Giám sát nhân viên bán hàng trên bản đồ số GPS

Trong thời đại công nghệ số hiện nay, những chủ doanh nghiệp thông thái đã không còn chọn cách kè kè “theo sau” để giám sát nhân viên bán hàng ngoài thị trường mà thay vào đó là việc sử dụng phần mềm DMS để quản lý, giám sát từ xa. 

Nhân viên của bạn đang bán hàng ở đâu?

Khi được hỏi câu này sẽ có bao nhiêu ASM, SS, RSM trả lời được ngay và chính xác nhân viên của mình đang làm việc tại điểm bán nào? Có một số phương pháp giám sát nhân viên bán hàng đã và đang được áp dụng như sau:

1. Giám sát nhân viên bán hàng theo phương pháp “thủ công”

Theo cách làm truyền thống, bạn sẽ phải gọi điện hỏi và muốn biết có thật sự nhân viên đang ở điểm bán đó không thì phải trực tiếp đi đến kiểm tra. Ví dụ nhân viên báo đang ở Quận 7 mà Giám sát đang ở Quận 3 thì liệu điều gì sẽ xảy ra? Rất có thể trong thời gian đó, nhân viên từ đâu khác đã kịp thời di chuyển về điểm bán rồi hoặc nhân viên viếng thăm điểm bán xong nhưng vẫn phải ngồi chờ giám sát đến để chứng minh mình báo cáo đúng.

Như vậy, dù trong trường hợp nào cũng đều tiêu tốn thời gian mà không đem lại hiệu quả thực tế. Chưa kể, đối với những doanh nghiệp phân phối có đội ngũ sales đông đảo lên đến vài chục, vài trăm nhân viên, việc giám sát theo cách “thủ công” như trên đem đến rất nhiều bất cập và thất thoát lớn. Đó chỉ là một trong vô vàn khó khăn khi không Giám sát được nhân viên bán hàng theo vị trí, thời gian thực.

2. Gắn thiết bị định vị xe 

Có một giai đoạn các loại chip định vị gắn theo xe cũng được Người giám sát sử dụng nhưng phương pháp này nhanh chóng bị loại bỏ bởi nhiều vấn đề bất cập:

• Thứ nhất, xét về hiệu quả công việc, định vị xe không đồng nghĩa với việc định vị người bởi không phải lúc nào nhân viên bán hàng cũng chỉ sử dụng duy nhất chiếc xe đó đi viếng thăm điểm bán. 
• Thứ hai, tốn kém chi phí lắp đặt trong khi không hỗ trợ được gì thêm cho nhân viên mà chỉ làm gia tăng áp lực công việc không cần thiết. 
• Thứ ba, nó xâm phạm đến quyền riêng tư của cá nhân khi kết thúc giờ làm việc nên tất nhiên sẽ bị đội ngũ nhân viên phản đối. 

3. Sử dụng phần mềm DMS để giám sát nhân viên bán hàng

Có thể nói Giải pháp DMS xuất hiện là một cánh cửa cơ hội mới mở ra cho các doanh nghiệp phân phối tại Việt Nam. Giải pháp không những khắc phục hầu hết những yếu điểm trong cách quản trị kênh phân phối trước đây mà còn là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp doanh nghiệp hoàn thiện chuỗi cung ứng, chuyển đổi số thành công. 

Giải pháp DMS được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây, công nghệ GPS và bản đồ số thông minh, hoạt động trên cả phân hệ web và mobiphone nên hỗ trợ tốt hơn cho Doanh nghiệp phân phối trong việc quản lý, giám sát nhân viên bán hàng ngoài thị trường.

Nhắc đến phần mềm giám sát nhân viên bán hàng, MobiWork Việt Nam đang là đơn vị cung cấp dịch vụ phần mềm DMS hàng đầu hiện nay. 

Phần mềm Giám sát nhân viên bán hàng MobiWork DMS hoạt động thế nào?

Video demo quản lý nhân viên bán hàng ngoài thị trường bằng MobiWork DMS

Giám sát nhân viên bán hàng theo vị trí, thời gian làm việc

Nhân viên khi viếng thăm điểm bán sẽ thao tác khai báo check-in, check-out trên phần mềm. Nhà quản lý sử dụng máy tính hoặc điện thoại di động để nắm bắt được các dữ liệu sau: 

• Thời gian bắt đầu/ kết thúc viếng thăm từng điểm bán của từng nhân viên;
• Vị trí làm việc cập nhật theo thời gian thực; nhìn vào vị trí trên bản đồ số Giám sát có thể biết nhân viên của mình đang di chuyển hay đứng yên;
• Toàn bộ nhật ký hoạt động của sales được lưu lại trong mục lịch sử viếng thăm cho phép Giám sát dễ dàng tra cứu, đối chiếu: số km di chuyển trong ngày, thiết bị di động đang sử dụng, cung đường di chuyển từ vị trí khách hàng đầu tiên đến khách hàng cuối cùng,…
• Theo dõi phần trăm pin hiện còn, thời gian đồng bộ dữ liệu cuối cùng, nhắn tin nội bộ trên phần mềm để hỗ trợ giải quyết vấn đề phát sinh ngay lập tức.

