Mô hình SaaS ngày càng trở nên phổ biến hiện nay. Tuy nhiên, có không ít nhà quản trị vẫn chưa hiểu rõ SaaS là gì và ứng dụng mô hình SaaS hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao hiệu suất như thế nào? Bài viết dưới đây, MobiWork sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về SaaS cũng ưu ưu nhược điểm của nó mang lại cho sự phát triển của doanh nghiệp. 

I. SaaS là gì? Tổng quan tất cả kiến thức về SaaS

1. SaaS là gì?

SaaS là chữ viết tắt của từ Software as a Service (phần mềm dạng dịch vụ). SaaS cùng với cơ sở hạ tầng như một dịch vụ (IaaS) và nền tảng như một dịch vụ (PaaS), tạo thành ba trong số các nhánh chính của điện toán đám mây (chúng ta sẽ phân biệt SaaS, IaaS và PaaS ngay sau đây).

SaaS được định nghĩa là mô hình phân phối dịch vụ ứng dụng qua phần mềm. Các ứng dụng SaaS đôi khi được gọi là phần mềm dựa trên Web, phần mềm theo yêu cầu hoặc phần mềm được lưu trữ. Các ứng dụng SaaS đều chạy trên máy chủ của nhà cung cấp SaaS. Nhà cung cấp quản lý quyền truy cập vào ứng dụng, bao gồm bảo mật, tính khả dụng và hiệu suất. SaaS thường được truy cập bởi người dùng sử dụng internet, ví dụ như thông qua trình duyệt web. 

2. Mô hình SaaS hoạt động như thế nào?

SaaS hoạt động thông qua mô hình điện toán đám mây. Nhà cung cấp phần mềm sẽ lưu trữ ứng dụng và dữ liệu liên quan bằng cách sử dụng máy chủ, cơ sở dữ liệu, tài nguyên mạng và máy tính của chính họ. Cũng có thể sử dụng ISV ký hợp đồng với nhà cung cấp đám mây để lưu trữ ứng dụng trong trung tâm dữ liệu của nhà cung cấp.

Ứng dụng cho phép truy cập trên mọi thiết bị có kết nối Internet. Thông thường phần mềm được truy cập qua trình duyệt Web. Các công ty sử dụng SaaS không được tự ý thiết lập và bảo trì phần mềm. Bởi đây là giải pháp được tạo sẵn, doanh nghiệp chỉ cần trả phí đăng ký là có quyền truy cập ứng dụng. 

SaaS có mối quan hệ chặt chẽ với nhà cung cấp dịch vụ ứng dụng (ASP) và các mô hình phân phối phần mềm theo yêu cầu (On-Demand Computing Software), nơi nhà cung cấp lưu trữ phần mềm của khách hàng và phân phối phần mềm đó cho người dùng cuối được phê duyệt qua Internet.

Trong mô hình SaaS, doanh nghiệp sẽ được cấp quyền truy cập dựa trên web vào một bản sao duy nhất của ứng dụng được nhà cung cấp tạo riêng. Ứng dụng này được gọi là phần mềm theo yêu cầu, chạy trên máy chủ của nhà cung cấp SaaS. Nó mang đến nhiều tiện ích cho khách hàng trong quá trình sử dụng.

3. Xu hướng ứng dụng SaaS trên toàn thế giới

Không thể phủ nhận sự phát triển của mô hình điện toán đám mây, đặc biệt là SaaS trên toàn thế giới. 

Một số nhà cung cấp SaaS hàng đầu phải kể đến là: Google, Microsoft, Adobe Creative Cloud, Servicenow, Dropbox,… Có thể nói SaaS phổ biến và gần như độc chiếm thị trường công nghệ ở thời điểm hiện tại. 

Điều này nói lên rằng cơ hội và tiềm năng của ngành công nghệ phần mềm SaaS đang ngày càng rộng lớn. Trong tương lai nó sẽ trở thành “bá chủ” thị trường công nghệ thông tin nếu biết cách tận dụng tối ưu Internet vạn vật.

