Báo cáo trực tuyến dành cho doanh nghiệp phân phối

Nhân viên bán hàng “rối bời” vì báo cáo

Tổng hợp báo cáo chưa bao giờ là công việc dễ dàng với nhân viên bán hàng ngoài thị trường. Theo phương pháp quản lý thủ công, doanh nghiệp thường có những cách sau để quản lý báo cáo của nhân viên. 

Cách 1: Tổng hợp báo cáo vào cuối tuần

Từ thứ 2 đến thứ 6 nhân viên bán hàng đi thị trường. Thứ 7 là ngày ngồi ở văn phòng để tổng hợp báo cáo. Với cách làm này, nhân viên sales sẽ dành được nhiều thời gian đi tuyến trong tuần hơn nhưng cũng dễ bị “quên” dữ liệu hơn do suốt 1 tuần mọi dữ liệu “tích” lại phát sinh trên nhiều giấy tờ, sổ sách dễ nhầm lẫn.

Hơn nữa, dữ liệu không theo thời gian thực gây khó khăn trong việc đối chiếu, lên kế hoạch. Có những vấn đề phát sinh đòi hỏi phải giải quyết ngay nhưng cũng để bị lỡ mất do phải “xếp hàng” chờ duyệt. Đây cũng là một trong những nguyên nhân khiến điểm bán, nhà phân phối dễ bị rơi vào tay công ty đối thủ. 

Cách 2: Tổng hợp báo cáo vào cuối ngày 

Sau mỗi ngày đi tuyến, cuối giờ chiều nhân viên sẽ quay về trụ sở để lập báo cáo luôn. Tuy rút ngắn được thời gian chờ đợi làm báo cáo nhưng Sales lại không dành trọn vẹn được cả ngày để đi chăm sóc khách hàng, tiêu tốn thời gian thực tế đi thị trường. 

Cách 3: Làm đến đâu báo cáo đến đó 

Mỗi khi hoàn thành viếng thăm một điểm bán nhân viên sẽ gửi ngay số liệu hàng tồn kho, hình ảnh trưng bày, đơn đặt hàng,…về cho giám sát qua điện thoại, tin nhắn hoặc các ứng dụng chat để giám sát tự tổng hợp báo cáo. Cách làm này có thể đáp ứng được nhu cầu về dữ liệu thực so với 2 cách trên nhưng thực tế cũng không giải quyết triệt để vấn đề. Nếu cần thay đổi bất kỳ dữ liệu nào ví dụ như điểm bán muốn thêm bớt trong đơn hàng thì cũng cần trao đổi qua lại giữa 3 bên khá tốn thời gian, khi xảy ra sai sót khó quy trách nghiệm. 

Nhìn chung, trên đây đều là cách làm báo cáo thủ công, chỉ có thể dùng được với đơn vị phân phối quy mô nhỏ dưới 10 sales. Với những Doanh nghiệp lớn đang cần quản lý vài chục đến hàng trăm sales, cách làm này gây nhiều bất cập cho cả nhân viên bán hàng lẫn nhà quản lý. Nhân viên thì tốn thời gian, công sức cho tổng hợp báo cáo qua giấy tờ, sổ sách, bảng biểu; Nhà quản lý thì khó kiểm soát, phân loại và xác minh dữ liệu. Nhiều khi để trưng ra được 1 báo cáo đẹp mắt, cực chẳng đã, nhân viên đã phải “xào nấu dữ liệu” (Data – cooking) để sếp “ưng”. “Dữ liệu ảo” từ đó sinh ra gây nguy hại đến cả chuỗi phân phối. 

Báo cáo hiệu quả công việc trên mobile dành riêng cho nhân viên bán hàng

Video theo dõi kết quả làm việc và xem báo cáo trên ứng dụng MobiWork DMS

Hiện nay nhiều doanh nghiệp phân phối đã chuyển sang sử dụng phần mềm DMS để hỗ trợ nhân viên trong quá trình đi tuyến cũng như theo dõi kết quả làm việc. Tiêu biểu như Tập đoàn Tân Á Đại Thành đang sử dụng phần mềm MobiWork DMS hơn 2 năm nay, nhân viên sales chỉ cần tập trung làm tốt chuyên môn của mình, không còn phải đau đầu vì phân tích và tổng hợp báo cáo bởi đã có phần mềm làm thay.

