Ấn tượng đầu tiên khi gặp anh Trần Văn Xuân là sự thân thiện và nhiệt tình, khác xa hình dung trước đó của tôi về một vị Chủ tịch HĐQT của cả hai thương hiệu: Rượu 9 Chum và Sàn gỗ Vfoor. Vốn chỉ dự tính xin anh Xuân vài phút để chia sẻ nhưng chính câu chuyện khởi nghiệp độc đáo và quan điểm “trung thực trong kinh doanh” của anh qua lối nói chuyện tự nhiên đã khiến tôi bị thu hút. Câu chuyện cứ thế kéo dài ra hơn 1 tiếng đồng hồ.
Trước khi đi sâu vào chủ đề chính: “Ứng dụng Giải pháp công nghệ để quản trị hệ thống phân phối của doanh nghiệp”, anh Trần Văn Xuân đã có những chia sẻ chân tình về hành trình xây dựng thương hiệu Rượu 9 Chum.
MobiWork: Tại sao anh lại lựa chọn tên thương hiệu là Rượu 9 Chum – 1 cái tên khá “thuần Việt”. Chắc hẳn phải có một câu chuyện đáng nhớ đằng sau cái tên này?
Anh Trần Văn Xuân: Anh sinh ra ở một ngôi làng nghề có truyền thống nấu rượu lâu đời tên là Làng 9 Chum (Tuyên Quang). Mỗi gia đình đều có 9 cái Chum để đựng rượu tự nấu, chủ yếu để phục vụ người trong gia đình sử dụng.
Sau khi xin thôi việc ở một Công ty thiết bị xây dựng của Thái Lan, Anh quyết định về quê lập nghiệp. Anh nhận thấy, ở Việt Nam, có rất nhiều tỉnh sở hữu loại rượu truyền thống ngon nhưng tại sao không phát triển lớn được, trong khi thực tế nhu cầu thưởng thức rượu truyền thống vẫn rất cao? Tìm hiểu sâu hơn thì mới biết do chưa có đơn vị nào hoàn toàn đáp ứng được các mối quan tâm về an toàn – vệ sinh thực phẩm nên người mua thường chuyển hướng sang lựa chọn Rượu sản xuất theo kiểu công nghiệp (chưng cất từ cồn) vì có vẻ an toàn hơn.
Nhận thấy đây là cơ hội lớn để thực hiện mong muốn phát triển rượu truyền thống ở quê mình, anh bắt đầu tìm hiểu về kỹ thuật nấu rượu, xin đầy đủ giấy tờ chứng nhận, cấp phép – điều mà hiếm ai làm khi nấu rượu truyền thống lúc bấy giờ. Dần dần, anh cùng một người bạn thành lập Công ty TNHH Khaxuco, chính là tên viết tắt của Khánh (Tên người bạn) và Xuân (Tên anh) để phát triển thương hiệu Rượu 9 Chum như bây giờ.
MobiWork: Theo anh, lý do gì khiến khách hàng lựa chọn Rượu 9 Chum?
Thứ nhất, thực ra đơn giản vì khách hàng đang có nhu cầu muốn lựa chọn 1 loại rượu truyền thống. Ban đầu họ chưa biết 9 Chum là gì, nhưng thấy rượu đạt các yêu cầu tiêu chuẩn, bao bì đẹp thì họ dùng thử, sau đó cảm nhận được chất lượng, thấy hợp khẩu vị thì ắt khách hàng sẽ yêu thích.
Thứ hai, 9 Chum có điểm khác biệt là đi theo hướng rượu nhẹ độ, chỉ từ 30 độ trở xuống thôi. Khi người ta đã uống quá nhiều loại rượu rồi, không muốn uống các loại nặng độ nữa thì họ tìm đến 9 Chum – rượu uống vừa đủ độ để sau đó có thể phục hồi sức khỏe nhanh hơn, không bị đau đầu. Điều này xuất phát từ chính nhu cầu của người tiêu dùng. Trên bàn tiệc, người ta cần nâng lên một ly rượu để mở đầu một câu chuyện, nếu sử dụng rượu nặng độ quá thì sẽ nhanh say hơn, không an toàn cho sức khỏe lắm.
