Phát triển đội ngũ quản lý tầm trung cho doanh nghiệp phân phối

Vai trò của Chủ doanh nghiệp luôn là quan trọng nhất nhưng khi quy mô công ty ngày càng mở rộng, lãnh đạo sẽ không thể tương tác 2 chiều với tất cả nhân viên và cũng không thể trực tiếp giải quyết những công việc chi tiết. Vậy nên xây dựng và phát triển đội ngũ quản lý tầm trung là điều rất cần thiết. 

Quản lý tầm trung: Họ là ai? 

Quản lý tầm trung (Middle Managers) là người quản lý cấp trung gian của một tổ chức phân cấp. Họ làm việc dưới quyền của người có chức vụ cao nhất (như Tổng Giám đốc) và quản lý/ giám sát ít nhất một bộ phận nhân viên của phòng ban mình phụ trách. Nhiệm vụ của người quản lý tầm trung thường bao gồm thực hiện các chỉ thị chiến lược của người cấp trên qua việc phân công/ giám sát nhân viên cấp dưới làm để đảm bảo hoạt động trơn tru của doanh nghiệp.

Quản lý tầm trung (Middle Managers) là người quản lý cấp trung gian của một tổ chức phân cấp.

Quản lý tầm trung họ là giám đốc chức năng như Giám đốc Kinh doanh, Giám đốc Marketing, Giám đốc Bán hàng, Giám đốc Hành chính, Giám đốc Nhân sự, Giám đốc Tài chính, Giám đốc Sản xuất, Giám đốc Kỹ thuật, Giám đốc Công nghệ thông tin, Giám đốc Dự án…; hoặc đang là Trưởng/ Phó các Phòng, Ban, Bộ phận trong doanh nghiệp.

Quản lý tầm trung thường có xuất phát điểm từ nhân viên có năng lực tốt làm việc lâu năm tại doanh nghiệp được Ban lãnh đạo bổ nhiệm lên hoặc là chuyên gia bên ngoài được Ban lãnh đạo mời về làm việc. Bên cạnh năng lực chuyên môn giỏi, người quản lý tầm trung cũng đòi hỏi phải có năng lực lãnh đạo tốt.

Người có năng lực lãnh đạo tốt được thể hiện ở các điểm sau:

• Có sức ảnh hưởng tích cực: Các nhà quản lý cấp trung phải sở hữu các kỹ năng truyền cảm hứng và thuyết phục. Họ phải có khả năng thúc đẩy, gây ảnh hưởng và hướng dẫn cấp dưới, trở thành tấm gương cho cấp dưới.
• Ra quyết định: Có khả năng nhanh chóng giải quyết các vấn đề, đưa ra quyết định dưới áp lực và chịu trách nhiệm về kết quả.
• Sáng tạo và tầm nhìn: Các nhà quản lý nên có một tầm nhìn rõ ràng về việc thực hiện chiến lược và sáng tạo trong việc khắc phục những khó khăn có thể. 
• Quản lý hiệu suất: Liên quan đến việc quản lý hiệu suất của cấp dưới, để đánh giá hiệu quả, nhà quản lý cần biết đặt ra các mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường được.

Đội ngũ quản lý tầm trung có vai trò thế nào?

Cổ nhân có câu “Thần thiêng nhờ bộ hạ” ý rằng nhấn mạnh vai trò của cấp dưới trong sự làm lên thành công của lãnh đạo. Hay nói cách khác, lãnh đạo dù tài giỏi đến đâu nhưng cấp dưới không có năng lực thì khó lòng hoàn thành mục tiêu. 

Cũng giống như trong một doanh nghiệp, quản lý tầm trung là cánh tay hỗ trợ đắc lực cho lãnh đạo nên giữ vai trò rất quan trọng, là nhân tố ảnh hưởng không nhỏ đến sự thịnh vượng của công ty. 

Vai trò đầu tiên và quan trọng nhất đó là vai trò “Làm cầu nối”

Quản lý tầm trung là “cầu nối” giữa Sếp lớn và nhân viên của bộ phận mình để truyền tải một cách hiệu quả

Quản lý tầm trung là “cầu nối” giữa Sếp lớn và nhân viên của bộ phận mình để truyền tải một cách hiệu quả những ý tưởng của Sếp cho nhân viên; biết triển khai thực hiện tốt mọi chỉ đạo công việc của ban lãnh đạo; biết thay Sếp “chăm sóc” nhân viên trong bộ phận của mình. 

