Phần mềm DMS là gì?

Phần mềm DMS là gì? Áp dụng phù hợp với những mô hình phân phối nào? Chi phí triển khai có quá cao với những doanh nghiệp SME? Giải pháp MobiWork DMS có điểm gì khác biệt?…. Bài viết sau đây của MobiWork sẽ giúp bạn có được câu trả lời chính xác.

Phần mềm DMS – Giải pháp chuyên biệt trong quản lý hệ thống phân phối

1. Phần mềm DMS là gì?

Phần mềm DMS (Distribution management system – Hệ thống quản lý kênh phân phối) là phần mềm chuyên biệt hỗ trợ các doanh nghiệp kiểm soát hoạt động phân phối hàng hóa ra thị trường. Toàn bộ diễn biến trên kênh phân phối như công việc của đội ngũ Sales, Sell in – Sell out hay việc vận hành các chương trình bán hàng (khuyến mãi – trả thưởng – tích lũy – trưng bày) đều được cập nhật realtime để nhà quản lý có thể nắm bắt.

2. Phần mềm DMS dùng cho các đối tượng nào?

Đối tượng áp dụng: Đối tượng áp dụng phần mềm DMS là mọi doanh nghiệp sản xuất – phân phối có 1 trong những đặc điểm sau

• Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và phân phối hoặc Nhà phân phối có đội ngũ Sales/PG đi thị trường
• Doanh nghiệp đang áp dụng các phương pháp thủ công (quản lý bằng giấy tờ, sổ sách hoặc có ứng dụng không chuyên) dành cho Sales/PG khi đi thị trường 
• Doanh nghiệp mong muốn điểm bán tham gia vào hệ thống phân phối, trực tiếp đặt hàng đến nhà sản xuất.
• Doanh nghiệp có mô hình phân phối phức tạp, muốn có hệ thống quản lý riêng

Phạm vi áp dụng: Phần mềm DMS có tính ứng dụng cao

• Không phân biệt quy mô: có thể là Tập đoàn, Doanh nghiệp lớn, SME hay Nhà phân phối đều có thể áp dụng DMS
• Không giới hạn lĩnh vực áp dụng: Hàng tiêu dùng nhanh (FMCG); Dược phẩm – Hóa mỹ phẩm; Thức ăn chăn nuôi; Thuốc thú y; Vật tư nông nghiệp; Đồ gia dụng – Nội thất; Thiết bị vệ sinh; Điện tử điện lạnh; Vật liệu xây dựng… 

Trình Dược Viên chăm sóc các nhà thuốc

Đối tượng sử dụng: Phần mềm DMS quản lý đồng bộ 100% dữ liệu xuyên suốt chuỗi cung ứng từ Nhà sản xuất – Nhà phân phối đến Đại lý/ Điểm bán lẻ nên các bộ phận sẽ trực tiếp sử dụng phần mềm DMS cụ thể là: 

• Nhân viên bán hàng (Salesman)
• Giám sát bán hàng (SS)
• Cấp quản lý vùng/miền (nếu có): RSM – ASM – TSM – NSM 
• Giám đốc kinh doanh
• Kế toán bán hàng; Thủ kho
• Lãnh đạo công ty 
• Chủ điểm bán (Trong trường hợp doanh nghiệp triển khai phần mềm xuống cho hệ thống điểm bán đặt hàng trực tiếp không thông qua sales)

Đối với Nhà phân phối có số lượng Sales <10 người, bộ phận áp dụng sẽ chỉ có sự tham gia của nhân viên bán hàng và Chủ doanh nghiệp. Mỗi chức danh (đối tượng người dùng) sẽ có các chức năng và quyền hạn khác nhau trên phần mềm DMS. Việc này sẽ thay thế cách thức quản lý cũ bằng hệ thống excel như trước đây, giúp dữ liệu được bảo mật và an toàn hơn.

3. Mô hình phân phối thường gặp

Phần mềm MobiWork DMS có thể áp dụng thành công cho cả mô hình phân phối 2 cấp (Không có sự tham gia của Nhà phân phối/đại lý cấp 1) và 3 cấp (Có sự tham gia của Nhà phân phối/Đại lý cấp 1).

