Bạn có biết: 10 giờ sáng là khung giờ vàng gọi điện cho khách hàng?

Thời gian tốt nhất để gọi điện cho khách hàng là từ 10 giờ sáng đến 4 giờ chiều (Tất nhiên là trừ khoảng thời gian nghỉ trưa từ 12 giờ đến 13 giờ) vì người Việt có thói quen ngủ trưa.

Tại sao nên gọi điện cho khách hàng sau 10 giờ sáng?

8h sáng anh Hải đã nhận được một cuộc telesales:

– Alo! xin hỏi có phải số điện thoại anh Hải không ạ?

– Phải thì sao, không phải thì sao em?

– Dạ …(ngập ngừng)!!! Em gọi đến từ tập đoàn tài chính hàng đầu của Nhật ạ … (dừng)

– Ừ rồi sao em?

– Dạ, thưa anh, em đại diện cho tập đoàn muốn mời anh đến tham dự một buổi tiệc chiêu đãi khách hàng tại nhà hàng 5 sao ở Quận 1 đó ạ…. (dừng)

– Em nói tiếp đi em

– Dạ thì không biết thứ bảy tuần này lúc 19h00 anh có rảnh không ạ?

– Không em! Anh cảm ơn em, anh không có nhu cầu ăn uống nhà hàng 5 sao nhé

– …. tút…tút…tút….

Nếu là anh Hải trong trường hợp trên, bạn sẽ cảm thấy thế nào? 

Chưa vội bàn đến những lỗi sai cơ bản về ngữ điệu hay thái độ trong cuộc gọi trên của nhân viên, thì rõ ràng 8h sáng là thời điểm quá sớm để khách hàng của bạn sẵn sàng cho một cuộc gọi tư vấn bởi họ đang rất vội để chuẩn bị đến công ty, bận đưa con đi học hoặc đơn giản họ chỉ vừa mới thức dậy. 

InsightSquared đã phân tích hơn 10.000 cuộc gọi bán hàng để xác định thời gian tối ưu trong ngày mà bạn nên kết nối với khách hàng tiềm năng. Kết quả nghiên cứu mang lại thông tin có giá trị cho nhân viên bán hàng và các nhà quản lý, vì chúng giúp bạn biết cách tạo dựng một cuộc gọi có kết quả tốt hơn. 

Các doanh nghiệp sở hữu lực lượng telesale đông đảo hoặc kinh doanh theo mô hình call-to-person, chú trọng vào khâu gọi điện khảo sát cho khách hàng tiền tư vấn (presales) cũng nên tăng cường áp dụng các giải pháp kiểm soát việc xử lý chất lượng lead của nhân viên như công cụ FastWork telesale.

Bạn có thể đạt được điều này theo hai cách:

• Chọn thời gian hiệu quả nhất để thực hiện cuộc gọi cho khách hàng tiềm năng.
• Lập tài liệu huấn luyện cho đội ngũ bán hàng của bạn đạt được tỷ lệ khách hàng cao hơn chỉ với vài cuộc gọi.

Như biểu đồ cho thấy, việc thực hiện một lượng lớn các cuộc gọi vào buổi sáng (từ 8h-9h) để thu hút sự chú ý của khách hàng tiềm năng không phải là chiến lược tốt nhất. Phản ứng tối ưu có khuynh hướng xảy ra sau 10 giờ sáng. Và vào buổi chiều có một sự khác biệt rõ rệt: các khách hàng tiềm năng ít quan tâm hơn đối với các cuộc gọi bán hàng sau 5 giờ chiều, khi mọi người đang hoàn thành mọi công việc trước khi rời văn phòng.

Kết luận: THỜI GIAN TỐT NHẤT ĐỂ GỌI ĐIỆN CHO KHÁCH HÀNG LÀ TỪ 10 GIỜ SÁNG ĐẾN 4 GIỜ CHIỀU.

Bạn có thể cải thiện chiến lược của mình bằng cách bổ sung thêm các biến số khác. Ví dụ, bạn có biết, thứ Ba là ngày tốt nhất trong tuần để đạt được năng suất bán hàng cao?

Sau Thứ ba (có tỷ lệ kết nối là 10%), sẽ có sự sụt giảm dần về sự quan tâm, và sự quan tâm xuống mức thấp nhất vào thứ Sáu (8,7%). Sự chênh lệch 1,3% dường như không đáng kể, nhưng nó có tác động rõ ràng đến kết quả bán hàng của bạn. Những yếu tố bị đe dọa là việc sử dụng có hiệu quả thời gian của bạn – và việc đào tạo đội ngũ bán hàng – để thực hiện các cuộc gọi cho khách hàng tiềm năng và có được doanh số bán hàng hiệu quả.

Những nhân viên bán hàng chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng chỉ có một khoảng thời gian giới hạn trong tuần để làm điều đó. Nếu Thứ ba từ 10 giờ sáng đến 4 giờ chiều là thời điểm lý tưởng để gọi điện thoại cho khách hàng tiềm năng, bạn có thể lập kế hoạch cho những ngày còn lại trong tuần cho phù hợp. Hãy thực hiện thật nhanh gọn, và tránh lãng phí thời gian cho những khách hàng tiềm năng nhưng không quan tâm đến việc mua hàng. Tuy nhiên cần nói rõ rằng thời gian và ngày tốt nhất trong tuần cũng phụ thuộc vào ngành bạn đang làm việc. Để có một kết quả chính xác về khung thời gian hiệu quả cho các cuộc gọi, bạn cần phải phân tích dữ liệu cuộc gọi của chính công ty bạn.

Nên và không nên làm gì trong khoảng thời gian “vàng”

Nên thực hiện cuộc gọi dưới 3,5 phút

Cuộc gọi dưới 3,5 phút cho doanh thu cao hơn. Đây là kết quả nghiên cứu từ hơn 50.000 cuộc gọi được thực hiện hoặc được nhận bởi các công ty, nghiên cứu trên nhóm bán hàng từ 10 đến 50 người.

Theo đó, những người bán hàng có thời lượng cuộc gọi trung bình 3,5 phút luôn nằm trong số 40% nhân viên bán hàng đứng đầu trong công ty. Quản lý tốt thời lượng cuộc gọi có 2 lợi ích trực tiếp: Một là tiết kiệm thời gian, chi phí cho nhân viên. Hai là đem lại trải nghiệm vừa đủ cho khách hàng vì họ không cảm thấy bị mất mát quá nhiều thời gian. 

Nên viết trước kịch bản gọi điện 

Mỗi cuộc gọi telesales là một trường hợp khác nhau. Lên kịch bản gọi điện trước sẽ giúp bạn nắm rõ các vấn đề muốn truyền đạt để không đi lạc đề. Trong đó, bạn cũng nên chuẩn bị sẵn đáp án cho một số câu hỏi các “hóc búa” khách hàng có thể hỏi. 

Không nên bắt đầu bằng câu hỏi điều tra

“Xin hỏi có phải số điện thoại của anh Hải không ạ?”. Câu hỏi đầu này không còn hiệu quả trong hoàn cảnh hiện nay nữa. Khách hàng sẽ khó chịu vì thứ nhất: Giống như ai đó đang điều tra mình; thứ hai: Chứng tỏ bạn không biết rõ mình đang gọi điện cho ai. Câu nên dùng là chào thẳng bằng tên khách hàng: “Em xin chào anh Hải ạ”. Người nghe có cảm giác đây là người quen nên sẽ nán lại nói chuyện với bạn lâu hơn. 

Không nên để thời gian chết quá lâu 

Một trong những điều tuyệt đối tránh đó là để thời gian chết trong telesales quá nhiều sẽ khiến cuộc nói chuyện rất căng thẳng. Thời gian chết là do bạn dừng không đúng lúc, chỉ nên dừng sau 1 câu hỏi để khách trả lời, dừng sau 1 câu xác định sẽ làm cuộc nói chuyện bị loãng và dễ dẫn đến thất bại.

Kết luận: Yếu tố quyết định chất lượng một cuộc telesales là TỰ TIN, chỉ khi tự tin vào bản thân, tự tin vào sản phẩm mình đem đến cho khách hàng, tin vào lời nói của chính mình thì mới có đủ sức thuyết phục khách hàng tin theo. 

Doanh nghiệp phân phối có nên dùng phần mềm CRM thay thế DMS để quản lý NPP,đại lý, điểm bán hay không?

Đặc thù của ngành sản xuất – phân phối là cần qua một cầu nối là đại lý, cửa hàng, điểm bán lẻ rồi mới đưa sản phẩm đến người tiêu dùng cuối nên có thể nói khách hàng trực tiếp của Doanh nghiệp phân phối là các đại lý, cửa hàng, điểm bán lẻ.

Quản lý khách hàng là các NPP, đại lý, cửa hàng,.. không giống như cách chúng ta quản lý khách hàng cá nhân. Vì vậy không thể dùng phần mềm CMR để thay thế. 

Mời bạn xem thêm: Phân biệt phần mềm DMS và phần mềm CRM

Tùy vào kênh bán hàng mà doanh nghiệp triển khai thì đối tượng khách hàng cụ thể sẽ khác nhau. Khách hàng nằm trong kênh bán hàng truyền thống là: cửa hàng bán lẻ, cửa hàng tạp hóa, tiểu thương trong chợ truyền thống, chợ đầu mối… Còn khách hàng nằm trong kênh bán hàng hiện đại gồm: hệ thống siêu thị, trung tâm phân phối, trung tâm thương mại…

Ngoài ra, chúng tôi giới thiệu bạn tìm hiểu thêm giải pháp quản lý dữ liệu, hoạt động quản trị khách hàng tập trung, xuyên suốt các bộ phận Telesale, Marketing, Sales và Chăm sóc khách hàng – FastWork CRM.

Như vậy, có thể nói tính năng quản lý NPP, điểm bán của phần mềm DMS không khác gì một ứng dụng CRM thu nhỏ, chuyên biệt và phù hợp với đặc thù của các doanh nghiệp phân phối. Doanh nghiệp có thể chăm sóc khách hàng tốt hơn nhờ nắm chắc mọi thông tin về điểm bán, nhà phân phối. Cụ thể, ngoài những thông tin cơ bản để liên hệ với điểm bán (Mã khách hàng, tên, tuổi, địa chỉ, số điện thoại,…) bạn sẽ có trong tay cả thông tin về lịch sử mua hàng, lịch sử đơn hàng, sản phẩm hay đặt, doanh số bán hàng, công nợ hiện còn… Đây đều là những thông tin hữu ích để phục vụ sales khai thác thị trường và tăng doanh số. Đồng thời, có thể tra cứu nhanh danh sách điểm bán đã lâu chưa phát sinh đơn hàng để lên kế hoạch chăm sóc kịp thời, tránh để điểm bán rơi vào tay đối thủ.

Ngoài ra MobiWork DMS còn có những tính năng ưu việt sau:

• Kết nối điểm bán và nhà cung ứng cho phép điểm bán đặt hàng trực tiếp cho NSX/ NPP qua tính năng app MobiWork Retail. Còn doanh nghiệp phân phối sẽ sử dụng phần mềm DMS để quản lý đơn hàng từ nhiều nguồn. 
• Giám sát nhân viên bán hàng ngoài thị trường theo thời gian thực trên bản đồ số GPS
• Giám sát hoạt động bán hàng: Quản lý danh mục sản phẩm; lên đơn hàng, phê duyệt phiếu bán hàng, phiếu trả hàng; quản lý trưng bày sản phẩm, chương trình khuyến mãi, trả thưởng,…
• Giám sát nhập xuất tồn kho, kiểm soát hàng tồn ngoài thị trường gắn với từng điểm bán.
• Giám sát hệ thống báo cáo: báo cáo khai báo vị trí, báo cáo lộ trình di chuyển của sales đi tuyến, báo cáo bán hàng theo khách hàng/ theo sản phẩm/ theo nhân viên, báo cáo kho, báo cáo công nợ,…

