Hệ thống phân phối sẽ thay đổi như thế nào trong xu thế chuyển đổi số?

Nhiều nghiên cứu gần đây cho thấy, nhu cầu của người tiêu dùng ngày càng cao và họ đều mong muốn được tiếp xúc với các kênh bán lẻ hiện đại hơn, cao cấp hơn, đảm bảo chất lượng cho những hàng hóa mà họ lựa chọn. Đứng trước sức ép mãnh liệt đó, hệ thống phân phối cũng theo đà tăng trưởng mạnh mẽ. Công nghệ đang dần thay đổi cách thức mua sắm của người tiêu dùng và trở thành xu thế tất yếu của các doanh nghiệp trong giai đoạn hiện nay.

Tương lai sẽ không nằm trên đường kéo dài của quá khứ

Thị trường bán lẻ Việt Nam diễn ra tương đối sôi động với nhiều vụ mua bán sáp nhập cũng như sự tăng trưởng mạnh mẽ về quy mô của các doanh nghiệp trong nước và nước ngoài. Doanh thu bán lẻ hàng hóa năm 2018 ước tính đạt 3.3 triệu tỷ đồng (tăng 12.4% so với năm 2017) đã phần nào chứng minh cho một năm tăng trưởng của thị trường bán lẻ. Tuy nhiên, đó chỉ là một điểm sáng trong bức tranh có nhiều điểm tối. Điểm nổi bật của thị trường bán lẻ chính là sự cạnh tranh giữa kênh truyền thống và hiện đại.

“Đối với kênh thương mại truyền thống và hiện đại, doanh số bán lẻ từ chợ đã sụt giảm 30%, trong khi kênh thương mại hiện đại đang có tốc độ phát triển vượt trội. Dù vậy, kênh bán lẻ truyền thống hiện lại chiếm đến 80% doanh số, điều đó cho thấy sự phát triển lệch pha về bán lẻ”

Sự ra đời của hàng loạt các website thương mại điện tử đi theo xu hướng công nghệ mới này như Lazada, Tiki, Shopee, Sendo, Adayroi… đã khiến việc mua sắm online không còn xa lạ với người tiêu dùng Việt Nam. Đặc biệt, thị trường mua sắm trực tuyến càng “nở rộ” khi người tiêu dùng trẻ tham gia mua – bán trên mạng xã hội như Facebook, Zalo… Các kênh bán hàng này đang là đối thủ của các siêu thị, cửa hàng tiện ích và hệ thống chợ truyền thống.

Chính vì sự bùng nổ của mua sắm online này đang ngày càng làm giảm sức mua của các kênh phân phối hiện đại, cửa hàng tiện lợi và cả chợ truyền thống. Phải chăng họ đang chạy theo trào lưu công nghệ mới?

Hệ thống phân phối sẽ thay đổi như thế nào trong giai đoạn chuyển đổi số?

1. Bùng nổ các hình thức bán lẻ trực tuyến

Một vài năm gần đây, khi mô hình kinh doanh hiện đại ngày càng được mở rộng, đã có một sự chuyển dịch mạnh mẽ trong ngành bán lẻ hiện đại khi các trung tâm thương mại, siêu thị, cửa hàng tiện lợi,.. không ngừng xuất hiện. Kênh mua sắm hiện đại không ngừng đạt tốc độ tăng trưởng cao, cùng với làn sóng công nghệ đã góp phần thay đổi phương thức mua sắm và hành vi tiêu dùng. Điều này, đòi hỏi những loại hình kinh doanh mới hoặc các loại hình cửa hàng bán lẻ truyền thống phải chuyển mình thay đổi để hòa nhập với xu hướng chuyển động của thị trường.