MobiWork: Nhắc đến sự an toàn khi uống rượu, em lại nhớ đến Nghị định 100. Năm 2020 có thể nói là 1 năm đầy thử thách với tất cả các doanh nghiệp, đặc biệt là lĩnh vực đồ uống có cồn, không chỉ là dịch bệnh Covid-19 mà còn bởi Nghị định 100 chính thức đi vào thực thi. Rượu 9 chum đã chịu ảnh hưởng như thế nào? Ban lãnh đạo doanh nghiệp đã đưa ra những phương án gì để vượt qua chặng đường chông gai đó?
Anh Trần Văn Xuân: Thứ nhất, về Nghị định 100, 9 Chum rất ủng hộ! đó là cách đào tạo xã hội rất tốt, rất văn minh! Là một công ty bán rượu nhưng ngay từ đầu khi mới thành lập, 9 Chum cũng đã có câu slogan là “Uống có trách nghiệm” tức là đã uống rượu thì không lái xe.
Chỉ có khó khăn một chút trong trong giai đoạn đầu khi mà người tiêu dùng còn bỡ ngỡ với quy định đó. Tuy nhiên, bây giờ tất cả đã đi vào thói quen, người uống đã biết đến trách nhiệm xã hội, khi xác định đi nhậu là sẽ gọi taxi, xe ôm về để đảm bảo an toàn, vì vậy cũng không còn khó khăn gì nữa. Người tiêu dùng còn chọn sản phẩm thì mình còn phát triển tốt!
Thứ hai, về Covid-19 thì đó là vấn đề chung có trong tất cả các cuộc họp của mọi công ty rồi. Riêng anh tin là trong giai đoạn khó khăn nào cũng đều tiềm ẩn cơ hội, chỉ có cái là mình nhìn nhận nó thế nào thôi. Như Havitech – 1 công ty nữa của anh đang làm chuyên về vật liệu sàn (thương hiệu Vfoor) . Ngay thời điểm mới bắt đầu dịch thì anh đã chuyển hướng sang đẩy mạnh xuất khẩu.
Các doanh nghiệp còn có thể tìm cho mình một giải pháp công nghệ thích hợp để làm công cụ hỗ trợ việc quản trị, có thể thuê hoặc mua phần mềm. Như 9 Chum thì dùng phương án là lựa chọn đơn vị tin cậy, sau đó thuê dịch vụ phần mềm. Nói chung, khi đã dịch rồi thì tất cả các quốc gia, các doanh nghiệp đều như nhau, ai làm tốt được thì người đó giành được lợi thế!
MobiWork: Vậy trước đây, khi chưa sử dụng phần mềm MobiWork DMS và MobiWork PG thì anh đã quản lý kênh phân phối như thế nào? Thời điểm cụ thể nào anh nhận thấy doanh nghiệp mình cần thay đổi và áp dụng công nghệ một cách triệt để?
Anh Trần Văn Xuân: Trước khi sử dụng phần mềm, 9 Chum quản lý “bài bản theo cách truyền thống” tức là chia từng nhóm, từng nhóm một – Anh Xuân cười. Mỗi nhóm đều có đội trưởng, có ASM của từng vùng, SUP quản lý từng khu vực. Ví dụ 1 bạn SUP quản lý được 15 bạn sales là nhiều.
Hiện giờ, 9 Chum có gần 400 nhân viên bán hàng, bao phủ khắp Hà Nội và các tỉnh Đồng bằng Sông Hồng, ở Miền Nam bao phủ hầu như 13 tỉnh Mê Kông và Tây Nguyên. Nói chung là Rượu 9 Chum đã có mặt ở 40 tỉnh trên khắp Việt Nam.