Và dù SaaS được bán tại nhiều nhà cung cấp khác nhau thì xu hướng hiện đại của mô hình SaaS lại là sự tích hợp giữa các phần mềm với nhau để có thể hoạt động và vận hành trơn tru. Nói cách khách, thế giới đang hướng đến xu hướng một doanh nghiệp có thể sử dụng được nhiều dịch vụ SaaS.

4. Kiến trúc của mô hình SaaS

SaaS thường sử dụng một phiên bản duy nhất chạy trên máy chủ lưu trữ để phục vụ cho từng khách hàng đăng ký hoặc thuê trên ứng dụng đám mây. Phần mềm chạy trên một phiên bản và cấu hình duy nhất cho tất cả khách hàng.

Nghĩa là các khách hàng đăng ký đều chạy trên một phiên bản đám mây được lập trình cơ sở hạ tầng và nền tảng chung. Tuy nhiên mọi dữ liệu từ các khách hàng vẫn được tách riêng và bảo mật.

Trong quá trình sử dụng SaaS, nhà cung cấp dịch vụ có thể quản lý, bảo trì, cập nhật, sửa lỗi nhanh chóng và hiệu quả. Các kỹ sư có thể thực hiệu thay đổi cần thiết cho mọi khách hàng bằng cách duy trì phiên bản phần mềm chung.

5. Ưu và nhược điểm của SaaS

a. Ưu điểm của mô hình SaaS

SaaS tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình lưu trữ và phân phối ứng dụng từ xa. Với mô hình SaaS, người dùng không cần cài đặt ứng dụng thông qua phần cứng hoặc phần mềm, bảo trì hay nâng cấp. Đồng thời, chỉ cần thiết bị có kết nối mạng là có thể dễ dàng truy cập vào ứng dụng mọi lúc, mọi nơi.

Ngoài ưu điểm kể trên, SaaS còn mang đến cho người dùng nhiều lợi ích khác:

– Tiết kiệm chi phí: Với mô hình SaaS, người dùng có thể tiết kiệm được cả thời gian, nhân lực, chi phí chuyển đổi và chi phí cơ hội. Thay vì mua phần mềm và tiến hành nhiều bước cài đặt, người dùng chỉ cần đăng ký dịch vụ SaaS với các nhà cung cấp dịch vụ. Việc chuyển đổi chi phí sang chi phí hoạt động định kỳ cho phép người dùng tiết kiệm ngân sách hơn đồng thời cũng có thể hủy sử dụng các dịch vụ SaaS bất kỳ lúc nào mà không gây thất thoát chi phí.

– Khả năng sử dụng linh hoạt: dịch vụ SaaS cung cấp khả năng mở rộng theo chiều dọc cao, cho phép người dùng lựa chọn truy cập nhiều hơn hoặc ít hơn các tính năng tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng và khả năng thanh toán.

– Tự động cập nhật ứng dụng: Nhà cung cấp dịch vụ SaaS sẽ tự động cập nhật, bảo trì ứng dụng cho người dùng, giúp giảm gánh nặng cho nội bộ nhân viên IT và tiết kiệm ngân sách bảo trì cho doanh nghiệp.

– Tự động lưu trữ dữ liệu: Dữ liệu được lưu trữ trên đám mây, mọi thay đổi đều được cập nhật ngay khi thực hiện mà không cần phải save. Đồng thời, không có dữ liệu nào bị mất nếu máy tính hoặc thiết bị của người dùng bị lỗi.

b. Nhược điểm của mô hình SaaS

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích ưu việt, song mô hình SaaS vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro và thách thức. Bởi các doanh nghiệp đều phải dựa vào nhà cung cấp thứ 3 để giữ cho phần mềm luôn hoạt động tốt, đồng thời bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp được an toàn.

Một số nhược điểm phải kể đến, bao gồm: 

– Yêu cầu duy trì kết nối Internet: SaaS chỉ hoạt động dựa trên môi trường Internet, nên việc yêu cầu kết nối Internet là điều bắt buộc khi sử dụng mô hình này.

– Ngoài tầm kiểm soát của người dùng: Các vấn đề có thể phát sinh khi nhà cung cấp gặp sự cố gián đoạn dịch vụ, áp đặt các thay đổi không mong muốn đối với các dịch vụ cung cấp hoặc gặp phải vi phạm bảo mật.

– Khó khăn khi chuyển đổi nhà cung cấp: Khi người dùng chuyển đổi bất cứ nhà cung cấp dịch vụ SaaS nào đều sẽ gặp không ít khó khăn. Bởi vì, chuyển đổi nhà cung cấp đồng nghĩa với di chuyển một khối lượng khổng lồ cá dữ liệu liên quan đang được nhà cung cấp đó lưu trữ. Việc chuyển đổi này sẽ còn phức tạp hơn nữa đối với một số nhà cung cấp sử dụng công nghệ và kiểu dữ liệu độc quyền. 

– Bảo mật: Bảo mật đám mây vẫn luôn là một thách thức lớn đối với các ứng dụng trên nền tảng SaaS.

– Không có quyền kiểm soát việc lập phiên bản: Nếu nhà cung cấp cập nhật phiên bản mới cho các ứng dụng của mình thì ứng dụng đó sẽ thay đổi đối với tất cả các khách hàng, bất kể khách hàng có mong muốn phiên bản mới này hay không.

6. Phân biệt mô hình SaaS, IaaS và PaaS

SaaS, IaaS và PaaS là ba dạng thức chính của mô hình điện toán đám mây. Cung cấp tài nguyên trung tâm dữ liệu cho khách hàng qua Internet. Tuy nhiên: 

– IaaS (Infrastructure as a Service) – Hạ tầng như một dịch vụ:  chuyên cung cấp không gian ảo, cơ sở hạ tầng CNTT cần thiết cho việc xây dựng hệ thống mạng, máy chủ, hệ điều hành,.. thông qua internet. Trong dịch vụ IaaS, người dùng là người trực tiếp quản lý và kiểm soát toàn bộ cở sở hạ tầng.

-PaaS (Platform as a Service) – Nền tảng như một dịch vụ: là dịch vụ cung cấp các công cụ phần cứng và phần mềm ứng dụng cho người dùng qua hệ thống mạng.  Các doanh nghiệp trả tiền cho các giải pháp PaaS, thường là trên cơ sở thuê bao, và nhận được quyền truy cập vào nền tảng (platform) thông qua internet.

– SaaS (Software as a Service) – Phần mềm như một dịch vụ: là dịch vụ cho phép người dùng sử dụng phần mềm (software) thông qua hệ thống mạng. SaaS sử dụng Internet để cung cấp những phần mềm, ứng dụng đang được vận hành bởi các công ty đám mây. Phần lớn các phần mềm SaaS được chạy thông qua trình duyệt web. Do vậy, người dùng không cần Download hay tiến hành các cài đặt đặc biệt như cài đặt máy chủ.

Tìm hiểu thêm: Xu hướng SaaS: Danh sách 21 công ty SaaS hàng đầu năm 2023

II. Nâng cao hiệu suất doanh nghiệp với mô hình SaaS

1. Áp dụng mô hình SaaS vào doanh nghiệp như thế nào?

SaaS giúp lưu trữ dữ liệu và xử lý nhanh chóng bằng các tính năng có sẵn trên Internet. Với ứng dụng này, các chương trình được tích hợp sắn trên trang Web hoặc ứng dụng.

Doanh nghiệp có thể quản lý mọi thứ liên quan bao gồm dữ liệu, bảo mật, tính khả dụng của thông tin, dung lượng và hiệu suất làm việc.

2. SaaS có thực sự giúp tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp hay không?

Thực tế mô hình này mang đến nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp trong vận hành và quản lý.

Với SaaS, thay vì phải cài đặt bảo trì phần mềm, người dùng chỉ cần đăng nhập trên điện thoại di động hoặc máy tính có kết nối mạng là có thể truy cập được ứng dụng. Bên cạnh đó, bạn có thể quản lý mọi thông tin liên quan đến ứng dụng, bao gồm: tính bảo mật, tính khả dụng, dung lượng và hiệu suất trên điện toán đám mây, đảm bảo không bị mất dữ liệu.

Mô hình SaaS giúp giảm áp lực cho bộ phận CNTT khỏi việc quản lý phần mềm, phần cứng phức tạp. Đồng thời, giải pháp này giúp tối ưu hoá các hoạt động để nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác.

3. Doanh nghiệp đã sẵn sàng triển khai mô hình SaaS hay chưa?

Theo nghiên cứu của Tập đoàn Harvey Nash năm 2021, 73% trong số 1.724 chuyên gia công nghệ từ 69 quốc gia trên thế giới tiết lộ rằng các ứng dụng SaaS được coi là công nghệ quan trọng nhất trong thành công của doanh nghiệp. 

Các tổ chức đang chuyển sang ứng dụng SaaS để giúp hợp lý hóa các hoạt động kinh doanh, mở rộng quy mô kinh doanh và cải thiện tỷ lệ thu hút, giữ chân và làm hài lòng khách hàng. Trên thực tế, khoảng 99% công ty phụ thuộc vào ít nhất một giải pháp SaaS để điều hành doanh nghiệp và 78% công ty nhỏ mua ít nhất một công cụ SaaS (Số liệu thống kê tại Saasworthy).

Các số liệu trên là minh chứng rõ ràng nhất cho thấy sự bùng nổ xu hướng ứng dụng SaaS trong các hoạt động điều hành và phát triển doanh nghiệp. Từ đó, có thể khẳng định, các doanh nghiệp muốn phát triển bền vững thì không thể nằm ngoài xu hướng này.

Dưới đây là 5 dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng áp dụng mô hình SaaS:

#1 Mong muốn mở rộng khả năng tích hợp phần mềm: 

Ngày nay, dưới áp lực cạnh tranh gay gắt, các doanh nghiệp đều mong muốn được áp dụng nhiều hơn các công cụ hỗ trợ hoạt động vận hành và quản trị doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp của bạn đang nhận thấy giải pháp CRM dành cho doanh nghiệp nhỏ chưa đáp ứng được nhu cầu nội tại, thì đã đến lúc cần chuyển dịch sử dụng các ứng dụng SaaS và triển khai những tính năng mở rộng, tích hợp phù hợp với quy mô phát triển hiện tại.

#2 Tiết kiệm ngân sách: 

Các ứng dụng SaaS không mất chi phí cài đặt, vận hành và bảo trì do đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều ngân sách hơn. Ngoài ra, ứng dụng SaaS thường có cấu trúc định giá đơn giản, cho phép doanh nghiệp giữ nguyên chi phí phần mềm trong phạm vi ngân sách cố định của mình.

#3 Nhu cầu về phần mềm mở rộng và linh hoạt: 

SaaS tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững. Với SaaS doanh nghiệp có thể tự lựa chọn những ứng dụng cần thiết. Đồng thời lựa chọn các tính năng phù hợp cho mục đích phát triển trong tương lai.

#4 Doanh nghiệp cần hỗ trợ lực lượng lao động từ xa:

Với các ứng dụng SaaS, nhân viên ở khắp mọi nơi đều có thể truy cập chung một hệ thống phần mềm để giao tiếp, trao đổi, xử lý công việc, tiếp thị, bán hàng, … thông qua thiết bị có kết nối mạng.

#5 Thúc đẩy tính di chuyển linh hoạt:

Với SaaS, người dùng có thể chủ động làm việc, truy cập trực tiếp vào phần mềm và các công cụ bằng điện thoại di động, máy tính bảng hoặc laptop,…Thời gian và địa điểm làm việc linh hoạt giúp gia tăng hiệu suất cho doanh nghiệp.

III. Kết luận 

Khi doanh nghiệp của bạn có nhu cầu mở rộng và phát triển kinh doanh nhưng bạn lại đang đặt ra câu hỏi liệu có thật sự phải áp dụng các công cụ SaaS hay không? Hãy nhớ rằng, mô hình SaaS là chìa khóa cho mọi bài toán từ bán hàng, marketing, kế toán và cả vận hành doanh nghiệp!

Và nếu, bạn là chủ doanh nghiệp sản xuất và phân phối, thì chắc chắn, bạn cần một giải pháp quản lý hệ thống phân phối trên nền tảng SaaS. MobiWork DMS tự hào là đơn vị duy nhất cung cấp phần mềm SaaS DMS tiêu chuẩn tại Việt Nam. 

Tìm hiểu thêm: SaaS DMS là gì? Thế nào là 1 mô hình Saas DMS tiêu chuẩn?

Các tiêu chuẩn của mô hình SaaS DMS, MobiWork đều đang đáp ứng tốt:

– Khả năng Customize: Đối với phiên bản Cloud, phần mềm MobiWork DMS vẫn có thể đáp ứng được các yêu cầu tùy chỉnh của khách hàng. Nhờ đó, khách hàng sẽ được hỗ trợ nâng cấp/ điều chỉnh phần mềm theo 1 số yêu cầu đơn giản ngay trên cổng Cloud: dms.mobiwork.vn hoặc trên app mobile mà không cần thuê máy chủ riêng ảo (VPS).

– Hệ thống Open API tích hợp: MobiWork xây dựng hệ thống Open API ngay trên bản SaaS DMS. Khách hàng có thể tự tiến hành kết nối với hệ thống công nghệ thông tin của doanh nghiệp hay các phần mềm như ERP, Kế toán đang sử dụng. Các trường dữ liệu sẽ bao gồm: khách hàng, sản phẩm, viếng thăm, đơn hàng, tồn kho,…

– Linh hoạt mở rộng quy mô sử dụng (Scale up): Phần mềm MobiWork DMS triển khai linh hoạt theo nhu cầu quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp, không bắt buộc khách hàng mua theo gói user cố định; không giới hạn quy mô áp dụng (chỉ cần tối thiểu 2 user trở lên để triển khai giải pháp). 

– Cam kết bảo mật và an toàn dữ liệu: Khách hàng khi lựa chọn triển khai phần mềm MobiWork DMS theo mô hình SaaS DMS hoàn toàn yên tâm về vấn đề bảo mật và an toàn dữ liệu.

– Tự động nâng cấp: Là một phần mềm SaaS DMS tiêu chuẩn nên các phiên bản nâng cấp của MobiWork DMS đều được tự động cập nhật. Khách hàng không cần cài đặt lại phần mềm và không làm gián đoạn quá trình sử dụng. 

– Khả năng tiếp cận linh hoạt và bền bỉ: Mô hình triển khai SaaS DMS phù hợp cho tất cả các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phân phối có đội ngũ sales đi thị trường; không giới hạn lĩnh vực và quy mô doanh nghiệp áp dụng (DN lớn, SME hay nhà phân phối); không giới hạn lĩnh vực áp dụng (Dược phẩm – Hóa mỹ phẩm, FMCG, Vật liệu xây dựng, Thiết bị điện, Nông nghiệp – Nông dược, Chăn nuôi,…).

Để dùng thử miễn phí giải pháp SaaS – MobiWork DMS, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 090 150 8000 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký dưới đây.

Bài viết liên quan:

• Tại sao doanh nghiệp cần một giải pháp DMS đúng nghĩa để quản lý kênh phân phối hiệu quả?
• Chi phí ẩn trong DMS: Những cạm bẫy ngân sách bạn không thể bỏ qua
• MobiWork DMS – Bí quyết thành công của các “ông lớn” ngành Dược Việt Nam
• Top 3 Doanh nghiệp Thức ăn chăn nuôi tiêu biểu Việt Nam đã tin dùng MobiWork DMS: Dabaco, Hồng Hà Feed, De Heus,… 
• MobiWork DMS có tích hợp được với hệ thống HRM hay không? Thách thức và lợi ích mang lại cho Doanh nghiệp phân phối là gì?
• Lợi ích “kép” từ tích hợp MobiWork DMS với Oracle ERP để quản lý doanh nghiệp