Các sản phẩm “lai tạp” DMS được ghép nối từ nhiều tính năng khác nhau, có thể tạo cảm giác “hoàn thiện” đối với các khách hàng mới tìm hiểu ở giai đoạn ban đầu. Với những khách hàng không có điều kiện tìm hiểu sâu, sự kết hợp chắp vá này dễ gây ấn tượng nhờ chi phí triển khai rẻ và đáp ứng được nhu cầu sơ khởi. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển và phải cạnh tranh mạnh mẽ hơn, liệu những tính năng rời rạc, thiếu tính đồng bộ của một giải pháp DMS “lai tạp” có còn đủ sức đáp ứng yêu cầu khắt khe về hiệu quả, mở rộng quy mô và tích hợp hệ thống hay không?
Hãy luôn ghi nhớ rằng, doanh nghiệp của bạn cần một hệ thống DMS toàn diện, chuyên sâu. Sản phẩm này không nên chỉ thêm vào những chức năng quản lý nhân sự (HR) hay quan hệ khách hàng (CRM) một cách nửa vời, mà phải đảm bảo khả năng mở rộng, tối ưu và không gây trở ngại khi tích hợp những tính năng mới trong tương lai.
Mục lục nội dung:
Dấu hiệu của một sản phẩm DMS “lai tạp” là gì?
Thiếu các chức năng chuyên sâu
Một trong những trở ngại lớn khi doanh nghiệp lựa chọn phải một giải pháp DMS “lai tạp” – tức không phải DMS chuyên sâu, mà được “chắp vá” từ các hệ thống khác như CRM hoặc ERP – chính là sự thiếu hụt nghiêm trọng về chức năng toàn diện về phân phối. Điều này thể hiện rõ rệt ở khả năng tối ưu hóa hoạt động phân phối, vốn cần những tính năng được thiết kế đặc thù cho môi trường kinh doanh đa tầng, nhiều điểm bán, và các chương trình khuyến mãi phức tạp.
Có thể kể đến các tính năng về khuyến mãi. Các chương trình khuyến mãi phức tạp – vốn là “vũ khí” quan trọng để thúc đẩy doanh số – lại khó triển khai. Hệ thống không hỗ trợ đầy đủ những điều kiện đa tầng, đa mức, khiến doanh nghiệp phải xoay sở thủ công, gây sai sót và mất tính linh hoạt trong việc tiếp cận thị trường. Ngoài ra, hầu hết các DMS “lai tạp” cũng không cung cấp công cụ quản lý tồn kho chi tiết đến từng điểm bán. Việc thiếu dữ liệu cập nhật về tình hình hàng hóa ngoài thị trường dẫn đến sai lệch trong dự báo nhu cầu, gây tình trạng thiếu hàng hoặc tồn đọng, làm giảm khả năng đáp ứng khách hàng kịp thời.
Do không được xây dựng “đo ni đóng giày” cho ngành phân phối, những giải pháp này khó mở rộng, nâng cấp hay tích hợp thêm khi doanh nghiệp phát triển, giới hạn khả năng ứng biến và đổi mới.
Hạn chế trong phân tích dữ liệu
DMS “lai” thường chỉ hỗ trợ các báo cáo cơ bản, thiếu linh hoạt và không cung cấp được các chỉ số chuyên sâu. Điều này khiến doanh nghiệp gặp khó trong việc nắm bắt kịp thời những biến động, xu hướng hay vấn đề phát sinh trong kênh phân phối. Chẳng hạn, doanh nghiệp khó phát hiện sớm khu vực bán hàng đang suy giảm, dòng sản phẩm không đạt kỳ vọng, hoặc chương trình khuyến mãi nào chưa phát huy tác dụng. Hệ quả là việc ra quyết định trở nên chậm trễ, thiếu chính xác, và khó điều chỉnh chiến lược phân phối sao cho hiệu quả nhất.
Sự hạn chế trong phân tích dữ liệu của DMS “lai” còn ảnh hưởng đến khả năng dự báo và lập kế hoạch dài hạn. Do thiếu sự trợ giúp từ công cụ phân tích chuyên sâu, doanh nghiệp dễ mắc sai lầm trong dự báo nhu cầu, phân bổ nguồn lực, dẫn đến tồn kho không hợp lý, tăng chi phí vận hành và giảm sức cạnh tranh trên thị trường.
Thiếu khả năng nâng cấp
DMS “lai” không được thiết kế với nền tảng linh hoạt để sẵn sàng mở rộng và điều chỉnh theo yêu cầu thực tế của doanh nghiệp. Chính vì vậy, hệ thống này thường gặp khó khăn khi doanh nghiệp muốn nâng cấp hoặc tích hợp với các ứng dụng, phần mềm thứ ba khác.