Phần mềm MobiWork DMS hỗ trợ nhiều loại báo cáo trên di động như báo cáo kết quả đi tuyến, nhật ký di chuyển, kết quả viếng thăm khách hàng, chỉ tiêu KPI, kết quả bán hàng theo đơn đặt hàng, tổng hợp các điểm bán mới,… Nhờ đó, nhân viên bán hàng sẽ chủ động xem được kết quả làm việc của bản thân một cách khách quan, chính xác. Từ đó, tự đưa ra kế hoạch phân bổ công việc, thực hiện KPI ngay từ đầu tháng mà không phải chờ đến cuối tháng mới “chạy nước rút” hoặc vẽ ra dữ liệu ảo. 

Báo cáo trực tuyến dành cho nhà quản lý trên phần mềm MobiWork DMS 

Mobiwork DMS hỗ trợ tới hơn 60 loại báo cáo, phục vụ đa dạng nhu cầu giám sát, quản lý của doanh nghiệp phân phối. Trong giới hạn phạm vi bài viết sau đây, cùng điểm qua một số loại báo cáo thường xuyên được các doanh nghiệp phân phối đang là khách hàng của MobiWork DMS quan tâm, sử dụng:

Báo cáo giám sát 

Báo cáo giám sát cho biết mọi hoạt động của nhân viên thị trường trong một ngày làm việc, cấp quản lý có thể theo dõi trực quan nhật trình viếng thăm khách hàng của từng nhân viên trên bản đồ số, lịch sử thiết bị, danh sách nhân viên sử dụng fake GPS. Bên cạnh đó còn có báo cáo KPI đánh giá năng lực, nỗ lực làm việc thực tế của từng nhân viên bán hàng từ đó cấp quản lý kịp thời điều chỉnh các chỉ tiêu, chính sách sao cho phù hợp.

Báo cáo bán hàng 

Thay vì việc tổng hợp từ các file excel rồi mới phân tích, đánh giá như phương thức cũ, Mobiwork DMS xây dựng các báo cáo kết quả bán hàng, báo cáo đặt hàng, thống kê bán hàng chi tiết tới từng khu vực, phòng ban, nhân viên, khách hàng, sản phẩm, nhãn hiệu.

Đặc biệt báo cáo được thể hiện logic dưới dạng bar chart, pie chart trực quan, dễ theo dõi thực tế hoạt động kinh doanh đang diễn ra như thế nào.

Báo cáo tồn kho 

Các báo cáo về hàng tồn kho ngoài thị trường, báo cáo nhập/ xuất tồn kho của doanh nghiệp luôn tường minh, rõ ràng. Tất cả đều hướng tới một mục đích kiện toàn hệ thống phân phối cho doanh nghiệp.

Để xem báo cáo kho, trên phân hệ web Nhà quản lý chọn Module Báo cáo => Báo cáo kho. Tại đây sẽ theo dõi được tổng hợp nhập xuất tồn kho hàng, tổng hợp phiếu kho, hàng tồn theo khách hàng,… MobiWork hỗ trợ nhập xuất excel cho phép người sử dụng dễ dàng xử lý dữ liệu khi cần. 

Báo cáo công nợ

Công nợ khách hàng là một trong những mục khó kiểm soát nhất với doanh nghiệp phân phối. Rất nhiều doanh nghiệp đã gặp tình trạng để khách hàng nợ lâu, quá hạn mà không kiểm soát được dẫn đến khó thu hồi nợ. Với module báo cáo công nợ của MobiWork DM, vấn đề kiểm soát công nợ được giải quyết minh bạch, triệt để,  không còn tồn tại số liệu ảo. Có thể xem công nợ được thống kê theo khách hàng, nhân viên phụ trách, xem theo phiếu bán hàng,…

Báo cáo độ phủ, thị phần 

Báo cáo độ phủ, thị phần của MobiWork DMS được thể hiện sinh động trên bản đồ giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác hiệu quả phân phối sản phẩm tại từng khu vực, từng địa phương; dòng sản phẩm nào đang có mức độ bao phủ tốt nhất; khu vực nào có tiềm năng,….

