Tích hợp DMS và CRM: Giải pháp quản lý & chăm sóc khách hàng toàn diện cho Doanh nghiệp

Tích hợp DMS và CRM mang đến cho doanh nghiệp phân phối một giải pháp quản lý và chăm sóc khách hàng toàn diện, giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh, từ quản lý bán hàng, phân phối đến duy trì mối quan hệ khách hàng. Sự kết hợp này cho phép doanh nghiệp dễ dàng theo dõi lịch sử trao đổi của nhân viên Sales với các đại lý và nhà phân phối, quản lý đơn hàng và doanh thu hiệu quả. Đồng thời, tích hợp dữ liệu giữa DMS và CRM cho phép bộ phận chăm sóc khách hàng dễ dàng trao đổi và chăm sóc khách hàng sau bán hàng.

1. Về phần mềm MobiWork DMS và CRM

MobiWork DMS là Phần mềm quản lý Quản lý hệ thống phân phối, được xây dựng dành cho các doanh nghiệp có tổ chức hoạt động phân phối trên kênh đại lý (GT) thông qua đội ngũ Sales thị trường. Với gần 2.000 doanh nghiệp ứng dụng trong đó có những thương hiệu hàng đầu, MobiWork DMS là giải pháp phổ biến #1 tại Việt Nam. 

CRM (Customer Relationship Management) là hệ thống quản lý quan hệ khách hàng, giúp doanh nghiệp quản lý thông tin và tương tác với cả khách hàng hiện tại và tiềm năng. CRM cho phép doanh nghiệp lưu trữ thông tin khách hàng, theo dõi lịch sử tương tác, quản lý các giao dịch bán hàng, phân tích dữ liệu để cải thiện trải nghiệm của khách hàng, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.

2. Tầm quan trọng của việc tích hợp DMS và CRM

Tích hợp DMS và CRM giúp doanh nghiệp có một bức tranh toàn diện về hoạt động kinh doanh, từ tiếp thị đến bán hàng và phân phối. Đây là cách tốt nhất để tối ưu hóa quy trình làm việc giữa đội ngũ kinh doanh và đội ngũ chăm sóc khách hàng đảm bảo rằng mọi tương tác với khách hàng đều được ghi nhận và hỗ trợ theo thời gian thực. Một số lý do làm nổi bật tầm quan trọng của việc tích hợp bao gồm:

– Tăng cường quản lý và theo dõi khách hàng: CRM quản lý chi tiết thông tin khách hàng, giúp bộ phận Sales cá nhân hóa quá trình tiếp cận và duy trì mối quan hệ, trong khi DMS giám sát hoạt động phân phối hàng hóa. Khi DMS tích hợp CRM, doanh nghiệp có thể kết hợp dữ liệu chăm sóc khách hàng với hoạt động bán hàng, từ đó xây dựng các chiến lược phân phối chính xác và hiệu quả hơn.

– Cải thiện hiệu suất hoạt động của các bộ phận: Tích hợp giúp tránh việc nhập liệu nhiều lần, giảm thiểu sai sót do dữ liệu không đồng nhất, đồng thời rút ngắn thời gian thực hiện các quy trình bán hàng (của Sales thị trường) và chăm sóc khách hàng sau bán. Điều này giúp tăng hiệu suất cho các bộ phận liên quan và cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng.

– Đưa ra quyết định kịp thời và chính xác: Khi dữ liệu từ hai hệ thống DMS và CRM được tích hợp, nhà lãnh đạo có thể tiếp cận thông tin tổng thể của doanh nghiệp, theo dõi hiệu suất kinh doanh, xem các chỉ số thống kê quan trọng và đưa ra quyết định phù hợp.

3. Một số thách thức khi tích hợp DMS và CRM

Khi DMS tích hợp CRM có thể đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng cũng đi kèm với nhiều thách thức, cụ thể:

– Khác Biệt Về Cấu Trúc Dữ Liệu: Một trong những thách thức công nghệ lớn nhất khi tích hợp DMS và CRM là sự khác biệt về cấu trúc dữ liệu giữa hai hệ thống. Sự khác biệt về ngôn ngữ dữ liệu, định dạng file và quy trình làm việc giữa hai hệ thống có thể dẫn đến lỗi khi đồng bộ hóa, gây gián đoạn và mất mát dữ liệu.

– Khả năng tương thích của hệ thống: Không phải mọi hệ thống DMS và CRM đều có khả năng tương thích với nhau. Các hệ thống này có thể không hỗ trợ đầy đủ các giao thức tích hợp như API hoặc web service, khiến việc trao đổi dữ liệu trở nên phức tạp.

– Đảm bảo tính bảo mật dữ liệu: Khi tích hợp DMS và CRM, một lượng lớn dữ liệu từ cả hệ thống phân phối và hệ thống chăm sóc khách hàng sẽ được luân chuyển qua lại. Điều này tiềm ẩn nguy cơ về an ninh mạng, bao gồm việc mất mát hoặc rò rỉ thông tin khách hàng.

