Làm thế nào để nhân viên sales không “lười” làm báo cáo hằng ngày, hằng tuần?

Tại sao nhân viên sales hay “lười” làm báo cáo?

Chuyện nhân viên sales không muốn làm báo cáo không phải vấn đề xa lạ với bất kì doanh nghiệp nào. Nhiều doanh nghiệp còn yêu cầu nhân viên làm báo cáo theo ngày, theo tuần và thậm chí đó là lý do xin thôi việc của nhiều salesman. Họ thích tự do, làm việc theo phong cách của riêng mình và không thích bị ràng buộc bởi các quy định về báo cáo.

Khi quản lý hỏi thì có rất nhiều lý do được đưa ra như làm báo cáo rất mất thời gian, không tập trung được vào việc bán hàng hoặc không thích bị kiểm soát theo kiểu phải liệt kê xem hôm nay đã làm được những gì, mở rộng được quan hệ khách hàng nào,…
Thực tế, những lý do và phản ứng của nhân viên sales như vậy không phải hoàn toàn không có cơ sở. Đội ngũ nhân viên sales thường là những người thông minh, nhanh nhẹn và có cá tính riêng. Kéo theo đó, họ có một đặc điểm chung là THÍCH TỰ DO. Khi nhân viên sales nghĩ rằng báo cáo viết ra là để phục vụ ban lãnh đạo quản lý mình chặt chẽ hơn thì lẽ dễ hiểu họ sẽ không thích làm báo cáo.  

Như vậy, một cách khách quan, có thể tóm tắt những lý do thực chất khiến sales “lười” làm báo cáo như sau:

1. Sales làm theo hứng, không theo quy trình công ty vì vậy ngại viết báo cáo 
2. Mẫu báo cáo công ty quy định chưa hợp lý nên sales không muốn làm vì chiếm mất thời gian chăm sóc khách hàng.
3. Sales không thăm viếng khách hàng vì vậy không có dữ liệu để viết ra 
4. Sales không muốn bị công ty lấy mất khách hàng do mối quan hệ cá nhân gây dựng nên cũng không muốn viết ra chi tiết. 

Giải pháp dành cho lãnh đạo doanh nghiệp 

Nếu không có báo cáo, lãnh đạo doanh nghiệp sẽ khó nắm bắt được tình hình kinh doanh thực tế cũng như không phát hiện ra vấn đề phát sinh để kịp thời giải quyết, hỗ trợ nhân viên. 

3 biện pháp giải tỏa vấn đề “lười” làm báo cáo của nhân viên 

1. Đả thông tư tưởng

“Báo cáo” đối với một số nhân viên bán hàng được ngầm hiểu là “bị kiểm soát” và “khó có cơ hội” lấp liếm khi không hoàn thành nhiệm vụ đã giao. Do đó, điều đầu tiên cần phải làm cho nhân viên hiểu rõ lợi ích của việc làm báo cáo cho cả 2 phía “người báo cáo” (nhân viên sales) và “người được báo cáo” (quản lý, lãnh đạo).

Lợi ích của việc làm báo cáo với nhân viên sales:

• Tự theo dõi và đánh giá được kết quả làm việc của bản thân từ đó có những điều chỉnh kịp thời trong kịch bản bán hàng. 
• Đánh giá được năng lực thực tế của bản thân đang ở đâu trong đội nhóm sales 
• Một báo cáo minh bạch, chính xác sẽ giúp “phơi bày” những vấn đề đang còn tồn đọng để lãnh đạo kịp thời có những giải pháp hỗ trợ, thúc đẩy công việc ngày một đi lên. 

Lợi ích của báo cáo đối với cấp quản lý, lãnh đạo 

• Nắm bắt được mọi hoạt động bán hàng của doanh nghiệp từ đó có những chiến lược phát triển bền vững, lâu dài. 
• Kịp thời có những hỗ trợ nhân viên để tháo gỡ khó khăn, giải quyết vấn đề phát sinh. 
• Đánh giá năng lực của từng nhân viên để có chính sách lương, thưởng phù hợp,…

Thực tế, những lợi ích của 2 nhóm đối tượng trên có mối liên hệ tác động lẫn nhau. Một khi làm cho nhân viên hiểu đúng về ý nghĩa, vai trò của báo cáo thì họ sẽ tự giác thực hiện theo đúng quy định của công ty. 

Cần nhấn mạnh vào lợi ích của “báo cáo” là giúp người quản lý hiểu rõ thực chất của công việc bán hàng để có giải pháp tốt hỗ trợ đội ngũ nhân viên bán hàng.

2. Thưởng phạt phân minh 

Không ai muốn mình bị mất quyền lợi nên đa số các công ty hay sử dụng hình thức phạt nếu nhân viên không làm báo cáo. Nhưng thực tế, khi áp dụng chính sách này, nhân viên vẫn đang bị ép làm báo cáo chứ họ không tự nguyện cho nên các báo cáo này thường mang lại giá trị thấp. Để khuyến khích nhân viên, doanh nghiệp nên sử dụng hình thức thưởng thêm dành cho nhân viên làm báo cáo đúng hạn. 