Lúc đó xảy ra vấn đề là mỗi bạn SUP, bạn ASM lại có 1 cách làm việc khác nhau, báo cáo khác nhau mặc dù đã ra mẫu form chung nhưng khi tổng hợp lại 1 báo cáo thì vẫn rất lộn xộn. Quản lý vận hành theo cách cũ không còn phù hợp nữa vì khác biệt văn hóa, vùng miền, phong cách làm việc,… Nên 9 Chum quyết định tìm đến giải pháp công nghệ để đồng bộ toàn bộ công tác quản lý, bao gồm: cung cấp, lưu trữ dữ liệu; thống kê báo cáo bán hàng; báo cáo thị trường, quản lý nhân viên theo tiêu chuẩn nhất định.
MobiWork: Việc áp dụng công nghệ để quản lý thông thường sẽ gây nên cảm giác không mấy hào hứng cho nhân viên, đặc biệt là đội ngũ sales. Vậy anh đã làm gì để thúc đẩy nhân viên của mình tích cực sử dụng phần mềm MobiWork DMS?
Anh Trần Văn Xuân: Bất cứ một nhân viên nào khi tiếp cận với một Giải pháp quản lý mới đều cảm thấy không thoải mái, thậm chí không hợp tác. Điều quan trọng là mình cho họ biết họ sẽ được nhận lợi ích gì khi dùng phần mềm.
Rõ ràng khi dùng phần mềm DMS, nhân viên sẽ chủ động biết được số lượng hàng tồn kho; thống kê được doanh số đến ngày hôm nay mình làm được bao nhiêu; biết được mình hôm nay đi đến những điểm nào;…So với việc trước đây phải cầm rất nhiều giấy tờ, hay bị nhớ nhớ quên quên, thậm chí phải hỏi kế toán về doanh số, tồn kho thì bây giờ sales sẽ xem được ngay trên phần mềm bằng chiếc điện thoại.
Ngoài điểm họ không thích là bị quản lý ra, còn tất cả các điểm khác, họ được lợi ích hơn rất nhiều. Khi phân tích cho nhân viên hiểu được điều đó thì họ sẽ đồng tình sử dụng thôi!
Như với 9 Chum, như Vfloor bây giờ, nhân viên đã tận mắt nhìn thấy lợi ích: họ lên được kế hoạch làm việc trên phần mềm, hôm nay đi đâu, đến gặp chủ điểm bán nào; công việc nào đã giải quyết xong, công việc nào còn tồn đọng,… Điều đó rất hay! Một khi đã làm được đúng được theo kế hoạch đề ra thì sẽ đem lại hiệu quả công việc cao. Khi ấy, nhân viên thấy dùng phần mềm cũng rất hay!
MobiWork: Vậy có con số nào cụ thể để đo lường hoặc đánh giá mức độ hiệu quả từ khi doanh nghiệp áp dụng DMS không, thưa anh?
Anh Trần Văn Xuân: Nói về hiệu quả khi sử dụng phần mềm DMS thì thấy rõ. Trước đây, khi mới sử dụng DMS, 9 Chum có 400 nhân sự, trong đó chiếm tới gần 100 bạn thuộc đội ngũ quản lý gồm: Nhóm trưởng PG, SUP khu vực, ASM,… thì đến bây giờ cả Miền Nam, Miền Bắc đã có gần 700 bạn nhân viên sales nhưng số lượng Quản lý vẫn giữ nguyên như thế và công việc trôi chảy hơn rất nhiều. Đó là con số đo lường tốt nhất cho hiệu quả sử dụng phần mềm.
Mình không mất quá nhiều thời gian vào việc quản lý nhân sự, so sánh báo cáo nữa mà chỉ cần tập trung nghĩ ra những chiến lược mới phù hợp cho doanh nghiệp thôi!
