Phần mềm quản lý hệ thống phân phối là gì?

Hoạt động phân phối hàng hóa là một trong những yếu tố góp phần quan trọng tạo nên sự thành bại của mỗi doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có sở hữu sản phẩm chất lượng tốt, giá rẻ, mẫu mã đẹp,… nhưng chưa thiết lập được một kênh phân phối thích hợp thì cũng không thể mang sản phẩm của mình tiếp cận tới khách hàng.

Đặc trưng hệ thống phân phối sản phẩm của doanh nghiệp

Hệ thống phân phối là việc tổ chức các kênh bán hàng nhằm tối ưu hóa quá trình phân phối hàng hóa ra thị trường để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Nếu như trước đây để đưa hàng hóa ra ngoài thị trường đội ngũ bán hàng sẽ tiếp cận các chủ cửa hàng, đại lý để chào bán sản phẩm theo các bước định sẵn thì hiện nay hình thức này đang lộ ra nhiều yếu điểm. Quá trình bán hàng bao gồm nhiều bước như xử lý giá bán, số lượng hàng hóa, khuyến mại, hàng tồn kho, công nợ,… Nếu chào hàng thành công nhân viên bán hàng sẽ ghi lại số liệu đơn hàng vào sổ, di chuyển sang cửa hàng tiếp theo và đến cuối ngày mới tập hợp và xử lý được số liệu để giao cho khách. Từ lúc ghi đơn hàng đến khi doanh nghiệp xử lý giao hàng rất mất thời gian; quá trình chào hàng, kiểm tra hàng hóa thường thiếu sót; doanh nghiệp không biết thực sự nhân viên bán hàng có đi làm việc hay không; không kiểm soát được hàng hóa được trưng bày như thế nào; việc báo cáo kết quả bán hàng, số liệu dễ sai sót,… Có thể thấy, quy trình này tuy có mang lại kết quả nhưng rườm rà và xét về mặt hiệu quả thì vẫn là vấn đề đau đầu.

Chính vì thế xây dựng một hệ thống phân phối hiệu quả là chiếc chìa khóa để doanh nghiệp tiến tới con đường chinh phục thị trường. Nhưng xây dựng hệ thống phân phối đã khó nhưng quản lý hệ thống phân phối hiệu quả còn khó hơn rất nhiều. Sự ra đời của phần mềm quản lý hệ thống phân phối (DMS) là giải pháp không thể thiếu của các nhà sản xuất và phân phối hiện nay.

Phần mềm quản lý hệ thống phân phối (DMS) – Giải pháp hữu hiệu cho doanh nghiệp

Phần mềm quản lý hệ thống phân phối (Distribution Management System – DMS) là một giải pháp công nghệ tập trung vào việc quản lý tối ưu hoạt động phân phối sản phẩm của doanh nghiệp; bao gồm tự động hóa bán hàng, cập nhật tình hình tại các điểm phân phối, quản lý đội ngũ nhân viên bán hàng tốt hơn, giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát hàng tồn kho, xử lý đơn hàng nhanh và hiệu quả,…

Hiện nay, các phần mềm DMS đang lên ngôi và dần thay thế hoàn toàn các phương thức quản lý truyền thống. Mọi thông tin đều được hệ thống hóa, tích hợp và xử lý một cách nhanh chóng thông qua hệ thống DMS với dữ liệu real-time. Chỉ cần ngồi tại văn phòng mà bạn vẫn có thể quản lý và nắm bắt trực quan thị trường về doanh số từng mặt hàng, ngành hàng, độ phủ, tồn kho, trưng bày, khuyến mại,… đều được “số hóa” và cập nhật về hệ thống theo thời gian thực.

Miwon sau khi sử dụng phần mềm DMS đã giúp quá trình bán hàng tại điểm bán được tự động hóa, quy trình làm việc được quản lý xuyên suốt, giảm thiểu thời gian cho các công đoạn thủ công giá trị thấp, cải thiện năng suất bán hàng. Lotte Việt Nam đã tối ưu quá trình kiểm tra, giám sát và đồng bộ hàng loạt nhân viên, hình ảnh trưng bày tại siêu thị nhờ việc sử dụng DMS. Các nhân viên sales của nhà phân phối của công ty TNHH Ferroli Asean đều đạt doanh số cao sau khi sử dụng DMS,…

Có thể nói, DMS chính là trợ thủ đắc lực cho các nhà sản xuất và phân phối trong chiến lược kinh doanh tổng thể về cả ngắn hạn lẫn dài hạn.

Những “Nỗi Đau” Của Việc Quản Lý Kênh Phân Phối Theo Cách Truyền Thống

Trước khi đi sâu vào giải pháp, hãy cùng nhìn lại những thách thức mà các doanh nghiệp đang đối mặt:

• Mất kết nối với nhân viên thị trường: Nhà quản lý không thể biết chính xác nhân viên sale đang ở đâu, làm gì, có ghé thăm đúng điểm bán hay không.
• Dữ liệu báo cáo trễ nải và thiếu chính xác: Dữ liệu bán hàng, tồn kho, thông tin khách hàng thường được tổng hợp thủ công vào cuối ngày hoặc cuối tuần, dẫn đến các quyết định kinh doanh chậm trễ và dựa trên thông tin lỗi thời.
• Khó kiểm soát tồn kho tại điểm bán: Không nắm được lượng hàng tồn thực tế tại các đại lý, cửa hàng, dẫn đến tình trạng hết hàng đột ngột (out-of-stock) hoặc tồn kho quá đọng.
• Độ phủ thị trường không được đo lường: Khó khăn trong việc đánh giá độ phủ sản phẩm, hiệu quả của các chương trình khuyến mãi và hoạt động trưng bày.
• Lãng phí thời gian cho công việc giấy tờ: Nhân viên sale mất quá nhiều thời gian cho việc ghi đơn hàng, làm báo cáo thủ công thay vì tập trung vào việc tư vấn và chăm sóc khách hàng.

Lựa chọn giải pháp phần mềm quản lý hệ thống phân phối (DMS) phù hợp

Hiện đang có nhiều nhà cung cấp phần mềm DMS trên thị trường với những giải pháp, tính năng khác biệt và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi ích của doanh nghiệp. Bởi thế, để tìm được giải pháp quản lý hệ thống phân phối phù hợp, doanh nghiệp cần tìm hiểu, cân nhắc và đánh giá, từ đó có được lựa chọn phù hợp nhất để đạt lợi ích lâu dài.

Được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây (Cloud DMS), công nghệ GPS, công nghệ bản đồ số và công nghệ di động,… phần mềm quản lý hệ thống phân phối MobiWork DMS có những đặc điểm nổi trội để doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc quản trị và đưa ra quyết định.

Giám sát thông minh: Định vị vị trí chính xác, ổn định, tiết kiệm pin cho điện thoại. Cập nhật liên tục trạng thái dừng hay di chuyển, trạng thái pin điện thoại của người dùng.

Chế độ làm việc Offline (làm việc khi không có mạng 3G, Wifi): Phần mềm làm việc liên tục ngay khi không có mạng 3G, Wifi. Phần mềm sẽ lưu lại các thông tin dữ liệu về đơn hàng, thời gian, GPS và sẽ tự động đồng bộ hóa về hệ thống ngay khi có 3G, Wifi.

Cơ chế gợi ý đơn hàng thông minh: Có thể nói đây là cơ chế nổi trội chỉ có tại MobiWork DMS, phần mềm sẽ đưa ra những gợi ý đặt hàng dựa trên lịch sử mua hàng, số lượng hàng tồn kho, trọng số dự phòng trên từng điểm bán. Từ đó nhân viên bán hàng có thể giúp điểm bán nhanh chóng đạt được số lượng đơn hàng phù hợp nhất với thực tế của điểm bán đó.

Linh hoạt tùy chỉnh cấu hình: Người dùng có thể tùy chỉnh cấu hình mobile theo thực tế sử dụng hoặc mở rộng các trường quản lý thông tin.

Tạo môi trường làm việc cộng tác: Tạo môi trường cộng tác liên tục giữa các nhân viên thị trường, nhân viên giám sát, kế toán, giám đốc thông qua các bình luận và chat nhóm.

Hệ thống báo cáo trên di động: Các báo cáo thực tế trên điểm bán, hoạt động bán hàng, kết quả bán hàng, độ phủ, số lượng hàng tồn kho,… sẽ được hiển thị trực quan, dễ theo dõi trên thiết bị di động.

Với mục tiêu trở thành đơn vị cung cấp phần mềm quản lý hệ thống phân phối hàng đầu, MobiWork DMS đã và đang được nhiều khách hàng lớn tin tưởng và sử dụng.

MobiWork DMS – Đột Phá Hiệu Suất Với Bộ 3 Trợ Lý AI

Đi đầu trong việc ứng dụng công nghệ, MobiWork DMS không chỉ cung cấp các tính năng quản lý phân phối cốt lõi mà còn tạo ra sự khác biệt vượt trội bằng việc tích hợp Trí tuệ nhân tạo (AI), giúp doanh nghiệp không chỉ quản lý mà còn “thấu hiểu” thị trường.

Điểm nhấn đặc biệt chính là bộ 3 trợ lý AI thông minh mới được ra mắt:

1. AI Nhận diện  dữ liệu ảnh

Đây là công cụ thay đổi hoàn toàn cách một nhân viên Sales mở mới điểm bán, đảm bảo độ chính xác 100% ngay cả khi địa chỉ cửa hàng đang được thay đổi và cập nhật. 

• Cách hoạt động: Nhân viên Sale khi mở mới điểm bán chỉ cần chụp ảnh biển hiệu và chụp ảnh giấy phép kinh doanh của cửa hàng:

             – AI tự động bóc tách dữ liệu trên ảnh và điền vào hệ thống

             – Kết hợp với công nghệ GPS để định vị địa chỉ cửa hàng, không lo lắng sẽ bị sai lệch do thay đổi địa chính mới.

• Lợi ích: Loại bỏ việc nhập liệu thủ công tốn thời gian và ẩn chứa sai sót. Với AI nhận diện dữ liệu ảnh, mở mới cửa hàng chỉ trong 2 thao tác chụp ảnh. 

2. AI Đặt hàng bằng Giọng nói (AI Voice Ordering)

Giải phóng nhân viên sale khỏi thao tác nhập liệu thủ công tốn thời gian.

• Cách hoạt động: Thay vì phải gõ từng tên sản phẩm, mã sản phẩm và số lượng, nhân viên sale chỉ cần đọc tên sản phẩm (có thể đọc tên gọi tắt) và số lượng cần đặt. Trợ lý AI sẽ ngay lập tức nhận diện và tạo đơn hàng trên hệ thống.
• Lợi ích: Tốc độ lên đơn nhanh gấp 3 lần, giảm thiểu tối đa sai sót do nhập liệu sai, giúp nhân viên có thêm thời gian tương tác với khách hàng và bán thêm hàng. 

3. AI Phân tích Ghi chú của Sales (AI Note Analysis)

Biến những ghi chú rời rạc, tưởng chừng vô nghĩa của đội ngũ bán hàng thành một lợi thế cạnh tranh.

• Cách hoạt động: AI sẽ tự động quét, tổng hợp và phân tích hàng ngàn ghi chú mà nhân viên sale nhập vào hệ thống mỗi ngày (ví dụ: “khách phàn nàn về giá”, “đối thủ đang có khuyến mãi mới”, “khách hỏi về sản phẩm X”) tạo thành 1 Dashboard tổng quan. 
• Lợi ích: Giúp nhà quản lý nắm bắt nhanh chóng các xu hướng, phản hồi của thị trường và các hoạt động của đối thủ cạnh tranh mà không cần phải đọc từng báo cáo riêng lẻ.

Với sự hậu thuẫn của bộ 3 AI, MobiWork DMS không chỉ là một công cụ quản lý, mà còn là một “bộ não” phân tích đắc lực, giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định chiến lược sắc bén hơn.

Câu Hỏi Thường Gặp (F&Q)

1. Phần mềm DMS có phù hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ không?

• Hoàn toàn có. MobiWork DMS được thiết kế linh hoạt để phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp, từ các doanh nghiệp SME có đội ngũ sale vài người cho đến các tập đoàn lớn với hệ thống phân phối phức tạp.

2. Dữ liệu của công ty có được bảo mật không?

• Tuyệt đối bảo mật. MobiWork DMS sử dụng công nghệ điện toán đám mây với các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế, đảm bảo dữ liệu của bạn được an toàn, mã hóa và sao lưu định kỳ.

3. Việc triển khai phần mềm có phức tạp và mất nhiều thời gian không?

• Quy trình triển khai của MobiWork rất chuyên nghiệp và nhanh chóng. Đội ngũ chuyên gia sẽ khảo sát quy trình, tư vấn giải pháp, cài đặt hệ thống và đào tạo chi tiết cho đội ngũ của bạn để đảm bảo việc chuyển đổi diễn ra suôn sẻ nhất.

4. MobiWork DMS khác gì so với các phần mềm quản lý bán hàng khác?

• Điểm khác biệt cốt lõi là MobiWork DMS được thiết kế chuyên sâu cho ngành phân phối, tập trung vào việc quản lý đội ngũ bán hàng ngoài thị trường, tối ưu hóa tuyến đường, kiểm soát tồn kho tại điểm bán và hỗ trợ các nghiệp vụ Trade Marketing phức tạp. Đặc biệt, việc tích hợp các công nghệ AI tiên tiến mang lại lợi thế cạnh tranh vượt trội.

5. Chi phí để sử dụng MobiWork DMS là bao nhiêu?

• Chi phí sẽ phụ thuộc vào quy mô nhân sự và các tính năng mà doanh nghiệp lựa chọn. Hãy liên hệ với MobiWork để nhận được báo giá chi tiết và bản demo dùng thử miễn phí phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

Lời kết

Với xu hướng ứng dụng DMS lan tỏa nhanh chóng giữa thời kỳ hội nhập, các doanh nghiệp cần nắm bắt tiềm năng, không chỉ để trụ vững trên thị trường mà còn vươn ra biển lớn. Việc khai thác nền tảng công nghệ DMS khẳng định cơ hội “vàng” để doanh nghiệp giải quyết bài toán quản trị hệ thống phân phối và đưa ra quyết định sáng suốt với thực tế và mục tiêu của mình.

Quản lý hiệu quả hệ thống phân phối, theo dõi hoạt động kinh doanh của từng đại lý/điểm bán cũng như hoạt động của nhân viên bán hàng bằng phần mềm DMS. Đăng ký ngay để trải nghiệm dùng thử miễn phí.

• Áp dụng công nghệ trong quản lý trưng bày hàng hóa
• Trưng bày hàng hóa tại điểm bán – cuộc chiến không hồi kết
• Trưng bày hàng hóa – sự pha trộn giữa khoa học và nghệ thuật
• Để trung thu là tết của chính doanh nghiệp bạn
• Trung thu – Doanh nghiệp nên lấy “tốc độ” làm thế mạnh
• Ứng dụng công nghệ vào quản trị doanh nghiệp