Từ Đơn Hàng Trên MobiWork DMS Đến Báo Cáo Tài Chính Chính Xác Trên ERPNext: Tự Động Hóa Quy Trình Cho Doanh Nghiệp Vừa và Lớn

Mỗi cuối tháng, đội ngũ kế toán của doanh nghiệp lại tốn hàng chục giờ đồng hồ chỉ để nhập liệu và đối soát thủ công hàng ngàn đơn hàng từ file báo cáo của đội ngũ sales thị trường, một quy trình tiềm ẩn đầy rủi ro về sai sót và chậm trễ. Kết quả là, báo cáo công nợ, doanh thu luôn có độ trễ từ vài ngày đến cả tuần, khiến việc ra quyết định kinh doanh của ban lãnh đạo phải dựa trên những con số cũ kỹ, thiếu chính xác.

Đã đến lúc chấm dứt ngay tình trạng này. Giải pháp tích hợp toàn diện giữa hệ thống phân phối MobiWork DMS và hệ thống hoạch định nguồn lực ERPNext sẽ tạo ra một dòng chảy dữ liệu thông suốt và duy nhất giữa các phòng ban. Từ đó, mọi giao dịch phát sinh ngoài thị trường đều được phản ánh tức thì lên phần mềm, cho phép CEO có thể xem báo cáo tài chính-kế toán tin cậy theo thời gian thực.

1. Thách thức hiện hữu khi dữ liệu Bán hàng và Kế toán không thông suốt và liền mạch

Sai sót và độ trễ trong xử lý đơn hàng và xuất kho

Thực tế phổ biến là kế toán hoặc admin kho phải nhập lại đơn hàng do sales thị trường gửi về. Quy trình thủ công này là nguồn gốc của hàng loạt sai sót: nhầm mã hàng, sai số lượng, áp dụng sai chương trình khuyến mãi. Hậu quả trực tiếp là đơn hàng bị xử lý chậm, ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng và làm suy giảm sự hài lòng của đại lý, nhà phân phối.

Đối chiếu công nợ thủ công – Rủi ro và tốn thời gian

Vào cuối tháng, phòng kế toán phải đối chiếu sổ sách với báo cáo công nợ của từng nhân viên bán hàng. Việc này không chỉ tốn nhiều ngày làm việc mà còn tiềm ẩn rủi ro sai sót do các khoản chênh lệch không được phát hiện kịp thời, gây ra thất thoát cho doanh nghiệp đồng thời làm căng thẳng hơn mối quan hệ giữa đội ngũ sales và kế toán.

Báo cáo tài chính thiếu tính tức thời, ảnh hưởng đến quyết định chiến lược

Khi CEO muốn xem báo cáo doanh thu, lợi nhuận, hay dòng tiền để ra quyết định, thường phải chờ nhân viên tổng hợp số liệu. Các quyết định chiến lược quan trọng như đẩy mạnh sản phẩm, điều chỉnh chính sách giá, hay lên kế hoạch nhập hàng đều bị buộc phải dựa trên dữ liệu của tuần trước hoặc tháng trước, làm mất đi lợi thế cạnh tranh trong một thị trường luôn vận động.

Lãng phí nguồn lực cho các công việc nhập liệu lặp đi lặp lại

Doanh nghiệp đang phải trả chi phí nhân sự cho những vị trí mà phần lớn thời gian làm việc chỉ để sao chép dữ liệu giữa các phần mềm. Nguồn lực này đáng lẽ phải được dành cho các công việc mang lại giá trị cao hơn như phân tích số liệu, tối ưu quy trình hay chăm sóc khách hàng. Đây là một sự lãng phí chi phí vận hành một cách không cần thiết.

2. Giải pháp hợp nhất MobiWork DMS + ERPNext: Một luồng dữ liệu duy nhất cho doanh nghiệp

Giải pháp nằm ở việc xây dựng một hệ thống tích hợp sẵn giữa phần mềm DMS (quản lý kênh phân phối) và ERP (quản lý vận hành nội bộ doanh nghiệp). 