– Mô hình phân phối chung: Thường gặp trong ngành hàng tiêu dùng – FMCG; ngành đồ uống …

Có thể chia làm kênh On-Trade (Tiêu dùng tại chỗ) & Off-Trade (Mua về)

– Ngành Dược phẩm: Hành vi người tiêu dùng chịu sự tác động gần như “tuyệt đối” của các trung gian phân phối như Bác sĩ, Y tá, Dược Sĩ hay chủ nhà thuốc….

Người tiêu dùng không tự quyết định được sản phẩm mua

– Ngành Vật tư nông nghiệp – Nông dược (Phân bón, thức ăn chăn nuôi, thuốc thú y, thuốc trừ sâu….)

Các Trang trại lớn vừa là đại lý, vừa là người dùng cuối

4. Tính năng của phần mềm MobiWork DMS

Mô hình vận hành hệ thống phân phối khi áp dụng phần mềm DMS

Quản lý Sell in Nhà phân phối (áp dụng khi nhà phân phối tham gia hệ thống)

• Quản lý mua hàng Nhà phân phối
• Quản lý kho hàng Nhà phân phối
• Quản lý các chương trình trả thưởng
• Hệ thống báo cáo bán hàng

Quản lý nhân viên Sales bán hàng ngoài thị trường

• Sắp xếp và phân bổ tuyến bán hàng thông minh theo tần suất, thứ – ngày – tháng
• Giám sát vị trí – thời gian – lộ trình di chuyển trên bản đồ GPS
• Quản lý và cập nhật real time KPIs
• Hỗ trợ nhân viên trong quá trình đi thị trường

Video: Giới thiệu tính năng quản lý Sales thị trường

Quản lý hoạt động đặt hàng dành cho Sales thị trường

• Lên đơn hàng trên di động khi ghé thăm điểm bán
• Tự động áp dụng các chương trình khuyến mãi với đơn hàng đủ điều kiện
• Quản lý danh sách, trạng thái đơn hàng
• Báo cáo bán hàng & thực hiện KPIs dành cho từng Sales

Đặt hàng dành cho chủ điểm bán / hiệu thuốc

• Chỉ áp dụng khi sử dụng thêm gói Retail cho chủ điểm bán
• Chủ điểm bán đặt hàng trực tiếp trên di động mọi lúc – mọi nơi 
• Quản lý danh sách – tình trạng đơn hàng
• Theo dõi thông tin sản phẩm, khuyến mãi…

Quản lý chương trình Trade Marketing

• Thiết lập chương trình khuyến mãi – trả thưởng – trưng bày – tích lũy
• Xây dựng theo từng vùng, khu vực hoặc khách hàng
• Tự động đẩy về ứng dụng của Sales (DMS) và chủ điểm bán (Retail)
• Theo dõi hiệu quả các chương trình bán hàng

Quản lý khách hàng: điểm bán/đại lý/nhà thuốc

• Quản lý đơn đặt hàng trực tiếp của khách hàng
• Quản lý danh sách điểm bán trên bản đồ
• Theo dõi đầy đủ thông tin, lịch sử mua hàng
• Theo dõi độ bao phủ điểm bán qua bản đồ nhiệt

5. Lợi ích khi sử dụng phần mềm MobiWork DMS

5.1. Mô tả Quy trình làm việc 1 ngày của Sales khi sử dụng phần mềm DMS

– Thiết lập hệ thống: Admin/Giám sát phân chia tuyến bán hàng, xây dựng chương trình khuyến mãi, trả thưởng; hệ thống KPIs… trên nền tảng Web. Toàn bộ thông tin được đẩy về thiết bị di động của nhân viên.