Đầu tiên, do kiến trúc không tập trung tối ưu cho bài toán phân phối, việc nâng cấp tính năng mới để theo kịp xu hướng thị trường hoặc xử lý các yêu cầu đặc thù trở nên phức tạp. Mỗi lần mở rộng, doanh nghiệp phải chi nhiều nguồn lực (thời gian, chi phí) để “chắp vá” các tính năng mới, gây gián đoạn vận hành và giảm hiệu quả đầu tư.
Thứ hai, khi doanh nghiệp vận hành kênh phân phối, nhu cầu tích hợp DMS với các hệ thống khác nhau như phần mềm bảo trì thiết bị POSM, ERP, kế toán là điều tất yếu. Tuy nhiên, đối với DMS “lai”, khả năng tích hợp đa dạng và linh hoạt thường rất hạn chế. Do không được thiết kế chuyên sâu và có kiến trúc mở, DMS “lai” thiếu đi các API linh hoạt hoặc giao thức kết nối chuẩn, khiến việc đồng bộ dữ liệu giữa các hệ thống trở nên phức tạp. Chính vì vậy việc tích hợp với 2-3 giải pháp khác sẽ không thực sự thành công và đạt hiệu quả.
Lý do nhiều khách hàng lựa chọn giải pháp DMS không chuyên sâu
Hiểu nhầm giữa nhiều khái niệm về DMS, CRM hay ERP
Một lý do quan trọng khiến nhiều doanh nghiệp vô tình chọn phải DMS “lai” chính là họ hiểu nhầm giữa các khái niệm về DMS, CRM hay ERP. Trên thị trường, không ít giải pháp được quảng bá với những chức năng tưởng chừng có thể thay thế một hệ thống DMS chuyên sâu, dẫn đến việc doanh nghiệp tin rằng chỉ cần một phần mềm “tổng hợp” là đủ.
Ví dụ, doanh nghiệp thấy hệ thống CRM có khả năng quản lý khách hàng, ghi nhận các bước bán hàng, nên nghĩ rằng cũng đủ dùng cho kênh phân phối. Hoặc họ nhìn vào một giải pháp ERP có module bán hàng, liền tưởng rằng chỉ cần tích hợp module này là có thể quản lý kênh phân phối như mong muốn. Tuy nhiên, CRM thường tập trung vào quan hệ khách hàng, ERP chú trọng quản trị nguồn lực tổng thể, trong khi DMS chuyên sâu vào các hoạt động phân phối, tối ưu tuyến bán hàng, chương trình khuyến mãi đa tầng, và quản lý hiệu quả hàng hóa tại điểm bán.
Hệ quả là khách hàng dễ chọn một giải pháp “nửa vời”, không đáp ứng đầy đủ các yêu cầu phân phối phức tạp, khiến tốn thêm thời gian, công sức và chi phí để khắc phục hoặc quay lại tìm kiếm một DMS chuyên sâu đúng nghĩa.
Chỉ tập trung vào tính năng cơ bản, không chuyên sâu
Một nguyên nhân khác dẫn đến việc chọn DMS “lai” là do khách hàng thường chỉ chú ý đến các tính năng cơ bản, bề nổi mà bỏ qua chiều sâu và tính đặc thù của hoạt động phân phối. Khi đánh giá phần mềm, doanh nghiệp có thể thấy hài lòng với việc quản lý chương trình bán hàng, quản lý khách hàng, tạo đơn hàng, kho hàng,… — những tính năng “cốt lõi” tưởng chừng đủ dùng.
Việc chỉ quan tâm đến bề mặt mà không đánh giá kỹ nhu cầu đặc thù dẫn đến khi cần vận hành trên thực tế, doanh nghiệp mới nhận ra công cụ đang dùng không thể đáp ứng yêu cầu nâng cao.
Ví dụ, doanh nghiệp cần quản lý đội ngũ sale thị trường check in và check out tại điểm bán lẻ. Tuy nhiên phần mềm “lai” không mang đến các tính năng như theo dõi dựa trên GPS hoặc có chức năng phân tuyến thông minh đem đến tối ưu hóa hiệu quả đi tuyến. Hoặc trường hợp nhân viên dễ dàng fake dữ liệu về việc đi thị trường mà phần mềm DMS “lai” khó truy vết.
