10 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho đơn giản dành cho nhân viên kho

Hoạt động quản lý hàng tồn kho có ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận của doanh nghiệp, tuy nhiên nhiều doanh nghiệp nhỏ thường không chú ý đến yếu tố này. Đặc biệt là các doanh nghiệp mới tham gia vào lĩnh vực bán lẻ, sản xuất, xuất nhập khẩu,… 

Hoạt động quản lý này nếu không được kiểm soát tốt có thể gây lãng phí ngân sách hoặc khiến những doanh nghiệp non trẻ đứng trước nguy cơ phá sản. 

Để có thể dự báo được những rủi ro để phòng tránh, bài viết sau đây MobiWork DMS sẽ cung cấp 10 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho đơn giản dành cho các startup. 

Các doanh nghiệp có số lượng hàng tồn kho ít, không thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng có thể khiến họ rời đi hoặc lựa chọn doanh nghiệp khác. Mặt khác việc dự trữ quá nhiều hàng tồn kho lại dễ khiến chúng mất giá, trở nên lỗi mốt hoặc hỏng hóc, doanh nghiệp phải chi trả nhiều tiền hơn cho việc lưu trữ. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả đòi hỏi nhà quản lý có kế hoạch kiểm soát hàng tồn kho định kỳ hoặc sử dụng các phần mềm quản lý xuất nhập kho tự động. 

1. Ưu tiên hàng trong kho

Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho đơn giản nhất chính là dành sự ưu tiên cho các mặt hàng, sản phẩm tồn trong kho. Việc sắp xếp hàng tồn kho thành các nhóm ưu tiên giúp nhà quản lý xác định được các mặt hàng cần đặt hàng thường xuyên hơn. Cũng như nắm bắt được những mặt hàng quan trọng đối với doanh nghiệp, nhưng có thể tốn nhiều tiền lưu kho hơn và bán chậm hơn.

Các chuyên gia thường đưa ra lời khuyên nhà bán lẻ nên chia lượng hàng tồn kho thành các nhóm A, B và C. Các mặt hàng thuộc nhóm A là những mặt hàng có giá cao hơn và doanh nghiệp cần nhập số lượng ít hơn. Các mặt hàng trong nhóm C là các mặt hàng có chi phí thấp hơn có khả năng bán được nhanh hơn. Nhóm B là các mặt hàng nằm ở khoảng giữa: Hàng hóa có giá cả vừa phải bán ra chậm hơn hàng hóa C, nhưng nhanh hơn các mặt hàng nhóm A.

10 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho dành cho Start-up

2. Theo dõi tất cả thông tin sản phẩm

Nhà quản lý cần đảm bảo ghi chép đầy đủ thông tin sản phẩm, các mặt hàng trong kho. Thông tin này phải bao gồm SKU, dữ liệu mã vạch, nhà cung cấp, quốc gia xuất xứ và số lô. Bạn cũng có thể cân nhắc theo dõi chi phí của từng mặt hàng theo thời gian để có thể biết các yếu tố có thể thay đổi chi phí, chẳng hạn như sự khan hiếm và tính thời vụ.

3. Kiểm tra hàng tồn kho của doanh nghiệp

Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho tiếp theo chính là kiểm tra số lượng hàng thực tế trong kho thường xuyên. Một số doanh nghiệp thường tiến hành thống kê toàn diện hàng tồn kho mỗi năm một lần. Một số khác lại tiến hành kiểm tra tại chỗ các mặt hàng hot nhất theo ngày, theo tuần hoặc theo tháng. Bất kể bạn thực hiện theo cách nào, điều quan trọng nhất vẫn là kiểm tra và báo cáo tồn kho thường xuyên, định kỳ. 

Kiểm kê hàng tồn kho là quy trình bắt buộc tại các doanh nghiệp bán lẻ

4. Phân tích hoạt động của nhà cung cấp

Các nhà cung cấp không đáng tin cậy có thể gây ra vấn đề với hàng tồn kho của doanh nghiệp. Nếu nhà cung cấp của bạn thường xuyên trì hoãn việc giao hàng hoặc bán khống đơn hàng, thì đã đến lúc bạn nên thay đổi đối tác. Nhà quản lý cần trao đổi các vấn đề với nhà cung cấp và tìm ra vấn đề. Hãy chuẩn bị đối phó với mức tồn kho không chắc chắn hoặc thay nhà cung cấp mới. 