– Chăm sóc đại lý và phát triển thị trường:

• Sales cập nhật thông tin doanh nghiệp: Tuyến bán hàng, Xem thông tin sản phẩm, chương trình khuyến mãi, thông báo công ty
• Phát triển thị trường: Mở mới đại lý ngay trên di động.
• Chăm sóc đại lý: Quy trình 5 bước hoặc 7 bước (Check-in; Kiểm tồn, Chụp hình trưng bày; Ghi nhận vấn đề; Đặt hàng; Check-out)
• Hệ thống báo cáo bán hàng, báo cáo điểm bán, báo cáo hoàn thành chỉ tiêu KPIs…

– Giám sát/ kế toán bán hàng: Xét duyệt đơn hàng, xử lý các vấn đề trên thị trường như trưng bày sản phẩm – yêu cầu của chủ điểm bán. Kiểm soát toàn bộ hoạt động của đội Sales

Mô phỏng Quy trình chăm sóc nhà thuốc của Trình Dược Viên

5.2. Lợi ích với từng nhóm đối tượng

a. Đối với đội ngũ nhân viên bán hàng ngoài thị trường

• x2, x3 số lượng điểm bán, đại lý được chăm sóc trong ngày theo quy trình chuẩn của doanh nghiệp: kiểm tồn, chụp ảnh, lên đơn hàng….
• Dễ dàng tra cứu mọi thông tin trên di động: Mọi thông tin về sản phẩm, chương trình khuyến mãi, tuyến bán hàng hay báo cáo Lịch sử mua hàng -bán hàng – công nợ điểm bán được cập nhật đầy đủ cho nhân viên tra cứu
• Tăng cường độ phủ của doanh nghiệp tại địa phương thông qua hoạt động mở mới
• Chủ động kiểm soát công việc, kế hoạch: Theo dõi hiệu quả làm việc với hệ thống báo cáo kết quả đi tuyến, kết quả viếng thăm, Báo cáo bán hàng, Báo cáo KPIs…..

b. Đối với Doanh nghiệp (Giám sát, kế toán…)

• Tối ưu hiệu quả đội ngũ Sales phân phối: Kiểm soát hoạt động đi tuyến trên bản đồ GPS, giúp nâng cao khả năng đi tuyến, bán hàng và mở mới điểm bán của đội Sales
• Kiểm soát & Mở rộng thị phần, độ phủ: Cung cấp báo cáo trực quan dạng bản đồ nhiệt về mức độ bao phủ điểm bán trên thị trường, khả năng phủ hàng hóa trên từng khu vực
• Kiểm soát & Mở rộng thị phần, độ phủ: Theo dõi doanh thu, doanh số, đơn hàng được đội ngũ Sales gửi về (app dms) hay do chủ điểm bán đặt hàng trực tiếp (app Retail)
• Quản lý hoạt động bán hàng: Theo dõi doanh thu, doanh số, đơn hàng được đội ngũ Sales gửi về (app dms) hay do chủ điểm bán đặt hàng trực tiếp (app Retail)
• Quản lý chương trình Trade Marketing: Theo dõi việc thực hiện và triển khai các chương trình trưng bày – trả thưởng – khuyến mãi tới từng điểm bán lẻ

c. Đối với chủ điểm bán/ đại lý/ nhà thuốc

Trong trường hợp doanh nghiệp triển khai phần mềm DMS và sử dụng thêm tính năng MobiWork Retail, chủ điểm bán trong hệ thống phân phối sẽ được hỗ trợ: 

• Đặt hàng trực tiếp với Nhà cung cấp: Tìm kiếm & đặt hàng trực tiếp với các nhà cung cấp. Có thể lựa chọn khoảng thời gian giao hàng
• Tham gia các chương trình Trade Marketing: Xem chi tiết các chương trình khuyến mãi mà doanh nghiệp đang áp dụng để chủ động khi nhập hàng
• Thông tin chi tiết về sản phẩm doanh nghiệp: Theo dõi chi tiết danh sách sản phẩm của các nhà cung cấp như: thông tin hàng, hình ảnh, bảng giá, sản phẩm mới…
• Trao đổi trên đơn hàng: Phản hồi ý kiến trực tiếp với nhà cung cấp về các vấn đề phát sinh trên từng đơn hàng.

