Sử dụng nhiều phần mềm chuyên biệt hay một phần mềm tổng thể? Giải pháp nào cho quản trị doanh nghiệp?

Nên sử dụng nhiều phần mềm chuyên biệt hay sử dụng một phần mềm tổng thể bao gồm nhiều module chung trong quản trị doanh nghiệp? Có lẽ đây là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp còn băn khoăn chưa tìm ra lời giải trong giai đoạn chuyển đổi số hiện nay. Với việc phân tích từng lựa chọn, hy vọng bài viết này sẽ phần nào giúp các doanh nghiệp đưa ra được quyết định hợp lý trong việc lựa chọn giải pháp phù hợp.

Phần mềm chuyên biệt hóa và những ưu việt trong quản trị doanh nghiệp

Giải quyết triệt để vấn đề chuyên môn: Một phần mềm chuyên biệt hóa dĩ nhiên sẽ tập trung để giải quyết tốt nhất một vấn đề. Chẳng hạn như một phần mềm chuyên về quản trị tuyển dụng sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề tuyển dụng nhân sự tốt hơn một phần mềm ERP tổng thể có module về quản lý nhân sự. Việc phát triển chuyên sâu phần mềm giúp xây dựng các tính năng cần thiết để đáp ứng nhu cầu, quản lý hoạt động một cách tối ưu cho doanh nghiệp.

Linh hoạt theo mức độ phát triển của doanh nghiệp: Ở một mức độ nhất định, doanh nghiệp có thể áp dụng một phần mềm tổng thể và vận hành ổn định dựa trên bộ khung đó. Tuy nhiên, khi sự phát triển của doanh nghiệp vượt ra khỏi bộ khung ban đầu thì việc áp dụng phần mềm lại trở thành một “bộ quần áo chật chội”, thậm chí còn kìm hãm khả năng mở rộng của doanh nghiệp. Đặc biệt, khi thị trường ngày càng phát triển với nhiều biến động, một giải pháp tổng thể quá cồng kềnh khó có khả năng bắt kịp thay đổi. Nếu muốn thay đổi một tính năng, doanh nghiệp sẽ phải tạm ngưng hoạt động và lập trình lại toàn bộ hệ thống.

Trong khi đó, các phần mềm chuyên biệt hóa lại tồn tại song song, độc lập nên có thể cập nhật liên tục mà không gây ảnh hưởng, tạo ra sự ngưng trệ trong quá trình vận hành.

Giảm thiểu chi phí khi triển khai công nghệ mới: Khi triển khai công nghệ, yếu tố chi phí có lẽ luôn là điều mà doanh nghiệp phải cần nhắc. Không chỉ là chi phí mua phần mềm mà còn là chi phí về thời gian chuyển đổi mô hình vận hành, chi phí đào tạo nhân viên triển khai, chi phí nâng cấp, bảo trì hàng tháng,… Với một hệ thống phần mềm tổng thể khổng lồ thì những chi phí này đều rất lớn, trong khi thường sẽ không sử dụng hết tất cả các module trong một phần mềm. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng phải đối mặt với nguy cơ “bỏ trứng vào một rổ” khi đầu tư quá nhiều vào một phần mềm, dẫn tới việc ngần ngại khi bỏ dở nó, ngay cả khi phần mềm chưa thực sự phù hợp.

Trong khi đó, các phần mềm chuyên biệt hóa lại có chi phí rẻ hơn, có thể triển khai độc lập, phân tán rủi ro. Doanh nghiệp hoàn toàn chủ động thay đổi lựa chọn của mình nếu thấy có điểm chưa hài lòng.

Ưu điểm của một hệ thống phần mềm tổng thể

Nếu như mỗi một bộ phận, phòng ban sẽ sử dụng một phần mềm riêng lẻ như phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý kho, phần mềm chăm sóc khách hàng,… nhằm thực hiện việc quản trị doanh nghiệp một cách tự động và hiệu quả. Thì điều đáng nói là khi dùng riêng lẻ như vậy việc kết nối dữ liệu với nhau rất khó, đặc biệt khi khối lượng dữ liệu lớn và các phần mềm không tương thích với nhau. Bởi vậy mà sự phối hợp giữa các bộ phận trở nên khó khăn, tốn kém và mất thời gian.

Hãy thử tưởng tượng một quá trình đặt hàng, khách hàng order và đơn hàng sẽ chuyển từ hòm thư của người đó đến công ty. Sau đó, nhân viên nhập dữ liệu sẽ chuyển nội dung đơn hàng (mặt hàng, số lượng, giá tiền, phí shop, thông tin người đặt,…) rồi mới chuyển qua kho, giao hàng và thanh toán. Quy trình này khiến việc giao hàng đến người mua bị chậm trễ, thậm chí còn thất lạc đơn hàng. Việc nhập đơn hàng thủ công từ phần mềm này qua phần mềm khác cũng có thể phát sinh lỗi, đặc biệt là với những hệ thống hoạt động trên nhiều khu vực địa lý. Mà không phải nhân viên nào cũng kiểm tra được trạng thái đơn hàng bởi không có đủ quyền truy cập vào mọi phần mềm.

Sự xuất hiện của phần mềm tổng thể với mục đích thay thế tất cả hệ thống đơn lẻ, chỉ cần sử dụng một phần mềm để quản lý mà vẫn đáp ứng được những tiêu chí như:

Dữ liệu đồng bộ: Các dữ liệu đều tập trung ở một nguồn, không bị phân tán. Tiết kiệm thời gian trong trường hợp phải nhập liệu thông tin khi sử dụng nhiều phần mềm chuyên biệt. Khi cần nhân viên có quyền hạn sẽ xem được các thông tin như ý muốn và đặc biệt là người quản lý có thể nắm tình hình doanh nghiệp nhanh chóng mà không phải chờ đợi hàng tá báo cáo trong một thời gian dài.

Tránh xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu: Khi sử dụng nhiều phần mềm chuyên biệt thường gặp phải vấn đề khi nghiệp vụ xử lý bán hàng của từng phần mềm là không giống nhau dẫn tới dữ liệu ở các hệ thống có thể chênh lệch với nhau. Điều này sẽ hoàn toàn được khắc phục khi sử dụng phần mềm tổng thể. Mọi thông tin, dữ liệu đều được đồng bộ trong quá trình nhập liệu.

Hệ thống báo cáo toàn diện: Quá trình sử dụng một phần mềm tổng thể sẽ cho doanh nghiệp một cái nhìn tổng quan hơn thông qua hệ thống báo cáo toàn diện, điều mà khi sử dụng các phần mềm riêng lẻ không thể làm được.

Phần mềm tổng thể và phần mềm chuyên biệt hóa: Lựa chọn nào cho doanh nghiệp?  

Để lựa chọn giữa việc sử dụng phần mềm tổng thể và sử dụng nhiều phần mềm chuyên biệt hóa, doanh nghiệp cần cân nhắc những vấn đề sau:

• Định hướng chiến lược của doanh nghiệp trong tương lai là gì?

• Doanh nghiệp đang hướng tới việc giải quyết vấn đề gì?

• Việc thay đổi quy trình quản trị doanh nghiệp sẽ có ảnh hưởng như thế nào?

• Ngân sách dành cho giải pháp công nghệ của doanh nghiệp là bao nhiêu?

Một phần mềm quản trị doanh nghiệp tốt cần dựa trên những nguyên tắc cố định, việc cố gắng đưa nhiều tính năng chuyên môn phức tạp vào một phần mềm cũng giống như cố gắng chắp vá một chiếc áo rách. Bởi không thể có một phần mềm đa năng có thể đồng thời làm tốt tất cả mọi thứ.

Tích hợp hệ thống các phần mềm – Xu hướng mới trong công nghệ quản trị doanh nghiệp hiện đại

Cùng với sự phát triển của công nghệ, đem lại thêm một phương án thay thế cho các phần mềm truyền thống và đang dần trở thành xu hướng mới trong quản trị doanh nghiệp hiện đại. Thay vì dùng duy nhất một phần mềm, việc sử dụng các phần mềm chuyên biệt hóa và tích hợp chúng trên cùng một nền tảng chia sẻ dữ liệu đang là giải pháp tân tiến nhất hiện nay để đồng thời đáp ứng được nhu cầu quản trị doanh nghiệp hiệu quả và thống nhất.

Chẳng hạn như, trước đây doanh nghiệp sản xuất phân phối sẽ sử dụng cùng một lúc phần mềm MobiWork DMS và ERP để mang lại giải pháp quản lý tối ưu, khả năng quản lý hệ thống nhằm thực hiện việc quản trị doanh nghiệp một cách tự động và hiệu quả. Tuy nhiên, bộ máy làm việc của doanh nghiệp sẽ không bao giờ tách biệt độc lập mà thường xuyên có sự trao đổi, cộng tác và liên kết dữ liệu với nhau.

Đơn cử, để phân phối hàng hoá ra bên ngoài, một đội ngũ bán hàng sẽ được tổ chức, có nhiệm vụ tiếp cận các chủ cửa hàng, đại lý và chào mời sản phẩm theo các bước định sẵn. Quá trình này còn bao gồm nhiều bước như xử lý các vấn đề về giá bán, khuyến mại, số lượng hàng hoá đang có sẵn tại cửa hàng và tại công ty, xem xét công nợ của cửa hàng có đang ở mức cho phép… Nếu chốt đơn hàng thành công, nhân viên bán hàng sẽ phải thao tác trên phần mềm, gửi đơn hàng về cho kế toán và chờ duyệt.

Việc sử dụng cùng lúc hai phần mềm, thiếu tính tương thích khiến dữ liệu bị phân mảnh và cản trở khả năng tương tác giữa các bộ phận.

Các phân hệ sau khi tích hợp MobiWork DMS và ERP sẽ giải quyết các mối quan hệ giữa các phòng ban khi mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình. Thông tin sẽ được luân chuyển tự động giữa các bước, các quy trình và được kiểm soát chặt chẽ. Các báo cáo có thể lấy các dữ liệu thông tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm chí từ nhiều quy trình khác nhau. Cách làm này đem lại năng suất lao động và nâng cao hiệu quả quản lý thông tin trong doanh nghiệp. Việc trao đổi thông tin nhờ thế mà được tự động hóa giữa các bước trong quy trình vận hành và được kiểm soát một cách chặt chẽ.

Tính tích hợp của các phần mềm được gọi là tính “tổng thể hữu cơ” do các phân hệ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ phận trong cơ thể chúng ta. Giờ đây, với khoa học ngày càng phát triển, các doanh nghiệp sẽ không ngừng thay đổi, khoác lên mình những tấm áo mới. Điều đó cũng chính là lý do vì sao các doanh nghiệp nên sử dụng cho mình một phần mềm tích hợp chất lượng, uy tín để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Đăng ký ngay để dùng thử miễn phí phần mềm DMS – giải pháp được hàng trăm doanh nghiệp áp dụng thành công.

Bài viết liên quan:

• MobiWork DMS: Giải Quyết Nỗi Đau Chuyển Đổi Số Với Gói Miễn Phí 100% Tích Hợp DMS và ERP
• Tích hợp Intercom, MobiWork DMS nâng cao chất lượng hỗ trợ khách hàng
• Sử dụng nhiều phần mềm chuyên biệt hay một phần mềm tổng thể? Giải pháp nào cho quản trị doanh nghiệp?
• Kinh nghiệm tích hợp phần mềm DMS và ERP ngành dược phẩm của MobiWork
• Tích hợp MobiWork DMS và ERP – “Phép cộng” hoàn hảo trong tối ưu hệ thống quản lý phân phối
• Tích hợp phần mềm DMS và phần mềm ERP cần những gì?