Business Intelligence (BI) là gì? Quản trị hệ thống phân phối toàn diện với BI Dashboard có trong phần mềm MobiWork DMS

BI giữ vai trò quan trọng đối với sự phát triển của các doanh nghiệp. Không đơn giản là một báo cáo, nó còn đo lường, đánh giá hiệu quả kinh doanh thực tế từ đó giúp doanh nghiệp đưa ra các giải pháp phù hợp với chiến lược phát triển. 

Cùng tìm hiểu chi tiết về giải pháp BI là gì trong bài viết dưới đây. 

1. Business Intelligence (BI) là gì?

1.1. Định nghĩa

Business Intelligence (BI) có nghĩa là phân tích kinh doanh hoặc phân tích báo cáo kinh doanh. Nó bao gồm quá trình khai thác dữ liệu, phân tích quy trình, đo điểm chuẩn, phân tích mô tả từ hoạt động kinh doanh của một công ty.

Phân tích báo cáo BI là hoạt động xem xét tất cả các dữ liệu do một doanh nghiệp tạo ra, được trình bày một cách khoa học, đo lường hiệu quả hoạt động và xu hướng hoạt động để phục vụ cho việc ra quyết định dựa trên số liệu.

BI giải quyết vấn đề bằng cách phân tích dữ liệu mà doanh nghiệp thu thập được và biểu diễn kết quả trên bảng điều khiển số. Các bảng điều khiển số này trực quan hóa các số liệu và được dùng để hỗ trợ cho nhà quản trị đưa ra các quyết định.

Giao diện báo cáo BI.

1.2. Các thành phần của hệ thống BI

Hệ thống báo cáo BI bao gồm đầy đủ 3 thành phần sau:

• Data Warehouse – Kho dữ liệu: nơi lưu trữ dữ liệu gốc hay còn gọi là dữ liệu thôi, được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau và chưa qua xử lý. 
• Data Mining – Công cụ khai thác dữ liệu: được dùng để phân tích các dữ liệu thô trong kho dữ liệu theo hình thức phân loại, phân cụm hoặc dự đoán để tìm ra các mối liên hệ hay insight từ báo cáo. 
• Data Analyst – Công cụ phân tích dữ liệu: có vai trò biển đổi dữ liệu trở nên cụ thể và rõ ràng nhất để người dùng có thể nhìn nhận, phân tích và đánh giá dữ liệu. Từ đó tạo cơ sở để đưa ra những quyết định mang tính chiến lược cho hoạt động vận hành, sản xuất kinh doanh.

1.3. Nhiệm vụ của báo cáo BI

Báo cáo BI là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp khai thác và phân tích dữ liệu, lấy đó làm cơ sở để dự đoán xu hướng kinh doanh và đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả. Nhiệm vụ của báo cáo BI bao gồm: 

• Hỗ trợ đưa ra các quyết định (Decision support)
• Truy xuất và tạo báo cáo (Query and reporting)
• Xử lý Phân tích trực tuyến (OLAP)
• Phân tích thống kê (Statistical analysis)
• Dự đoán (Forecasting)
• Khai thác dữ liệu (Data mining)

2. Ví dụ về BI trong lĩnh vực phân phối

Ví dụ thực tế dưới đây sẽ rất hữu ích cho các doanh nghiệp phân phối đã, đang và sẽ triển khai hệ thống BI.

Giả sử Tập đoàn A, sản xuất và phân phối các mặt hàng FMCG, đang phải đối mặt với một loạt thách thức liên quan đến quản lý hàng tồn kho ngoài thị trường và tối ưu hóa lợi nhuận. Bằng cách sử dụng báo cáo BI, Tập đoàn A có thể giải quyết các vấn đề này một cách hiệu quả hơn như sau:

• Bước 1: Thu thập dữ liệu

Sử dụng hệ thống BI để tự động thu thập dữ liệu hàng tồn kho từ tất cả các kho nhà phân phối và đại lý. Thông tin bao gồm: số lượng hàng tồn kho, doanh số bán hàng, lợi nhuận, dữ liệu khách hàng, … 

Dữ liệu được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau như cơ sở dữ liệu, hệ thống DMS, CRM, ERP và các nguồn khác.