Ban lãnh đạo có thể là nhiều người, hơn nữa không phải ai cũng trực tiếp “ra mặt” để chỉ đạo hay làm việc với từng nhân viên. Lúc này quản lý tầm trung sẽ là “cầu nối” duy trì thông tin thông suốt tới các bộ phận nhân viên. 

Vai trò 2: Quản lý nhân sự 

Quản lý tầm trung là người trực tiếp tuyển dụng nhân viên. Tùy vào từng vị trí tuyển và quy định riêng của doanh nghiệp mà Giám đốc có trực tiếp phỏng vấn hay không. Tuy nhiên, phần lớn đều do cấp quản lý tuyển dụng. 

Trong phòng ban của mình, quản lý sẽ phân công nhiệm vụ cho các thành viên, điều phối công việc trong bộ phận và giữa bộ phận mình với bộ phận khác một cách khoa học và linh hoạt mà vẫn đảm bảo đúng quy trình làm việc chuyên nghiệp. Họ cũng là người truyền cảm hứng làm việc cho nhân viên nhằm hỗ trợ cải thiện hiệu suất công việc. 

Khi mâu thuẫn hoặc có vấn đề xảy ra, quản lý phải là người đúng ra để giải quyết công bằng, dựa trên tầm nhìn toàn cục của công ty chứ không phải chỉ dựa trên lợi ích cá nhân. 

Vai trò 3: Tham mưu, tư vấn chiến lược

Là người hiểu rõ văn hóa công ty, nắm rõ năng lực nhân viên và biết được đường hướng, mong muốn của lãnh đạo nên họ sẽ đưa ra được những ý kiến xác thực, ý tưởng sáng tạo hoặc dựa trên kinh nghiệm của mình để tham mưu, tư vấn chiến lược cho cấp trên.

Thời điểm doanh nghiệp phân phối nên phát triển đội ngũ quản lý tầm trung

Vai trò của Chủ doanh nghiệp luôn là quan trọng nhất, nhưng khi quy mô công ty ngày càng mở rộng, lãnh đạo sẽ không thể tương tác 2 chiều với tất cả nhân viên và cũng không thể trực tiếp giải quyết những công việc chi tiết. Việc giám sát hiệu quả công việc bị nới lỏng, công tác quản lý lơ là và sự tập trung bị phân tán,… đó là khi doanh nghiệp cần phát triển đội ngũ quản lý tầm trung. Cụ thể hơn một số thời điểm doanh nghiệp nên phát triển đội ngũ quản lý tầm trung đó là:

• Công ty đang trên đà tăng trưởng hoặc có dự định tăng trưởng, cả về quy mô nhân sự phòng ban hoặc số lượng dự án/công việc.
• Công ty đang tồn tại quá nhiều lỗ hổng trong quản lý, cần nhanh chóng sửa chữa trước khi chúng gây ra hậu quả nghiêm trọng.
• Trong công việc phát sinh nhiều thao tác quản lý vụn vặt (ví dụ như giải quyết mâu thuẫn nội bộ team, theo dõi năng suất của cộng tác viên làm việc từ xa,…)
• Bạn cần có những nhân sự dưới quyền có đủ năng lực để tin tưởng giao việc
• Bạn cần có những nhà huấn luyện tài giỏi cho đông đảo đội ngũ nhân viên

Chính sách “Chia để trị” là điều cần thiết với doanh nghiệp vừa đến doanh nghiệp lớn. Mục tiêu hàng đầu của hệ thống phân cấp là để giúp người lãnh đạo cao nhất bao quát được các đầu mối công việc thông qua các nhà quản lý cấp trung. 

Các nhà quản lý cấp trung thường có lợi thế thấu hiểu chi tiết chiến lược dài hạn của doanh nghiệp điều này cho phép mỗi lớp quản lý thu hẹp trọng tâm của họ đủ để công việc thực sự có thể quản lý được.

Các phương pháp để xây dựng và phát triển đội ngũ quản lý tầm trung

1. Các khóa đào tạo bên ngoài

“Dao sắc không mài được chuôi”, đôi khi trong công ty có các chuyên gia trong ngành hoặc người có chuyên môn tốt nhất nhưng vẫn không đào tạo được một đội ngũ quản lý tầm trung tinh nhuệ. Lý do bởi người có chuyên môn giỏi chưa chắc đã có khả năng truyền thụ tốt, hơn nữa là quản lý tầm trung không những cần giỏi chuyên môn mà còn cần kỹ năng lãnh đạo. Các giải pháp thường được các doanh nghiệp chọn lựa trong trường hợp này là cử nhân viên tiềm năng đi tham gia các khóa đào tạo bên ngoài hoặc mời Giảng sư về đào tạo In-house cho Doanh nghiệp. 