Chi phí triển khai ban đầu rẻ
Thực tế cho thấy, doanh nghiệp dễ dàng bị thu hút bởi các giải pháp DMS “lai” bởi chi phí triển khai ban đầu thấp. Có thể khi gộp cả những tính năng cơ bản của DMS và thêm một vài tính năng từ CRM hay HRM trong cùng một gói, giải pháp “lai” trông có vẻ tiết kiệm. “Đúng là món hời khi tôi vừa có được tính năng DMS, lại vừa có thêm những chức năng khác từ hệ thống CRM hay HRM.” – không ít doanh nghiệp sẽ nghĩ như vậy với một giải pháp DMS+CRM hay DMS+HRM. Tuy nhiên “rẻ” sẽ thành “đắt” chỉ trong ít thời gian triển khai. Khi doanh nghiệp đi vào vận hành thực tế, những thiếu hụt về chiều sâu và sự chuyên biệt của giải pháp bắt đầu lộ rõ. Việc thiếu tính năng phân phối nâng cao, không tối ưu phân tuyến, không thiết lập được chương trình khuyến mãi phức tạp hay quản lý sell in sell out chuyên sâu, sẽ làm tăng chi phí dài hạn. Và rất có thể tổng chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra sự “rẻ” ấy sẽ thành “đắt” khi so sánh với một DMS thực sự.
Hiệu ứng Marketing
Cuối cùng, các thông điệp marketing, quảng cáo “hoa mỹ” về tính toàn diện, “tất cả trong một” của một số giải pháp DMS “lai” thường làm lu mờ ranh giới của các tính năng. Chính hiệu ứng marketing này dẫn đến những hiểu sai về khái niệm của từng giải pháp. Cộng hưởng với việc doanh nghiệp bỏ qua bước phân tích kỹ càng nhu cầu thực tế và đặc thù phân phối trước khi ra quyết định. Kết quả dễ thấy mà chính MobiWork đã thực tế nhìn thấy ở khách hàng của mình là: Khách hàng chỉ sử dụng được DMS “lai” khoảng 2-3 tháng và sau đó quay lại tìm hiểu lại về DMS. Doanh nghiệp đang phải trả giá bằng thời gian, chi phí và công sức của toàn bộ hệ thống vận hành.
Như thế nào là một DMS chuyên sâu thực sự?
Phân tuyến thị trường
Tối ưu hóa phân tuyến bán hàng là một trong những năng lực cốt lõi mà một DMS chuyên sâu đem lại, nhằm cải thiện hiệu suất của lực lượng bán hàng và tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng. Cụ thể, hệ thống cho phép doanh nghiệp thiết lập và điều chỉnh tuyến bán dựa trên nhiều yếu tố linh hoạt, bao gồm: vị trí địa lý, mức độ ưu tiên, tần suất mua hàng, hay lịch sử bán.
Ví dụ, một giải pháp DMS chuyên sâu sử dụng dữ liệu về địa điểm của các điểm bán để tính toán lộ trình tối ưu, giúp nhân viên bán hàng giảm thiểu khoảng cách di chuyển, tiết kiệm thời gian và chi phí nhiên liệu.
Nhờ khả năng tối ưu hóa tuyến bán, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành, mà còn tạo điều kiện cho nhân viên tập trung vào việc cải thiện trải nghiệm khách hàng. Sự sắp xếp khoa học giúp tăng số lượng điểm bán được ghé thăm trong cùng một khung thời gian, nâng cao năng suất, gia tăng mức độ phủ sóng thị trường, và tối ưu hóa lợi nhuận từ kênh phân phối.
Quản lý sale thị trường
Hoạt động bán hàng ngoài thị trường (sale thị trường) là cốt lõi của một hệ thống phân phối, đặc biệt ở kênh GT. Do đó một phần mềm DMS thực sự phải có có tính năng chuyên biệt và chuyên sâu cho quản lý sale thị trường. Các tác vụ chính và cần thiết đối với hoạt động sale thị trường là:
- Theo dõi hoạt động nhân viên bán hàng: Hệ thống cho phép doanh nghiệp giám sát vị trí, lịch trình, và trạng thái làm việc của nhân viên bán hàng theo thời gian thực. Nhờ đó, quản lý có thể đánh giá hiệu suất cá nhân, phân bổ nguồn lực phù hợp, và đảm bảo đội ngũ bán hàng luôn hoạt động hiệu quả.