6. Khách hàng tiêu biểu 

MobiWork DMS đang là phần mềm có số lượng doanh nghiệp tin tưởng sử dụng nhiều nhất tại Việt Nam. Hàng loạt thương hiệu lớn có thể kể đến như: Tập đoàn Hoa Sen, Tập đoàn Tân Á Đại Thành, Tập đoàn Đại Việt, Sao Thái Dương, MiWon, Richy, Dược Trà Vinh, Tập đoàn Elmich, Mỹ phẩm Sài Gòn, Phân bón Hà Lan… 

Bên cạnh những thương hiệu lớn, hàng nghìn doanh nghiệp SME và nhà phân phối cũng đang là khách hàng của MobiWork. Với tinh thần sẵn sàng phục vụ, Dù là đơn vị có 10 sales, 20 sales hay thậm chí 3 – 4 sales, đội ngũ nhân viên của MobiWork cũng tư vấn nhiệt tình và hỗ trợ triển khai giải pháp DMS vào mô hình phân phối của doanh nghiệp. 

Xem chi tiết khách hàng

7. Phần mềm DMS của MobiWork có gì khác biệt với những giải pháp khác trên thị trường?

Tập trung phát triển giải pháp DMS: Khác với những doanh nghiệp trên thị trường, MobiWork Việt Nam tập trung tối đa nguồn nhân lực vào phát triển phần mềm DMS, thay vì phân tán phục vụ nhiều giải pháp khác nhau. 

Phiên bản Cloud cho mọi doanh nghiệp: MobiWork là doanh nghiệp duy nhất trên thị trường phát triển cổng Cloud: dms.mobiwork.vn. Các ưu điểm nổi bật: 

• Không mất chi phí đầu tư hệ thống phần cứng, cơ sở hạ tầng
• Không mất chi phí bảo trì server
• Không mất chi phí nâng cấp phần mềm
• Không mất chi phí duy trì độ ngũ IT thường trực 
• Hỗ trợ doanh nghiệp mua theo từng user thay vì từng gói lớn. Khi có nhu cầu mở rộng số lượng người dùng, có thể đăng ký thêm 10 – 20 user, thậm chí 1,2 user. 

Kết nối quản lý bán hàng đa kênh: MobiWork DMS tích hợp được với các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, giúp doanh nghiệp đồng bộ dữ liệu đơn hàng, tồn kho, lượng hàng hóa phân phối trên kênh Shopee hoặc Lazada về tổ chức DMS. 

Tích hợp với ERP & Phát triển thêm tính năng: Đối với doanh nghiệp có nhu cầu phức tạp, MobiWork DMS có khả năng phát triển thêm các module mới với chi phí hợp lý. Đồng thời, với nền tảng mở, phần mềm DMS có đã tích hợp với nhiều giải pháp ERP như SAP, Oracle Netsuite, Bravo, Odoo, Fast… 

Tìm hiểu thêm tại đây

Chế độ làm việc offline (khi không có mạng 3G/internet)

Nhân viên sales khi đi thị trường có thể làm việc với app MobiWork DMS ngay cả khi không có 3G, wifi. Phần mềm có cơ chế làm việc offline, sẽ lưu lại tất cả các dữ liệu về đơn hàng, thời gian, GPS và tự động đồng bộ về hệ thống ngay khi điện thoại có có mạng. 

Chính sách hỗ trợ sau bán hàng

Một trong những ưu điểm được khách hàng đánh giá vượt trội là đội ngũ hỗ trợ sau bán hàng. Vì là đơn vị chỉ tập trung phát triển ứng dụng DMS nên đội ngũ chuyên viên tư vấn hiểu biết sâu về phần mềm cũng như hệ thống phân phối. Có thể giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng cho các đối tượng: Sales, SUP, ASM, Sale Admin, Kế toán…, MobiWork thiết lập nhiều kênh liên lạc khác nhau:

• Ứng dụng chat Intercom trên nền tảng Web và Mobile
• Tổng đài hỗ trợ 19004000008 với chi nhánh miền Bắc và Miền Nam
• Các nhóm hỗ trợ riêng biệt theo từng đối tượng trên Zalo
• Kênh hướng dẫn trên Youtube

Trong bài viết này, MobiWork đã đem đến khái niệm Phần mềm DMS là gì? và 1 số kiến thức cơ bản giúp doanh nghiệp tìm hiểu về phần mềm DMS của MobiWork. Nếu có nhu cầu tư vấn và triển khai phần mềm MobiWork DMS để tối ưu quản lý hệ thống phân phối, Doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 090 1500 800 hoặc đăng ký tại đây: