3 nỗi lo doanh nghiệp đối mặt nếu bạn không tích hợp DMS và ERP ngay tại thời điểm này

DMS và ERP là hai giải pháp quản lý được các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất – phân phối sử dụng rộng rãi nhất hiện nay. Tuy nhiên, theo khảo sát của MobiWork – một trong những đơn vị cung cấp giải pháp DMS nhiều người dùng nhất tại Việt Nam, cho thấy có tới 95% doanh nghiệp chưa triển khai dịch vụ tích hợp DMS và ERP, tức là dữ liệu của 2 phần mềm vẫn phải đồng bộ thủ công.

Với những đặc trưng nghiệp vụ sẵn có, phần mềm DMS hay ERP đều mang đến những hiệu quả thiết thực trong công tác quản trị doanh nghiệp. Đứng dưới khía cạnh quản lý hệ thống phân phối, với ERP mọi hoạt động của doanh nghiệp từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sản xuất, cung ứng vật tư, trao đổi với đối tác, khách hàng… đều được xử lý rõ ràng. Còn đối với MobiWork DMS, đây là giải pháp chuyên biệt để quản lý hệ thống phân phối hướng tới xây dựng một kênh phân phối hiện đại thông qua việc cải thiện hoạt động phân phối hàng hóa ngoài thị trường, “sành sỏi” xử lý khâu phân phối bán hàng đưa sản phẩm tới tay người tiêu dùng, nâng cao năng suất làm việc của nhân viên bán hàng , kiểm soát tồn kho, kiểm soát độ phủ, quản lý trưng bày sản phẩm…

Có thể nói DMS là “cánh tay nối dài” của ERP trong quản trị doanh nghiệp. Tuy nhiên 2 thành phần này hiện không có sự kết nối trực tiếp, dữ liệu không được tự động tích hợp với nhau. Tất nhiên vẫn phải khẳng định rằng quá trình sử dụng từng ứng dụng riêng lẻ vẫn mang lại kết quả hết sức tích cực nhưng nếu hướng tới mục tiêu xa hơn là hiện đại hóa quản lý hệ thống phân phối, hạn chế sự tham gia trực tiếp của con người vào hoạt động bán hàng vẫn chưa đạt được.

Tìm hiểu thêm: Tích hợp MobiWork DMS và ERP

Những bất cập khi không tích hợp phần mềm DMS và ERP

– Dữ liệu không tự động đồng bộ: Đây là vướng mắc dễ nhận thấy nhất trong việc sử dụng nhiều phần mềm quản lý. Vì không tích hợp nên dữ liệu muốn cập nhật phải thủ công Import – Export file excel từ phần mềm này sang phần mềm khác, thậm chí, trong nhiều trường hợp kế toán phải nhập dữ liệu bằng tay rất mất thời gian và dễ xảy ra sai sót.

Ví dụ: Sau khi Sales thực hiện bán hàng tại nhà phân phối thông qua ứng dụng MobiWork DMS trên thiết bị di động, đơn hàng sẽ ngay lập tức được chuyển về bộ phận kế toán đề thực hiện quy trình xét duyệt – xuất kho. Nếu chỉ dừng lại tại đây thì phần mềm DMS đã hoàn thành nhiệm vụ của mình. Tuy nhiên, khi xét trên khía cạnh quản trị doanh nghiệp, để hạch toán doanh thu, lợi nhuận…thì những dữ liệu này cần phải được theo dõi trực tiếp trên cả ERP, như vậy kế toán sẽ lại phải thao tác thủ công đơn hàng từ DMS sang ERP.

Hay Khách hàng trên ERP được quản lý bằng Mã số thuế hoặc số điện thoại, nhưng trên DMS phải bắt theo Mã khách hàng. Khi nhập thủ công thì đôi khi dữ liệu sẽ không khớp, vì không có trường nào chung để mapping với nhau.

– Dữ liệu thiếu chính xác: Có thể hiểu theo 2 hướng

• Sai sót trong quá trình nhập liệu đến từ việc nhập thủ công. Số lượng đơn hàng, báo cáo quá lớn nên việc mắc sai lầm là không thể tránh khỏi
• Nghiệp vụ xử lý bán hàng của từng phần mềm không giống nhau khiến dữ liệu có thể chênh lệch. Ví dụ, trong danh mục kho hàng của DMS quy định các trạng thái: Chờ duyệt – Đã duyệt – Giao hàng, nhưng phần mềm ERP lại có những tiêu chuẩn khác như: hàng nhập  – hàng xuất …Điều này dẫn đến dữ liệu kho hàng từ phần mềm DMS khi chuyển sang ERP sẽ không biết tương ứng với loại trạng thái nào

– Hệ thống báo cáo không toàn diện: Để có được báo cáo hoạt động kinh doanh cụ thể, bao gồm từ việc bán hàng, doanh thu, doanh số, tình trạng tồn kho… kế toán sẽ so sánh dữ liệu từ phần mềm DMS và ERP; sau đó tổng hợp và đưa ra một báo cáo cụ thể. Trong trường hợp nhà quản lý muốn xem một cách nhanh chóng dữ liệu kinh doanh sẽ không đồng nhất được mà phải chờ đợi hoặc xem riêng lẻ trên từng phần mềm

Mẫu quy trình tích hợp đơn hàng sau khi MobiWork DMS và ERP tích hợp

Tại sao các doanh nghiệp chưa quan tâm tới việc tích hợp phần mềm?