Bản chất phương pháp này phụ thuộc phần lớn vào người đi học. Nếu trong khóa học, người học không chịu vận dụng tốt hoặc đi học vì cấp trên yêu cầu và sau khi kết thúc khóa học 1 – 2 tuần, nhân viên đó lại quay về nết làm việc cũ thì không đem lại hiệu quả gì mà còn lãng phí tiền bạc, thời gian của Doanh nghiệp. Theo một nghiên cứu khảo sát các chuyên gia nhân sự, những gì học được từ các hội thảo, khóa đào tạo có thể áp dụng vào thực tế vào nơi làm việc chỉ chiếm 34%.

Những nhân viên được tham gia khóa đào tạo sẽ mang “kỳ vọng” tạo nên bước đột phá. Nhưng thực tế, không phải lúc nào kỳ tích cũng xuất hiện ngay tức thời, dù đối với người có tiềm năng đến đâu nên sẽ dẫn đến trạng thái thất vọng cho chính nhân viên đó, đôi khi đến mức khiến họ muốn nghỉ việc. 

Ban lãnh đạo nên cân nhắc lựa chọn khóa học bên ngoài nào phù hợp với thực tế Doanh nghiệp, tránh lãng phí kinh tế mà hiệu quả lại không cao.

2. Huấn luyện “dây chuyền” trong nội bộ

Huấn luyện “dây chuyền” nội bộ diễn ra trong tổ chức phân cấp, Lãnh đạo cao nhất trực tiếp coaching cho quản lý cấp 1, quản lý cấp 1 coaching cho quản lý cấp 2, quản lý cấp 2 tiếp tục đào tạo các nhân viên. Ưu thế của huấn luyện “dây chuyền” trong nội bộ là tiết kiệm thời gian, chi phí; bảo mật thông tin tốt; nâng cao tính chủ động và tư duy ham học hỏi của nhân viên,… Tuy nhiên, mức độ kiểm soát kết quả và đo lường chất lượng lại khá khó khăn, đôi khi không ai kiểm chứng được các kiến thức được truyền thụ đúng đắn đến đâu. Bạn có thể tự làm tốt công việc nhưng lại chưa biết cách rèn cho người khác cũng đạt được khả năng tương tự.

3. Mô hình đào tạo 70 – 20 – 10

Đây là một mô hình được nhiều doanh nghiệp nước ngoài sử dụng thay thế cho mô hình đào tạo truyền thống. Mô hình này do Lambardo & Eichiger công bố từ năm 1996 cụ thể gồm: 70% từ trải nghiệm thực tế công việc; 20% từ những người xung quanh; 10% từ các khóa học.

70% từ học và phát triển thông qua trải nghiệm, bao gồm:

• Áp dụng các kiến thức đã học vào công việc thực tế
• Thực hiện việc tự học và tự phát triển bản thân
• Thử nghiệm cách tiếp cận mới cho một vấn đề cũ
• Hoán đổi, luân chuyển vai trò/công việc
• Tiếp xúc với các bộ phận/vai trò khác
• Tham gia vào các dự án và làm việc nhóm
• Tăng cường ra quyết định
• Trải nghiệm với các nhiệm vụ khó, thách thức
• Tương tác với các quản lý cấp trên (báo cáo, thuyết trình, cuộc họp)
• Đàm phán, thương lượng.
• Hoạt động cộng đồng và tình nguyện

20% từ học và phát triển thông qua người khác, bao gồm:

• Quan sát
• Tìm lời khuyên, hỏi ý kiến và nghe các ý tưởng
• Huấn luyện, kèm cặp từ cấp quản lý
• Các kinh nghiệm chia sẻ từ các đồng nghiệp
• Các đánh giá và thông tin phản hồi từ khách hàng

10% từ học và phát triển thông qua các khóa học, bao gồm:

• Các khóa học tập trung
• Các khóa học trực tuyến

Trong mô hình này, nhấn mạnh kiếm thức được hình thành từ 3 phần và trọng số không phải cố định hoàn toàn là 70:20:10 mà có thể thay đổi tùy thuộc vào từng người và từng ngành cụ thể mà họ học. Tuy nhiên mô hình này đề cập đến việc kiến thức học được cần đạt 100% thì sẽ phải bao gồm 3 phần và việc lên kế hoạch đào tạo cần được xây dựng cho cả 3 phần này chứ không phải tập trung hoàn toàn và 10% như hiện tại.