Vai trò của MobiWork DMS trong quản lý hoạt động thị trường: MobiWork DMS là hệ thống tiền tuyến (front-end), đóng vai trò là điểm khởi đầu của luồng dữ liệu. Đây là công cụ để quản lý đội ngũ bán hàng, phân chia tuyến bán hàng và quan trọng nhất là nơi dữ liệu bán hàng (đơn hàng, thông tin khách hàng, doanh thu, công nợ) được ghi nhận một cách chuẩn hóa và tức thì ngay tại điểm bán.

Vai trò của ERPNext trong quản trị tổng thể doanh nghiệp: ERPNext là hệ thống trung tâm (back-end), là đầu não quản trị của doanh nghiệp, bao quát từ tài chính – kế toán, mua hàng, bán hàng, kho, đến sản xuất (mua hàng), nhân sự và quản lý khách hàng (CRM). Vai trò của ERPNext là nơi tất cả dữ liệu từ các bộ phận được hội tụ để xử lý, đối soát và tạo ra các báo cáo quản trị cuối cùng.

Giải pháp hợp nhất – Tự động đồng bộ dữ liệu hai chiều:

– Luồng dữ liệu từ MobiWork DMS → ERPNext:

• Thông tin khách hàng mới
• Đơn đặt hàng chi tiết (sản phẩm, số lượng, giá, khuyến mãi)
• Thông tin thanh toán tại điểm bán

– Luồng dữ liệu từ ERPNext → MobiWork DMS:

• Thông tin sản phẩm mới
• Giá bán sản phẩm
• Tồn kho thực tế
• Hạn mức công nợ của khách hàng

3. Quy trình tự động hóa của một Đơn hàng từ MobiWork DMS đến Báo cáo tài chính chính xác trên ERPNext

Để hình dung rõ nhất sức mạnh của việc tích hợp sẵn hai giải pháp này, chúng ta sẽ cùng theo dõi hành trình của một đơn hàng duy nhất, từ khi được khởi tạo bởi nhân viên sales thị trường cho đến khi số liệu của nó được phản ánh chính xác trên báo cáo tài chính để CEO có thể theo dõi hàng ngày.

Bước 1: Khởi tạo và Phê duyệt Đơn hàng – Chuẩn hóa Dữ liệu Đầu vào

Hành trình bắt đầu tại thị trường. Nhân viên Sales sử dụng ứng dụng MobiWork DMS trên di động để tạo đơn hàng. Điểm khác biệt cốt lõi nằm ở chỗ:

• Dữ liệu tồn kho thực tế: Sales thấy được số lượng tồn kho chính xác của từng sản phẩm, được đồng bộ trực tiếp từ ERPNext. Điều này chấm dứt tình trạng bán hàng vượt tồn kho.
• Thông tin chuẩn hóa: Khách hàng, sản phẩm, và các chương trình khuyến mãi đều được cấu hình sẵn. Dữ liệu đầu vào được chuẩn hóa ngay từ bước đầu tiên.

Đơn hàng sau đó được gửi lên hệ thống và trải qua một quy trình phê duyệt ( bởi Giám sát bán hàng) trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo.

Bước 2: Kiểm soát Tài chính và Kích hoạt Lệnh Giao hàng Tự động

Đây là bước phối hợp tự động giữa Bán hàng và Kế toán. Thay vì gửi file Excel, đơn hàng đã duyệt sẽ tự động tạo ra một “Lệnh Giao hàng” và thông báo cho bộ phận Kế toán trên ERPNext. Kế toán thực hiện bước phê duyệt lần hai. Đây là chốt chặn tài chính quan trọng để:

• Kiểm tra hạn mức công nợ của khách hàng.
• Xác thực tính hợp lệ của chương trình khuyến mãi được áp dụng.

Ngay khi Kế toán bấm “Duyệt”, một lệnh xuất kho hợp lệ sẽ được tự động gửi đến bộ phận Kho. Quy trình đảm bảo rằng không một sản phẩm nào được xuất đi mà chưa qua sự kiểm soát chặt chẽ về mặt tài chính.