– Yêu cầu đồng bộ theo thời gian thực: Một thách thức khác khi tích hợp DMS và CRM là đảm bảo tính đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực. Đối với các doanh nghiệp phân phối có quy mô lớn, với hàng nghìn đại lý và nhà phân phối, dữ liệu khách hàng là vô cùng lớn, việc cập nhật thông tin từ DMS (như lịch sử viếng thăm, số lượng đơn hàng, giá trị đơn hàng) sang CRM một cách tức thời là vô cùng cần thiết để đảm bảo hoạt động trơn tru.

– Chi phí tích hợp và bảo trì hệ thống: Tích hợp DMS và CRM thường yêu cầu tùy chỉnh phần mềm, xây dựng giao diện ứng dụng (API), và thiết lập các quy trình xử lý dữ liệu phức tạp. Điều này không chỉ đòi hỏi chi phí ban đầu cho việc triển khai mà còn phát sinh các chi phí duy trì và bảo trì hệ thống trong dài hạn. Việc nâng cấp hoặc thay đổi một hệ thống cũng có thể gây ảnh hưởng đến sự đồng bộ và hoạt động của hệ thống tích hợp.

4. Giải pháp và Quy trình tích hợp MobiWork DMS với CRM 

Trong lĩnh vực phân phối, một đặc thù quan trọng là sales thị trường chính là đội ngũ trực tiếp mở rộng tệp khách hàng cho doanh nghiệp, chứ không phải Marketing hay một bộ phận nào khác. Sales thị trường chịu trách nhiệm mở mới điểm bán, và đồng thời là những người đầu tiên cập nhật các thông tin chi tiết của khách hàng lên phần mềm DMS, bao gồm: tên điểm bán, địa chỉ, số điện thoại liên hệ, quy mô,… Sau đó, các thông tin này mới được tích hợp lên phần mềm CRM để các bộ phận khác như chăm sóc khách hàng, kế toán có thể theo dõi và nắm bắt, phục vụ cho hoạt động phát triển kinh doanh của doanh nghiệp.

Việc tích hợp MobiWork DMS với CRM mang đến một giải pháp linh hoạt và toàn diện. Một số trường thông tin sẽ được đồng bộ tự động, chẳng hạn như thông tin khách hàng, lịch sử trao đổi của Sales, thông tin đơn hàng (số lượng hàng hóa, giá trị đơn hàng, tích điểm – trả thưởng), và công nợ khách hàng. Đặc biệt, MobiWork DMS có khả năng tùy chỉnh theo từng nhu cầu cụ thể của khách hàng để đảm bảo quá trình tích hợp CRM đạt hiệu quả cao nhất, phù hợp với đặc thù của từng doanh nghiệp.

– Về Lịch sử trao đổi với khách hàng: 

+ Trao đổi của nhân viên Sales thị trường với đại lý và nhà phân phối được lưu trữ trên MobiWork DMS sẽ tự động được đẩy sang hệ thống CRM. Điều này đảm bảo rằng bộ phận chăm sóc khách hàng có thể nắm bắt thông tin nhanh chóng mà không cần truy cập DMS, từ đó dễ dàng khảo sát, thu thập phản hồi, đánh giá của khách hàng về hoạt động viếng thăm, bán hàng của doanh nghiệp. 

+ Ngược lại, các trao đổi của bộ phận chăm sóc khách hàng tại CRM cũng được đồng bộ tức thời với phần trao đổi trên DSM. Dựa vào thông tin này, đội ngũ Sales có thể điều chỉnh hoạt động viếng thăm, lên đơn hàng cho các lần đi tuyến sau. 

– Thông tin đơn hàng: 

+ Thông tin đơn hàng gần nhất của đại lý/ nhà phân phối (bao gồm chi tiết sản phẩm, số lượng, giá trị đơn hàng, trạng thái giao hàng,…) được tạo từ MobiWork DMS sẽ được tự động đồng bộ với hệ thống CRM. Dựa trên các thông tin này, bộ phận chăm sóc khách hàng có thể nắm bắt thông tin để thuận tiện hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh của khách hàng và lập báo cáo chất lượng chăm sóc.

+ Khi đội ngũ chăm sóc khách hàng thêm các trao đổi với khách hàng về việc đánh giá mức độ chuyên nghiệp của Sales khi đi viếng thăm trên CRM, tất cả thông tin sẽ được đồng bộ sang MobiWork DMS. Đây sẽ là cơ sở để Sales phát huy hoặc thay đổi/ chỉnh sửa các hoạt động viếng thăm cho lần sau. 