4. Cung cấp công nghệ quản lý hiện đại giúp phát triển đội ngũ quản lý tầm trung 

Thời sự VTV1 đưa tin về phần mềm MobiWork DMS – giải pháp hiệu quả dành cho các doanh nghiệp phân phối

Muốn quản lý tầm trung phát huy được hết năng lực của mình, doanh nghiệp cần cung cấp cho họ một công cụ hỗ trợ làm việc hiệu quả hơn. Đặc biệt với ngành sản xuất – phân phối, một Giám đốc kinh doanh toàn quốc, giám đốc kinh doanh khu vực hay Giám sát bán hàng rất khó để bao quát hết được hàng chục, hàng trăm nhân viên sales làm việc ngoài thị trường, chưa kể đến theo dõi tình hình bán hàng của hàng trăm điểm bán của hệ thống phân phối rộng lớn. 

Vì thế, phần mềm DMS ra đời như một giải pháp tất yếu cần có dành riêng cho các doanh nghiệp phân phối. Phần mềm DMS đem lại lợi ích cho từng nhóm đối tượng trong doanh nghiệp, cuối cùng tổng hòa lại để cùng hướng đến mục tiêu nâng cao hiệu quả hệ thống phân phối. Cụ thể:

4.1. Lợi ích của phần mềm DMS dành cho Giám đốc bán hàng, cấp Quản lý, Giám sát bán hàng: 

• Quản lý nhân viên sales ngoài thị trường

– Tự động phân tuyến bán hàng, không lo trùng tuyến, trái tuyến.

– Dễ dàng quản lý được thời gian, vị trí, lộ trình viếng thăm điểm bán của nhân viên

– Có sẵn báo cáo về KPIs, báo cáo viếng thăm của từng nhân viên.

• Quản lý hoạt động bán hàng

– Quản lý, xét duyệt đơn hàng nhanh chóng

– Quản lý hình ảnh viếng thăm, ảnh trưng bày, biển hiệu gắn với từng điểm bán

– Đo lường hiệu quả bán hàng thực tế thông qua hệ thống báo cáo, thống kê chi tiết, minh bạch

– Theo dõi, tiếp nhận, khắc phục, xử lý kịp thời vấn đề tại điểm bán, cửa hàng, đại lý

4.2. Lợi ích dành cho kế toán bán hàng, thủ kho

Quản lý xuất nhập tồn kho bằng phần mềm MobiWork DMS

•  Quản lý khách hàng (là các NPP, đại lý, điểm bán)
• Quản lý đơn hàng: Kiểm soát tốt đơn đặt hàng, bán hàng, trả hàng
• Quản lý chương trình bán hàng: Chương trình khuyến mãi, trả thưởng,…
• Quản lý công nợ khách hàng
• Quản lý kho hàng bao gồm hàng tồn kho nhà sản xuất, hàng tồn ngoài thị trường. 

4.3. Lợi ích dành cho lãnh đạo, admin hệ thống

Bộ phận lãnh đạo và Sale Admin có thể kiểm soát toàn bộ hoạt động phân phối hàng hóa trên thị trường và theo dõi hiệu quả làm việc của nhân viên. Admin có thể sử dụng toàn bộ các tính năng của các chức danh Giám sát bán hàng và Kế toán bán hàng. 

• Kiểm soát mọi diễn biến trên kênh phân phối 

– Đo lường hiệu quả làm việc thực tế của nhân viên 

– Nắm bắt hàng loạt các báo cáo điều hành tổng hợp để định hình được thực tế thị trường, đối thủ cạnh tranh và độ phủ, thị phần.

• Tiết kiệm thời gian, chi phí 

– Tiết kiệm thời gian cho các cuộc họp đầu ngày, thời gian tổng hợp báo cáo 

– Tiết kiệm chi phí vận hành kênh phân phối, chi phí quản lý, chi phí bán hàng.

Đăng ký dùng thử phần mềm:

Bài viết liên quan:

• Tại sao doanh nghiệp cần một giải pháp DMS đúng nghĩa để quản lý kênh phân phối hiệu quả?
• Chi phí ẩn trong DMS: Những cạm bẫy ngân sách bạn không thể bỏ qua
• MobiWork DMS – Bí quyết thành công của các “ông lớn” ngành Dược Việt Nam
• Top 3 Doanh nghiệp Thức ăn chăn nuôi tiêu biểu Việt Nam đã tin dùng MobiWork DMS: Dabaco, Hồng Hà Feed, De Heus,… 
• MobiWork DMS có tích hợp được với hệ thống HRM hay không? Thách thức và lợi ích mang lại cho Doanh nghiệp phân phối là gì?
• Lợi ích “kép” từ tích hợp MobiWork DMS với Oracle ERP để quản lý doanh nghiệp