và phần mềm kế toán MISA AMIS.

1. Mô hình xử lý đơn hàng truyền thống

Quy trình xử lý đơn hàng truyền thống nhiều điểm nghẽn

Khi MobiWork DMS và MISA AMIS hoạt động độc lập, quy trình trao đổi dữ liệu đơn hàng phụ thuộc hoàn toàn vào các thao tác thủ công hoặc bán tự động (File Excel). Điều này tạo ra các “điểm nghẽn” trong luồng vận hành.

1.1. Vấn đề nhập liệu trùng lặp

Trong mô hình cũ, một dữ liệu đơn hàng buộc phải khởi tạo hai lần trên hai hệ thống khác nhau:

• Sales thị trường khởi tạo đơn trên MobiWork DMS.
• Kế toán viên nhập liệu lại (Re-keying) thông tin đó vào Misa Amis để ghi nhận doanh thu và xuất kho.

Việc này gây lãng phí tài nguyên nhân sự (OPEX). Trung bình, thao tác nhập lại một đơn hàng tiêu tốn từ 3-5 phút. Với quy mô 200 đơn hàng/ngày, doanh nghiệp lãng phí khoảng 10-16 giờ công lao động mỗi ngày chỉ cho công việc nhập liệu thủ công, thay vì tập trung vào nghiệp vụ kiểm soát tài chính.

1.2. Độ trễ dữ liệu và Sai lệch tồn kho

Độ trễ trong quá trình đồng bộ thủ công (thường là cuối ngày hoặc cuối tuần) dẫn đến việc dữ liệu tồn kho trên DMS không phản ánh đúng thực tế sổ sách kế toán.

Kết quả, Sales đặt hàng dựa trên dữ liệu tồn kho quá khứ, dẫn đến tình trạng đặt vượt quá số lượng tồn kho khả dụng. Hệ quả là tỷ lệ hủy đơn hàng tăng cao, quy trình xử lý bị gián đoạn do phải xác nhận lại thông tin với khách hàng.

1.3. Thiếu kiểm soát hạn mức dư nợ

Khi dữ liệu công nợ nằm biệt lập trên phần mềm kế toán, nhân viên kinh doanh tại thị trường thiếu thông tin để ra quyết định bán hàng. Việc không nắm được chính xác số dư nợ hiện tại làm tăng rủi ro phát sinh nợ xấu hoặc bán hàng vượt hạn mức công nợ cho phép cho phép.

2. Giải pháp Tích hợp MobiWork DMS và kế toán MISA AMIS: Cơ chế và Luồng dữ liệu

Infographic về mô hình dữ liệu tích hợp đơn hàng MobiWork DMS – MISA AMIS

Giải pháp tích hợp sử dụng kết nối API để liên thông dữ liệu, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu. 

2.1. Chiều dữ liệu từ MobiWork DMS → MISA AMIS

Quy trình đồng bộ được thiết kế chặt chẽ với cơ chế Kiểm duyệt trước để đảm bảo dữ liệu đầu vào cho hệ thống kế toán là dữ liệu sạch.

• Bước 1: Khởi tạo: Sales tạo đơn hàng trên App DMS.
• Bước 2: Phê duyệt: Đơn hàng được chuyển đến cấp quản lý (Sales Admin) để duyệt trên hệ thống MobiWork DMS.
• Bước 3: Đồng bộ API: Ngay tại thời điểm trạng thái đơn hàng chuyển sang “Đã duyệt”, hệ thống tự động gọi API đẩy dữ liệu sang MISA AMIS.
• Bước 4: Ghi nhận chứng từ: MISA AMIS tiếp nhận dữ liệu và tự động khởi tạo “Chứng từ bán hàng” (hoặc Hóa đơn bán hàng).

Lưu ý kỹ thuật: Hệ thống chỉ đồng bộ các đơn hàng đã được duyệt. Các đơn hàng nháp (Draft) hoặc chưa duyệt sẽ không được đẩy sang MISA AMIS, giúp giảm thiểu rác dữ liệu cho bộ phận kế toán.

