Giải pháp Tích hợp MobiWork DMS và Misa Amis kế toán: Mô hình kết nối & Luồng dữ liệu chi tiết

MISA AMIS KẾ TOÁN hiện là nền tảng quản trị tài chính – kế toán phổ biến hàng đầu tại Việt Nam, được hàng nghìn doanh nghiệp tin dùng. Trong khi đó, MobiWork DMS là giải pháp chuyên sâu giúp quản lý hệ thống phân phối và đội ngũ bán hàng ngoài thị trường.

Việc vận hành song song hai hệ thống này mà không có sự liên kết thường dẫn đến tình trạng “đứt gãy dữ liệu”: Sales thị trường bán hàng nhưng không nắm rõ công nợ khách hàng; Kế toán phải nhập lại đơn hàng thủ công từ Sales thị trường.

Để giải quyết bài toán này, hiện thực hóa mục tiêu hợp tác triển khai tích hợp dữ liệu giữa MobiWork Việt Nam và MISA, đội ngũ kỹ thuật của chúng tôi đã phát triển thành công cổng kết nối tiêu chuẩn, tạo nên một luồng dữ liệu khép kín và tự động giữa hai phần mềm.

Bài viết này sẽ đi sâu phân tích mô hình tích hợp, cơ chế đồng bộ và hướng dẫn chi tiết các luồng dữ liệu giữa hai hệ thống.

1. Tại sao cần tích hợp MobiWork DMS với MISA AMIS KẾ TOÁN?

Trước khi đi vào kỹ thuật, chúng ta cần hiểu rõ vai trò của từng hệ thống để thấy sự cần thiết của việc tích hợp:

• MISA AMISKế toán: Đóng vai trò là Back-office, nơi quản lý chặt chẽ dòng tiền, hạch toán và các báo cáo tài chính tuân thủ quy định pháp luật.
• MobiWork DMS: Đóng vai trò là Front-office, phần mềm tác nghiệp hàng ngày của nhân viên kinh doanh đi thị trường, quản lý tuyến bán hàng, đặt hàng tại điểm bán, quản lý hình ảnh trưng bày và khuyến mãi NPP,…

Vấn đề khi chưa tích hợp: Dữ liệu bị cô lập. Nhân viên Sales muốn biết khách hàng còn dư nợ bao nhiêu phải hỏi kế toán. Kế toán muốn xuất hóa đơn phải chờ Sales gửi file Excel về rồi nhập lại vào MISA AMIS. Quy trình này tốn thời gian, dễ sai sót và thiếu tính tức thời.

Lợi ích cốt lõi của việc tích hợp:

• Tự động hóa nhập liệu: Đơn hàng từ MobiWork DMS được đồng bộ sang MISA AMIS, giúp giảm thiểu tối đa thao tác nhập liệu lặp lại và hạn chế sai sót..
• Dữ liệu Real-time: Kế toán nhận được số liệu bán hàng ngay khi phát sinh.
• Kiểm soát đa chiều: Sales nắm được công nợ/tồn kho từ MISA AMIS trả về để chủ động bán hàng; Kế toán kiểm soát được đơn hàng thực tế từ Sales thị trường.

2. Mô hình tích hợp dữ liệu tổng quan

Nguyên tắc đồng bộ:

• Chiều MobiWork DMS → MISA AMIS: Sử dụng cơ chế Real-time. Các chứng từ nghiệp vụ quan trọng (như Đơn hàng, Phiếu trả hàng…) sau khi được duyệt trên MobiWork DMS sẽ được đẩy sang MISA AMIS thông qua API.”Bất kỳ chứng từ nào phát sinh trên MobiWork DMS (Đơn hàng, Trả hàng…) đều được đẩy ngay lập tức sang MISA AMIS thông qua API.
• Chiều MISA AMIS → MobiWork DMS: Sử dụng cơ chế Cập nhật định kỳ hoặc Trigger Event. Các dữ liệu về Tồn kho, Công nợ sau khi kế toán xử lý sẽ được cập nhật ngược lại về MobiWork DMS.

3. Chi tiết các luồng dữ liệu đồng bộ

Dưới đây là phân tích chi tiết từng luồng dữ liệu quan trọng nhất trong quy trình vận hành doanh nghiệp phân phối.

3.1. Đồng bộ Danh mục 

Đây là bước nền tảng để hai hệ thống có thể đồng bộ được với nhau. Dữ liệu danh mục thường được khởi tạo từ MISA AMIS hoặc MobiWork DMS và đồng bộ để đảm bảo thống nhất.

– Danh mục Khách hàng:

• Khi Sales tạo mới một điểm bán trên MobiWork DMS, thông tin khách hàng (Tên, Địa chỉ, Mã số thuế, SĐT…) sẽ được đồng bộ sang danh mục Khách hàng trên MISA AMIS.
• Việc này giúp Kế toán không phải tạo mã khách hàng thủ công, tránh việc trùng lặp mã hoặc sai thông tin xuất hóa đơn.