• Bước 2: Phân tích dữ liệu

Sau khi dữ liệu được thu thập, hệ thống BI sẽ tiến hành tích hợp dữ liệu từ các nguồn khác nhau thành một kho dữ liệu chung. Quá trình này bao gồm việc làm sạch dữ liệu, chuẩn hóa và biến đổi dữ liệu để đảm bảo tính nhất quán và khả năng phân tích cao.

Ở bước này, Tập đoàn A có thể tạo biểu đồ và báo cáo để thấy rõ sự biến động hàng tồn kho theo thời gian và tại từng nhà phân phối, đại lý.

Phân tích dữ liệu cho phép Tập đoàn A xác định được xu hướng đặt hàng của khách hàng, các sản được đặt hàng/ trả hàng nhiều nhất, top nhà phân phối có doanh thu cao nhất, …

• Bước 3: Tối ưu hóa tồn kho và hoạt động phân phối

Dựa trên các thông tin thu thập được và phân tích dữ liệu Tập đoàn A có thể xác định được những mặt hàng tồn kho nhiều, để lập kế hoạch tiếp thị, hỗ trợ bán hàng hoặc giảm sản xuất/ ngừng sản xuất.

Ngoài ra với các sản phẩm doanh thu cao, cần có kế hoạch sản xuất bổ sung để đảm bảo cung ứng cho thị trường và gia tăng doanh thu sản phẩm.

• Bước 4: Theo dõi và đánh giá

Sử dụng BI để theo dõi hàng tồn kho và doanh số bán hàng sau khi Tập đoàn A đã thực hiện các biện pháp tối ưu hóa. Điều này cho phép doanh nghiệp thấy rõ tác động của các quyết định và điều chỉnh chúng theo thời gian.

• Bước 5: Điều chỉnh chiến lược

Dựa vào dữ liệu thời gian thực và phản hồi từ hệ thống BI, Tập đoàn A có thể điều chỉnh chiến lược sản xuất và bán hàng để đáp ứng nhu cầu thay đổi của thị trường và các khách hàng.

Với việc sử dụng Business Intelligence, bạn có khả năng tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp, giảm thiểu lãng phí và gia tăng lợi nhuận. Điều này là một trong số nhiều cách mà BI có thể được áp dụng để cải thiện hiệu suất và quản lý trong lĩnh vực phân phối.

3. Lợi ích cho doanh nghiệp khi sử dụng báo cáo BI

Báo cáo BI là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp xử lý và sử dụng data một cách có hiệu quả. Một số lợi ích rõ ràng khi doanh nghiệp sử dụng báo cáo BI, bao gồm:

• Hỗ trợ nhà quản trị đưa ra các quyết định kinh doanh dựa trên số liệu thực tế, nhanh và chính xác.
• Đo lường được độ phủ, thị phần và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp so với các đối thủ trong ngành. 
• Phân tích hành vi mua sắm của khách hàng, từ đó đưa ra các chiến lược giữ chân khách hàng cũ và tiếp cận khách hàng mới một cách có hiệu quả.
• Xác định mục đích và xây dựng các chiến lược Marketing phù hợp với xu thế thị trường, đo lường được hiệu quả của từng chiến lược.
• Tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực cho doanh nghiệp.
• Tạo lợi thế cạnh tranh, gia tăng cơ hội tìm kiếm và nắm bắt các cơ hội kinh doanh.
• Hỗ trợ người dùng nội bộ trong đánh giá, cải thiện và tối ưu hóa khả năng cũng như quy trình hoạt động của doanh nghiệp.

Báo cáo BI hỗ trợ nhà quản trị đưa ra các quyết định kinh doanh dựa trên số liệu thực tế, nhanh và chính xác.

