Các tính năng cần có của một phần mềm quản lý bán hàng

Phần mềm quản lý bán hàng được xem là bước tiến công nghệ vượt trội, đưa ngành bán lẻ lên một tầm cao mới. Nhờ ứng dụng các công cụ “phần mềm” quy trình bán hàng được quản lý, điều chỉnh và kiểm soát tốt hơn. Việc quản lý bán hàng trên kênh phân phối được thực hiện hoàn toàn tự động, ít sai sót và tránh lãng phí tài nguyên cho các doanh nghiệp. 

Nếu bạn muốn giảm cân, bạn cần nhớ số ngày mình ăn kiêng và xác định số calo mình nạp vào mỗi ngày, ghi chú lại lượng thời gian mình đã đi bộ hoặc tập luyện. Tương tự với việc quản lý và đầu tư tài chính, mỗi ngày, mỗi tuần hay mỗi tháng hoặc mỗi quý bạn cần ghi lại, hạch toán số tiền mình đã chi tiêu hoặc đầu tư. 

Hầu hết mọi người đều sử dụng cách nhập dữ liệu thủ công, mất nhiều thời gian và dễ gây nhầm lẫn. Tuy nhiên, nhờ những tiến bộ vượt bậc của công nghệ tự động và kỷ nguyên số, chúng ta có thể sử dụng các công cụ và phần mềm trong việc xử lý hầu như mọi công việc. 

Ví dụ như, để giảm cân bạn có thể sử dụng iPhone và Apple Watch, FitBit và nhiều ứng dụng kết nối với cân, các lớp tập luyện và các thiết bị “thông minh” khác. 

Tương tự như vậy với kinh doanh, người dùng chỉ cần đăng nhập tài khoản vào nền tảng số của ngân hàng, mọi số liệu sẽ được hiển thị. Hoặc bạn có thể kết nối với các công cụ thông minh như Mint, Personal Capital hoặc YNAB. Các ứng dụng này sẽ phác họa bức tranh tài chính chi tiết, đầy đủ vào bất cứ lúc nào mà người dùng muốn. Các tính năng của phần mềm quản lý hoạt động giống hệt như cách chúng ta theo dõi cân nặng, các bài tập hay hoạt động kinh doanh.

Vào năm 2018, có đến 27% nhân viên bán hàng cho biết mỗi ngày họ phải dành ít nhất một giờ hoặc hơn để nhập dữ liệu. 

Nhiều năm trước đó, việc nhập dữ liệu thủ công được xem như một phần công việc thường xuyên của nhân viên bán hàng và có thể chiếm đến 50% thời lượng làm việc trong ngày. 

Phần mềm bán hàng mang đến nhiều lợi ích cho nhà quản lý và nhân viên sales

Định nghĩa phần mềm quản lý bán hàng

Phần mềm quản lý bán hàng (Sales management software) là một hệ thống tự động hóa phần lớn quy trình thu thập dữ liệu cho các nhóm bán hàng. Phần mềm ghi lại các hoạt động, thói quen, dữ liệu của khách hàng tiềm năng, khách hàng thân thuộc, cũng như theo dõi các đường ống bán hàng (sales pipelines). 

Phần mềm này còn được xem là giải pháp dành cho ban quản lý, nhà lãnh đạo. Qua phần mềm nhà quản lý có thể xác định thời cơ bán hàng, cơ hội cải tiến cũng như kiểm soát nhóm bán hàng tốt hơn. Phần mềm bán hàng giúp tránh lãng phí thời gian, tiết kiệm nguồn nhân lực, tiền bạc, tăng doanh thu cho các nhà bán lẻ. 

Các tính năng của phần mềm quản lý bán hàng

Quản lý bán hàng dựa trên các phần mềm được xem là bước tiến mới giúp giảm nhẹ gánh nặng công việc cho nhân viên bán hàng và nhà quản lý. Đây được xem là giải pháp giúp quy trình bán hàng trở nên chuyên nghiệp, tự động, ít sai sót, tránh lãng phí và tăng hiệu suất công việc. Các phần mềm bán hàng mang đến các tính năng ưu việt như:

Các tính năng phải có của một phần mềm bán hàng

Quản lý khách hàng tiềm năng

Tính năng này giúp đại diện bán hàng xác định, tiếp cận và chăm sóc khách hàng tiềm năng tốt hơn. Tăng cơ hội bán hàng, biến khách hàng tiềm năng thành khách hàng hiện tại và khách hàng quen của doanh nghiệp. Phần mềm bán hàng mang đến các tính năng quản lý khách hàng tiềm năng như: Phân bổ, nắm bắt đầu mối, tạo đầu mối, chăm sóc khách hàng.

Quản lý liên hệ

Toàn bộ cơ sở dữ liệu của khách hàng tiềm năng sẽ được lưu trữ tự động, đội ngũ bán hàng có thể dùng các số liệu này phân tích và đưa ra chiến lược bán hàng phù hợp. Các dữ liệu khách hàng như lịch sử cuộc gọi, thông tin liên hệ, hoạt động, thói quen, hành vi mua hàng,… cho đến thông tin cá nhân sẽ được lưu trữ. Các tính năng này bao gồm: 

Tính năng này hoạt động để duy trì cơ sở dữ liệu khách hàng tiềm năng với chi tiết liên hệ, lịch sử cuộc gọi, theo dõi hoạt động và lịch sử liên hệ cho các chiến dịch bán hàng trong tương lai. Các tính năng phụ để quản lý liên hệ bao gồm: Theo dõi hoạt động, ghi âm cuộc gọi, cơ sở dữ liệu liên hệ, lịch sử liên lạc. 

Quản lý cơ hội

Các đại diện bán hàng có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng nhằm theo dõi các cơ hội bán hàng tiềm năng thông qua việc: Quản lý đường ống, quản lý đơn hàng, quản lý bán giá, chương trình khuyến mãi. Các tính năng quản lý liên hệ, cơ hội bao gồm: Cài đặt/ Theo dõi Goal, quản lý order, quản lý pipeline, quản lý quote.

Quản lý năng suất và thời gian

Đại diện bán hàng có thể quản lý lịch trình làm việc hàng ngày bằng việc tổ chức các cuộc gặp mặt với các khách hàng tiềm năng. Phần mềm bán hàng cung cấp các tính năng quản lý thời gian và năng suất làm việc như: Quản lý lịch, công cụ cộng tác, xác nhận quy trình làm việc, lưu trữ tài liệu, lập lịch tác vụ, theo dõi tác vụ.

Phần mềm bán hàng giúp tăng doanh thu, lợi nhuận cho các doanh nghiệp

Phân tích

Nhân viên bán hàng có thể trực quan hóa các chiến dịch bán hàng thông qua các đồ thị và biểu đồ bằng các lọc dữ liệu bán hàng. Các dữ liệu như khách hàng tiềm năng, đường dẫn và tỷ lệ chuyển đổi sẽ được thực hiện qua các trang tổng quan. Phần mềm bán hàng cung cấp các tính năng phân tích như: Phân tích chiến dịch, lọc data, trực quan hóa data, báo cáo pipeline, báo cáo real time, dự báo sales.

Bảo mật

Một trong những tính năng nổi bật của phần mềm bán hàng chính là khả năng bảo mật cao. Nhà quản lý và đại diện bán hàng có thể kiểm soát dữ liệu bán hàng một cách chặt chẽ. Các tính năng bảo mật của phần mềm bao gồm: Kiểm soát truy cập, cấp quyền dựa trên vai trò, đăng nhập một lần.

Các tính năng bổ sung

Nhằm mang đến nhiều tiện ích cho người dùng, các phần mềm quản lý bán hàng còn được tích hợp nhiều tính năng hữu ích. Trong đó có thể kể đến một số tính năng như: trò chuyện, trò chơi, mẫu email, v.v. Các tùy chọn này mang đến nhiều lợi ích, giúp nhà quản lý kiểm soát nhân viên bán hàng hiệu quả hơn. 

Tích hợp

Tính năng này giúp kết nối với các phần mềm khác có chức năng chuyên biệt như email, CRM, marketing, v.v. Đặc biệt tính năng này giúp bạn thu hẹp phạm vi sử dụng phần mềm, tăng hiệu quả và tránh lãng phí. Nếu bạn cần một công cụ với tính năng cụ thể khác, mà phần mềm quản lý bán hàng chưa được tích hợp thì bạn có thể sử dụng các công cụ tiếp theo. Các chức năng phụ được tích hợp bao gồm: 

• Tích hợp kế toán
• API
• Tích hợp CRM
• Tích hợp email
• Tích hợp di động
• Tích hợp phương tiện truyền thông xã hội

Phần mềm quản lý bán hàng có thể dễ dàng tích hợp được với các công cụ hỗ trợ khác

Ngày nay, người tiêu dùng yêu cầu cá nhân hóa nhiều hơn, ở mọi điểm tiếp xúc. Khách hàng mang đến các thông tin, dữ liệu nhiều hơn trước như: Họ là ai, họ mong muốn gì, thông tin liên hệ,… Thực trạng này khiến nhân viên bán hàng không thể vừa bán hàng vừa theo dõi và ghi lại tất cả các thông tin dữ liệu khách hàng như trước đây. Trên thực tế nhân viên bán hàng không phải nhập dữ liệu khách hàng thủ công như trước đây nhờ các phần mềm, công cụ quản lý bán hàng. 

Các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô đều có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để loại việc nhập dữ liệu thủ công cho nhóm bán hàng. Công cụ này cũng giúp tăng doanh số bán hàng, tăng hiệu quả và tính minh bạch trong một tổ chức.

Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ phần mềm bán hàng chuyên nghiệp có thể cân nhắc, tham khảo các phần mềm tại MobiWork DMS.  

Đăng ký dùng thử phần mềm:

Bài viết liên quan:

• MobiWork DMS – Bí quyết thành công của các “ông lớn” ngành Dược Việt Nam
• Top 3 Doanh nghiệp Thức ăn chăn nuôi tiêu biểu Việt Nam đã tin dùng MobiWork DMS: Dabaco, Hồng Hà Feed, De Heus,… 
• MobiWork DMS có tích hợp được với hệ thống HRM hay không? Thách thức và lợi ích mang lại cho Doanh nghiệp phân phối là gì?
• Lợi ích “kép” từ tích hợp MobiWork DMS với Oracle ERP để quản lý doanh nghiệp
• Tích Hợp DMS và Phần mềm Bảo Trì POSM: Tối Ưu Hóa Sự Kết Nối Giữa Đội Sales và Kỹ Thuật cho doanh nghiệp Phân phối
• Tích hợp DMS và CRM: Giải pháp quản lý & chăm sóc khách hàng toàn diện cho Doanh nghiệp