Bản chất doanh nghiệp nào cũng mong muốn sử dụng một hệ thống duy nhất, hợp nhất. Nhưng vì rất nhiều lý do khiến việc này vẫn chưa được triển khai mạnh mẽ

– Con người làm sẽ chuẩn hơn: Đối với những doanh nghiệp SME, cụm từ “tích hợp” nghe có vẻ khá xa vời. Cách làm cũ mặc dù tốn nhiều thời gian nhưng vẫn giải quyết được những về trong việc quản lý, đưa ra những dữ liệu chuẩn trong phạm vi áp dụng. Đặc biệt, nhiều người vẫn giữ thói quen để con người tham gia vào mọi khâu của quá trình làm việc, dành ít sự tin tưởng vào những yếu tố “tự động”; lo lắng dữ liệu lưu chuyển sẽ sai sót (nhầm cột, nhầm trường dữ liệu)

– Lo lắng về chi phí: Dù chưa trực tiếp tìm hiểu nhưng nỗi lo về chi phí đã thường trực, đặc biệt khi áp dụng công nghệ mới hay tích hợp các giải pháp. Chính vì rào cản này mà xuất hiện tình trạng một tính năng mới, một công nghệ mới rất khó áp dụng được tại các doanh nghiệp dù hiệu quả mang lại không thể bàn cãi. Trong khi thực tế, những dịch vụ mới được cung cấp đôi khi chỉ là giá trị gia tăng dành cho khách hàng, giúp họ khai thác tốt hơn tiềm lực và data mình thu thập được

– Nhà cung cấp phần mềm không có khả năng tích hợp: Nhiều đơn vị cung cấp giải pháp DMS hay ERP rất khó khăn khi triển khai tích hợp bởi sử dụng nền tảng của nước ngoài nên không có độ mở, rất khó can thiệp trực vào hệ thống core. Thời gian tích hợp cũng khá lâu với chi phí cao.

– Đợi chờ sự thay đổi của thị trường: Không muốn làm người dẫn đầu là tâm lý thường thấy của các doanh nghiệp tại Việt Nam. Họ mong muốn có những người áp dụng thử, áp dụng trước để kiểm tra xem tính thực tiễn và có thực sự hiệu quả. Khi thị trường đã triển khai được 1 thời gian dài thì mới bắt đầu rục rịch tham gia. Lối suy nghĩ này không sai nhưng hãy tưởng tượng “Nếu như đối thủ áp dụng thành công, tạo ra sự bứt phá ngoạn mục bỏ xa bạn; liệu bạn đuổi theo còn kịp?”. Nó cũng giống như câu chuyện của Uber hay Grab. Dù những doanh nghiệp taxi truyền thống cũng rục rịch triển khai các ứng dụng công nghệ với nền tảng tương tự nhưng người dùng họ đã quá quen với Uber – Grab. Dù chính sách hỗ trợ tốt nhưng vẫn ít người sử dụng.

Phải khẳng định lại 1 lần nữa là việc sử dụng phần mềm DMS, ERP hay mọi giải pháp quản trị doanh nghiệp khác đều mang lại hiệu quả tích cực. Tuy nhiên sẽ không tồn tại một doanh nghiệp chỉ có duy nhất 1 phòng ban làm tất cả mọi công việc, cũng giống như không thể có một phần mềm “đa năng” có thể đồng thời làm tốt nhất tất cả mọi thứ. Muốn phá vỡ những rào cản hiện có, tăng năng suất làm việc của mọi thành viên, việc tích hợp các phần mềm trên cùng một nền tảng chia sẻ dữ liệu là cách làm tiên tiến nhất hiện nay để đồng thời đáp ứng được nhu cầu quản trị doanh nghiệp hiệu quả và thống nhất.

Bài tiếp: Bạn hiểu gì về tích hợp MobiWork DMS và ERP

Bài viết liên quan:

• MobiWork DMS: Giải Quyết Nỗi Đau Chuyển Đổi Số Với Gói Miễn Phí 100% Tích Hợp DMS và ERP
• Tích hợp Intercom, MobiWork DMS nâng cao chất lượng hỗ trợ khách hàng
• Sử dụng nhiều phần mềm chuyên biệt hay một phần mềm tổng thể? Giải pháp nào cho quản trị doanh nghiệp?
• Kinh nghiệm tích hợp phần mềm DMS và ERP ngành dược phẩm của MobiWork
• Tích hợp MobiWork DMS và ERP – “Phép cộng” hoàn hảo trong tối ưu hệ thống quản lý phân phối
• Tích hợp phần mềm DMS và phần mềm ERP cần những gì?