Bạn có biết: 10 giờ sáng là khung giờ vàng gọi điện cho khách hàng?

Thời gian tốt nhất để gọi điện cho khách hàng là từ 10 giờ sáng đến 4 giờ chiều (Tất nhiên là trừ khoảng thời gian nghỉ trưa từ 12 giờ đến 13 giờ) vì người Việt có thói quen ngủ trưa.

Tại sao nên gọi điện cho khách hàng sau 10 giờ sáng?

8h sáng anh Hải đã nhận được một cuộc telesales:

– Alo! xin hỏi có phải số điện thoại anh Hải không ạ?

– Phải thì sao, không phải thì sao em?

– Dạ …(ngập ngừng)!!! Em gọi đến từ tập đoàn tài chính hàng đầu của Nhật ạ … (dừng)

– Ừ rồi sao em?

– Dạ, thưa anh, em đại diện cho tập đoàn muốn mời anh đến tham dự một buổi tiệc chiêu đãi khách hàng tại nhà hàng 5 sao ở Quận 1 đó ạ…. (dừng)

– Em nói tiếp đi em

– Dạ thì không biết thứ bảy tuần này lúc 19h00 anh có rảnh không ạ?

– Không em! Anh cảm ơn em, anh không có nhu cầu ăn uống nhà hàng 5 sao nhé

– …. tút…tút…tút….

Nếu là anh Hải trong trường hợp trên, bạn sẽ cảm thấy thế nào? 

Chưa vội bàn đến những lỗi sai cơ bản về ngữ điệu hay thái độ trong cuộc gọi trên của nhân viên, thì rõ ràng 8h sáng là thời điểm quá sớm để khách hàng của bạn sẵn sàng cho một cuộc gọi tư vấn bởi họ đang rất vội để chuẩn bị đến công ty, bận đưa con đi học hoặc đơn giản họ chỉ vừa mới thức dậy. 

InsightSquared đã phân tích hơn 10.000 cuộc gọi bán hàng để xác định thời gian tối ưu trong ngày mà bạn nên kết nối với khách hàng tiềm năng. Kết quả nghiên cứu mang lại thông tin có giá trị cho nhân viên bán hàng và các nhà quản lý, vì chúng giúp bạn biết cách tạo dựng một cuộc gọi có kết quả tốt hơn. 

Các doanh nghiệp sở hữu lực lượng telesale đông đảo hoặc kinh doanh theo mô hình call-to-person, chú trọng vào khâu gọi điện khảo sát cho khách hàng tiền tư vấn (presales) cũng nên tăng cường áp dụng các giải pháp kiểm soát việc xử lý chất lượng lead của nhân viên như công cụ FastWork telesale.

Bạn có thể đạt được điều này theo hai cách:

• Chọn thời gian hiệu quả nhất để thực hiện cuộc gọi cho khách hàng tiềm năng.
• Lập tài liệu huấn luyện cho đội ngũ bán hàng của bạn đạt được tỷ lệ khách hàng cao hơn chỉ với vài cuộc gọi.

Như biểu đồ cho thấy, việc thực hiện một lượng lớn các cuộc gọi vào buổi sáng (từ 8h-9h) để thu hút sự chú ý của khách hàng tiềm năng không phải là chiến lược tốt nhất. Phản ứng tối ưu có khuynh hướng xảy ra sau 10 giờ sáng. Và vào buổi chiều có một sự khác biệt rõ rệt: các khách hàng tiềm năng ít quan tâm hơn đối với các cuộc gọi bán hàng sau 5 giờ chiều, khi mọi người đang hoàn thành mọi công việc trước khi rời văn phòng.

Kết luận: THỜI GIAN TỐT NHẤT ĐỂ GỌI ĐIỆN CHO KHÁCH HÀNG LÀ TỪ 10 GIỜ SÁNG ĐẾN 4 GIỜ CHIỀU.

Bạn có thể cải thiện chiến lược của mình bằng cách bổ sung thêm các biến số khác. Ví dụ, bạn có biết, thứ Ba là ngày tốt nhất trong tuần để đạt được năng suất bán hàng cao?