- Quản lý chỉ tiêu và KPI: Thay vì đánh giá hoạt động đội ngũ bán hàng chỉ dựa trên doanh số chung chung, một DMS đúng nghĩa cho phép thiết lập, theo dõi các chỉ tiêu (KPI) đa dạng như số lượng điểm bán mới đạt được, tỷ lệ chuyển đổi đơn hàng, mức độ hoàn thành tuyến bán, hay hiệu quả triển khai chương trình khuyến mãi. Qua đó, doanh nghiệp có thể đánh giá toàn diện chất lượng và kết quả làm việc của từng nhân viên.
- Tạo đơn hàng tại điểm bán: DMS cho phép nhân viên bán hàng tại điểm bán tạo đơn hàng ngay lập tức thông qua các thiết bị di động hoặc máy tính bảng, đảm bảo quá trình ghi nhận đơn hàng nhanh chóng và chính xác. Tính năng đồng bộ thông tin trong một hệ thống duy nhất giúp cập nhật dữ liệu thời gian thực, tích hợp liền mạch giữa các phòng ban như bán hàng, kho, kế toán, và quản trị.
Tóm lại, một DMS thực sự trong quản lý sale thị trường không chỉ “đếm số” đơn hàng mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống bán hàng ngoài thị trường chuyên nghiệp, chuẩn hóa, có thể mở rộng, nâng cao hiệu suất và tính cạnh tranh trên thị trường.
Khuyến mãi – Trưng bày – Trả thưởng
DMS thực sự cần làm tốt cả 3 nhu cầu về khuyến mãi – trưng bày và trả thưởng. Đây là các hoạt động thúc đẩy bán hàng cho hệ thống phân phối. Cụ thể:
- Quản lý Khuyến mãi: DMS chuyên sâu cho phép thiết lập và triển khai các chương trình khuyến mãi từ cơ bản đến phức tạp. Bao gồm là: chiết khấu theo số lượng, mua kèm tặng, ưu đãi theo khu vực hoặc đối tượng khách hàng cụ thể và ghép nhiều điều kiện trong một khuyến mãi. Hệ thống hỗ trợ tùy chỉnh linh hoạt các điều kiện và mức ưu đãi, đồng thời tự động áp dụng chính sách khi đạt đủ điều kiện, giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho đội ngũ bán hàng. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi hiệu quả của từng chương trình, điều chỉnh chiến lược để tối ưu doanh số.
- Quản lý Trưng bày: Chức năng giám sát hoạt động trưng bày sản phẩm tại điểm bán là điểm cốt lõi của hoạt động bán hàng ở kênh GT. Ở tính năng, DMS sẽ cần đảm bảo hàng hóa được bố trí đúng tiêu chuẩn đã đề ra. Nhân viên bán hàng có thể chụp ảnh và ghi nhận thông tin trưng bày ngay tại điểm bán, đồng bộ dữ liệu lên hệ thống để quản lý theo dõi và đánh giá.
- Quản lý Trả thưởng: Hệ thống DMS cho phép thiết lập các điều kiện khuyến mãi linh hoạt, kiểm soát thông tin đại lý chính xác, và đồng bộ hóa dữ liệu khuyến mãi với tồn kho ngoài thị trường theo thời gian thực. DMS tự động tính toán và xác nhận phần thưởng dựa trên các chỉ tiêu đã định, đảm bảo tính minh bạch và chính xác. Ngoài ra, hệ thống còn cung cấp các báo cáo phân tích chi tiết về hiệu quả chương trình trả thưởng, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chiến lược khuyến mãi.
Quản lý tồn kho thị trường
Một giải pháp DMS chuyên sâu cung cấp giải pháp quản lý tồn kho thị trường, giúp doanh nghiệp kiểm soát và tối ưu hóa lượng hàng hóa tại các điểm bán lẻ một cách hiệu quả. Hệ thống theo dõi tồn kho theo thời gian thực, cho phép doanh nghiệp cập nhật chính xác số lượng hàng tồn kho tại từng điểm bán, từ đó giảm thiểu rủi ro hết hàng hoặc dư thừa hàng hóa không cần thiết. Hệ thống hỗ trợ quản lý tồn kho trên nhiều kênh phân phối và địa điểm bán lẻ khác nhau, cung cấp báo cáo tổng hợp và chi tiết về tình trạng tồn kho tại từng địa điểm, từ đó giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định phân bổ hàng hóa linh hoạt và hiệu quả.
Lợi ích khi triển khai giải pháp DMS chuyên sâu
Tự động hóa quy trình và giảm sai sót
Giải pháp DMS chuyên sâu tự động hóa nhiều quy trình quản lý phân phối như tạo đơn hàng tại điểm bán, đồng bộ thông tin giữa các phòng ban và tính toán phần thưởng cho đại lý. Việc tự động hóa giúp giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công, tăng tính chính xác và tiết kiệm thời gian cho nhân viên, từ đó nâng cao hiệu quả vận hành toàn diện của doanh nghiệp.
Phân tích và dự báo nhu cầu thị trường
Với các công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ, DMS chuyên sâu giúp doanh nghiệp dự báo nhu cầu hàng hóa dựa trên lịch sử bán hàng, xu hướng thị trường và các yếu tố khác như mùa vụ hoặc chương trình khuyến mãi. Điều này giúp doanh nghiệp lập kế hoạch nhập hàng chính xác, tối ưu hóa nguồn lực và giảm thiểu chi phí lưu kho, đồng thời tăng cường khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách linh hoạt.
Cải thiện hiệu suất bán hàng và tăng doanh số
Hệ thống hỗ trợ phân tuyến bán hàng hiệu quả, giúp tối ưu hóa lộ trình di chuyển của đội ngũ bán hàng dựa trên vị trí địa lý, mức độ ưu tiên và lịch sử bán hàng, từ đó giảm thời gian và chi phí đi lại đồng thời tăng cường khả năng chăm sóc khách hàng. Quản lý bán hàng chuyên nghiệp thông qua việc theo dõi và đánh giá hiệu suất nhân viên, quản lý các chương trình khuyến mãi đa tầng linh hoạt, và tích hợp dữ liệu khách hàng giúp doanh nghiệp nắm bắt nhu cầu thị trường một cách chính xác. Ngoài ra, MobiWork DMS tối ưu hóa quy trình vận hành bằng cách tự động hóa việc tạo đơn hàng tại điểm bán, đồng bộ thông tin giữa các phòng ban, và cung cấp các báo cáo phân tích dữ liệu sâu rộng. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu sai sót và chi phí vận hành, mà còn tăng cường sự hài lòng của khách hàng và khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Gia tăng uy tín thương hiệu và sự hài lòng của khách hàng
Bằng cách đảm bảo hàng hóa luôn có sẵn và được phân phối kịp thời, doanh nghiệp nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng, từ đó tăng cường sự hài lòng và lòng trung thành của họ. Thương hiệu hiện diện trong mắt các khách hàng sẽ chuyên nghiệp nhờ có quy trình làm việc rõ ràng, minh bạch. Các đại lý sẽ tin tưởng quay lại mua hàng nhiều lần hơn và giới thiệu sản phẩm đến người khác, góp phần thúc đẩy doanh số và phát triển thương hiệu.
MobiWork DMS – Giải pháp DMS thực sự cho doanh nghiệp bạn
MobiWork DMS không chỉ là một hệ thống quản lý kênh phân phối thông thường, mà chính là giải pháp DMS thực sự “đo ni đóng giày” hoàn hảo cho doanh nghiệp phân phối của bạn. Được thiết kế chuyên biệt để đáp ứng mọi nhu cầu phức tạp trong quản lý phân phối, từ tối ưu hóa phân tuyến bán hàng, quản lý sale thị trường, đến triển khai các chương trình bán hàng linh hoạt. Với MobiWork DMS, doanh nghiệp của bạn sẽ trải nghiệm sự chuyên nghiệp, hiệu quả vượt trội và khả năng thích ứng nhanh chóng với thị trường biến động. Đừng để doanh nghiệp bạn lạc hậu với những giải pháp không chuyên sâu – hãy chọn MobiWork DMS, giải pháp DMS thực sự được thiết kế riêng để nâng tầm hiệu suất và thúc đẩy tăng trưởng bền vững cho kênh phân phối của bạn.
Đăng ký tư vấn phần mềm MobiWork DMS tại đây:
Bài viết liên quan:
- Tại sao doanh nghiệp cần một giải pháp DMS đúng nghĩa để quản lý kênh phân phối hiệu quả?
- Chi phí ẩn trong DMS: Những cạm bẫy ngân sách bạn không thể bỏ qua
- MobiWork DMS – Bí quyết thành công của các “ông lớn” ngành Dược Việt Nam
- Top 3 Doanh nghiệp Thức ăn chăn nuôi tiêu biểu Việt Nam đã tin dùng MobiWork DMS: Dabaco, Hồng Hà Feed, De Heus,…
- MobiWork DMS có tích hợp được với hệ thống HRM hay không? Thách thức và lợi ích mang lại cho Doanh nghiệp phân phối là gì?
- Lợi ích “kép” từ tích hợp MobiWork DMS với Oracle ERP để quản lý doanh nghiệp