5. Thực hành quy tắc kiểm kê 80/20

Thông thường, trong 80% lợi nhuận của doanh nghiệp đến từ 20% hàng hóa trên kệ. Doanh nghiệp nên ưu tiên quản lý hàng tồn kho trong số 20% các mặt hàng ​​này. 

Nhà quản lý cần hiểu toàn bộ vòng đời bán hàng của những hàng hóa này, bao gồm: số lượng được bán trong một tuần hoặc một tháng và theo dõi chúng chặt chẽ. Đây là những mặt hàng giúp doanh nghiệp kiếm được nhiều lợi nhuận nhất, đừng thiếu sót trong việc quản lý chúng. 

6. Nhất quán trong cách thức nhập hàng

Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho thứ 6 chính là việc nhất quán trong cách thức nhận hàng. Cần đảm bảo rằng hàng tồn kho được xử lý, người quản lý kho cần kiểm soát quy trình hàng tồn kho được thực hiện theo cách nhất quán hay mỗi nhân viên lại áp dụng một cách khác nhau. 

Sự khác biệt nhỏ về cách thức nhập hàng mới có thể khiến bạn đau đầu vào cuối tháng hoặc năm hay tự hỏi tại sao các con số lại không khớp với đơn đặt hàng. Chính vì vậy nhà quản lý cần đảm bảo rằng tất cả nhân viên kho, nhân viên nhập  hàng đều thống nhất phương pháp làm việc. 

Nhà quản trị cần kiểm soát quy trình hàng tồn kho được thực hiện theo cách nhất quán

7. Theo dõi doanh số bán hàng

Điều này có vẻ không phải là một vấn đề lớn, tuy nhiên nó không chỉ đơn giản là cộng doanh số bán hàng vào cuối ngày. Bạn cần biết mình đã bán những mặt hàng nào và mua bao nhiêu mặt hàng mỗi ngày, đồng thời cập nhật tổng số hàng tồn kho. Ngoài ra, bạn cũng cần phân tích các dữ liệu không chỉ để hiểu tổng doanh thu mà cần hiểu hàng hóa được bán như thế nào. Điều này rất quan trọng trong việc kiểm soát hàng tồn kho. 

8. Tự bổ sung đặt hàng

Một số nhà cung cấp sẽ đề nghị sắp xếp lại hàng tồn kho cho bạn. Về bên ngoài, điều này có vẻ tốt bằng trong việc doanh nghiệp có thể tiết kiệm được nhân lực và thời gian. 

Tuy nhiên bạn cần lưu ý nhà cung cấp không có những ưu tiên dành cho hàng tồn kho giống như bạn. Họ chỉ đang chỉ cố gắng tìm cách bán các mặt hàng của họ cung cấp một cách nhanh nhất, trong khi bạn đang cần đẩy mạnh các mặt hàng mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp mình. Do vậy, bạn cần dành thời gian để kiểm tra hàng tồn kho và tự đặt hàng bổ sung.

Ứng dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho giúp giải quyết khó khăn cho doanh nghiệp

9. Ứng dụng công nghệ vào quản lý hàng tồn kho

Một trong những phương pháp kiểm kê hàng tồn kho dành cho các Startup chính là sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho thông minh. Việc sử dụng bảng tính và sổ ghi chép để quản lý theo phương pháp thủ công đã không còn hữu dụng và phù hợp với bối cảnh phát triển hiện nay. Doanh nghiệp nếu muốn có lợi thế cạnh tranh so với đối thủ, cần xem xét ứng dụng một hệ thống quản lý hàng tồn kho tự động vào hoạt động quản lý của mình. 

Giới thiệu phần mềm Quản lý Hàng Tồn Kho ERPNext

Phần mềm ERPNext cung cấp giải pháp quản lý hàng tồn kho toàn diện, giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát và tối ưu hóa các hoạt động kho bãi một cách hiệu quả. Với các tính năng mạnh mẽ và giao diện dễ sử dụng, ERPNext giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình quản lý kho từ nhập hàng, xuất kho cho đến báo cáo tồn kho, giúp tối ưu hóa mọi khía cạnh của chuỗi cung ứng.