Sau Thứ ba (có tỷ lệ kết nối là 10%), sẽ có sự sụt giảm dần về sự quan tâm, và sự quan tâm xuống mức thấp nhất vào thứ Sáu (8,7%). Sự chênh lệch 1,3% dường như không đáng kể, nhưng nó có tác động rõ ràng đến kết quả bán hàng của bạn. Những yếu tố bị đe dọa là việc sử dụng có hiệu quả thời gian của bạn – và việc đào tạo đội ngũ bán hàng – để thực hiện các cuộc gọi cho khách hàng tiềm năng và có được doanh số bán hàng hiệu quả.

Những nhân viên bán hàng chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng chỉ có một khoảng thời gian giới hạn trong tuần để làm điều đó. Nếu Thứ ba từ 10 giờ sáng đến 4 giờ chiều là thời điểm lý tưởng để gọi điện thoại cho khách hàng tiềm năng, bạn có thể lập kế hoạch cho những ngày còn lại trong tuần cho phù hợp. Hãy thực hiện thật nhanh gọn, và tránh lãng phí thời gian cho những khách hàng tiềm năng nhưng không quan tâm đến việc mua hàng. Tuy nhiên cần nói rõ rằng thời gian và ngày tốt nhất trong tuần cũng phụ thuộc vào ngành bạn đang làm việc. Để có một kết quả chính xác về khung thời gian hiệu quả cho các cuộc gọi, bạn cần phải phân tích dữ liệu cuộc gọi của chính công ty bạn.

Nên và không nên làm gì trong khoảng thời gian “vàng”

Nên thực hiện cuộc gọi dưới 3,5 phút

Cuộc gọi dưới 3,5 phút cho doanh thu cao hơn. Đây là kết quả nghiên cứu từ hơn 50.000 cuộc gọi được thực hiện hoặc được nhận bởi các công ty, nghiên cứu trên nhóm bán hàng từ 10 đến 50 người.

Theo đó, những người bán hàng có thời lượng cuộc gọi trung bình 3,5 phút luôn nằm trong số 40% nhân viên bán hàng đứng đầu trong công ty. Quản lý tốt thời lượng cuộc gọi có 2 lợi ích trực tiếp: Một là tiết kiệm thời gian, chi phí cho nhân viên. Hai là đem lại trải nghiệm vừa đủ cho khách hàng vì họ không cảm thấy bị mất mát quá nhiều thời gian. 

Nên viết trước kịch bản gọi điện 

Mỗi cuộc gọi telesales là một trường hợp khác nhau. Lên kịch bản gọi điện trước sẽ giúp bạn nắm rõ các vấn đề muốn truyền đạt để không đi lạc đề. Trong đó, bạn cũng nên chuẩn bị sẵn đáp án cho một số câu hỏi các “hóc búa” khách hàng có thể hỏi. 

Không nên bắt đầu bằng câu hỏi điều tra

“Xin hỏi có phải số điện thoại của anh Hải không ạ?”. Câu hỏi đầu này không còn hiệu quả trong hoàn cảnh hiện nay nữa. Khách hàng sẽ khó chịu vì thứ nhất: Giống như ai đó đang điều tra mình; thứ hai: Chứng tỏ bạn không biết rõ mình đang gọi điện cho ai. Câu nên dùng là chào thẳng bằng tên khách hàng: “Em xin chào anh Hải ạ”. Người nghe có cảm giác đây là người quen nên sẽ nán lại nói chuyện với bạn lâu hơn. 

Không nên để thời gian chết quá lâu 

Một trong những điều tuyệt đối tránh đó là để thời gian chết trong telesales quá nhiều sẽ khiến cuộc nói chuyện rất căng thẳng. Thời gian chết là do bạn dừng không đúng lúc, chỉ nên dừng sau 1 câu hỏi để khách trả lời, dừng sau 1 câu xác định sẽ làm cuộc nói chuyện bị loãng và dễ dẫn đến thất bại.

Kết luận: Yếu tố quyết định chất lượng một cuộc telesales là TỰ TIN, chỉ khi tự tin vào bản thân, tự tin vào sản phẩm mình đem đến cho khách hàng, tin vào lời nói của chính mình thì mới có đủ sức thuyết phục khách hàng tin theo. 

Doanh nghiệp phân phối có nên dùng phần mềm CRM thay thế DMS để quản lý NPP,đại lý, điểm bán hay không?

Đặc thù của ngành sản xuất – phân phối là cần qua một cầu nối là đại lý, cửa hàng, điểm bán lẻ rồi mới đưa sản phẩm đến người tiêu dùng cuối nên có thể nói khách hàng trực tiếp của Doanh nghiệp phân phối là các đại lý, cửa hàng, điểm bán lẻ.