– Công nợ khách hàng: 

+ Cập nhật tình trạng công nợ theo thời gian thực: Sales thị trường cập nhật thông tin, trạng thái công nợ của khách hàng trên phần mềm MobiWork DMS. Mọi dữ liệu sẽ được đồng bộ qua hệ thống CRM, nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ kịp thời nắm bắt thông tin để có kế hoạch chăm sóc, hỗ trợ thu hồi công nợ mà không cần truy cập và hệ thống DMS.

+ Với dữ liệu công nợ được đồng bộ từ CRM sang phần mềm MobiWork DMS, Sales thị trường có thể dễ dàng theo dõi lịch sử trao đổi, nắm bắt thời gian, lịch hẹn thanh toán công nợ của khách hàng để có kế hoạch bán hàng phù hợp nhất.

5. Tại sao Doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp MobiWork DMS khi có nhu cầu tích hợp CRM?

– Chi Phí Thấp: MobiWork DMS đã tích hợp với nhiều hệ thống CRM khác nhau, giúp giảm thiểu chi phí tùy chỉnh và triển khai cho doanh nghiệp. Với kinh nghiệm đã tích hợp thành công với Getfly CRM và các hệ thống CRM khác, MobiWork DMS cung cấp một giải pháp hiệu quả mà không cần phải tiêu tốn quá nhiều ngân sách.

– Thời Gian Nhanh: Nhờ vào kinh nghiệm và quy trình tích hợp đã được tối ưu hóa, MobiWork DMS có thể triển khai tích hợp nhanh chóng, giúp doanh nghiệp nhanh chóng vận hành và tận dụng các lợi ích từ việc tích hợp CRM mà không phải chờ đợi lâu.

– Tích Hợp Trong Bài Toán Lĩnh Vực: MobiWork DMS hiểu rõ các yêu cầu đặc thù của từng lĩnh vực kinh doanh và cung cấp giải pháp tích hợp phù hợp. Điều này đảm bảo rằng giải pháp không chỉ hoạt động hiệu quả mà còn đáp ứng đầy đủ các nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.

– Đội Ngũ Kinh Nghiệm: Đội ngũ chuyên gia của MobiWork DMS có nhiều năm kinh nghiệm trong việc tích hợp DMS và CRM. Họ có kiến thức sâu rộng và kỹ năng cần thiết để giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong quá trình tích hợp, đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

6. MobiWork hướng dẫn Doanh nghiệp triển khai tích hợp CRM 

Tích hợp DMS và CRM nhanh chóng, hiệu quả với 4 bước cụ thể: 

– Bước 1: Liên Hệ Với Đội Ngũ Tư Vấn Của MobiWork DMS

• Truy cập website: mobiwork.vn
• Hoặc liên hệ Hotline/ Zalo: 090 150 8000

– Bước 2: Đánh Giá Hiện Trạng Hệ Thống Và Xác Định Yêu Cầu Cụ Thể

Đội ngũ tư vấn sẽ tiến hành đánh giá hệ thống CRM hiện tại của doanh nghiệp và xác định các yêu cầu cụ thể để tích hợp.

– Bước 3: Lập Kế Hoạch Và Triển Khai Tích Hợp

Xây dựng kế hoạch chi tiết về quy trình tích hợp, bao gồm các bước cài đặt, cấu hình và lộ trình triển khai.

– Bước 4: Đào Tạo Và Hỗ Trợ Vận Hành

Đào tạo nhân viên sử dụng MobiWork DMS và quản lý hệ thống tích hợp.

Việc tích hợp MobiWork DMS với CRM không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý kênh phân phối mà còn mang lại những lợi ích vượt trội về hiệu quả quản lý, đồng bộ hóa dữ liệu và tiết kiệm chi phí. Đây chính là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực quản lý bán hàng, phân phối đến duy trì mối quan hệ thân thiết với khách hàng

Đăng ký tư vấn miễn phí ngay hôm nay để khám phá thêm về giải pháp tích hợp hoàn hảo này và bắt đầu hành trình nâng cao hiệu quả kinh doanh của bạn với MobiWork DMS và CRM. 

Bài viết liên quan:

• MobiWork DMS + ERPNext: Giải pháp hoàn chỉnh cho Doanh nghiệp sản xuất (hoặc thương mại) và phân phối nào? 
• MobiWork DMS + ERPNext: Giải Pháp Tích Hợp Sẵn “Chìa Khóa Trao Tay” Cho Quản Lý Phân Phối và Vận Hành Doanh Nghiệp
• Hướng Dẫn Sử Dụng Route Plan Để Đi Tuyến Hiệu Quả Và Tăng Trưởng Doanh Thu
• Bộ 6 “vũ khí” vàng giúp nhân viên sales thị trường chốt đơn nhanh
• Review các phần mềm ERP mà MobiWork DMS đã tích hợp: Đâu là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp phân phối?
• Phần mềm DMS là gì?