Ngoài ra, Lộ trình viếng thăm khách hàng của nhân viên luôn được lưu lại và hiển thị sinh động, trực quan trên bản đồ số. Nhà quản lý có thể theo dõi cung đường di chuyển từ vị trí khách hàng đầu tiên đến khách hàng cuối cùng của nhân viên, nhờ đó không bao giờ bị bỏ sót điểm bán. 

Đặc biệt, MobiWork DMS có khả năng phát hiện và cảnh báo nhân viên nào đang sử dụng Fake GPS (tạo vị trí giả) để gian lận trong quá trình làm việc. Nhà quản lý có thể xem trong Module báo cáo để định danh mã nhân viên, tên nhân viên, người giám sát, ngày/ giờ/ dữ liệu đã tạo giả để kịp thời ngăn chặn. 

Giám sát viếng thăm khách hàng theo nhân viên 

Sau khi nhân viên thao tác trên phần mềm để thực hiện công việc viếng thăm điểm bán, mọi dữ liệu sẽ được gửi về cho giám sát ngay tức thì. 

Tại danh mục Giám sát viếng thăm khách hàng, Nhà quản lý có thể tùy chọn nhóm nhân viên muốn giám sát, tùy chọn lọc theo thời gian, lọc theo tuyến, đơn hàng hoặc hình ảnh,… để dễ dàng theo dõi tình hình viếng thăm khách hàng của nhân viên bán hàng. 

Bảng thống kê kết quả làm việc sẽ được hiển thị khoa học, chi tiết cho phép quản lý được trong ngày này, tuần này nhân viên A đã viếng thăm bao nhiêu khách hàng, chụp được bao nhiêu hình ảnh, tồn kho ra sao, có bao nhiêu đơn hàng phát sinh,…Các số liệu phần mềm thu được luôn chính xác, minh bạch và theo thời gian thực, từ đó Giám sát có thể biết được nhân viên nào làm việc tích cực, trung thực ngoài điểm bán. 

Từ việc theo dõi sát sao hiệu quả hoạt động viếng thăm khách hàng, Giám sát có thêm cơ sở thực tế để định lại tuyến bán hàng cho phù hợp với tình hình thực tế và năng lực của từng nhân viên. 

Giám sát hình ảnh điểm bán, hình ảnh  trưng bày hàng hóa

Giao diện quản lý trưng bày hàng hóa

Tại danh mục Giám sát chụp ảnh khách hàng, Phần mềm MobiWork DMS cung cấp số liệu quan trọng về hình ảnh điểm bán, hình ảnh trưng bày hàng hóa gắn với từng điểm bán. 

Giám sát viếng thăm có hình ảnh thật một mặt thắt chặt hơn cơ chế viếng thăm khách hàng, mặt khác nó là công cụ góp phần đánh giá tình trạng khách hàng, độ phủ sản phẩm và theo dõi các biến động thị trường. Từ đó Giám sát bán hàng có thể biết được cửa hàng nào trưng bày tốt, cửa hàng nào mặt tiền thuận lợi cần khai thác thêm hay đơn giản có phải điểm bán đóng cửa như khai báo của nhân viên bán hàng hay không.

Giám sát khắc phục vấn đề

Giao diện giám sát khắc phục vấn đề trên mobile

Giám sát khắc phục vấn đề là một tính năng được xây dựng nhằm theo dõi, bám sát hoạt động ngoài thị trường của đội ngũ nhân viên bán hàng. Nhờ quản lý tập trung các vấn đề phát sinh do nhân viên bán hàng gửi về nhà quản lý nhanh chóng đưa ra các thông tin chỉ dẫn kịp thời để giải quyết các vấn đề phát sinh. Hệ thống tin nhắn nội bộ giúp trao đổi thông tin nhanh chóng, bảo mật cao. 

Các vấn đề cần khắc phục được phân loại theo loại vấn đề: khách hàng, phiếu đặt hàng, phiếu bán hàng, phiếu trả hàng và tình trạng xử lý: đã xử lý/ chưa xử lý.