4. Yếu tố quyết định sự thành công của một dự án BI

Sự thành công của dự án BI phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: mục tiêu và yêu cầu của dự án, dữ liệu chất lượng, công nghệ và cơ sở hạ tầng, quản lý dự án, đánh giá và cải thiện, … 

Tuy nhiên, một trong những yếu tố quyết định là đội ngũ triển khai dự án phải am hiểu nghiệp vụ và các sản phẩm đầu ra của dự án. Đội ngũ này phải có kiến thức, kinh nghiệm về phương thức thiết kế, tổ chức dữ liệu cho Data Warehouse. Bên cạnh đó, đội ngũ triển khai cũng cần am hiểu các công cụ của BI để có thể thiết kế và xây dựng hệ thống nhanh chóng, dùng được và dùng hiệu quả cho doanh nghiệp.

5. Phân biệt báo cáo BI và báo cáo BA

Business Intelligence (BI) và Business Analytics (BA) đều là những công cụ phân tích và đánh giá dữ liệu, hỗ trợ mang lại các giá trị lớn cho hoạt động quản trị của doanh nghiệp. Tuy nhiên, BI và BA cũng có những điểm khác biệt, cần được nhận biết rõ ràng để không nhầm lẫn mục đích sử dụng.

6. Xu hướng phát triển của BI trong tương lai

Bước vào kỷ nguyên số, các doanh nghiệp hiện nay đang dần hướng tới BI và trong một vài năm tới giải pháp BI sẽ phát triển theo xu hướng:

• Trí tuệ nhân tạo: Theo báo cáo của Gartner chỉ ra rằng AI và học máy (Machine Learning) đang đảm nhận các nhiệm vụ phức tạp do trí tuệ con người sáng tạo ra. Khả năng này được tận dụng để đưa ra phân tích dữ liệu thời gian thực với một báo cáo tiến độ Dashboard.
• BI cộng tác: Phần mềm BI kết hợp với các công cụ khác bao gồm mạng xã hội và các công nghệ mới nhất, giúp nâng cao hiệu quả làm việc giữa các nhóm để đưa ra quyết định hợp tác.
• BI nhúng: BI nhúng tạo điều kiện cho BI tích hợp vào một ứng dụng kinh doanh khác để theo dõi nâng cao và mở rộng chức năng báo cáo của nó.
• Phân tích đám mây: Doanh nghiệp sử dụng các giải pháp BI trên đám mây sẽ trở thành xu hướng của tương lai. Theo dự báo vài năm tới, chi tiêu cho phân tích dựa trên đám mây sẽ tăng nhanh hơn 4,5 lần.

7. Cách tạo chiến lược BI

Dưới đây là 7 bước cơ sở để tạo lập một chiến lược BI thành công:

• Hiểu rõ ràng chiến lược và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp
• Xác định những bên liên quan chính sẽ tham gia triển khai dự án
• Lựa chọn nền tảng và công cụ BI phù hợp với nhu cầu
• Hình thành một nhóm làm việc chuyên nghiệp về BI
• Xác định phạm vi của dự án BI
• Chuẩn bị cơ sở hạ tầng dữ liệu cho dự án
• Xác định các mục tiêu cụ thể và lập kế hoạch thực hiện.

Lập kế hoạch chi tiết cho chiến lược Business Intelligence là bước cơ bản để đạt được thành công. Trong quá trình này, cần phải đưa ra quyết định về việc sử dụng dữ liệu, xác định các vai trò chính và gán trách nhiệm trong các giai đoạn ban đầu của dự án. Mặc dù ở góc nhìn tổng quan, đây có thể trông như là một nhiệm vụ đơn giản, nhưng khởi đầu với mục tiêu kinh doanh chính là chìa khóa để đảm bảo sự thành công.

8. Tối ưu bài toán quản trị kinh doanh thông qua mô đun BI Dashboard trên MobiWork DMS

Có rất nhiều cách thức phân tích dữ liệu và biểu thị kết quả của quá trình phân tích dữ liệu. Một trong số đó là hình thức trực quan hóa dữ liệu, cách này giúp cho nhà quản trị dễ dàng nắm bắt được các kết quả của việc phân tích để nhanh chóng đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác. Cách thức này được gọi là BI Dashboard. 

Dữ liệu trong BI Dashboard được biểu diễn sinh động và trực quan thông qua đa dạng các biểu đồ (biểu đồ cột, đường, tròn,…) để người dùng có thể nhìn thấu insights từ số liệu. Các Dashboard đều được sử dụng công nghệ để cấu trúc thành các biểu đồ hoàn chỉnh và số liệu đc cập nhật realtime. 

Các biểu đồ trong Dashboard được cấu thành từ sự kết hợp giữa các trường (dimension) và chỉ số (metric) tương thích với nhau; nó có thể là biểu đồ đơn sắc với các luồng dữ liệu theo một chủ đề (như khách hàng, sản phẩm) hoặc có thể là đa sắc với các luồng dữ liệu đa dạng (như sản phẩm theo khách hàng, doanh thu theo sản phẩm). Những biểu đồ này được phần mềm cấu thành theo nhu cầu, đặc thù nghiệp vụ của từng phòng ban, doanh nghiệp.

BI Dashboard là một mô đun được nâng cấp tích hợp trực tiếp trong giải pháp quản trị hệ thống phân phối MobiWork DMS mới đây.

Thông qua mô đun này sẽ tối ưu hóa hệ thống phân phối một cách toàn diện. Công cụ BI Dashboard của phần mềm MobiWork DMS được kết nối dữ liệu trực tiếp, cập nhật liên tục, tức thời. Ngoài ra, Dashboard của MobiWork DMS còn cung cấp các cơ chế realtime dữ liệu thông minh bằng cơ chế Push Server linh hoạt theo từng bài toán quản trị của doanh nghiệp.

Hiện tại, MobiWork DMS đang cung cấp miễn phí bộ 6 báo cáo BI cho các khách hàng trải nghiệm, bao gồm:

• BI Dashboard Tổng hợp chung
• BI Dashboard Tổng hợp Khách hàng
• BI Dashboard Tổng hợp Nhân viên
• BI Dashboard Tổng hợp phiếu đặt hàng
• BI Dashboard Tổng hợp sản phẩm
• BI Dashboard Tổng hợp sản phẩm theo khách hàng

Với bộ 6 báo cáo BI phân phối được thiết kế đặc biệt cho khách hàng sử dụng MobiWork DMS, doanh nghiệp sẽ khám phá ra những cơ hội mới và định hình chiến lược kinh doanh của mình một cách thông minh và hiệu quả hơn bao giờ hết.

Xem thêm: Chi tiết bộ 6 báo cáo BI Dashboard có trong MobiWork DMS

Để được trải nghiệm Free công cụ BI Dashboard trên MobiWork DMS, mời bạn liên hệ tới Hotline 090 150 8000 hoặc để lại thông tin vào Form đăng ký bên dưới.

Đăng ký dùng thử phần mềm:

Bài viết liên quan:

• Bộ 6 “vũ khí” vàng giúp nhân viên sales thị trường chốt đơn nhanh
• Phần mềm DMS là gì?
• Hướng Dẫn Sử Dụng Route Plan Để Đi Tuyến Hiệu Quả Và Tăng Trưởng Doanh Thu
• Dịch Vụ Hỗ trợ MobiWork DMS: Hơn Cả Một Giải Pháp, Mà Là Một Đối Tác Tin Cậy
• Ưu đãi nhân đôi – Tiết kiệm vượt trội khi triển khai MobiWork DMS dịp 30/4
• Câu chuyện Kinh Đô “bán mình” cho Mondelez để nuôi giấc mơ lớn và hành trình quay trở lại để cạnh tranh với chính mình