– Danh mục Sản phẩm (SKU):

• Thường được quản lý gốc (Master) tại MISA AMIS để đảm bảo chuẩn chỉnh về giá vốn, tài khoản hạch toán. Dữ liệu này sẽ được đồng bộ sang MobiWork DMS để Sales có danh sách hàng bán.

3.2. Đồng bộ Đơn hàng 

Đây là luồng dữ liệu quan trọng nhất giúp kết nối kết quả kinh doanh với sổ sách tài chính.

– Quy trình vận hành:

• Lên đơn: Nhân viên kinh doanh (Sales) tạo đơn hàng trên App MobiWork DMS tại điểm bán.
• Duyệt đơn (Trên DMS): Cấp quản lý (Admin/Sales Admin) duyệt đơn hàng ngay trên hệ thống MobiWork DMS.
• Đồng bộ sang MISA AMIS: Ngay khi đơn hàng được Duyệt thành công trên MobiWork DMS, hệ thống sẽ tự động đẩy dữ liệu sang MISA AMIS.
• Ghi nhận tài chính: Trên MISA AMIS, dữ liệu này sẽ được ghi nhận tự động vào phân hệ Bán hàng dưới dạng “Chứng từ bán hàng” (hoặc Hóa đơn bán hàng). 

– Ưu điểm: Các chứng từ được tự động đồng bộ, Kế toán chỉ cần kiểm tra lại và xuất hóa đơn, xuất kho ngay lập tức mà không cần nhập liệu lại lên phần mềm.

3.3. Đồng bộ Tồn kho

Sau khi dữ liệu khởi tạo từ MobiWork DMS sang MISA AMIS, kết quả xử lý sẽ được trả về từ MISA AMIS sang MobiWork DMS.

– Cập nhật Tồn kho thực tế:

• MobiWork DMS sẽ lấy dữ liệu tồn kho cuối kỳ từ MISA AMIS. 
• Giúp Salesman khi mở app MobiWork DMS sẽ thấy số lượng tồn kho khả dụng chính xác theo sổ sách kế toán, tránh tình trạng bán hàng âm kho.

3.4. Đồng bộ Công nợ 

Quản lý công nợ là khó khăn lớn nhất của DN phân phối. Việc tích hợp giúp minh bạch hóa số liệu này.

– Cơ chế: MISA AMIS là nơi chốt số liệu công nợ cuối cùng (bao gồm cả các khoản thu/chi khác không qua Mobiwork DMS). Dữ liệu “Số dư nợ cuối kỳ” của từng khách hàng sẽ được đồng bộ về MobiWork DMS.

– Hiển thị: Trên App MobiWork DMS, khi Sales viếng thăm khách hàng, hệ thống sẽ hiển thị thông tin dư nợ. Sales có cơ sở để nhắc nợ hoặc không đặt đơn mới nếu vượt hạn mức cho phép.

3.5. Đồng bộ Dữ liệu Trả hàng (Sales Return)

– Quy trình: Khi có hàng cận date/hư hỏng cần thu hồi, Sales lập “Phiếu trả hàng” trên MobiWork DMS.

– Xử lý: Dữ liệu này được đẩy sang MISA AMIS. Tự động sinh ra chứng từ “Hàng bán bị trả lại” (Giảm trừ doanh thu & Nhập lại kho) hoặc chứng từ giảm trừ công nợ tương ứng.

4. Hướng dẫn cấu hình kết nối 

Quy trình tích hợp MobiWork DMS và MISA AMIS kế toán được thực hiện qua 3 bước chuẩn hóa sau:

Bước 1: Khởi tạo kết nối API

• Truy cập trang quản trị MobiWork DMS → Danh mục → Hệ thống → Cấu hình tích hợp Amis.
• Nhập các thông tin xác thực được cung cấp từ tài khoản MISA AMIS của doanh nghiệp, bao gồm: Server, App Id, Access code.

Bước 2: Mapping dữ liệu 

Đây là bước quan trọng nhất để hai hệ thống “hiểu nhau” và đồng bộ chính xác. 

– Mapping Cấu hình chung:

• Kho hàng: Ví dụ, Kho “Hà Nội” trên MobiWork DMS tương ứng với Mã kho “KHO_HN” trên MISA AMIS.
• Thuế suất (VAT): Gán các mức thuế 8%, 10% trên MobiWork DMS tương ứng với mã thuế trên MISA AMIS.
• Hình thức thanh toán: Tiền mặt, Chuyển khoản…

– Mapping Danh mục đối tượng:

• Nhân viên: Ghép cặp tài khoản Sales trên MobiWork DMS với Mã nhân viên trên MISA AMIS.
• Khách hàng & Sản phẩm: Thực hiện ánh xạ (hoặc đồng bộ) danh sách Khách hàng và Sản phẩm giữa hai hệ thống để đảm bảo trùng khớp về Mã code.