Giới thiệu giải pháp tích hợp DMS & ERPNext 2 trong 1 cho doanh nghiệp phân phối

Trong ngành phân phối, việc quản lý chuỗi cung ứng, giao dịch với các điểm bán, và xử lý dữ liệu khách hàng là một thách thức lớn. Các doanh nghiệp phân phối thường sử dụng nhiều phần mềm khác nhau để giải quyết các vấn đề này, từ hệ thống CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) cho đến phần mềm DMS (Quản lý phân phối). Tuy nhiên, việc sử dụng các công cụ riêng biệt có thể dẫn đến sự không đồng nhất trong dữ liệu, thiếu hiệu quả trong việc xử lý thông tin, và tạo ra những lỗ hổng trong công tác quản lý.

Để giải quyết vấn đề này, giải pháp tích hợp DMS & ERPNext 2 trong 1 cho doanh nghiệp phân phối là một bước tiến quan trọng. MobiWork DMS tích hợp ERPNext cung cấp cho doanh nghiệp một hệ thống duy nhất giúp quản lý tất cả các quy trình, từ quản lý điểm bán, nhà phân phối, đến việc giám sát kho bãi, tồn kho và quy trình bán hàng. Giải pháp này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả quản lý thông qua việc đồng bộ dữ liệu và quy trình, từ đó tạo ra một môi trường làm việc liền mạch và chính xác.

Tích hợp DMS & ERPNext giúp giảm thiểu sự phân tán dữ liệu

Một trong những lợi ích lớn nhất của giải pháp tích hợp này là khả năng giảm thiểu sự phân tán dữ liệu giữa các phần mềm khác nhau. Trước đây, các doanh nghiệp phân phối phải xử lý dữ liệu từ nhiều nguồn: CRM để quản lý thông tin khách hàng, DMS để giám sát điểm bán và ERP để quản lý tài chính, tồn kho, và các đơn hàng. Việc nhập liệu thủ công và đồng bộ dữ liệu giữa các hệ thống này không chỉ tốn thời gian mà còn dễ xảy ra lỗi.

Với giải pháp tích hợp MobiWork DMS & ERPNext  2 trong 1, tất cả dữ liệu sẽ được đồng bộ và cập nhật liên tục trong một nền tảng duy nhất. Các bộ phận như bán hàng, marketing, và chăm sóc khách hàng sẽ có thể truy cập dữ liệu thống nhất, giúp việc ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.

Quản lý khách hàng và điểm bán một cách hiệu quả

Giải pháp tích hợp này cho phép doanh nghiệp phân phối quản lý toàn diện khách hàng và điểm bán. Thay vì chỉ ghi nhận thông tin cơ bản như tên, địa chỉ, hay số điện thoại của điểm bán, doanh nghiệp có thể theo dõi được lịch sử đơn hàng, doanh số bán hàng, công nợ, tình trạng hàng tồn kho, và các chương trình khuyến mãi đã được áp dụng.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng phát hiện các điểm bán không hoạt động hoặc có doanh số thấp, từ đó lên kế hoạch chăm sóc và kích thích doanh số. Hơn nữa, tính năng quản lý điểm bán của MobiWork DMS tương tự như một phần mềm CRM thu nhỏ, giúp quản lý và duy trì mối quan hệ với các nhà phân phối và điểm bán hiệu quả hơn.