Bước 3: Xuất kho và “Bút toán Kép” Tự động

Khi bộ phận Kho nhận lệnh trên ERPNext và thực hiện thao tác “Xuất kho thành phẩm”, đây là lúc hệ thống tích hợp phát huy sức mạnh lớn nhất. Tại cùng một thời điểm, ERPNext sẽ tự động ghi nhận ít nhất hai cặp bút toán kép quan trọng:

(1) Ghi nhận Giá vốn hàng bán:

• Nợ tài khoản Giá vốn hàng bán: Chi phí của lô hàng được ghi nhận.
• Có tài khoản Hàng tồn kho: Giá trị hàng tồn kho trong sổ sách được giảm xuống tương ứng.

→ Ý nghĩa cho CEO: Biết ngay lập tức chi phí bỏ ra cho đơn hàng này là bao nhiêu.

(2) Ghi nhận Doanh thu và Công nợ 

• Nợ tài khoản Phải thu khách hàng: Một khoản công nợ được ghi nhận cho khách hàng.
• Có tài khoản Doanh thu bán hàng: Doanh thu từ đơn hàng được ghi nhận.

→ Ý nghĩa cho CEO: Doanh thu được ghi nhận real-time ngay khi hàng ra khỏi kho, không cần chờ kế toán nhập liệu.

Chỉ bằng một thao tác “Xuất kho”, toàn bộ các giao dịch tài chính cốt lõi đã được hệ thống tự động xử lý chính xác.

Bước 4: Hoàn tất Giao hàng và Vòng đời Công nợ

Song song với việc ghi nhận tài chính, hàng hóa được vận chuyển, khi giao hàng thành công, trạng thái đơn hàng trên MobiWork DMS được cập nhật, khép lại quy trình cho Sales thị trường.

Về phía Kế toán, khi nhận được thanh toán từ khách hàng, họ chỉ cần thực hiện thao tác ghi nhận “Chứng từ thanh toán” trên ERPNext. Hệ thống sẽ tự động đối soát và xóa khoản công nợ tương ứng đã được tạo ra ở Bước 3.

Bước 5: Kết quả cuối cùng – Từ Dữ liệu Giao dịch đến Báo cáo Tài chính Thông minh

Đây chính là đích đến của toàn bộ quy trình. Vì tất cả các bút toán kép (Giá vốn, Tồn kho, Doanh thu, Công nợ) đã được ghi nhận một cách tức thì và tự động ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch, nên các Báo cáo tài chính không còn là những số liệu được tổng hợp thủ công mỗi cuối tháng nữa mà là những số liệu được cập nhật từng giây mỗi ngày:

• Báo cáo Kết quả Kinh doanh (P&L): Ngay sau khi đơn hàng ở Bước 3 được xuất kho, CEO có thể tải lại báo cáo và thấy ngay lập tức Doanh thu và Lợi nhuận gộp tăng lên. Có thể phân tích lợi nhuận trên từng đơn hàng, từng nhân viên thị trường, từng khu vực.
• Bảng Cân đối Kế toán: luôn phản ánh con số chính xác nhất.
• Báo cáo Công nợ: Ban lãnh đạo luôn có cái nhìn tức thời về các khoản nợ, tuổi nợ để đưa ra chính sách thu hồi công nợ kịp thời.

Quy trình tự động hóa không chỉ là việc chuyển dữ liệu từ hệ thống này sang hệ thống khác. Đó là việc biến mỗi giao dịch vận hành (bán hàng, xuất kho) thành một giao dịch tài chính được ghi nhận chính xác ngay lập tức, từ đó tạo ra các báo cáo quản trị đáng tin cậy để ban lãnh đạo đưa ra quyết định dựa trên thực tế kinh doanh đang diễn ra, chứ không phải của tuần trước hay tháng trước.

Xem thêm: Từ Quản lý KPIs Sales trên MobiWork DMS đến Tính lương tự động trên ERPNext: Quy trình liền mạch cho Doanh nghiệp phân phối

4. Lợi ích chiến lược mà Doanh nghiệp nhận được

Bên cạnh những lợi ích rõ ràng về tối ưu hóa vận hành doanh nghiệp, việc ứng dụng giải pháp tích hợp MobiWork DMS và ERPNext còn mang lại 4 giá trị chiến lược cốt lõi, tác động trực tiếp đến năng lực cạnh tranh và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp:

– Tăng tốc vận hành & tối ưu hiệu suất: Loại bỏ hoàn toàn độ trễ và sai sót trong quy trình từ đơn hàng đến xuất kho. Quy trình làm việc thông suốt giúp tăng tốc độ luân chuyển hàng hóa, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và giải phóng nhân sự khỏi các công việc thủ công, lặp đi lặp lại để tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn.