Báo cáo giám sát

Bằng nhiều thuật toán thông minh, phần mềm MobiWork DMS tự động tổng hợp, thống kê để đưa ra thành các báo cáo phục vụ cho nhu cầu quản lý, giám sát của lãnh đạo:

• Báo cáo viếng thăm khách hàng
• Báo cáo thống kê hình ảnh khách hàng
• Báo cáo tần suất viếng thăm khách hàng
• Bảng chấm công tháng 
• Báo cáo tổng hợp viếng thăm, KPIs: số khách hàng viếng thăm, số KM di chuyển, số đơn hàng, số ảnh chụp, doanh số, doanh thu.

Báo cáo viếng thăm khách hàng

Cơ chế giám sát nhân viên bán hàng của MobiWork DMS khác biệt như thế nào so với các phần mềm DMS tương tự?

• Về chi phí, phần mềm MobiWork DMS cung cấp linh hoạt số lượng user (tài khoản người dùng) theo nhu cầu mua của Doanh nghiệp. Ví dụ Doanh nghiệp có 55 nhân viên muốn quản lý, thay vì phải mua hẳn gói cố định 100 user thì chỉ cần mua đúng 55 user công thêm một tài khoản Admin để quản lý là 56 user. Việc mua thêm tài khoản bổ sung cũng rất linh hoạt, đơn giản. 
• Tiết kiệm pin cho người dùng bởi MobiWork DMS cho phép hoạt động ở chế độ offline, không cần có 3G/4G/Wifi. Nhân viên đi thị trường, sau khi đăng nhập phần mềm có thể tắt mạng và thực hiện các thao tác viếng thăm như bình thường. Mọi dữ liệu sẽ được lưu vào bộ nhớ đệm của di động. Khi 3G/4G/Wifi dữ liệu được tự động đồng bộ lên phần mềm. 
• Với công nghệ GPS và bản đồ số thông minh vượt trội, phần mềm có khả năng nhận biết trạng thái dừng hay đang di chuyển, giám sát được phương tiện sử dụng để di chuyển của nhân viên.
• Phát hiện và báo đỏ trong báo cáo với các trường hợp vi phạm viếng thăm: viếng thăm sai vị trí khách hàng, sử dụng thiết bị khác viếng thăm, fake GPS, dùng 2 thiết bị di động cùng lúc,…

Giám sát nhân viên bán hàng chỉ là một trong những tính năng cốt lõi của phần mềm DMS. Ngoài chức năng quản lý/ giám sát, phần mềm MobiWork DMS còn là công cụ hỗ trợ đắc lực cho sales nhà phân phối trong quá trình đi tuyến như cung cấp thông tin cần thiết về điểm bán, lịch sử mua hàng, công nợ, tồn kho hay thông tin sản phẩm, KPIs… để nâng cao tính chủ động làm việc. Chính vì vậy, sau khi sử dụng phần mềm, doanh nghiệp không còn gặp phải sự phản đối quyết liệt của sales như khi dùng các giải pháp cũ. 

Lấy ví dụ điển hình trường hợp của Chế phẩm sinh học R.E.P, sau 2 năm áp dụng MobiWork DMS đã tăng 20% lượng chuyển đổi khách hàng. anh Võ Quang Nhân – Trưởng phòng Marketing R.E.P chia sẻ: “Các thành viên trong công ty đã quen và hiểu được lợi ích mà giải pháp mang lại cho công việc hàng ngày. Đặc biệt là đội ngũ nhân viên thị trường, hiện tại họ sẽ khó có thể thực hiện công việc tốt được nếu thiếu MobiWork DMS. Bởi họ nhận ra rằng, với cách làm việc mới giúp họ kiểm soát tốt hơn công việc trong ngày, đẩy mạnh doanh số bán hàng.”

Ứng dụng phần mềm DMS vào giám sát nhân viên bán hàng ngoài thị trường đã nâng công việc quản lý, giám sát lên một tầm cao mới và trang bị cho nó nhiều ý nghĩa hơn. Đứng ở cương vị một nhà lãnh đạo, một giám sát viên sử dụng phần mềm MobiWork DMS sẽ giúp thúc đẩy tinh thần làm việc của đội ngũ nhân viên bán hàng, đưa họ vào quy trình làm việc chuẩn với sự hỗ trợ sát sao nhằm tối đa doanh thu.

Đăng ký ngay để dùng thử miễn phí phần mềm DMS.

• MobiWork DMS + ERPNext: Giải Pháp Tích Hợp Sẵn “Chìa Khóa Trao Tay” Cho Quản Lý Phân Phối và Vận Hành Doanh Nghiệp
• Hướng Dẫn Sử Dụng Route Plan Để Đi Tuyến Hiệu Quả Và Tăng Trưởng Doanh Thu
• Bộ 6 “vũ khí” vàng giúp nhân viên sales thị trường chốt đơn nhanh
• Review các phần mềm ERP mà MobiWork DMS đã tích hợp: Đâu là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp phân phối?
• Phần mềm DMS là gì?