Giám sát và tối ưu hóa quy trình bán hàng ngoài thị trường

Một yếu tố quan trọng trong phân phối là giám sát hoạt động bán hàng ngoài thị trường. Với giải pháp MobiWork DMS & ERPNext , doanh nghiệp có thể giám sát nhân viên bán hàng ngoài thị trường theo thời gian thực thông qua bản đồ số GPS. Việc này giúp theo dõi lộ trình, đảm bảo nhân viên bán hàng thực hiện đúng tuyến đường, và giúp nhận diện các vấn đề kịp thời (như nhân viên không đến điểm bán đúng lịch).

Ngoài ra, các tính năng giám sát hoạt động bán hàng, quản lý đơn hàng, phê duyệt phiếu bán hàng, quản lý trưng bày sản phẩm và chương trình khuyến mãi giúp đảm bảo rằng các chiến lược bán hàng được triển khai đúng và hiệu quả. Các báo cáo chi tiết về hiệu suất bán hàng theo nhân viên, sản phẩm, hoặc điểm bán giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình hình thị trường và đưa ra các điều chỉnh phù hợp.

Giám sát tồn kho và quản lý chuỗi cung ứng

Giải pháp tích hợp DMS & ERPNext  không chỉ giúp doanh nghiệp phân phối quản lý khách hàng mà còn giúp giám sát tình hình tồn kho một cách chặt chẽ. Với khả năng quản lý nhập xuất tồn kho gắn liền với các điểm bán và nhà phân phối, doanh nghiệp có thể theo dõi chính xác lượng hàng hóa còn lại tại các điểm bán, cũng như tình trạng hàng tồn ngoài thị trường.

Điều này giúp giảm thiểu tình trạng thiếu hàng hoặc dư thừa hàng tồn kho, từ đó giảm chi phí vận hành và tối ưu hóa quy trình cung ứng. Các báo cáo liên quan đến hàng tồn kho, công nợ, và nhập xuất được cập nhật liên tục giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định nhanh chóng và chính xác.

Hệ thống báo cáo toàn diện và dễ dàng phân tích

Cuối cùng, việc tích hợp DMS & ERPNext  giúp doanh nghiệp có được hệ thống báo cáo toàn diện và dễ dàng phân tích. Các báo cáo chi tiết về doanh số, tồn kho, công nợ, và hiệu suất bán hàng được tự động tạo ra và cập nhật, giúp nhà quản lý đưa ra quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu thực tế.

Thông qua việc sử dụng các báo cáo và dashboard trực quan, doanh nghiệp có thể nhanh chóng đánh giá được hiệu quả của các chiến lược marketing, chương trình khuyến mãi, và các chiến lược bán hàng. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa hoạt động mà còn hỗ trợ việc lên kế hoạch phát triển doanh nghiệp trong tương lai.

Giải pháp tích hợp DMS & ERPNext  2 trong 1 cho doanh nghiệp phân phối không chỉ đơn giản hóa quy trình quản lý mà còn giúp tối ưu hóa hoạt động, nâng cao hiệu quả làm việc, và thúc đẩy doanh thu. Đây là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp phân phối duy trì sự cạnh tranh và phát triển bền vững trong thị trường đầy thách thức.

Liên hệ ngay với Mobiwork để được tư vấn, DEMO miễn phí Giải pháp theo mô hình phân phối của doanh nghiệp.

Đăng ký dùng thử phần mềm:

Bài viết liên quan:

• MobiWork DMS + ERPNext: Giải Pháp Tích Hợp Sẵn “Chìa Khóa Trao Tay” Cho Quản Lý Phân Phối và Vận Hành Doanh Nghiệp
• Hướng Dẫn Sử Dụng Route Plan Để Đi Tuyến Hiệu Quả Và Tăng Trưởng Doanh Thu
• Bộ 6 “vũ khí” vàng giúp nhân viên sales thị trường chốt đơn nhanh
• Review các phần mềm ERP mà MobiWork DMS đã tích hợp: Đâu là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp phân phối?
• Phần mềm DMS là gì?
• Ưu đãi nhân đôi – Tiết kiệm vượt trội khi triển khai MobiWork DMS dịp 30/4