3 bước quan trọng không thể thiếu trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho của mỗi doanh nghiệp

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng đối với hầu hết mọi doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực. Tuy nhiên, tùy thuộc vào quy mô và lĩnh vực kinh doanh mà các doanh nghiệp có thể áp dụng phương pháp kiểm soát hàng tồn kho phù hợp. 

Hiện nay, các doanh nghiệp biết đón đầu xu hướng thường sử dụng giải pháp công nghệ phần mềm quản lý hàng tồn kho nhằm giảm thiểu rủi ro và gánh nặng công việc cho ban lãnh đạo.

Các loại quản lý hàng tồn kho thường sử dụng trong doanh nghiệp

Thông thường, các loại hàng tồn kho được thành bốn nhóm: 

1. Nguyên vật liệu thô
2. Sản phẩm đang trong quá trình sản xuất
3. Bảo trì, sửa chữa và vận hành (MRO)
4. Thành phẩm

Nguyên liệu thô

Nguyên liệu thô bao gồm bất kỳ mặt hàng nào được sử dụng để tạo ra các thành phần hoặc thành phẩm. Đây có thể là những mặt hàng do doanh nghiệp trực tiếp sản xuất hoặc mua từ nhà cung cấp. 

Ví dụ, các cơ sở sản xuất nến có nguyên liệu thô là sáp, bấc và ruy băng trang trí.

Hàng hóa nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất

Hàng hóa trong quá trình sản xuất đề cập đến các mặt hàng chưa hoàn thành đang được sản xuất nhưng chưa sẵn sàng để bán. Trong trường hợp kinh doanh sản xuất các sản phẩm nến, hàng hóa trong quá trình sản xuất có thể là nến khô và chưa được đóng gói.

Thông thường, các loại hàng tồn kho được thành bốn nhóm

Hàng hóa bảo trì, sửa chữa và vận hành (Maintenance, repair & operation – MRO)

MRO là những vật dụng được sử dụng để hỗ trợ và thúc đẩy sản xuất các thành phẩm. Những mặt hàng này thường được tiêu thụ trong quá trình sản xuất, nhưng không phải là một bộ phận trực tiếp của thành phẩm. 

Ví dụ, khuôn dùng một lần được sử dụng để làm nến sẽ được coi là hàng hóa vận hành của MRO.

Hàng thành phẩm

Là những sản phẩm đã hoàn thành quá trình sản xuất và sẵn sàng xuất bán ra thị trường. Trong ví dụ về sản xuất nến, hàng thành phẩm chính là những nến đã đóng gói.

SKUs (Mã hàng): Khối xây dựng tổ chức

SKU (Stock keeping units) hay mã hàng, là mã sản phẩm mà doanh nghiệp và những người khác sử dụng để tìm kiếm và xác định hàng tồn kho trong danh sách, hóa đơn hoặc biểu mẫu đặt hàng.

Điều quan trọng là phải thiết lập một hệ thống dễ hiểu cho SKU, đây là cách chính giúp doanh nghiệp xác định và phân biệt các biến thể sản phẩm.

• Khả năng tồn kho
• Vị trí và loại sản phẩm
• Tỷ lệ bán hàng, tỷ suất lợi nhuận, khả năng sinh lời hoặc thiếu
• Hàng tồn kho bị giảm do mất cắp, hư hỏng hoặc mất mát khác

Các đơn vị sản xuất cần bám sát hệ thống chữ và số trong mã SKU và tránh các dấu và ký hiệu có thể gây ra sự cố định dạng trong Excel hoặc các nơi khác. Hãy nhớ rằng càng có nhiều mã việc thiết lập và phát triển hệ thống đặt tên càng khó.

Chính vì vậy ngay từ đầu doanh nghiệp nên thiết lập hệ thống SKU cho hàng tồn kho của mình. 

Mã SKU không thể thiếu trong hoạt động kiểm kê hàng tồn kho

3 bước quan trọng trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Mặc dù không quy trình chung cho tất cả các quy mô để quản lý không gian hàng tồn kho, tuy nhiên hầu hết các doanh nghiệp thành công nhất đều sử dụng các công cụ giúp tối ưu hóa, xử lý hàng tồn kho nhanh và dễ dàng hơn. 

Thay vì quản lý kho hàng theo cách thủ công hoặc định kỳ, các giải pháp quản lý đơn đặt hàng và kiểm kê dựa trên đám mây trang bị tính năng quản lý hàng tồn kho vĩnh viễn với cập nhật và đếm theo thời gian thực.

Lợi ích cho doanh nghiệp và khách hàng là có đúng hàng tồn kho ở đúng nơi vào đúng thời điểm. Nó cũng cho phép nhà quản lý theo dõi các kênh bán hàng, địa điểm và đơn vị tiền tệ từ một nguồn duy nhất trong toàn công ty.

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho ứng dụng giải pháp công nghệ bao gồm 3 bước quan trọng sau:

1. Khả năng hiển thị kho hàng theo thời gian thực

Quan trọng không phải là doanh nghiệp có bao nhiêu dữ liệu mà là những gì sẽ làm với lượng dữ liệu này. 

Muốn trở thành doanh nghiệp có tốc độ phát triển so với đối thủ, nhà máy sản xuất phải có khả năng hiển thị hàng tồn kho cần thiết để có cơ sở dữ liệu về số lượng cho hàng trong kho của mình.

Nếu doanh nghiệp đang áp dụng chiến lược đa kênh, việc cập nhật và đồng bộ hóa số lượng và vị trí hàng tồn kho không thể thực hiện theo cách thủ công. Việc thiếu khả năng cung cấp dữ liệu sẽ dẫn đến tình trạng hết hàng sớm hoặc chậm tiêu thụ, điều này dẫn đến lợi nhuận bị ảnh hưởng. Hàng tồn kho của doanh nghiệp phải được cung cấp đủ số liệu thống kê về số lượng và vị trí hàng tồn kho.

Ngoài ra, tính minh bạch sẽ cung cấp dữ liệu chưa được sửa đổi và thông báo các quyết định quan trọng. Dữ liệu này có thể cải thiện đáng kể độ chính xác của hoạt động sản xuất và giao hàng, từ đó gia tăng lợi nhuận.

Khả năng cung cấp dữ liệu hàng hóa được nâng cao cũng giúp nhà quản lý theo dõi tốt hơn vòng quay hàng tồn kho, một chỉ số quan trọng để đánh giá tình trạng kinh doanh của mình. Thông tin chi tiết này cung cấp dữ liệu cho việc điều chỉnh giá sản phẩm và các quyết định bổ sung trong tương lai để cải thiện lợi nhuận.

Khả năng hiển thị kho hàng theo thời gian thực

2. Tối ưu hóa dữ liệu thông minh

Bước thứ 2 trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho chính là tối ưu hóa thông qua dữ liệu. Quản lý hàng tồn kho sẽ giúp giảm gánh nặng công việc cho ban lãnh đạo. 

Quy trình chính xác giúp loại bỏ sự phỏng đoán khi mở rộng kinh doanh và giảm thiểu rủi ro sai sót. Với khả năng hiển thị thời gian thực trong tầm tay, nhà quản lý có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu về:

• Đặt hàng
• Sắp xếp hàng hóa
• Kênh bán hàng
• Địa điểm phân phối
• Kho hàng cung ứng
• Dự báo nhu cầu tiêu thụ
• Phân bổ hàng hóa
• Tính thời vụ sản phẩm
• Khả năng sinh lời

Kết hợp các mô hình định lượng và định tính nhằm kết hợp lịch sử dữ liệu bán hàng với các lực lượng kinh tế và thị trường hiện tại để dự báo tốt hơn nhu cầu và phân bổ hàng tồn kho cho phù hợp. Với hệ thống phù hợp, doanh nghiệp sẽ có thể có được những hiểu biết cần thiết để đưa ra các quyết định thông minh hơn và có lợi hơn.

3. Tích hợp tự động hóa chuỗi cung ứng

Với việc tích hợp tự động hóa chuỗi cung ứng, doanh nghiệp sẽ không bao giờ rơi vào tình trạng hết hàng bởi nhà quản lý sẽ nhận được thông báo tự động và báo cáo bổ sung theo thời gian thực. Nếu số lượng của một mặt hàng trong kho thấp hơn giá trị được cài đặt sẵn, hệ thống sẽ ngay lập tức nhắc nhở nhà quản lý rằng mặt hàng đó cần được triển khai sản xuất bổ sung.

Đối với doanh nghiệp có nhiều địa điểm trong việc phân phối hàng hóa, định tuyến đơn hàng tự động dựa trên quy tắc có thể khớp các đơn hàng với trong kho gần khách hàng nhất. Định tuyến đơn đặt hàng theo cách này giúp tiết kiệm thời gian, tăng tốc độ hoàn thành và giảm chi phí vận chuyển.

Trên đây là 3 bước quan trọng trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho ứng dụng giải pháp công nghệ phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp. Để tăng hiệu quả quản lý hàng tồn kho các doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ phần mềm tự động hóa như MobiWork.

Tích hợp tự động hóa chuỗi cung ứng

Đăng ký dùng thử phần mềm:

Bài viết liên quan:

• Tổng kết Webinar: Quản trị doanh nghiệp phân phối toàn diện và chuyên sâu với Mobiwork Next
• [MobiWork DMS] Có gì mới trong phiên bản nâng cấp Quý II năm 2024 – Mời bạn khám phá
• Dịch vụ xây dựng báo cáo BI DashBoard chuyên sâu cho doanh nghiệp phân phối ngay trên nền tảng MobiWork DMS
• [Mới] Nâng cấp Báo cáo quản trị thông minh – BI Dashboard trên hệ thống MobiWork DMS
• Business Intelligence (BI) là gì? Quản trị hệ thống phân phối toàn diện với BI Dashboard có trong phần mềm MobiWork DMS
• Ra mắt giải pháp MBW ERP quản trị doanh nghiệp toàn diện và chuyên sâu cho lĩnh vực phân phối