Trường hợp của Wal-Mart là một ví dụ điển hình với 11.500 siêu thị trên toàn cầu, Wal-Mart đang là hãng bán lẻ lớn nhất thế giới .Tuy nhiên, gã khổng lồ bán lẻ không còn hứng thú tới việc mở thêm nhiều cửa hàng nữa mà bắt đầu quan tâm đến khía cạnh kinh doanh trực tuyến với hy vọng tạo thêm doanh số và cạnh tranh với Amazon. Hướng đến việc nâng cao trải nghiệm khách hàng tại hệ thống này, đồng thời ứng dụng công nghệ để giảm chi phí vận hành. Đến nay, công ty đã đang thí nghiệm ứng dụng điện thoại cho phép người mua sắm tại các cửa hàng truyền thống có thể thanh toán nhanh gọn bằng điện thoại di động mà không cần chờ đợi tại quầy tính tiền, có hệ thống bản đồ điều hướng đến sản phẩm mà khách hàng đang tìm kiếm, có thể quét mã code để tìm hiểu nguồn gốc, xuất sứ, tình trạng sản phẩm…Với những nỗ lực này, Wal-Mart đã thu được những kết quả khả quan với mức tăng trưởng doanh số trực tuyến là 40% cho cả năm 2018.

2. Cải tổ kênh phân phối trực tiếp bằng cách áp dụng công nghệ

Đứng trước sức ép mãnh liệt của xu hướng chuyển đổi số, hệ thống phân phối buộc phải tự làm mới mình để tồn tại. Điển hình là sự thay đổi từ phương thức làm việc truyền thống sang xu hướng áp dụng các công nghệ mới.

Đây cũng chính là thời điểm để việc quản lý hệ thống phân phối bắt kịp xu hướng quản lý kênh phân phối hiệu quả, quản lý công tác bán hàng, cải thiện năng suất đội ngũ sales, thực thi và đánh giá các chương trình trưng bày, khuyến mãi, POSM… tại điểm bán.

Sự ra đời của phần mềm DMS (Distribution Management System) đã giúp các doanh nghiệp sản xuất – phân phối có cơ hội chuyển mình.

2.1. Thay đổi phương thức làm việc của nhân viên bán hàng

Một điều dễ nhận thấy trong việc vận hành hệ thống phân phối của các doanh nghiệp là cách thức làm việc của đội ngũ nhân viên bán hàng ngoài thị trường đã thay đổi. Trong quy trình làm việc truyền thống, hầu như mọi thao tác đều thực hiện một cách thủ công bằng cách sử dụng giấy tờ, sổ sách để ghi chép đơn hàng, tồn kho. “Công nghệ” hơn chút, một số doanh nghiệp sử dụng những phần mềm không chuyên như zalo, viber, messenger, skype… nhằm rút ngắn khoảng cách giao tiếp giữa nhà quản lý và nhân viên. Tuy nhiên hiệu quả đem lại không cao khi tin nhắn dễ bị trôi, không kiểm soát được theo từng nhà phân phối và phải có 1 bộ phận để theo dõi, xử lý yêu cầu của nhân viên.

Tuy nhiên, hiện nay các doanh nghiệp đều đang cố gắng thay đổi phương thức làm việc của đội ngũ nhân viên bán hàng, áp dụng công nghệ vào quy trình làm việc nhằm gia tăng năng suất lao động. Cụ thể:

• Thiết bị di động thay thế hoàn toàn sổ sách giấy tờ. Sales chỉ cần mang theo smartphone có cài đặt ứng dụng MobiWork DMS để viếng thăm khách hàng.
• Tra cứu thông tin chương trình khuyến mãi, sản phẩm, lịch sử giao dịch của từng điểm bán
• Chuẩn hóa quy trình viếng thăm khách hàng: Checkin – Kiểm tồn – Quản lý trưng bày – Ghi nhận vấn đề – Đặt đơn hàng – Checkout
• Mọi dữ liệu được truyền tải theo thời gian thực. Trong trường hợp sử dụng tính năng offline, dữ liệu sẽ tự động đổ về khi có kết nối mạng

2.2. Thay đổi trong cách thức quản lý

Các giải pháp công nghệ được áp dụng nhiều hơn nhằm thay thế những phương thức quản lý truyền thống. Điển hình là việc ứng dụng phần mềm DMS, dù ở bất cứ đâu đội ngũ quản lý – lãnh đạo cũng thể thể nắm bắt trực quan:

• Về nhân viên bán hàng: Giám sát vị trí nhân viên bán hàng trên bản đồ GPS; kiểm soát lộ trình – nhật trình di chuyển, việc viếng thăm khách hàng (NPP đã viếng thăm – chưa viếng thăm)…
• Về bán hàng: Tổng số đơn hàng, tình trạng đơn hàng (đã duyệt – chưa duyệt – từ chối – giao hàng)
• Về nhà phân phối: Quản lý tập trung thông tin của từng nhà phân phối như tình trạng tồn kho, công nợ, lịch sử giao dịch, trưng bày hàng hóa…
• Về thị trường: Độ phủ hàng hóa, thông tin đối thủ cạnh tranh, chương trình khuyến mãi, …

2.3. Tăng hiệu suất làm việc

Theo nghiên cứu chỉ ra rằng việc tìm kiếm giấy tờ có thể chiếm tới 30% thời gian làm việc của nhân viên. Tất cả chúng ta đều đã có nhiều lần phải tìm kiếm giấy tờ, tài liệu, hóa đơn hay một danh sách kiểm tra hàng hóa,… dù bằng cách nào thì cũng rất lãng phí thời gian.

“Không sử dụng giấy tờ giúp bạn tăng hiệu suất, và mang lại hiệu quả về tiền bạc” – Matt Peterson.

Việc lưu trữ tài liệu bằng công nghệ sẽ dễ dàng hơn nhiều thay vì phải đào bới trong tủ hoặc ngăn kéo, bạn có thể truy cập tại bất cứ nơi nào và trên bất kỳ thiết bị nào.

Nhân viên bán hàng được hỗ trợ tối đa trong quá trình bán hàng nhằm gia tăng tỷ lệ chốt “sale” thông qua việc cung cấp các báo cáo trên thiết bị di động như: Báo cáo điểm bán, báo cáo viếng thăm khách hàng, báo cáo lịch sử mua hàng, báo cáo KPI – chấm công… Dựa vào đó, từng sales cung cấp dữ liệu cụ thể cho nhà phân phối nhằm thuyết phục họ mua hàng

2.4. Tiết kiệm chi phí, hạn chế thất thoát hàng hóa

Quản lý bằng sổ sách thường mang lại nhiều rủi ro về thất thoát như tính nhầm giá bán cho khách hàng, thiếu hụt những mặt hàng bán chạy do quên không đặt hàng… Quy mô cửa hàng càng lớn, chủ cửa càng khó có thể kiểm soát được thất thoát. Sử dụng phần mềm sẽ loại trừ các nhầm lẫn về giá mua, giá bán hoặc đặt thiếu hàng. Những thất thoát không kiểm soát được tích lũy dần dần sẽ là một khoản tiền lớn, thậm chí còn lớn hơn nhiều lần so với chi phí mà bạn phải bỏ ra để đầu tư vào phần mềm bán hàng và các thiết bị đi kèm.

Việc quản lý bằng sổ sách cũng rất khó để tính toán thời gian để tiêu thụ hết sản phẩm, chỉ số quay vòng tồn kho (doanh thu/ hàng tồn kho) để đo lường hiệu quả của việc mua hàng dẫn tới ứ đọng vốn, tăng chi phí lưu kho, chi phí bảo quản thậm chí cuối cùng phải bán đổ bán tháo để thu hồi vốn… Tra cứu lịch sử bán hàng của sản phẩm trên phần mềm khi lên kế hoạch nhập hàng sẽ giúp bạn sử dụng vốn hiệu quả hơn.

Lời kết

Trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, đổi mới, sáng tạo chính là mấu chốt cho hành trình chuyển đổi số. Hiện nay công nghệ và giải pháp phục vụ chuyển đổi số trên thị trường cũng sẵn sàng với rất nhiều lựa chọn, nhiều nhà cung cấp trong nước và quốc tế tham gia. Tuy nhiên, làm sao để kết nối được sự hiểu biết về công nghệ và chuyển hóa thành ứng dụng trong điều hành doanh nghiệp hiệu quả và bền vững mới chính là vấn đề lớn mà các doanh nghiệp cần phải giải quyết được.