Bước 3: Kiểm thử & Go-live

• Tạo thử 1 đơn hàng trên MobiWork DMS → Thực hiện Duyệt đơn.
• Kiểm tra trên MISA AMIS: Xem Chứng từ bán hàng đã được tự động tạo hay chưa? Kiểm tra tính chính xác của các thông tin: Khách hàng, Mặt hàng, Số lượng, Đơn giá, Kho xuất…
• Sau khi kiểm tra luồng dữ liệu đẩy sang MISA AMIS thành công và chính xác, doanh nghiệp chính thức đưa hệ thống vào vận hành (Go-live).

Ảnh: Giao diện màn hình cấu hình Mapping dữ liệu trên MobiWork DMS

5. Câu hỏi thường gặp 

• Thời điểm nào dữ liệu đơn hàng được đẩy từ MobiWork DMS sang MISA AMIS?

Trả lời: Dữ liệu không được đẩy ngay khi Sales vừa tạo đơn xong, mà sẽ được đồng bộ ngay sau khi đơn hàng được Duyệt thành công trên hệ thống MobiWork DMS. Lúc này, đơn hàng được coi là một “Phiếu bán hàng” hợp lệ và sẽ được đẩy sang MISA AMIS để kế toán ghi nhận doanh thu và hạch toán.

• Dữ liệu Mã khách hàng và Mã sản phẩm có cần trùng khớp giữa hai hệ thống không?

Trả lời: Bắt buộc có. Để hệ thống hiểu và trao đổi dữ liệu chính xác, Mã Khách hàng và Mã Sản phẩm (SKU) trên MobiWork DMS phải trùng khớp hoàn toàn với trên MISA AMIS. Trong bước triển khai (Mapping), hệ thống sẽ hỗ trợ công cụ để ánh xạ hoặc đồng bộ lại danh mục này.

• Chiều từ Misa về DMS cập nhật bao lâu một lần? 

Trả lời: Các dữ liệu như Tồn kho, Công nợ, Trạng thái đơn hàng sẽ được cập nhật định kỳ  theo chu kỳ thiết lập (ví dụ: 15-30 phút/lần).

• Nếu chỉnh sửa đơn hàng trên MobiWork DMS thì MISA AMIS có cập nhật không? 

Trả lời: Không. Hiện tại phía MISA AMIS chưa cung cấp API hỗ trợ việc cập nhật lại (Update) đối với các chứng từ đã được ghi nhận vào hệ thống. Do đó, nếu chỉnh sửa đơn hàng trên MobiWork DMS sau khi đã đồng bộ, dữ liệu trên MISA AMIS sẽ không tự động cập nhật.

• Doanh nghiệp dùng bản Misa SME.NET (Offline) có tích hợp được không?

Trả lời: Không. Bài viết này mô tả giải pháp tích hợp giữa MobiWork DMS và MISA AMIS (phiên bản Online). 

• Dữ liệu đồng bộ có bị trùng lặp không?

Trả lời: Không. Hệ thống sử dụng cơ chế kiểm tra trùng lặp dựa trên ID duy nhất (Unique ID) của từng chứng từ và khách hàng, đảm bảo dữ liệu luôn nhất quán.

• Thời gian triển khai việc tích hợp MobiWork DMS và phần mềm kế toán MISA AMIS là bao lâu?

Trả lời: Tùy thuộc vào hạng mục tích hợp, khối lượng dữ liệu (danh mục khách hàng, hàng hóa) và quy trình kiểm thử của từng doanh nghiệp, thời gian dự kiến thường kéo dài từ 7 – 10 ngày.

• Tôi có thể dùng thử tính năng này không? 

Trả lời: Tính năng tích hợp với MISA AMIS đã sẵn sàng trên MobiWork DMS. Quý khách hàng vui lòng liên hệ Hotline 090 150 8000 để được hỗ trợ DEMO chi tiết.

Kết luận

Việc tích hợp MobiWork DMS và MISA AMIS kế toán không chỉ là xu hướng mà là yêu cầu cần thiết để doanh nghiệp phân phối tối ưu hóa vận hành. Sự kết hợp giữa sức mạnh quản lý kênh phân phối (MobiWork DMS) và sự chặt chẽ trong quản lý tài chính (MISA AMIS) tạo nên một hệ sinh thái quản trị toàn diện, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, giảm thiểu sai sót và ra quyết định kinh doanh chính xác hơn.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang sử dụng MISA AMIS và tìm kiếm giải pháp quản lý phân phối, hoặc ngược lại, hãy liên hệ ngay với MobiWork Việt Nam để được trải nghiệm luồng tích hợp mạnh mẽ này.

Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận tư vấn 1-1 và DEMO giải pháp. 

Bài viết liên quan:

• Giải pháp Tích hợp MobiWork DMS và Misa Amis kế toán: Mô hình kết nối & Luồng dữ liệu chi tiết
• MobiWork DMS đã tích hợp phần mềm kế toán Misa Amis: Mảnh ghép hoàn hảo cho hệ thống quản trị Doanh nghiệp phân phối
• Nhà phân phối là gì? Kinh nghiệm làm nhà phân phối
• Phần mềm quản lý hệ thống phân phối là gì?
• Trung gian phân phối – cầu nối giữa nhà sản xuất với người tiêu dùng
• Phần mềm DMS là gì?