MobiWork: Theo em được biết thì ngoài sử dụng phần mềm MobiWork DMS, 9 Chum còn sử dụng cả phần mềm MobiWork PG. Điều gì đã khiến anh tin tưởng sử dụng nhiều giải pháp công nghệ của Mobiwork như vậy?
Anh Trần Văn Xuân: Hiệu quả công việc là điều quan trọng nhất với doanh nghiệp. Các Giải pháp công nghệ của MobiWork đem đến được điều đó cho 9 Chum.
Nếu như trước đây, một bạn Leader PG chỉ có thể check được một quận thì bây giờ nhờ sử dụng phần mềm, bạn ấy có thể check được cả nửa Hà Nội. Như trong Sài Gòn, có khoảng 300 bạn PG, nếu chỉ đi từng quán một để kiểm tra thì quá lâu. Mỗi Leader PG chỉ quản lý dược 15 – 20 PG là nhiều, mà đó là xé lẻ kiểm tra từng hôm một, check từng bộ phận một chứ không phải kiểm tra cùng một lúc.
Nhưng khi áp dụng phần mềm MobiWork PG thì có thể kiểm tra cùng lúc. Từ giờ đi làm đến đồng phục PG, mọi cái có thể check trên phần mềm, thậm chí theo dõi doanh số bán hàng của từng PG. Bản thân bạn PG cũng theo dõi được doanh số của mình đang ở mức nào để cố gắng phấn đấu hơn chạm ngưỡng thưởng nhất định. Đó là cái rất hay! Giảm đi rất nhiều độ phức tạp so với việc kiểm tra trực tiếp.
MobiWork: Đứng trên cương vị là người đã ứng dụng thành công Giải pháp công nghệ của MobiWork, anh có lời khuyên gì cho những doanh nghiệp còn đang lưỡng lự trong quyết định áp dụng công nghệ vào quy trình quản lý?
Anh Trần Văn Xuân: Bản thân 9 Chum là 1 doanh nghiệp xuất phát từ truyền thống, kinh doanh sản phẩm truyền thống nên phần nào rất hiểu những Doanh nghiệp truyền thống đang gặp phải vấn đề gì. Nhưng một mặt 9 Chum cũng là 1 Công ty trẻ, đội ngũ nhân sự trẻ nên có cơ hội tiếp cận công nghệ nhanh hơn, áp dụng sớm hơn vì thế nhận thấy được hiệu quả của áp dụng công nghệ. Nên mình chỉ có một lời khuyên cho những Doanh nghiệp chưa từng áp dụng công nghệ là: Hãy tìm hiểu giải pháp công nghệ phù hợp và áp dụng cho doanh nghiệp mình một cách sớm nhất, để doanh nghiệp có cơ hội phát triển tốt hơn.
Rất cảm ơn anh Xuân về những chia sẻ giá trị này. Mong rằng qua câu chuyện trên, người đọc có thể hiểu hơn về thương hiệu Rượu 9 Chum cũng như được truyền thêm cảm hứng để tích cực áp dụng công nghệ hơn nữa vào câu chuyện kinh doanh của mình.
Đăng ký ngay để dùng thử miễn phí phần mềm DMS.
- MobiWork ra mắt “Frappe HR” giải pháp quản trị nhân sự chuyên biệt cho lĩnh vực phân phối
- Phân bón Tiến Nông số hóa quản lý đội ngũ Sales thị trường trên nền tảng MobiWork DMS
- Quản trị thông minh: cách Dược Đông Á sử dụng MobiWork DMS để tối ưu hóa hệ thống phân phối
- Quản lý nhân viên Sales hiệu quả như Thiết bị nhà bếp Cores
- Thiết bị vệ sinh Dugi cùng MobiWork DMS mang sự tiện nghi đến mọi gia đình
- MobiWork DMS: Chìa khóa quản lý kênh phân phối hiệu quả của Kaisu Group