– Kiểm soát Tài chính Chặt chẽ & Minh bạch: Mọi giao dịch đều được ghi nhận tự động và đối soát theo thời gian thực. Ban lãnh đạo có được tầm nhìn minh bạch về công nợ, dòng tiền và hiệu quả của các chính sách bán hàng, từ đó giảm thiểu rủi ro thất thoát và có cơ sở để đưa ra các quyết định tài chính chính xác.

– Ra quyết định Chiến lược Dựa trên Dữ liệu real-time: Thay vì vận hành kinh doanh dựa trên số liệu của quá khứ, CEO có thể truy cập các báo cáo tài chính – kinh doanh được cập nhật tức thì ngay tại thời điểm ra quyết định. Điều này cho phép doanh nghiệp phản ứng nhanh nhạy, chớp lấy thời cơ và điều chỉnh chiến lược một cách linh hoạt trước các biến động của thị trường.

– Xây dựng Nền tảng Bền vững cho Tăng trưởng

Giải pháp tích hợp MobiWork DMS + ERPNext sẽ là nền móng vững chắc, có khả năng mở rộng quy mô linh hoạt. Doanh nghiệp có thể tự tin tăng gấp đôi, gấp ba đội ngũ bán hàng hay phát triển kênh phân phối mới mà không lo quy trình vận hành nội bộ bị quá tải hay sụp đổ. Đây là khoản đầu tư trực tiếp vào năng lực tăng trưởng trong tương lai.

Mô hình Doanh nghiệp nào nên triển khai ngay lập tức?

Nếu doanh nghiệp của bạn có một hoặc nhiều đặc điểm dưới đây, thì giải pháp tích hợp sẵn MobiWork DMS và ERPNext chính là giải pháp tốt nhất mà bạn đang tìm kiếm: 

• Sở hữu đội ngũ bán hàng ngoài thị trường lớn: từ 50 -100 Sales trở lên
• Sở hữu kênh phân phối đa cấp, phức tạp
• Đang sử dụng các phần mềm riêng lẻ và gặp khó khăn trong việc kết nối dữ liệu

Đừng để sự thiếu liên kết về dữ liệu kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp bạn. Hãy bước một bước gần hơn đến việc quản trị doanh nghiệp bằng những con số chính xác và tức thời. Liên hệ ngay với chúng tôi để sở hữu giải pháp hợp nhất MobiWork DMS + ERPNext – tự động hóa từ Đơn hàng tới Báo cáo tài chính chính xác cho ban lãnh đạo và chủ doanh nghiệp. 

Đăng ký tại đây.

Bài viết liên quan:

• Chi phí và Lợi ích Khi Triển Khai Giải Pháp Liền Mạch MobiWork DMS + ERPNext Cho Doanh Nghiệp Trên 200 Nhân Sự
• Từ Quản lý KPIs Sales trên MobiWork DMS đến Tính lương tự động trên ERPNext: Quy trình liền mạch cho Doanh nghiệp phân phối
• Từ Đơn Hàng Trên MobiWork DMS Đến Báo Cáo Tài Chính Chính Xác Trên ERPNext: Tự Động Hóa Quy Trình Cho Doanh Nghiệp Vừa và Lớn
• Tối Ưu Hóa Quản Lý Kho Hàng Đa Kênh, Đa Điểm Với MobiWork DMS và ERPNext: Nói không với tồn kho ảo, thất thoát hàng hóa!
• [THÔNG BÁO] Về việc cập nhật hệ thống MobiWork DMS theo sự thay đổi Đơn vị hành chính mới của Nhà nước
• MobiWork DMS + ERPNext: Giải pháp hoàn chỉnh cho Doanh nghiệp sản xuất (hoặc thương mại) và phân phối nào?