Lợi ích của phần mềm Quản lý Hàng Tồn Kho ERPNext:

• Theo dõi tồn kho chính xác: Cập nhật thông tin hàng tồn kho theo thời gian thực, giúp giảm thiểu tình trạng thiếu hàng hoặc dư thừa hàng hóa.
• Quản lý định mức tồn kho an toàn: Thiết lập ngưỡng tồn kho giúp tránh tình trạng hết hàng hoặc lưu trữ quá nhiều hàng tồn kho, giảm chi phí lưu kho.
• Tích hợp với các phân hệ khác: ERPNext liên kết đồng bộ với các phân hệ như bán hàng, kế toán và mua sắm, đảm bảo quy trình quản lý kho không bị gián đoạn.
• Phân loại và quản lý hàng hóa linh hoạt: Hỗ trợ phân loại sản phẩm theo nhiều tiêu chí khác nhau như loại, nhãn hiệu, nhà cung cấp, giúp dễ dàng kiểm soát hàng hóa.
• Báo cáo và phân tích hiệu quả: Cung cấp các báo cáo chi tiết về hiệu quả hoạt động của kho, giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định thông minh, dựa trên dữ liệu chính xác.

Đọc thêm: Kiểm soát hàng tồn kho trong ERPNext: Mục tiêu, phương pháp và cách thức thực hiện

Việc ứng dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho sẽ giúp công việc quản lý trở nên dễ dàng hơn. Trước khi chọn một giải pháp phần mềm, nhà quản lý cần đảm bảo bản thân hiểu những gì doanh nghiệp đang cần.. Ngoài ra cần chú ý đến nhu cầu sử dụng và tài chính phù hợp với quy mô doanh nghiệp.

10. Sử dụng công nghệ tích hợp tốt

Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho được tích hợp công nghệ thông minh giúp giải quyết mọi vấn đề, khó khăn của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý hàng tồn kho không phải là công nghệ duy nhất có thể giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho. 

Các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các công cụ thông minh như: Hệ thống POS, máy quét di động, Barcode,… nhằm tăng hiệu quả kiểm soát hàng tồn kho. 

ERPNext đã tích hợp sẵn cả POS và Barcode, giúp doanh nghiệp triển khai nhanh chóng mà không cần phụ thuộc vào phần mềm bên thứ ba. Đây là nền tảng toàn diện, linh hoạt, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý kho hàng một cách hiện đại và hiệu quả ngay từ ban đầu. 

Khi đầu tư vào công nghệ, hãy ưu tiên các hệ thống phần mềm trên cùng một nền tảng hoặc các công cụ hoạt động cùng nhau. Có một hệ thống POS không thể tương tác, liên kết với phần mềm quản lý hàng tồn kho không phải nghiêm trọng nhất. Tuy nhiên bạn có thể mất thêm thời gian để chuyển dữ liệu từ hệ thống này sang hệ thống khác, dễ dẫn đến số lượng hàng tồn kho không chính xác. 

MobiWork DMS vừa cung cấp các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho đơn giản nhất cho người mới qua nội dung bài viết trên đây. 

Chúc các Startup tìm được giải pháp kiểm soát hàng tồn kho tốt nhất dành cho doanh nghiệp mình. Hoặc bạn có thể tham khảo giải pháp phần mềm quản lý hàng tồn kho thông minh, tự động tại MobiWork DMS. 

Đăng ký ngay để dùng thử miễn phí phần mềm DMS.

Đăng ký dùng thử phần mềm:

Bài viết liên quan:

• Phần mềm DMS là gì?
• Ưu đãi nhân đôi – Tiết kiệm vượt trội khi triển khai MobiWork DMS dịp 30/4
• Câu chuyện Kinh Đô “bán mình” cho Mondelez để nuôi giấc mơ lớn và hành trình quay trở lại để cạnh tranh với chính mình
• 3 chiến lược nâng cao năng lực cạnh tranh trong phân phối sản phẩm
• 10 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho đơn giản dành cho nhân viên kho
• Những nội dung cơ bản về tổ chức và quản lý kênh phân phối