Quản lý khách hàng là các NPP, đại lý, cửa hàng,.. không giống như cách chúng ta quản lý khách hàng cá nhân. Vì vậy không thể dùng phần mềm CMR để thay thế. 

Mời bạn xem thêm: Phân biệt phần mềm DMS và phần mềm CRM

Tùy vào kênh bán hàng mà doanh nghiệp triển khai thì đối tượng khách hàng cụ thể sẽ khác nhau. Khách hàng nằm trong kênh bán hàng truyền thống là: cửa hàng bán lẻ, cửa hàng tạp hóa, tiểu thương trong chợ truyền thống, chợ đầu mối… Còn khách hàng nằm trong kênh bán hàng hiện đại gồm: hệ thống siêu thị, trung tâm phân phối, trung tâm thương mại…

Ngoài ra, chúng tôi giới thiệu bạn tìm hiểu thêm giải pháp quản lý dữ liệu, hoạt động quản trị khách hàng tập trung, xuyên suốt các bộ phận Telesale, Marketing, Sales và Chăm sóc khách hàng – FastWork CRM.

Như vậy, có thể nói tính năng quản lý NPP, điểm bán của phần mềm DMS không khác gì một ứng dụng CRM thu nhỏ, chuyên biệt và phù hợp với đặc thù của các doanh nghiệp phân phối. Doanh nghiệp có thể chăm sóc khách hàng tốt hơn nhờ nắm chắc mọi thông tin về điểm bán, nhà phân phối. Cụ thể, ngoài những thông tin cơ bản để liên hệ với điểm bán (Mã khách hàng, tên, tuổi, địa chỉ, số điện thoại,…) bạn sẽ có trong tay cả thông tin về lịch sử mua hàng, lịch sử đơn hàng, sản phẩm hay đặt, doanh số bán hàng, công nợ hiện còn… Đây đều là những thông tin hữu ích để phục vụ sales khai thác thị trường và tăng doanh số. Đồng thời, có thể tra cứu nhanh danh sách điểm bán đã lâu chưa phát sinh đơn hàng để lên kế hoạch chăm sóc kịp thời, tránh để điểm bán rơi vào tay đối thủ.

Ngoài ra MobiWork DMS còn có những tính năng ưu việt sau:

• Kết nối điểm bán và nhà cung ứng cho phép điểm bán đặt hàng trực tiếp cho NSX/ NPP qua tính năng app MobiWork Retail. Còn doanh nghiệp phân phối sẽ sử dụng phần mềm DMS để quản lý đơn hàng từ nhiều nguồn. 
• Giám sát nhân viên bán hàng ngoài thị trường theo thời gian thực trên bản đồ số GPS
• Giám sát hoạt động bán hàng: Quản lý danh mục sản phẩm; lên đơn hàng, phê duyệt phiếu bán hàng, phiếu trả hàng; quản lý trưng bày sản phẩm, chương trình khuyến mãi, trả thưởng,…
• Giám sát nhập xuất tồn kho, kiểm soát hàng tồn ngoài thị trường gắn với từng điểm bán.
• Giám sát hệ thống báo cáo: báo cáo khai báo vị trí, báo cáo lộ trình di chuyển của sales đi tuyến, báo cáo bán hàng theo khách hàng/ theo sản phẩm/ theo nhân viên, báo cáo kho, báo cáo công nợ,…

Đăng ký dùng thử phần mềm:

Bài viết liên quan:

• Tổng kết Webinar: Quản trị doanh nghiệp phân phối toàn diện và chuyên sâu với Mobiwork Next
• [MobiWork DMS] Có gì mới trong phiên bản nâng cấp Quý II năm 2024 – Mời bạn khám phá
• Dịch vụ xây dựng báo cáo BI DashBoard chuyên sâu cho doanh nghiệp phân phối ngay trên nền tảng MobiWork DMS
• [Mới] Nâng cấp Báo cáo quản trị thông minh – BI Dashboard trên hệ thống MobiWork DMS
• Business Intelligence (BI) là gì? Quản trị hệ thống phân phối toàn diện với BI Dashboard có trong phần mềm MobiWork DMS
• Ra mắt giải pháp MBW ERP quản trị doanh nghiệp toàn diện và chuyên sâu cho lĩnh vực phân phối