2.2. Chiều dữ liệu từ Misa Amis → MobiWork DMS 

Do Misa Amis đóng vai trò là hệ thống quản trị dữ liệu gốc (Master Data) về Tài chính và Kho vận, các dữ liệu này sẽ được cập nhật ngược lại MobiWork DMS theo chu kỳ định kỳ:

• Tồn kho khả dụng: Cập nhật số lượng tồn kho chi tiết theo từng mã hàng (SKU) và từng kho. Dữ liệu này là kết quả sau khi kế toán đã hạch toán các nghiệp vụ nhập/xuất.
• Công nợ khách hàng: Cập nhật tổng dư nợ của từng mã khách hàng.

Cơ chế này đảm bảo đội ngũ kinh doanh luôn truy cập được “nguồn dữ liệu duy nhất”, đồng nhất với bộ phận kế toán.

3. Bảng so sánh hiệu quả vận hành 

Bảng dưới đây đối chiếu các chỉ số vận hành chính giữa hai mô hình:

4. Các lưu ý kỹ thuật và Logic nghiệp vụ

Khi triển khai hệ thống tích hợp MobiWork DMS và MISA AMIS, doanh nghiệp cần nắm rõ các nguyên tắc kỹ thuật sau để đảm bảo quy trình vận hành trơn tru:

4.1. Nguyên tắc Bất biến dữ liệu sau đồng bộ 

Do đặc thù về an toàn dữ liệu tài chính và giới hạn API hiện tại của MISA AMIS, hệ thống không hỗ trợ cơ chế cập nhật lại (Update) đối với các chứng từ đã được đẩy từ MobiWork DMS sang MISA AMIS thành công.

– Logic vận hành: MobiWork DMS chỉ đẩy dữ liệu sang MISA AMIS một lần duy nhất khi đã duyệt đơn.

– Quy trình xử lý sai sót: Nếu phát sinh sai sót sau khi đồng bộ, Kế toán cần chủ động điều chỉnh trên MISA AMIS và Admin cập nhật lại trạng thái/số liệu trên MobiWork DMS để khớp số liệu báo cáo. 

4.2. Đồng bộ Danh mục 

Yêu cầu tiên quyết để tích hợp thành công là sự đồng nhất về bộ mã danh mục giữa hai hệ thống: mã khách hàng, mã sản phẩm, mã kho hàng, … Trong quá trình triển khai, doanh nghiệp cần thực hiện chuẩn hóa dữ liệu, đảm bảo mapping chính xác 1-1 giữa các mã trên MobiWork DMS và MISA AMIS.

5. Kết luận

Việc tích hợp MobiWork DMS và MISA AMIS là bước chuyển dịch tất yếu từ mô hình quản trị thủ công sang mô hình quản trị số hóa.

Giải pháp này giải quyết triệt để bài toán nhập liệu thủ công, độ trễ thông tin và sai lệch số liệu giữa bộ phận Kinh doanh và Kế toán. Đối với các doanh nghiệp phân phối, đây là khoản đầu tư công nghệ mang lại ROI rõ rệt thông qua việc cắt giảm chi phí vận hành và nâng cao năng lực đáp ứng đơn hàng. 

Doanh nghiệp cần xác định rõ lộ trình triển khai và tuân thủ các nguyên tắc về chuẩn hóa dữ liệu để khai thác tối đa hiệu quả của hệ thống tích hợp này.

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận tư vấn 1-1 và DEMO giải pháp. 

Bài viết liên quan:

• Tối ưu hóa quy trình xử lý đơn hàng thông qua tích hợp MobiWork DMS và MISA AMIS
• Giải pháp Tích hợp MobiWork DMS và Misa Amis kế toán: Mô hình kết nối & Luồng dữ liệu chi tiết
• MobiWork DMS đã tích hợp phần mềm kế toán Misa Amis: Mảnh ghép hoàn hảo cho hệ thống quản trị Doanh nghiệp phân phối
• Nhà phân phối là gì? Kinh nghiệm làm nhà phân phối
• Phần mềm quản lý hệ thống phân phối là gì?
• Trung gian phân phối – cầu nối giữa nhà sản xuất với người tiêu dùng