Nếu hình thức thưởng thêm này làm tăng chi phí cho Doanh nghiệp thì có cách thứ hai đó là tách cơ cấu lương của sales. Ví dụ, cơ cấu lương đang áp dụng là 6 triệu thì hãy tách 5 triệu là lương cứng còn là 1 triệu là thưởng về báo cáo. Mặc khác nếu có nhân viên làm báo cáo tốt và có chất lượng mang lại hiệu quả cho công ty thì sẽ được đề nghị thăng chức hay tăng lương…

Khi sales gặp khó khăn và họ có làm báo cáo về tình hình khó khăn ngoài thị trường thì doanh nghiệp nên có giải pháp hỗ trợ kịp thời. Còn nếu ai không làm thì đương nhiên sẽ bị mất quyền lợi này. 

Bên cạnh đó, khen thưởng trước tập thể cũng là một cách để tăng động lực cho nhân viên. Từ đó, tạo thói quen báo cáo là một hoạt động thường ngày phải làm của một salesman chuyên nghiệp.

3. Cung cấp công cụ hỗ trợ tổng hợp báo cáo thông minh

Thực tế, nếu công ty có form mẫu báo cáo dài dòng, khó hiểu hoặc những yêu cầu phức tạp về tổng hợp báo cáo thì sẽ khiến nhân viên dễ “nản” sinh ra bệnh “lười” làm báo cáo. 

Nhiều doanh nghiệp khi tìm đến MobiWork để nhận tư vấn cũng gặp tình trạng trên: Không có mẫu báo cáo phù hợp, thống nhất dẫn đến quá trình tổng hợp, thống kê số liệu trong báo cáo gặp khó khăn. Đặc biệt với những doanh nghiệp có số lượng NVBH đông, hoạt động ở các vùng, tỉnh thành khác nhau. Mỗi đội nhóm lại sử dụng 1 mẫu báo cáo riêng, việc tổng kết cuối tháng trở thành 1 gánh nặng cho bộ phận kế toán, giám đốc kinh doanh toàn quốc. 

Hiện nay nhiều doanh nghiệp phân phối đã chuyển sang sử dụng phần mềm DMS để hỗ trợ nhân viên trong quá trình đi tuyến cũng như theo dõi kết quả làm việc. Theo đó, nhân viên sales chỉ cần tập trung làm tốt chuyên môn của mình, không còn phải đau đầu vì phân tích và tổng hợp báo cáo bởi đã có phần mềm làm thay.

Video theo dõi kết quả làm việc và xem báo cáo trên ứng dụng MobiWork DMS

Phần mềm MobiWork DMS hỗ trợ nhiều loại báo cáo trên di động như

• Báo cáo kết quả đi tuyến, 
• Nhật ký di chuyển, 
• Kết quả viếng thăm khách hàng, 
• Chỉ tiêu KPI, 
• Kết quả bán hàng theo đơn đặt hàng, 
• Tổng hợp các điểm bán mới,… 

Nhờ đó, nhân viên bán hàng sẽ chủ động xem được kết quả làm việc của bản thân một cách khách quan, chính xác. Từ đó, tự đưa ra kế hoạch phân bổ công việc, thực hiện KPI ngay từ đầu tháng mà không phải chờ đến cuối tháng mới “chạy nước rút” hoặc “vẽ” ra dữ liệu ảo. 

Hệ thống báo cáo trực tuyến của MobiWork DMS có điểm vượt trội gì?

• Tốc độ: Các báo cáo được tự động cập nhật nhanh, liên tục, xóa tan mọi trở ngại về không gian và thời gian.
• Tính chính xác: Không có bất kỳ sự nhầm lẫn nào trong sao chép số liệu hay hiện tượng “xào nấu số liệu”. Mọi con số đều tường minh bởi phần mềm “không biết nịnh lãnh đạo”.
• Thông minh: Báo cáo được thực hiện bởi các thuật toán tinh vi, đáp ứng chính xác, đầy đủ mọi nhu cầu của người sử dụng mà không cần đến hoạt động tổng hợp, phân tích của con người.
• Khả năng customize linh hoạt với nhu cầu người sử dụng: Đội ngũ phát triển đến từ MobiWork hoàn toàn có thể đáp ứng được nhu cầu “may đo” phần mềm, thêm các tính năng mới, thậm chí phát triển một phiên bản hoàn toàn mới để đáp ứng nhu cầu quản lý theo mô hình chuyên biệt của các doanh nghiệp.
• Tiện ích cài đặt lịch xuất báo cáo tự động theo thời gian mong muốn: Báo cáo được xuất ra sẽ gửi về email của người đăng nhập, đồng thời lưu tại phần Nhật ký xuất dữ liệu trên DMS.

Đăng ký dùng thử phần mềm:

Bài viết liên quan:

• MobiWork DMS – Bí quyết thành công của các “ông lớn” ngành Dược Việt Nam
• Top 3 Doanh nghiệp Thức ăn chăn nuôi tiêu biểu Việt Nam đã tin dùng MobiWork DMS: Dabaco, Hồng Hà Feed, De Heus,… 
• MobiWork DMS có tích hợp được với hệ thống HRM hay không? Thách thức và lợi ích mang lại cho Doanh nghiệp phân phối là gì?
• Lợi ích “kép” từ tích hợp MobiWork DMS với Oracle ERP để quản lý doanh nghiệp
• Tích Hợp DMS và Phần mềm Bảo Trì POSM: Tối Ưu Hóa Sự Kết Nối Giữa Đội Sales và Kỹ Thuật cho doanh nghiệp Phân phối
• Tích hợp DMS và CRM: Giải pháp quản lý & chăm sóc khách hàng toàn diện cho Doanh nghiệp