“Thời điểm vàng” để các doanh nghiệp phân phối tạo “kháng thể số”

Dịch bệnh và giãn cách xã hội kéo dài gây nên nhiều tác động tiêu cực đến doanh nghiệp sản xuất – phân phối. Số doanh nghiệp bị đình trệ sản xuất, đứt gãy chuỗi cung ứng hoặc thậm chí phá sản đang tăng cao khó lường, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa, nhỏ và siêu nhỏ. Tuy nhiên nhìn ở 1 góc độ khác, đây cũng chính là “thời điểm vàng” cho các doanh nghiệp nắm bắt cơ hội ứng dụng giải pháp công nghệ để tạo ra “kháng thể số” bảo vệ hệ thống phân phối của mình. Không ít nhà lãnh đạo nhạy bén đang nhìn thấy những thời cơ lớn sinh ra từ trong thách thức.

Thứ nhất, xu hướng ứng dụng công nghệ để doanh nghiệp “sống chung” và thích ứng với dịch bệnh

Trước khi dịch Covid-19 xuất hiện, chuyển đổi số cho doanh nghiệp vốn đã là xu hướng được đề cập đến trong nhiều năm trở lại đây. Nhưng với đặc thù chậm chuyển đổi của ngành phân phối nói chung, các doanh nghiệp chỉ dừng lại ở mức coi chuyển đổi số như một lựa chọn, có điều kiện thì triển khai hoặc không thì để sau.

Nhưng hiện tại cục diện đã thay đổi! Dịch Covid-19 dai dẳng trong 2 năm qua khiến các nhà lãnh đạo có cái nhìn khác về chuyển đổi số cho doanh nghiệp phân phối của mình. Đặc biệt, những ngày tháng chúng ta đang cùng phải trải qua dưới làn sóng bùng phát dịch bệnh lần thứ 4 là cú hích cực mạnh thúc đẩy các doanh nghiệp buộc phải ứng dụng công nghệ nhanh hơn, linh hoạt hơn. Không ai biết dịch Covid-19 bao giờ mới kết thúc. Hiện tại đang là đợt giãn cách xã hội lần thứ 4, nhưng không ai dám khẳng định sẽ không có lần thứ 5, thứ 6, thứ 7, v…v… Vì vậy, doanh nghiệp buộc phải chấp nhận “sống chung”, thích ứng với dịch bệnh và coi ứng dụng công nghệ vào tối ưu quản trị vận hành là liều vaccine hiệu quả nhất hiện nay.

Nhớ lại lần đầu tiên Việt Nam thực hiện giãn cách xã hội là tháng 4/2020, kể từ đó đến nay nhiều lần bùng dịch, dập dịch rồi lại bùng phát đã diễn ra. Và rõ ràng, chúng ta đã không sớm trở lại “quỹ đạo kinh doanh như bình thường” giống mong đợi của nhiều chủ doanh nghiệp. Mọi chính sách “ngủ đông tạm thời” để né tránh việc bắt buộc phải chuyển đổi số đều không đem lại kết quả dài hạn. 1 năm rưỡi đã qua, nếu doanh nghiệp còn tiếp tục trì hoãn trong việc ứng dụng công nghệ vào tối ưu quản trị vận hành thì ảnh hưởng của dịch bệnh tác động lên kênh phân phối càng nặng nề. 

Giãn cách xã hội lần thứ 4 vẫn đang kéo dài, nếu hiện tại doanh nghiệp còn trì hoãn đợi giai đoạn sau mới chuyển đổi số thì liệu đến đợt giãn cách lần thứ 5, thứ 6, doanh nghiệp có tiếp tục trì hoãn thêm?… Với dịch bệnh, rất khó để nói trước được điều gì. Vì vậy, nếu doanh nghiệp không kịp thời chuẩn bị cho mình những giải pháp công nghệ phù hợp để duy trì hoạt động các kênh phân phối thì rất nguy hiểm.

Thứ hai, về chi phí triển khai giải pháp công nghệ

Các đơn vị cung cấp giải pháp/ dịch vụ chuyển đổi số đều tung ra 1 loạt các chính sách ưu đãi “khủng” chỉ có trong giai đoạn dịch để thúc đẩy khách hàng. Có rất nhiều chương trình ưu đãi hấp dẫn như giảm giá dịch vụ, tặng thêm tháng sử dụng phần mềm, miễn phí tài khoản, miễn phí đào tạo,… đến từ đa dạng các đơn vị phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm kế toán, quản lý bán hàng, quản lý hệ thống phân phối – DMS,… Nếu doanh nghiệp phân phối chuyển đổi số trong giai đoạn này thì sẽ nhận được nhiều khuyến mại hơn. Đây cũng nên được coi là một cơ hội tốt doanh nghiệp cần nắm bắt. 

Đặc biệt với các doanh nghiệp SME, nếu như trước đây còn chần chừ vì lo ngại chưa đủ kinh phí triển khai một giải pháp công nghệ mới thì thời điểm này chính là cơ hội hiếm có để tìm hiểu, vận hành thử nhằm tạo ra điểm sáng bứt phá trụ vững giữa muôn trùng khó khăn. 

Thứ ba, về đối thủ

Khó khăn, thách thức là hoàn cảnh chung của tất cả các doanh nghiệp phân phối hiện tại. Tuy nhiên, thời cơ chỉ thuộc thể doanh nghiệp biết nhanh chóng thay đổi và thích ứng. Có một thực tế rõ ràng: Nếu không kịp thời chuyển đổi số thì điều này sẽ trở thành điểm yếu của chính doanh nghiệp! Khi các công ty đối thủ đang bắt tay vào chuyển sang các giải pháp công nghệ để tối ưu vận hành bộ máy phân phối mà doanh nghiệp bạn vẫn đang loay hoay tìm cách “bọc vá” những lỗ hổng do quản lý theo phương thức truyền thống đem lại thì đó là nguyên nhân khiến bạn đi lùi với sự thành công của đối thủ.

Đơn cử như trong việc quản lý nhân viên sales ngoài thị trường. Với doanh nghiệp chưa áp dụng công nghệ thì chủ yếu làm việc theo phương thức thủ công, sử dụng sổ sách, message, zalo,… để trao đổi, tương tác thông tin và sử dụng word, excel để lưu trữ dữ liệu. Từ đó, dẫn đến quy trình vận hành rườm rà, nhiều công đoạn. Nhân viên sales đi thị trường ghi đơn hàng ra sổ hoặc báo cáo qua zalo. Giám sát (SS) sẽ là người tổng hợp, đối chiếu kết quả làm việc của từng nhân viên so với báo cáo. Trong khi đó kế toán lại phải tổng hợp ngày công, kết quả bán hàng của nhân viên bằng excel. Khi dịch bệnh đột ngột xảy ra, doanh nghiệp vận hàng theo phương thức thủ công nên gần như bị đứt mối liên hệ với điểm bán do nhân viên không thể đi thị trường hoặc nhân viên phụ trách điểm bán bị đi cách ly, nhân viên mới phải tự “nhặt nhạnh” thông tin khách hàng đang bị phân tán trong sổ sách, trong hàng chục file excel để xây dựng mối quan hệ lại từ đầu. Quy trình chăm sóc không liên mạch dẫn đến nguy cơ cao doanh nghiệp bị mất điểm bán vào tay đối thủ. 

Còn đối với doanh nghiệp đã ứng dụng công nghệ thông tin ví dụ như sử dụng phần mềm DMS để quản lý hệ thống phân phối, ngay cả khi dịch bệnh bùng nổ, giãn cách xã hội kéo dài, doanh nghiệp vẫn có thể quản lý đồng bộ từ xa. Nhân viên sales mở mới điểm bán, ghi đơn hàng, kiểm tồn ngoài thị trường,… đều dùng app DMS cài đặt ngay trên điện thoại di động. Toàn bộ dữ liệu mới được cập nhật sẽ gửi lên hệ thống phần mềm DMS cho phép SS, kế toán cập nhật ngay tức thời; đảm bảo tính chính xác, tự động và nhanh chóng. Bên cạnh đó, phần mềm DMS còn giúp quản lý tập trung dữ liệu khách hàng trên một nền tảng duy nhất. Trường hợp nhân viên sales bị ốm hoặc bị đưa đi cách ly, giám sát dễ dàng chuyển tuyến bán hàng cho nhân viên mới chỉ bằng vài thao tác trên phần mềm, mọi dữ liệu về lịch sử mua hàng, thông tin khách hàng, ghi chú trước đó đều được bảo tồn và chuyển giao nhanh chóng, bảo vệ hệ thống phân phối không bị đứt gãy. 

Ông Hoàng Thế Anh – Giám đốc kinh doanh MobiWork Việt Nam chia sẻ

Trong lĩnh vực sản xuất – phân phối, không ít doanh nghiệp dù không kinh doanh mặt hàng thiết yếu như lương thực, thực phẩm, dược phẩm,… nhưng vẫn đứng vững trên thị trường ngay cả khi dịch bệnh hoành hành. Một trong những lý do quan trọng đó là do doanh nghiệp đã sớm biết áp dụng công nghệ số vào giải quyết bài toán tối ưu vận hành. Trong hoạt động phân phối sản phẩm ra thị trường, nhiều doanh nghiệp hiện nay đang ứng dụng thành công giải pháp Retail App – kết nối trực tiếp điểm bán lẻ với nhà cung ứng. Nền tảng bán lẻ (Retail App) được ví như chiếc phao cứu cánh cho các doanh nghiệp thời kỳ dịch bệnh hiện nay. Khi giãn cách xã hội, doanh nghiệp phân phối vẫn có thể tương tác trực tiếp, nhận đơn đặt hàng từ điểm bán mà không cần thông qua đội ngũ sales hay bất cứ thành phần trung gian nào. Với nền tảng bán lẻ mới, doanh nghiệp phân phối không chỉ khắc phục được những khó khăn trong mùa dịch, duy trì hoạt động bán hàng mà còn là một phương án dự phòng trong tương lai cho các doanh nghiệp muốn thay đổi hình thái kinh doanh mới.

Khi dịch Covid-19 bùng phát mạnh mẽ, giải pháp công nghệ càng khẳng định vai trò thiết yếu của mình như một đòn bẩy tạo nên yếu tố cạnh tranh sống còn giữa các doanh nghiệp. 

Thứ tư, về mặt thời gian

Việc đầu tư thời gian, công sức để tìm hiểu về các giải pháp công nghệ phù hợp với mô hình vận hành, cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp là điều vô cùng cần thiết. Không phải cứ bỏ tiền ra mua một phần mềm đã là chuyển đổi số. Nếu lựa chọn phần mềm không phù hợp hoặc không có lộ trình triển khai cụ thể, nhân viên không biết cách sử dụng hiệu quả thì ứng dụng công nghệ lúc này lại dễ trở thành tảng đá ghìm chân kéo doanh nghiệp đi xuống. 

Dịch bệnh và giãn cách xã hội, nhịp độ kinh doanh chậm lại cũng chính là thời điểm thích hợp để lãnh đạo doanh nghiệp và đội ngũ quản lý có thời gian nghiên cứu, tìm hiểu giải pháp và đề xuất ý tưởng. Nếu như trước kia, để triển khai một giải pháp công nghệ mới nào đó, doanh nghiệp thường mất 1 – 2 tháng thì ở thời điểm này nhân viên ít phải đi tuyến nên sẽ có nhiều thời gian hơn để học hỏi và áp dụng thử vào công việc của mình.

Như vậy, 4 yếu tố kể trên về mặt thị trường, chi phí, đối thủ, thời gian hội tụ đủ trong hoàn cảnh dịch bệnh dâng cao đang tạo thành “thời điểm vàng” ủng hộ doanh nghiệp phân phối. Đặc biệt với những doanh nghiệp phân phối SME có thể ứng dụng giải pháp công nghệ để tạo “kháng thể số” bảo vệ cho chính mình. Nhờ đó, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tìm ra con đường “tái sinh” mạnh mẽ ngay trong cuộc khủng hoảng.

Đăng ký dùng thử phần mềm:

Bài viết liên quan:

• Phần mềm DMS là gì?
• Ưu đãi nhân đôi – Tiết kiệm vượt trội khi triển khai MobiWork DMS dịp 30/4
• Quản lý danh mục sản phẩm – Chìa khóa giúp tăng doanh số không phải ai cũng biết
• Dự báo bán hàng là gì? 7 sale forecast method tốt nhất dành cho nhà quản lý
• Xây dựng kênh phân phối cho sản phẩm mới như thế nào?
• 10 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho đơn giản dành cho nhân viên kho