Quy trình chuẩn tích hợp MobiWork DMS và ERP

Với mục tiêu mang đến một giải pháp hoàn hảo hơn dành cho các doanh nghiệp ngành sản xuất & phân phối, đặc biệt trong bối cảnh việc sử dụng một nền tảng dữ liệu hợp nhất là nhu cầu chung, MobiWork đã ra mắt dịch vụ tích hợp MobiWork DMS và ERP.

Từ kinh nghiệm triển khai cho rất nhiều doanh nghiệp lớn như Dược phẩm Đông Á, Thanh An, CAC, Đại Việt…. thông thường một quy trình tích hợp MobiWork DMS và ERP sẽ trải qua 6 bước sau:

Bước 1. Khách hàng đang sử dụng phần mềm MobiWork DMS yêu cầu tích hợp ERP

Đối với những khách hàng đang hoặc sắp triển khai dịch vụ MobiWork DMS và có nhu cầu tích hợp với giải pháp ERP mà doanh nghiệp đang sử dụng sẽ gửi yêu cầu tới MobiWork thông qua đầu mối kinh doanh .

Với nền tảng core tự buile nên MobiWork DMS có khả năng tích hợp với mọi giải pháp ERP, chỉ cần đơn vị cung cấp ERP của khách hàng sẵn sàng. Hiện tại MobIWork đã hợp tác với SAP, Odoo, Orcale Netsuite, Bravo – những đơn vị cung cấp ERP có lượng khách hàng lớn nhất tại Việt Nam.

Sau khi yêu cầu được tiếp nhận, các bên sẽ tiến hành phân tích sơ bộ và thống nhất thời điểm trao đổi.

Tìm hiểu thêm: Giải pháp tích hợp MobiWork DMS và ERP

Bước 2: Tổ chức thống nhất 3 bên: MobiWork – Khách hàng – Đơn vị cung cấp ERP

Đây là một trong những bước quan trọng nhất, là xương sống của toàn bộ quá trình tích hợp nên thường sẽ diễn ra nhiều cuộc họp thảo luận khác nhau nhằm đưa ra được một kế hoạch thật cụ thể, mô tả chính xác quy trình tích hợp.

1. Phương pháp tích hợp là gì?

Như đã nói trong bài trước, MobiWork áp dụng nhiều phương pháp tích hợp khác nhau, phù hợp với công nghệ, yêu cầu của đối tác tích hợp:

• Qua Database trung gian
• Qua file (XML, Excel)
• Qua dịch vụ (Rest, WCF)

Tùy vào từng phương pháp tích hợp trên mà nội dung kế hoạch sẽ khác nhau. Ví dụ

– Trường hợp đơn vị cung cấp ERP tích hợp qua giao thức API, việc tích hợp sẽ diễn ra nhanh, không cần qua trung gian bởi MobiWork cung đang sử dụng dịch vụ tương tự.

– Trường hợp muốn tích hợp qua Database trung gian hay file (XML, Excel).. sẽ quy định xem:

• Đơn vị nào sẽ thiết lập hệ thống Database trung gian?
• Đơn vị nào quản lý
• Thống nhất các trường dữ liệu, thông tin trong  file

2. Tích hợp những gì?

Tùy thuộc vào mức độ áp dụng MobiWork DMS của doanh nghiệp mà dữ liệu tích hợp sẽ khác nhau. Trường hợp khách hàng sử dụng full tính năng, thường sẽ có những dữ liệu sau: đơn hàng, tồn kho, khách hàng, khuyến mãi, công nợ, nhân sự…

Thống nhất “chiều” di chuyển của dữ liệu. Có những dạng dữ liệu có thể tích hợp luôn nhưng có những dữ liệu sẽ phải trải qua khâu xét duyệt trước khi chuyển sang ERP hoặc DMS Ví dụ:

• Đơn hàng: Nhân viên lên đơn hàng trên DMS, hệ thống sẽ tự động đẩy về ERP để xử lý đơn. Trạng thái đơn hàng sẽ được cập nhật lại về DMS sau khi đơn được xử lý xong
• Công nợ: Dữ liệu công nợ khách hàng trên ERP sẽ được cập nhật sang DMS để nhân viên bán hàng kiểm soát công nợ hiện tại, hỗ trợ hoạt động kinh doanh.

Sau khi thống nhất được toàn bộ nội dung tích hợp giữa DMS và ERP, cũng như lựa chọn phương pháp phù hợp nhất, 3 bên sẽ xây dựng một kế hoạch triển khai với thời gian cụ thể

Bước 3: MobiWork và đơn vị cung cấp ERP tổ chức cấu hình tích hợp

Thời gian triển khai hệ thống tích hợp sẽ phụ thuộc vào khối lượng công việc. Trong suốt giai đoạn này, đơn vị cung cấp ERP và MobiWork sẽ thường xuyên trao đổi để khắc phục những vấn đề chắc chắn sẽ phát sinh trong quá trình tích hợp

Bước 4: Thiết lập hệ thống Test

Mục đích của bước này là nhằm kiểm tra sự ổn định, độ chính xác của dữ liệu. Sau khi chạy với những dữ liệu demo, MobiWork sẽ tiến hành chạy pilot (chạy thử nghiệm) với những dữ liệu để kiểm tra hệ thống lần cuối.

Tiêu chí đánh giá:

– Dữ liệu truyền tải đã chính xác chưa? Có bị nhầm trường dữ liệu?

– Tốc độ truyền tải dữ liệu như thế nào?

Bước 5: Triển khai áp dụng thử và mở rộng áp dụng trên toàn hệ thống

Tìm hiểu thêm:

Đăng ký ngay để dùng thử miễn phí phần mềm DMS – giải pháp được hàng trăm doanh nghiệp áp dụng thành công.

Bài viết liên quan:

• MobiWork DMS: Giải Quyết Nỗi Đau Chuyển Đổi Số Với Gói Miễn Phí 100% Tích Hợp DMS và ERP
• Tích hợp Intercom, MobiWork DMS nâng cao chất lượng hỗ trợ khách hàng
• Sử dụng nhiều phần mềm chuyên biệt hay một phần mềm tổng thể? Giải pháp nào cho quản trị doanh nghiệp?
• Kinh nghiệm tích hợp phần mềm DMS và ERP ngành dược phẩm của MobiWork
• Tích hợp MobiWork DMS và ERP – “Phép cộng” hoàn hảo trong tối ưu hệ thống quản lý phân phối
• Tích hợp phần mềm DMS và phần mềm ERP cần những gì?