Hệ thống báo cáo trực tuyến của MobiWork DMS có điểm vượt trội gì?

• Tốc độ: Các báo cáo được tự động cập nhật nhanh, liên tục, xóa tan mọi trở ngại về không gian và thời gian.
• Tính chính xác: Không có bất kỳ sự nhầm lẫn nào trong sao chép số liệu hay hiện tượng “xào nấu số liệu”. Mọi con số đều tường minh bởi phần mềm “không biết nịnh lãnh đạo”.
• Thông minh: Báo cáo được thực hiện bởi các thuật toán tinh vi, đáp ứng chính xác, đầy đủ mọi nhu cầu của người sử dụng mà không cần đến hoạt động tổng hợp, phân tích của con người.
• Khả năng customize linh hoạt với nhu cầu người sử dụng:

Thực tế khi làm việc với hàng trăm khách hàng là doanh nghiệp có quy mô lớn như Mead Johnson, Tập đoàn Tân Á Đại thành, Hoa Sen Group, Tập đoàn Đại Việt, MIWON, Sao Thái Dương, Elmich,ANKO Việt Nam, Thanh An Co.,LTD … MobiWork nhận thấy đặc điểm chung từ các doanh nghiệp lớn là thường quan tâm nhiều hơn đến báo cáo sell in, sell out và cũng có nhiều nhu cầu customize (tùy chỉnh) thêm một số tính năng phần mềm so với phiên bản có sẵn.

Đội ngũ phát triển đến từ MobiWork hoàn toàn có thể đáp ứng được nhu cầu “may đo” phần mềm, thêm các tính năng mới, thậm chí phát triển một phiên bản hoàn toàn mới để đáp ứng nhu cầu quản lý theo mô hình chuyên biệt của các doanh nghiệp. Đó cũng chính là lý do vì sao MobiWork DMS đã chinh phục được các doanh nghiệp lớn.

Sẽ không sai nếu ví hệ thống báo cáo của phần mềm MobiWork DMS vừa như một thư ký thông minh, vừa là một nhà cố vấn tài ba và vừa là một nhân viên trung thực luôn luôn sát cánh đồng hành cùng Nhà quản lý.

Còn gì tuyệt hơn khi một phần mềm tiện ích có thể sánh ngang vị trí của một cô thư kí thông minh, một nhà cố vấn tài ba và là một nhân viên luôn luôn trung thực.

Hãy gọi 090 150 8000 để tìm hiểu thêm nhiều tính năng vàng khác của Mobiwork DMS. Gọi ngay để được DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

Bài viết liên quan :

• Phần mềm DMS là gì?
• Ưu đãi nhân đôi – Tiết kiệm vượt trội khi triển khai MobiWork DMS dịp 30/4
• Quản lý danh mục sản phẩm – Chìa khóa giúp tăng doanh số không phải ai cũng biết
• Dự báo bán hàng là gì? 7 sale forecast method tốt nhất dành cho nhà quản lý
• Xây dựng kênh phân phối cho sản phẩm mới như thế nào?
• 10 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho đơn giản dành cho nhân viên kho
• Chốt sale chỉ sau 7 bước trong quy trình bán hàng tại cửa hàng
• Hiệu ứng Bullwhip là gì? Giải pháp giảm thiểu tác động của Bullwhip lên chuỗi cung ứng 
• 10 cách tính KPI cho nhân viên kinh doanh
• 7 nguyên tắc trưng bày hàng hóa tại điểm bán không thể bỏ qua
• Chiến lược Marketing cho sản phẩm mới như thế nào?
• Tất tần tật về SKU – Stock Keeping Unit (mã sản phẩm lưu kho)