Phần mềm DMS cho ngành hàng tiêu dùng nhanh (FMCG)

Trong bài viết này, MobiWork sẽ đem đến khái niệm phần mềm DMS là gì? Đồng thời giúp tìm hiểu chi tiết về tính năng phần mềm, mô hình vận hành hệ thống phân phối ngành FMCG khi áp dụng DMS, lợi ích giải pháp DMS đem lại cho từng nhóm đối tượng người dùng. 

Phần mềm DMS cho ngành FMCG là gì?

Phần mềm DMS cho ngành FMCG là phần mềm DMS được thiết kế chuyên biệt dành cho những doanh nghiệp sản xuất – phân phối trong lĩnh vực hàng tiêu dùng nhanh tối ưu quản lý hệ thống phân phối của mình. Bao gồm việc quản lý đội ngũ nhân viên sales thị trường; quản lý nhà phân phối/ đại lý/ điểm bán; tồn kho; tự động hóa bán hàng; kiểm soát chương trình bán hàng như trưng bày, khuyến mãi, tích lũy, trả thưởng,…

Đối tượng sử dụng phần mềm DMS 

Đối tượng sử dụng phần mềm DMS là những doanh nghiệp sản xuất & phân phối có hoạt động phân phối hàng hóa thông qua đội ngũ sales thị trường; không phân biệt quy mô áp dụng (có thể là doanh nghiệp lớn, SME hoặc nhà phân phối). 

Bộ phận trực tiếp sử dụng phần mềm DMS:

• Sales thị trường
• Giám sát bán hàng (SS)
• Cấp quản lý vùng/miền (nếu có): RSM – ASM – TSM – NSM 
• Giám đốc kinh doanh
• Kế toán bán hàng; Thủ kho
• Lãnh đạo công ty 
• Chủ đại lý/ điểm bán lẻ (Trong trường hợp doanh nghiệp triển khai phần mềm DMS xuống cho các đại lý hoặc điểm bán lẻ để đặt hàng trực tiếp không thông qua sales)

Đối với nhà phân phối quy mô nhỏ có số lượng sales <10 người, bộ phận áp dụng có thể rút gọn chỉ còn sự tham gia của sales và chủ doanh nghiệp.

Khách hàng tiêu biểu 

Hơn 900+ doanh nghiệp ngành FMCG đã triển khai phần mềm DMS của MobiWork. Các khách hàng tiêu biểu như: Mead Johnson, MiWon, Việt Sing, SNB, Thanh An, Anko, Bánh kẹo Bảo Hưng, Richy, Vạn An, Ottogi, Janbee, Bia Sapporo, Thạch Bích, Vodka Cá Sấu, Halico, Vindrink,…

Mô hình phân phối ngành FMCG

1. Sản phẩm ngành FMCG gồm những gì?

FMCG (Fast Moving Consumer Goods) bao gồm các sản phẩm tiêu dùng thiết yếu trong cuộc sống của con người. Dựa vào cấu trúc ngành hàng, FMCG sẽ được chia làm 2 nhóm chính:

a. Ngành hàng tiêu dùng nhanh (FMCG)

– Food – Đồ ăn được: Trái cây, rau củ, thịt,cá, thực phẩm đông lạnh, sữa và các sản phẩm từ sữa, thức uống dinh dưỡng, đồ uống có cồn và không cồn,…

– Non-food – Không ăn được: Sản phẩm chăm sóc cá nhân (dầu gội, kem đánh răng, sữa tắm, băng vệ sinh…), thuốc lá, Chất tẩy rửa (nước rửa bát, lau sàn, bột giặt,..), đồ gia dụng (bát đũa, dụng cụ nhà bếp, tủ, bàn ghế, rèm cửa,..), đồ trang trí,…

b. Ngành hàng tiêu dùng “chậm” (SMCG)

SMCG (Slow Moving Consumer Goods) gồm các sản phẩm mang đặc tính mua một lần, sử dụng lâu dài và thường có vòng đời sản phẩm lớn hơn một năm như:

• Xe máy, Ô tô
• Hàng may mặc, giày dép, túi xách
• Đồ điện tử gia dụng (Nồi cơm, điều hòa, tivi, tủ lạnh,..)
• Điện thoại, tai nghe hay MP3 cũng được liệt vào FMCG, nhưng được gọi dưới tên riêng: Fast-Moving Consumer Electronics.

2. Mô hình phân phối của ngành FMCG

Khi nhắc đến 2 từ “phân phối”, chúng ta thường nghĩ ngay đến các sản phẩm thuộc ngành FMCG như bánh kẹo, sữa, hàng tiêu dùng, thực phẩm,… Điều này cũng dễ hiểu vì FMCG là ngành hàng đặc trưng nhất cho hoạt động phân phối, hội tụ đầy đủ đặc điểm của một mô hình phân phối tiêu chuẩn.

2 mô hình phân phối phổ biến nhất của ngành FMCG:

• Mô hình phân phối 2 cấp (Không có sự tham gia của NPP): Nhà sản xuất => Đại lý/ Điểm bán => Người tiêu dùng cuối

• Mô hình phân phối 3 cấp (Có sự tham gia của NPP): Nhà sản xuất => Nhà phân phối => Đại lý/ Điểm bán => Người tiêu dùng cuối.

Ngoài ra, dòng chảy sản phẩm FMCG có thể trải qua mô hình phân phối DTC (Direct to Customer) bán trực tiếp từ NSX đến tay người tiêu dùng cuối. Nhưng với đa số doanh nghiệp FMCG Việt Nam, DTC chưa phát triển mạnh và chỉ giữ vai trò hỗ trợ những mô hình khác. 

Các kênh phân phối chính của ngành FMCG

• Kênh truyền thống (GT): Cửa hàng tạp hoá, gian hàng trong chợ, quầy bán hàng lưu động,…
• Kênh hiện đại (MT): Siêu thị, cửa hàng tiện lợi, trung tâm thương mại, sân bay,..

Ngoài ra còn có thể phân phối qua kênh:

• Kênh Key Account: Căn tin trường học, bệnh viện, khu vui chơi giải trí, khách sạn,…
• Kênh phân phối online: sàn TMĐT (Shopee, Lazada, Tiki, Sen Đỏ,..), mạng xã hội (Facebook, zalo, instagram, youtube,…), webshop,…
• Phân phối đa kênh kết hợp: bán hàng cùng lúc trên cả kênh offline và online.

Do mô hình phân phối trải qua nhiều cấp bậc nên đối tượng khách hàng trực tiếp của các doanh nghiệp FMCG là các nhà phân phối, đại lý, điểm bán lẻ. Chính những trung gian phân phối này mới là cầu nối để đem sản phẩm đến tay người tiêu dùng cuối ở mọi nơi. 

Doanh nghiệp phân phối sẽ thông qua hoạt động đi tuyến, phát triển thị trường của đội ngũ nhân viên sales để tiếp cận chủ đại lý, điểm bán. Vì thế, nhân viên sales FMCG luôn là lực lượng đông đảo nhất, giữ vai trò quan trọng nối liền thông tin trong mạng lưới phân phối. Nếu dữ liệu về độ phủ, sales volume, đơn hàng, tồn thị trường,… sales cung cấp cho SS không chính xác thì sẽ tác động rất lớn đến chiến lược sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp. 

Thách thức thường gặp trong quản lý hệ thống phân phối của ngành FMCG

Hoạt động quan trọng nhất và cũng tốn nhiều “chất xám” nhất của doanh nghiệp FMCG là giải quyết bài toán sell in, sell out để cân đối chi phí, tối ưu lợi nhuận. 

Thách thức thường gặp trong quản lý hoạt động sell in (mua vào):

• Quản lý mua hàng/ trả hàng không theo quy trình khép kín, thời gian xử lý/ đối chiếu phiếu mua hàng/ trả hàng kéo dài gây ảnh hướng lớn.
• Không quản lý được tồn kho dẫn đến tình trạng cháy hàng hoặc đọng hàng (phát sinh chi phí bảo quản, đọng vốn). Đặc biệt với mặt hàng có hạn sử dụng ngắn, không quản lý được lô/ date nên phải bù lỗ.
• Quản lý tích lũy trả thưởng của FMCG phức tạp bậc nhất trong các tất cả các lĩnh vực bởi sự đa dạng về chủng loại mặt hàng, đa dạng nhiều loại hình, yêu cầu mức độ cá nhân hóa cho từng điểm bán cao. 

Thách thức thường gặp trong quản lý hoạt động sell out (bán ra):

• Không quản lý được đội ngũ nhân viên bán hàng ngoài thị trường. Không biết nhân viên đang đi đâu, làm gì, lộ trình di chuyển ra sao? Có thực hiện đủ quy trình chăm sóc khách hàng hay không? 
• Phân tuyến bán hàng dễ gặp tình trạng trái tuyến, trùng tuyến; khó khăn trong Re-route
• Không quản lý được các điểm bán nên xảy ra tình trạng bỏ sót điểm bán hoặc data cooking. 
• Không quản lý được đơn hàng bao gồm đơn đặt, đơn bán hàng, đơn trả hàng; doanh thu, độ phủ đơn hàng theo khu vực,…
• Khó khăn trong quản lý trưng bày tại điểm bán – nơi “đốt tiền” của DN FMCG nhưng mức độ cam kết thực hiện đúng lại không cao. 

Tính năng của phần mềm DMS

1. Mô hình vận hành hệ thống phân phối ngành FMCG khi áp dụng phần mềm DMS

Mô hình vận hành hệ thống phân phối của ngành FMCG khi áp dụng phần mềm MobiWork DMS

Khi áp dụng phần mềm MobiWork DMS thay cho phương thức quản lý hệ thống phân phối theo cách “thủ công”, doanh nghiệp FMCG có thể tiếp nhận đơn hàng theo hai cách:

a) Tiếp nhận đơn hàng từ đội ngũ sales thị trường (app MobiWork DMS)

• Thay vì phải họp đầu ngày làm việc, sales mở app MobiWork DMS trên di động xem thông tin tuyến, lịch sử mua hàng của các đại lý/ điểm bán cần chăm sóc, tra cứu CTKM, trả thưởng, trưng bày,…
• Đến mỗi điểm bán, sales mở ứng dụng DMS check-in khai báo vị trí
• Thực hiện quy trình chăm sóc khách hàng 5 bước hoặc 7 bước theo quy định của công ty như: Kiểm tồn; chụp ảnh trưng bày bằng app DMS; lên đơn hàng trên di động; ghi chú vấn đề phát sinh nếu có; check out.
• Toàn bộ dữ liệu kể trên sẽ được gửi về cho SS, kế toán xử lý.
• Trong trường hợp đi mở mới, chỉ cần dùng app MobiWork DMS cắm mốc điểm bán mới trên bản đồ số GPS.

b) Tiếp nhận đơn hàng trực tiếp từ đại lý/ điểm bán (Trong trường hợp DN triển khai phần mềm DMS và sử dụng thêm tính năng MobiWork Retail)

• Đại lý/ điểm bán có thể đặt hàng trực tiếp bằng app MobiWork Retail mà không cần thông qua nhân viên sales. 
• CTKM thích hợp cũng được tự động áp dụng và có thể theo dõi chi tiết trạng thái đơn (đã nhận, đang chuẩn bị hàng, đang giao,…)

Bộ phận giám sát sử dụng phần mềm DMS trên nền tảng web để thực hiện:

• Phân tuyến bán hàng, gán sales phụ trách
• Quản lý sales ngoài thị trường 
• Thiết lập các chương trình bán hàng như khuyến mãi, chính sách trả thưởng, chấm điểm trưng bày,… 

Kế toán/ thủ kho cũng sử dụng phần mềm DMS để đối chiếu đơn hàng, kiểm soát hàng tồn kho, lô/ date, theo dõi công nợ,..

Đối với các cấp quản lý, lãnh đạo sẽ sử dụng phần mềm DMS để theo dõi mọi diễn biến trên kênh phân phối của doanh nghiệp mình thông qua hệ thống báo cáo tự động. 

2. Tính năng của phần mềm DMS dành cho ngành FMCG

(1) Quản lý Sell in Nhà phân phối (áp dụng cho mô hình 3 cấp)

• Quản lý mua hàng Nhà phân phối
• Quản lý kho hàng Nhà phân phối
• Quản lý các chương trình trả thưởng
• Hệ thống báo cáo bán hàng

(2) Quản lý nhân viên sales ngoài thị trường 

Phần mềm MobiWork DMS hỗ trợ giám sát nhân viên sales ngoài thị trường

•  Sắp xếp và phân bổ tuyến bán hàng theo tần suất viếng thăm, vẽ tuyến phải đi trong ngày hiển thị trực quan trên bản đồ số. Giám sát viếng thăm đúng tuyến, trái tuyến và hiệu quả đi tuyến của từng nhân viên bán hàng
• Giám sát vị trí, thời gian làm việc của nhân viên sales trên bản đồ số, theo thời gian thực.
• Quản lý lộ trình di chuyển: Nhà Quản lý có thể theo dõi cung đường di chuyển từ vị trí khách hàng đầu tiên đến khách hàng cuối cùng của nhân viên, biết được số km di chuyển trong ngày và thiết bị nhân viên bán hàng đã sử dụng để khai báo vị trí.

(3) Quản lý nhà phân phối/ đại lý/ điểm bán

• Thêm mới điểm bán: Nhân viên sales thêm mới khách hàng trên di động trong quá trình đi thị trường. Khách hàng ngay lập tức được thêm vào tuyến bán hàng để thực hiện chăm sóc.
• Quản lý thông tin chi tiết về điểm bán: Thông tin liên hệ, ngày sinh nhật, lịch sử bán hàng, doanh thu, công nợ, tồn kho.. 
• Quản lý công nợ: Theo dõi chi tiết tình trạng công nợ tại từng điểm bán. Hỗ trợ điều chỉnh tăng nợ, điều chỉnh giảm nợ, thu nợ và hoàn tiền

(4) Thiết lập và triển khai chương trình khuyến mãi

• Cho phép định nghĩa đa dạng cơ cấu khuyến mãi/ chiết khấu, hình thức theo nhóm như mua 1 sản phẩm, mua nhiều sản phẩm hay mua theo nhóm sản phẩm. 
• Chỉ định đối tượng và khu vực được hưởng chương trình khuyến mãi.
• Tự động gợi ý chương trình khuyến mãi gắn với mỗi sản phẩm khi nhân viên tiến hành đặt hàng. Trường hợp đủ điều kiện, nhân viên chỉ cần click chọn chương trình khuyến mãi đủ điều kiện để áp dụng. 

(5) Quản lý trưng bày sản phẩm 

Phần mềm MobiWork DMS hỗ trợ quản lý trưng bày sản phẩm tại điểm bán

• Chụp ảnh trưng bày hàng hóa: Trong quá trình đi tuyến viếng thăm khách hàng, sales sử dụng app DMS để chụp ảnh trưng bày hàng hóa. Phần mềm hỗ trợ phân loại hình ảnh chụp như: Chụp trưng bày sản phẩm, chụp bảng – biển hiệu…
• Giám sát trưng bày sản phẩm: Hình ảnh do sales chụp được gửi ngay lập tức cho đội ngũ giám sát. Phần mềm hỗ trợ phân loại ảnh chụp hợp lệ và không hợp lệ.
• Nhận diện trưng bày bằng công nghệ AI: Tự động nhận diện, đếm số lượng sản phẩm doanh nghiệp được trưng bày trên quầy kệ. Phân tích độ phủ sản phẩm so với đối thủ cạnh tranh, phân tích vị trí sản phẩm có tối ưu với tầm mắt, tầm tay của người tiêu dùng. (Tính năng này chỉ áp dụng khi triển khai giải pháp công nghệ AI)

(6) Kiểm soát tồn kho

• Cập nhật tồn ngoài thị trường: Thay vì ghi chép bằng sổ sách, nhân viên tiến hành kiểm hàng tồn kho tại điểm bán ngay trên di động. Mọi dữ liệu được cập nhật ngay lập tức về bộ phận quản lý.
• Cập nhật tồn kho doanh nghiệp: Thông tin về lượng tồn kho sản phẩm của doanh nghiệp để nhân viên có cơ sở phục vụ hoạt động bán hàng. Nhân viên có thể dựa vào số liệu đó để thúc đẩy việc bán hàng, hỗ trợ điểm bán nhận được ưu đãi từ doanh nghiệp.

(7) Hỗ trợ quản lý bán hàng theo hình thức van sales (bán hàng theo xe)

• Hỗ trợ Giám sát tạo kho mới và gán nhân viên sales phụ trách
•  Sales dễ dàng lên đơn vansales ngay trên app mobile  
• Tự động ghi công nợ khi bán hàng vansales.

(8) Tính năng đặt hàng dành cho Đại lý/ điểm bán

Chỉ áp dụng khi sử dụng thêm gói Retail cho chủ điểm bán

• Chủ điểm bán đặt hàng trực tiếp trên di động mọi lúc – mọi nơi 
• Quản lý danh sách – tình trạng đơn hàng
• Theo dõi thông tin sản phẩm, khuyến mãi…

Lợi ích phần mềm DMS đem đến cho từng nhóm đối tượng người dùng

Giải pháp MobiWork DMS mang đến sự thay đổi cho từng thành phần trên hệ thống phân phối, giúp kết dính Nhà sản xuất – Nhà phân phối và từng điểm bán

1. Đối với nhà sản xuất/ nhà phân phối FMCG

• Tối ưu hiệu quả làm việc của đội ngũ sales: Kiểm soát hoạt động đi tuyến trên bản đồ GPS, giúp nâng cao khả năng đi tuyến, bán hàng và mở mới điểm bán của đội ngũ nhân viên bán hàng.
• Kiểm soát & mở rộng thị phần, độ phủ: Cung cấp báo cáo trực quan dạng bản đồ nhiệt về mức độ bao phủ điểm bán trên thị trường, khả năng phủ hàng hóa trên từng khu vực
• Quản lý hoạt động bán hàng: Theo dõi doanh thu, doanh số, đơn hàng được sales gửi về bằng app DMS hay do chủ điểm bán đặt hàng trực tiếp bằng app Retail.
• Quản lý chương trình Trade Marketing: Theo dõi việc thực hiện và triển khai các chương trình trưng bày – trả thưởng – khuyến mãi tới từng điểm bán lẻ. 

2. Đối với đội ngũ nhân viên sales thị trường

• Dễ dàng tra cứu mọi thông tin trên di động: Mọi thông tin về sản phẩm, chương trình khuyến mãi, tuyến bán hàng hay báo cáo lịch sử mua hàng – bán hàng – công nợ được cập nhật đầy đủ cho nhân viên tra cứu.
• Thực hiện đầy đủ quy trình viếng thăm 5 bước hoặc 7 bước khi chăm sóc các điểm bán: Check in, kiểm tồn, chụp ảnh trưng bày, lên đơn hàng, ghi chú vấn đề phát sinh, check out,…
• Phát triển thị trường thông qua hoạt động mở mới đại lý/ điểm bán; x2, x3 số lượng điểm bán được chăm sóc trong ngày. Từ đó giúp tăng cường độ phủ sản phẩm cho doanh nghiệp.
• Chủ động kiểm soát công việc, kế hoạch: Theo dõi hiệu quả làm việc với hệ thống báo cáo kết quả đi tuyến, kết quả viếng thăm, Báo cáo bán hàng, Báo cáo KPIs…

3. Đối với chủ đại lý/ điểm bán

Trong trường hợp doanh nghiệp triển khai phần mềm DMS và sử dụng thêm tính năng MobiWork Retail, chủ điểm bán trong hệ thống phân phối sẽ được hỗ trợ: 

• Đặt hàng trực tiếp với Nhà cung cấp: Tìm kiếm & đặt hàng trực tiếp với các nhà cung cấp. Có thể lựa chọn khoảng thời gian giao hàng
• Tham gia các chương trình Trade Marketing: Xem chi tiết các chương trình khuyến mãi mà doanh nghiệp đang áp dụng để chủ động khi nhập hàng
• Thông tin chi tiết về sản phẩm doanh nghiệp: Theo dõi chi tiết danh sách sản phẩm của các nhà cung cấp như: thông tin hàng, hình ảnh, bảng giá, sản phẩm mới…
• Trao đổi trên đơn hàng: Phản hồi ý kiến trực tiếp với nhà cung cấp về các vấn đề phát sinh trên từng đơn hàng.

Điểm khác biệt của phần mềm MobiWork DMS

Phiên bản Cloud cho mọi doanh nghiệp (DN lớn, SME hay nhà phân phối): MobiWork là doanh nghiệp duy nhất trên thị trường phát triển phần mềm DMS trên nền tảng điện toán đám mây đích thực với cổng Cloud: dms.mobiwork.vn. Các dữ liệu của công ty sẽ được quản lý tập trung bởi nhà cung cấp DMS  trên cùng một hệ thống máy chủ. Các ưu điểm nổi bật: 

• Không mất chi phí đầu tư hệ thống phần cứng, cơ sở hạ tầng
• Không mất chi phí bảo trì server
• Không mất chi phí nâng cấp phần mềm
• Không mất chi phí duy trì độ ngũ IT thường trực 
• Hỗ trợ doanh nghiệp mua theo từng user thay vì từng gói lớn. Khi có nhu cầu mở rộng số lượng người dùng, có thể đăng ký thêm 10 – 20 user, thậm chí 1,2 user. 

Tích hợp với ERP & Phát triển thêm tính năng: Nhờ sở hữu lợi thế nền tảng core tự built nên MobiWork DMS có khả năng phát triển thêm các module mới với chi phí hợp lý dành cho doanh nghiệp có nhu cầu phức tạp. Đồng thời, phần mềm DMS đã tích hợp với nhiều giải pháp ERP như SAP, Oracle Netsuite, Bravo, Odoo, Fast; tích hợp hệ thống công nghệ thông tin khác như CRM, HRM, E Commerce, kế toán,.. thông qua nhiều phương án khác nhau như Database trung gian, file (Excel, XML..) hay dịch vụ (Rest, WCF…).

Chế độ làm việc offline (khi không có mạng 3G/internet)

Nhân viên sales khi đi thị trường có thể làm việc với app MobiWork DMS ngay cả khi không có 3G, wifi. Phần mềm có cơ chế làm việc offline, sẽ lưu lại tất cả các dữ liệu về đơn hàng, thời gian, GPS và tự động đồng bộ về hệ thống ngay khi điện thoại có có mạng. 

Chính sách hỗ trợ sau bán hàng

Một trong những ưu điểm được khách hàng đánh giá vượt trội là đội ngũ hỗ trợ sau bán hàng. Vì là đơn vị chỉ tập trung phát triển ứng dụng DMS nên đội ngũ chuyên viên tư vấn hiểu biết sâu về phần mềm cũng như hệ thống phân phối. Có thể giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng cho các đối tượng: Sales, SUP, ASM, Sale Admin, Kế toán…, MobiWork thiết lập nhiều kênh liên lạc khác nhau:

• Ứng dụng chat Intercom trên nền tảng Web và Mobile
• Tổng đài hỗ trợ 19004000008 với chi nhánh miền Bắc và Miền Nam
• Các nhóm hỗ trợ riêng biệt theo từng đối tượng trên Zalo
• Kênh hướng dẫn trên Youtube

Nếu có nhu cầu tư vấn và triển khai phần mềm MobiWork DMS để tối ưu quản lý hệ thống phân phối, doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 090 1500 800 hoặc đăng ký tại đây: 

Bài viết liên quan:

• MobiWork DMS: Giải Quyết Nỗi Đau Chuyển Đổi Số Với Gói Miễn Phí 100% Tích Hợp DMS và ERP
• Tổng kết Webinar: Quản trị doanh nghiệp phân phối toàn diện và chuyên sâu với Mobiwork Next
• [MobiWork DMS] Có gì mới trong phiên bản nâng cấp Quý II năm 2024 – Mời bạn khám phá
• Dịch vụ xây dựng báo cáo BI DashBoard chuyên sâu cho doanh nghiệp phân phối ngay trên nền tảng MobiWork DMS
• [Mới] Nâng cấp Báo cáo quản trị thông minh – BI Dashboard trên hệ thống MobiWork DMS
• Business Intelligence (BI) là gì? Quản trị hệ thống phân phối toàn diện với BI Dashboard có trong phần mềm MobiWork DMS